A Vendégmegtartás listázza azokat a vendégeket, akiket érdemes megkeresned: például nem foglaltak újra, nem használják a bérletüket, vagy nem jelentek meg. Rögzítheted a hívás eredményét és a következő lépést, a vendég új foglalásával pedig az ügye automatikusan lezárul.

Vendégmegtartás

Az elmaradt vendégeket könnyű szem elől téveszteni: nem mondanak le időpontot, egyszerűen nem foglalnak többet. A Vendégmegtartás felismeri ezeket a helyzeteket, és a felelős munkatárs listájára teszi a vendéget, hogy időben felhívhassátok.

Hol találod

A bal oldali menüben, az Üzlet csoportban, az Ügyfelek alatt. A piros szám azt mutatja, hány vendéget érdemes ma megkeresned: a saját vendégeidet számolja, a recepciónak pedig a felelős nélkülieket is.

A Vendégmegtartás ingyenes bővítmény, alapértelmezetten be van kapcsolva. Ha nincs rá szükséged, a Bővítmények között kikapcsolhatod: ilyenkor eltűnik a menüből, a harangból és a vendég adatlapjáról is, és a háttérben sem figyeli a vendégeket. Az adatok megmaradnak, és visszakapcsoláskor újra elérhetők lesznek.

Figyelők: mikor kerüljön valaki a listára

A Figyelők fülön tulajdonosként vagy vezetőként állíthatod be, milyen helyzetekben kerüljön egy vendég a listára. Az első megnyitáskor egy kattintással bekapcsolhatod a három ajánlott figyelőt:

Kezelés után nem foglalt újra: ha a kezelés után például 7 napig nem foglal ugyanabban a kategóriában. Próbakezeléshez add meg feltételként az Időpont címkéje: Próba címkét is.
Bérlete van, de nincs következő időpontja: ha van még felhasználható alkalma, de napok óta nincs lefoglalt időpontja.
Nem jelent meg: ha nem jött el, és nincs új időpontja. Ilyenkor még aznap felkerül a listára.

A Figyelők fül Ajánlott figyelők listájából további öt esetet adhatsz hozzá:

Határidőn belül lemondta: ha az ingyenes lemondásra megadott határidőn belül mondta le az időpontját (alapértelmezetten az időpont előtti 24 órában), vagy a lemondás okaként késői lemondást választottatok. Ha a vállalkozásod mondta le az időpontot (mi mondtuk le, tévedés, elmaradt előleg), a vendég nem kerül fel a listára.
Lemondta, és nem foglalt újra: ha időben lemondta az időpontját, de néhány nappal később sincs új foglalása.
Garanciális alkalom után: a kiválasztott időpontcímkével (például Garancia) jelölt alkalom után pár nappal kerül a listára, hogy megkérdezhessétek, minden rendben van-e. Ennél a figyelőnél kötelező kiválasztani a címkét.
Rég nem járt törzsvendég: ha legalább néhányszor (alapértelmezetten 3 alkalommal) járt nálad, de hónapok óta nem jön, és nincs foglalása. Csak az kerül fel, akinek az utolsó látogatása a beállított időszakba esik, így a régen elmaradt vendégek nem árasztják el a listát.
Lejár a bérlete, még van alkalma: ha a bérlete a következő napokban (alapértelmezetten 14 napon belül) lejár, maradt rajta felhasználható alkalom, és nincs lefoglalt időpontja.

Minden figyelőnél megadhatod:

Csak ezekre: szolgáltatás, kategória, időpontcímke, munkatárs, helyszín vagy vendégcímke alapján szűkítheted, kiket figyeljen; bérletnél a bérlet, a benne lévő szolgáltatás vagy kategória alapján is. Ha üresen hagyod, mindenkit figyel.
Mennyi idő után kerüljön a vendég a listára.
Mi számít visszatérésnek: bármilyen foglalás, csak az adott kategóriába tartozó foglalás, vagy csak ugyanannak a szolgáltatásnak a foglalása.
Ki foglalkozzon vele: aki a kezelést végezte, egy megadott munkatárs, vagy ne legyen külön felelőse (ilyenkor a recepció, a vezető és a tulajdonos kap jelzést).
Határidő: hány napon belül kell megkeresni a vendéget.

Mentés előtt a szerkesztő megmutatja, hány vendég kerülne most a listára. Bekapcsoláskor csak az elmúlt néhány hetet vizsgálja (Visszatekintés), hogy a régi esetek ne árasszák el a listát.

Egy vendég, egy ügy

Ha több figyelő is jelez ugyanarra a vendégre, nem keletkezik több sor: egyetlen ügy marad, és az idővonalán látod az összes okot. Ugyanarra a kezelésre soha nem nyílik két ügy.

A mai teendők

A Teendők fül tetején látod, hány vendéget kell ma megkeresni, hány nyitott ügy van, és ebben a hónapban hányan jöttek vissza, összesen hány foglalással. A lista határidő szerint rendeződik: a Ma teendő csoport van felül, a lejárt határidő piros.

Szűrhetsz állapotra (Új, Folyamatban, Megoldva, Elveszett), okra, névre vagy telefonszámra, a Csak az enyéim kapcsolóval pedig a saját vendégeidre.

Egy ügy: hívás, visszahívás, idővonal

Kattints egy vendégre, és a jobb oldalon megnyílik az ügye:

Miért van a listán: látod a kapcsolódó kezelést, bérletet vagy elmaradt időpontot, és azt, hogy melyik figyelő tette a listára.
Következő lépés határidővel. A Módosítás linkkel módosíthatod az időpontját.
Felelős: az ügyet bármikor átadhatod egy kollégának.
Hívás rögzítése: Beszéltünk, Nem vette fel, Visszahívást kért, Foglalt vagy Nem kér többet. Visszahívásnál megadod, mikor hívjátok vissza: abban az időpontban a felelős jelzést kap a harangban.
Megjegyzés a csapatnak, és Foglalás gomb, amellyel a naptárban megnyithatod a vendég új időpontjának rögzítését.
Telefonon: a Hívás gombra koppintva a telefon tárcsázza a vendéget. Amikor visszatérsz, a panelen már rögzítheted a hívás eredményét, a Rögzítés gomb pedig mindig látszik a panel alján.
Idővonal: itt látszik minden hívás, megjegyzés és változás, a vendégnek küldött e-mailekkel és SMS-ekkel együtt (például a visszacsalogató e-mail).

Az első rögzített hívás után az ügy Folyamatban állapotba kerül.

Automatikus első üzenet a vendégnek

Szeretnéd, hogy a vendég kapjon egy kedves e-mailt vagy SMS-t, amikor a listára kerül, még mielőtt felhívnátok? Ezt az Értesítések oldalon állíthatod be, a Hűség és visszahívás részben, a Vendégmegtartás kártyán. A legegyszerűbb, ha a figyelő szerkesztőjében az Automatikus első üzenet résznél a Beállítom az Értesítésekben linkre kattintasz: az értesítés kész szöveggel nyílik meg, csak erre a figyelőre szűrve.

Ugyanazt a szerkesztőt, előnézetet és tesztelési lehetőséget használhatod, mint a többi értesítésnél. Az üzenet a vendég nyelvén, a vállalkozásod beállított küldési idősávjában megy ki.
Csak az kapja meg, aki kéri a visszafoglalási ajánlatokat, és le is iratkozhat róluk.
Nem megy ki, ha a vendég közben foglalt, ha lezártátok az ügyet, vagy ha az elmúlt 3 napban már kapott visszahívó üzenetet (például visszacsalogató e-mailt).
Az elküldött üzenet az ügy idővonalán is látszik.

A naptárban

Foglaláskor a vendég kártyáján a Visszahozandó vendég jelzés mutatja, ha nyitott ügye van. A jelzésre mutatva látod, miért van a listán. Amint elmented az új foglalást, az ügye azonnal lezárul, és a felelős jelzést kap, hogy a vendég visszajött.
A naptár tetején, a mai napon a Mai hívások sáv mutatja a mára esedékes és a lejárt visszahívásokat. Egy kattintással megnyithatod az ügyet.

Lezárás

Magától: ha a vendég foglal (a naptárban, online, a vendégfiókjában vagy a beágyazott foglalófelületen), az ügye Visszajött állapotba kerül, és a foglalás értéke beleszámít a visszahozott bevételbe. Ha a vendég később lemondja ezt a foglalást, az ügy újra megnyílik.
Megoldva: ha az ügy foglalás nélkül rendeződött.
Elveszettnek jelölöm: kiválasztod az okot (máshova jár, nem érhető el, az ár miatt, elköltözött, elégedetlen volt, egészségügyi ok, egyéb).

Lezárt ügyet az Újranyitás gombbal nyithatsz meg újra.

Eredmények: mi működik

Az Eredmények fülön látod a Vendégmegtartás eredményeit az elmúlt 30 vagy 90 napra, vagy az idei évre.

Visszahozott vendég (az előző, azonos hosszúságú időszakkal összevetve, az idei évnél a tavalyi azonos időszakkal), visszahozott bevétel, sikerességi arány (a lezárt ügyekből hány vendég jött vissza; a foglalás nélkül megoldott ügyek nem számítanak bele) és visszatérés átlagosan (hány nap telt el a listára kerüléstől a foglalásig).
Visszajött vendégek havonta az utolsó hat hónapra, és miért vesztettétek el a vendégeket (az Elveszettnek jelölésnél választott okok alapján).
Figyelőnként: hány vendéget tett a listára, hányan jöttek vissza, milyen arányban, mennyi bevétellel és mennyi idő alatt. Így látod, melyik figyelő eredményes, és melyiknél segíthet egy automatikus első üzenet.
Munkatársanként: ki hány hívást rögzített, hány vendége jött vissza, és kinek van jelenleg lejárt visszahívása.
A Mit mutatnak a számok rész a saját adataitok alapján emel ki egy-két fontos megállapítást. Ehhez legalább néhány lezárt ügy szükséges.

A tulajdonos, a vezető és a recepció munkatársra is szűrhet, a munkatárs a saját eredményeit látja.

A vezérlőpulton és a Vezetői központban

A Vezérlőpulton a Vendégmegtartás kártya mutatja, hány vendéget érdemes ma felhívni, közülük hánynál járt le a határidő, és hány vendég jött vissza ebben a hónapban, mekkora értékben. Csak akkor jelenik meg, ha van mit mutatni. Ugyanez a kártya a Bookinda Business alkalmazás Áttekintés képernyőjén is elérhető: a mára esedékes hívások mellett a lejárt határidejű hívásokat és a hónapban visszajött vendégeket is mutatja.
A Vezetői központ Kapcsolatfelvétel-lista oldalán minden csoport mellett (rég nem járt, lejáró bérlet, nemrég nem jelent meg) látod, működik-e hozzá figyelő, és egy kattintással bekapcsolhatod. A csoportos üzenet innen továbbra is elküldhető.

Kézzel is felvehetsz vendéget a listára

A Vendég a listára gombbal bárkit felvehetsz, akit a figyelők nem találnának meg (például panaszkodott a recepción). Ezt a vendég adatlapján, a Vendégmegtartás fülön is megteheted.

Értesítések és jogosultságok

A felelős a harangban kap jelzést, amikor új vendég kerül a listájára, amikor esedékes egy visszahívás, és amikor a vendége visszajött: Teendők, azon belül Vendégmegtartás. Ezek az értesítések a harang beállításaiban kikapcsolhatók.
Reggeli összefoglaló: minden reggel, a vállalkozásod időzónája szerint fél 8 után, egy üzenetben látod, hány vendéget érdemes ma felhívni: hány határidő járt le, hány hívás esedékes ma, és hány új vendég van a listán. Csak az kapja meg, akinek van aznap teendője.
Telefonos értesítés (push): ha a telefonodon be vannak kapcsolva a Bookinda értesítései, az esedékes visszahívásról és a reggeli összefoglalóról ott is kapsz jelzést, de csak a saját eszközödön. A telefonos értesítések beállításainál a Vendégmegtartás csoportban kapcsolhatod ki.
A munkatárs a saját és a felelős nélküli vendégeket látja, a recepció, a vezető és a tulajdonos mindenkit. Figyelőt csak a tulajdonos és a vezető állíthat be.
A tulajdonos a munkatársi jogosultságoknál el is rejtheti a menüpontot.

Elérhetőségek csak annak, akinek joga van hozzá

Ha egy munkatársnak nincs joga megnézni a vendégek elérhetőségeit, a Vendégmegtartásban sem látja őket:

az ügy paneljén a vendég telefonszáma és e-mail-címe rejtve marad,
a kereső ilyenkor csak névre keres, telefonszámra és e-mail-címre nem,
a Hívás gomb viszont neki is működik: a telefon tárcsázza a vendéget, de a szám sehol nem jelenik meg. Így a kolléga az elérhetőségek megtekintése nélkül is el tudja végezni a visszahívást.

Az elérhetőségek megtekintésére szóló jogosultságot a tulajdonos állítja be a munkatársi jogosultságoknál, a vendégek csoportjában.

A Bookinda Business alkalmazásban

A visszahívásokat telefonról a legkényelmesebb intézni: Menü → Vendégmegtartás. A csempén ugyanaz a piros szám látszik, mint a webes menüben. A csempe akkor jelenik meg, ha a Vendégmegtartás be van kapcsolva.

Teendők fül: a lista tetején három gyorsnézet között válthatsz.
- Az én listám: azokat a vendégeket mutatja, akiket a piros szám is számol. A saját vendégeidet, recepciósként, vezetőként és tulajdonosként pedig a felelős nélkülieket is. Ha a csempén 4 áll, ebben a nézetben megtalálod mind a négy vendéget, akinek a megkeresése mára esedékes vagy már lejárt.
- Mindenki: az összes nyitott ügy, a recepció, a vezető és a tulajdonos számára.
- Nincs felelős: azok a vendégek, akiknek az ügyéhez még nincs felelős rendelve.
A lista határidő szerint rendeződik, és további elemeket is betölthetsz, így a hosszú listából sem marad ki senki.
Egy vendégre koppintva megnyílik az ügye: látod, miért van a listán, mi a következő lépés, ki a felelős, és mi szerepel az idővonalon. Innen rögzíthetsz hívást vagy megjegyzést, módosíthatod a következő lépést, átadhatod vagy lezárhatod az ügyet.
A Hívás gomb megnyitja a tárcsázót. Amikor visszatérsz az alkalmazásba, a hívás rögzítésére szolgáló felület már nyitva vár.
A Vendég a listára lehetőséggel kézzel is felvehetsz valakit. Ha a vendég már a listán van, az alkalmazás ezt jelzi, és nem hoz létre második ügyet.
Figyelők fül (tulajdonos és vezető): bekapcsolhatod az ajánlott figyelőket, vagy sajátot állíthatsz be. Egy mentett figyelő szerkesztőjében az Automatikus első üzenet résznél a Beállítom az Értesítésekben gomb kész szöveggel nyitja meg az új értesítést, csak erre a figyelőre szűrve.
Eredmények fül: a visszahozott vendégeket és bevételt mutatja, figyelőnként is. A tulajdonos, a vezető és a recepció munkatársra szűrhet, a munkatárs a saját eredményeit látja.

A vendég adatlapján a Vendégmegtartás fülön, az időpont lapján pedig egy jelzésből látod, ha a vendégnek nyitott ügye van.

AI-asszisztensből is

Ha a vállalkozásod Bookinda-fiókja össze van kötve egy AI-asszisztenssel (AI kapcsolat, MCP), azon keresztül is kérheted: „kit hívjunk ma vissza?”, „írd fel, hogy Kovács Anna nem vette fel, holnap 14-kor hívjuk vissza”, „tedd fel Szabó Rékát a visszahívandók közé”, vagy „zárd le, máshova jár”. Az asszisztens ugyanazokat a vendégeket látja, mint te a felületen, és minden lépése az ügy idővonalára kerül.

A vendég adatlapján

A Vendégmegtartás fülön látod a vendég nyitott ügyét és a korábbiakat: hányszor volt a listán, hányszor jött vissza, és mennyi bevételt hozott a visszatérése.

Vendégmegtartás: keresd meg időben az elmaradt vendégeket