Megjegyzések hozzáadása és kezelése

Az ügyfelek profiljához megjegyzéseket adhatsz, amelyekben rögzítheted a fontos tudnivalókat, a kezelések részleteit és a teendőket. Az alábbi útmutató bemutatja, hogyan hozhatod létre és kezelheted ezeket.

Új megjegyzés hozzáadása

1. lépés: Ügyfélprofil megnyitása

Az ügyféllistában kattints az ügyfélre a profilja megnyitásához.

2. lépés: Megjegyzések fül megnyitása

Kattints a Megjegyzések fülre a meglévő megjegyzések megtekintéséhez és újak hozzáadásához.

3. lépés: Megjegyzés hozzáadása

Kattints a Megjegyzés hozzáadása gombra a jobb felső sarokban.

4. lépés: Megjegyzéstípus kiválasztása

Válaszd ki a megfelelő típust:

• Általános: Általános tudnivalók az ügyfélről
• Időpont: Kezeléshez kapcsolódó megjegyzések
• Orvosi: Egészségügyi információk

5. lépés: Megjegyzés megírása

Írd meg a megjegyzést. Fogalmazz konkrétan, és tüntesd fel benne:

• A dátumot, ha fontos az információ értelmezéséhez
• Az érintett munkatársat
• A teendőket, ha vannak

6. lépés: Mentés

Kattints a Megjegyzés mentése gombra, hogy a megjegyzés bekerüljön az ügyfél profiljába.

Megjegyzések megtekintése

Megjegyzések fül

A megjegyzések időrendi sorrendben jelennek meg, a következő adatokkal:

• A megjegyzés típusa (színes jelvény)
• A szerző neve
• A létrehozás dátuma
• A megjegyzés teljes tartalma

A típusokat jelölő jelvények

• Általános: Szürke jelvény
• Időpont: Kék jelvény
• Orvosi: Piros jelvény
• Rendszer: Türkiz jelvény

Megjegyzés szerkesztése

A vendég profilján, a Jegyzetek fülön kattints a jegyzet melletti ceruzaikonra. Itt átírhatod a meglévő jegyzet szövegét, és a típusát is módosíthatod.

Megjegyzések törlése

Kézzel hozzáadott megjegyzések

1. Vidd az egeret a megjegyzés fölé
2. Kattints a törlés ikonra (kuka)
3. Erősítsd meg a törlést

Rendszermegjegyzések

A rendszermegjegyzések nem törölhetők, mert fontos eseményeket rögzítenek, amelyek később is visszakövethetők.

Bevált gyakorlatok

1. Fogalmazz konkrétan: Rögzítsd a lényeges részleteket
2. Használd a megfelelő típust: Válaszd ki a megjegyzés tartalmához illő típust
3. Tüntesd fel a fontos dátumokat: Írd le, mikor történt az esemény
4. Nézd át rendszeresen: Tartsd naprakészen a megjegyzéseket
5. Tanítsd be a munkatársakat: Egyeztessétek, hogyan készítsetek következetes megjegyzéseket

Példák megjegyzésekre

Általános megjegyzés

"A délelőtti, 10 óra előtti időpontokat kedveli. Mindig szénsavas vizet kér."

Időponthoz kapcsolódó megjegyzés

"Új festékkeveréket alkalmaztunk (6N + 7G). Az ügyfélnek nagyon tetszett az eredmény. 6 hét múlva kontrollidőpontot kell foglalni."

Orvosi megjegyzés

"Ammóniaalapú termékekre allergiás. Kizárólag ammóniamentes festéket használjunk. Minden festés előtt tapaszteszt szükséges."

Mikor érdemes megjegyzéseket használni?

1. eset: megjegyzés minden alkalom után

Minden alkalom után a fodrász 30 másodpercet szán egy időponthoz kapcsolódó megjegyzésre: mit csinált, mi működött, és mire kell figyelni legközelebb. 2 hónap után ezek a feljegyzések már hasznos támpontot adnak a következő kezelésekhez.

2. eset: érzékenység rögzítése az első jelzéskor

A vendég a konzultáción megemlíti, hogy az ammóniás termékektől fáj a feje. A fodrász azonnal Orvosi típusú megjegyzésben rögzíti a részleteket. Így a későbbi alkalmakon tudják, hogy kerülni kell az ammóniás termékeket.

3. eset: hajszínváltás követése

A fodrászat egy éven át, minden alkalom után megjegyzésben dokumentálja a vendég hajszínének változását szőkétől barnáig. Ha a vendég megkérdezi: "Emlékszel, mit használtunk fél éve?", a megjegyzésekből visszakereshető a válasz.

4. eset: fontos tudnivalók átadása a helyettesítőnek

A vendéget érzékenyen érintik az időpontváltozások. A recepciós Általános típusú megjegyzést ír: "Ha változik az időpont, hívd fel, ne csak e-mailt küldj. Szorongást okoz neki, ha kizárólag e-mailben értesítjük." A recepción helyettesítő munkatárs látja ezt, és ennek megfelelően értesíti a vendéget.

5. eset: elavult megjegyzések törlése

Egy 3 éves megjegyzésben ez áll: "Költözés folyamatban, lehet, hogy más időbeosztásra lesz szüksége." A vendég azóta már évek óta az új helyén él. A recepciós a profil átnézésekor törli a megjegyzést, hogy az elavult információ ne vonja el a figyelmet a fontos tudnivalókról.

Bevált gyakorlatok

• Légy konkrét: a "szereti melegen" túl homályos. A "22 °C-os vagy melegebb szobahőmérsékletet kedvel" már egyértelmű támpontot ad.
• Használd a megfelelő típust: az Orvosi típust egészségügyi és biztonsági tudnivalókhoz, az Általános típust a vendég szokásaihoz és igényeihez, az Időpont típust pedig az adott szolgáltatás részleteihez válaszd. Ne keverd őket.
• Tüntesd fel a fontos dátumokat: a "két éve" megfogalmazás dátum nélkül később nehezen értelmezhető.
• Negyedévente nézd át: az elavult megjegyzés félrevezetőbb lehet, mint a hiányzó információ.
• Ne írj pletykát a megjegyzésekbe: az ítélkező megfogalmazás nem professzionális, és a csapat többi tagja is látja.