Vendégek keresése, szűrése és kezelése az ügyféllistában

Az Ügyfelek oldalon az összes vendéged adatait megtalálod. Ahogy egyre több foglalás érkezik, a lista is bővül: a keresés és a szűrők segítenek megtalálni a megfelelő vendégeket, a tömeges műveletekkel pedig egyszerre több vendég adatait is kezelheted.

A lista megnyitása

Kattints az Ügyfelek menüpontra az oldalsávban. A listában minden vendégnél láthatod a nevét, telefonszámát, e-mail-címét, utolsó látogatását, összes költését és a hozzá tartozó jelöléseket (VIP, allergia, marketing-hozzájárulás).

Egy oldalon 50 vendég jelenik meg, a többihez lapozhatsz. Így egy 10 000 vendéget tartalmazó adatbázis is azonnal betöltődik.

Keresés

Az oldal tetején lévő keresősávban ezek alapján kereshetsz:

• Vezeték- vagy keresztnév
• Telefonszám (előhívóval vagy anélkül)
• E-mail-cím

A találati lista már gépelés közben szűkül. Az Enter megnyomásával véglegesítheted a keresést.

Szűrők

A lista szűkítéséhez kattints a megfelelő szűrőre:

• Címkék (például csak VIP vagy csak Allergiás vendégek)
• Utolsó látogatás (például elmúlt 30 nap, elmúlt év, soha)
• Van e-mail / van telefonszám (hiányos ügyféladatok kereséséhez)
• Marketing-hozzájárulás (hogy csak azoknak küldj üzenetet, akik beleegyeztek)

Több szűrőt is használhatsz egyszerre, például a VIP vendégek közül megkeresheted azokat, akik 60 napja nem jártak nálad.

A Szűrők panelen további jellemzők alapján is szűrhetsz: VIP, volt, hogy nem jött el, érdeklődő, tiltólistán van, van mentett kártyája, van megjegyzése, van személyzeti értesítése. A Van megjegyzése azokat mutatja, akiknek a profilján van megjegyzés vagy saját jegyzet (a rendszer által írt jegyzetek nem számítanak), a Van személyzeti értesítése azokat, akiknél ki van tűzve figyelmeztetés a munkatársaknak. Ugyanitt ügyfélcsoportra is szűkítheted a listát. Egyszerre több feltételt is bekapcsolhatsz.

Vendégtípus: Új, Visszatérő, Inaktív

A Bookinda automatikusan meghatározza minden vendég típusát, ezt nem kell kézzel beállítanod:

• Új: még nincs kifizetett, teljesített látogatása. A vendég sorában látható „Új vendég” címke is ugyanezt a szabályt követi, tehát a lemondott időpont vagy az olyan foglalás, amelyen a vendég nem jelent meg, nem számít látogatásnak.
• Inaktív: volt már kifizetett látogatása, de az utolsó legalább 90 napja volt, és jövőbeli foglalása sincs. A vendég sorában ilyenkor szürke „Inaktív” címkét látsz.
• Visszatérő: mindenki más, vagyis aki fizetett már látogatásért, és vagy járt nálad az elmúlt 90 napban, vagy van jövőbeli foglalása.

Látogatásnak a teljesített időpont és az a csoportos óra számít, amelyen a vendég részt vett. Akinek van jövőbeli foglalása, az soha nem Inaktív. A Csoportok fül beépített „Új ügyfelek” és „Inaktív ügyfelek” csoportja ugyanezt a szabályt használja.

A Szűrők panelen a Vendégtípus alatt választhatsz a típusok közül. A mellettük látható szám a teljes vendégkörödre vonatkozik, nem csak a már betöltött sorokra. Ezt a szűrőt a többi szűrővel együtt is használhatod.

A VIP, az érdeklődő, a meg nem jelent és a tiltólistás jelölés a vendégtípustól független. Ezeket te vagy a rendszer más szempontok alapján állítja be, és ugyanúgy működnek, mint eddig. Egy vendég lehet egyszerre VIP és Inaktív.

A Bookinda Business alkalmazásban ugyanez a három típus választható a vendéglista fölött (Új, Visszatérő, Inaktív), ugyanazokkal a számokkal.

Példa: egy csendesebb hónap előtt válaszd az Inaktív típust, jelöld ki az összes találatot, és küldj nekik egy „hiányzol” ajánlatot. Az Új típusnál azokat látod, akik már foglaltak vagy regisztráltak, de fizetett látogatásuk még nem volt.

Tömeges műveletek

Jelöld be egy vagy több vendég melletti jelölőnégyzetet. Ekkor az oldal alján megjelenik egy műveleti sáv, amely görgetés közben is látható marad:

• SMS / e-mail küldés (például a régen látott vendégek visszahívásához)
• Címke hozzáadása (ugyanazt a címkét egyszerre adhatod hozzá a kijelölt vendégekhez)
• Kijelöltek exportálása (CSV-fájl a Bookindán kívüli munkához)
• Törlés (megerősítéssel, a GDPR előírásainak megfelelően)

A fejléc jelölőnégyzete az aktuális oldal vendégeit jelöli ki. A „Mind kijelölése” gomb az összes szűrt találatot kijelöli, azokat is, amelyek más oldalakon szerepelnek.

A Címkézés gombbal egyszerre adhatsz címkét a kijelölt vendégekhez, vagy távolíthatsz el címkét róluk. A többi címkéjük változatlan marad. Egyszerre legfeljebb 500 vendéget címkézhetsz.

Archivált ügyfelek és végleges törlés

A törölt vagy archivált vendég a lista alján lévő Archivált ügyfelek részbe kerül. Innen visszaállíthatod, vagy véglegesen eltávolíthatod:

• A fejléc az archivált vendégek tényleges számát mutatja. A keresőmezővel bármelyiküket megtalálhatod, nagyobb listánál pedig a Továbbiak betöltése gombbal jelenítheted meg a következő vendégeket.
• A Visszaállítás visszateszi a vendéget az aktív listára.
• A Végleges törlés eltávolítja a vendég személyes adatait: a nevét, e-mail-címét, telefonszámát, címeit, számlázási adatait, jegyzeteit, címkéit, fotóit, dokumentumait, mentett kártyáit és az online belépését. Az e-mail-címe felszabadul, így később új vendéget vehetsz fel vele.
• Az Összes törlése (N) ugyanezt teszi az összes archivált vendéggel egyszerre. Ha előtte kerestél, a gomb felirata Találatok törlése (N) lesz, és csak a keresés találatait törli. A törlés csak azután indul el, hogy beírtad a megerősítő szót.
• A Bookinda Business alkalmazásban ugyanezt a lehetőséget az Ügyfelek „…” menüjéből megnyitható Archivált ügyfelek képernyő alján találod. A gomb a keresést és az Archivált / Összevont szűrőt is figyelembe veszi. Indítás előtt megmutatja, hány vendég törlődik, és hány páciens marad meg az egészségügyi dokumentációja miatt. Ha közben további vendégek kerültek a listára, a törlés nem indul el: előbb újra át kell nézned a listát.

A korábbi foglalások, eladások és számlák nem törlődnek, mert megőrzésüket törvény írja elő. A riportokban „Törölt ügyfél” néven maradnak meg. Az egészségügyi dokumentációval (EESZT, orvosi karton) rendelkező pácienseket a rendszer megtartja a kötelező megőrzés miatt, és jelzi, hány pácienst hagyott ki a törlésből.

Véglegesen törölni csak a tulajdonos és a vezető tud. A törlés nem vonható vissza, ezért ha még szükséged lehet az adatokra, előtte exportáld őket CSV-fájlba. A törlés a fotók és dokumentumok fájljait is eltávolítja a szerverről. Az archiváláshoz és a visszaállításhoz az „Ügyfél törlése” jogosultság szükséges. Ha egy vendég kikéri az összes adatát, fájlban is átadhatod neki: lásd Ismétlődések, összevonás, archiválás, törlés.

Példák, mikor használd

1. eset: régen látott vendégek visszahívása

Észreveszed, hogy szerdánként kevesebb vendég érkezik. A vendéglistában az „Utolsó látogatás 90 napnál régebbi” feltételre szűrsz, kijelölöd az összes találatot, majd az E-mail küldés lehetőséget választod. Az üzenet: „Hiányoztál, itt egy 15%-os kupon”. Így 3 perc alatt 200 vendéget értesítesz.

2. eset: meghívó küldése VIP vendégeknek

Nyílt napot tartasz. A VIP címkére szűrsz, majd tömeges SMS-t küldesz. Így minden érintett vendég megkapja a meghívót, anélkül, hogy egyenként kellene elküldened.

3. eset: vendégadatok törlése GDPR-kérés alapján

A megfelelőségi felelős kéri, hogy távolítsd el azokat a vendégeket, akik 3 éve nem foglaltak. Az „Utolsó látogatás 2023-05-01 előtt” feltételre szűrsz, kijelölöd a találatokat, majd megerősítés után törlöd őket.

4. eset: egy vendég megkeresése kevés adat alapján

A vendég azt mondja: „Tavaly nyáron jártam, Anna a nevem.” A keresőbe beírod, hogy „anna”, majd az „utolsó látogatás 2025 nyár” feltételre szűrsz. 5 másodperc alatt megtalálod.

Tippek

• Ha naponta használod az Ügyfelek oldalt, mentsd el könyvjelzőként. Így gyorsabban megnyithatod, mint a menüből.
• Törlés vagy tömeges címkézés előtt exportáld az érintett vendégek adatait, hogy legyen róluk CSV-mentésed.
• A „nincs e-mail” szűrővel megtalálhatod azokat, akiktől még nem kértél e-mail-címet. Kérd meg a recepcióst, hogy a következő látogatáskor kérje el, így több vendéget érhetsz el e-mailben.
• Nagyon nagy adatbázisban először telefonszám alapján keress: ez a legpontosabb, mert két vendég nem osztozik ugyanazon a telefonszámon.