Vendégkartonok összevonása, archiválása és törlése

Ismétlődő vendégek összevonása

Ha ugyanaz a vendég két kartonon szerepel (például egyszer kézzel vetted fel, egyszer online foglalt), az előzményei kettéoszlanak. Az összevonással minden egy kartonra kerül.

Hol találod? A webes felületen: Ügyfelek, a fejléc menüje, Összevonás. A Bookinda Business alkalmazásban: Ügyfelek, jobb felső „…” gomb, Ismétlődések.

A rendszer a teljes ügyfélkörben megkeresi az azonos e-mail-címmel vagy telefonszámmal szereplő kartonokat, és csoportokba rendezi őket. Mindegyik csoportnál azt a kartont javasolja megtartásra, amelyikhez több látogatás tartozik. Ha a vállalkozásodban engedélyezett, hogy egy e-mail-címen több vendég szerepeljen (például anya és lánya), az e-mail-cím csak akkor számít egyezésnek, ha a név is azonos.

Az alkalmazásban az Összevonás gomb megnyomása után kiválaszthatod, melyik karton maradjon meg, és előnézetben láthatod az összevonás eredményét. Három vagy több karton esetén kihagyhatod azt, amelyik nem ugyanahhoz a vendéghez tartozik. A megerősítés előtt tételesen láthatod, mi kerül át.

A webes felületen is kapsz előnézetet: láthatod, melyik vendég kartonja marad meg, és mi kerül át rá. Amíg nem erősíted meg, semmi nem vonódik össze.

Mi kerül át? Minden: időpontok és csoportos órák, eladások, fizetések, számlák, bérletek, tagságok, utalványok, egyenleg, hűségpontok (összeadva) és pecsétkártyák, vendégkártyák, fotók és fotópárok, jegyzetek, dokumentumok, kitöltött űrlapok, aláírt hozzájárulások és a hozzájárulások naplója, részletfizetés, a vendég megtartásával kapcsolatos esetek, feladatok, üzenetek, mentett bankkártya és a vendégfiókhoz tartozó belépés. A címkéket egyesítjük. A megtartott karton üres mezőit (telefonszám, e-mail-cím, születésnap, cím, számlázási adatok) a beolvadó karton adataival töltjük ki; a már kitöltött mezők nem változnak. Az ajánlatokra adott hozzájárulásból a megtartott kartonon szereplő marad érvényben.

A beolvadó karton üresen, e-mail-cím és telefonszám nélkül kerül az archivált ügyfelek közé, így az online foglalás sem aktiválja újra. Az összevonás egy lépésben történik: ha bármilyen hiba lép fel, semmi nem változik. A megtartott karton soha nem kerül archiválásra (korábban egy hibás kérés ezt is archiválhatta, ezt javítottuk). Az összevonás nem vonható vissza.

Összevonni a tulajdonos, a vezető és az „Ügyfelek összevonása” jogosultsággal rendelkező munkatárs tud.

Példa: Kovács Anna egyszer „Kovács Anna Mária” néven is foglalt online. Az Ismétlődések között megjelenik a két karton. Ha a régit tartod meg, a születésnap átkerül az újról, és a két karton előzményei egy helyen lesznek.

Archivált ügyfelek

Az archivált vendég nem jelenik meg az ügyféllistában és a keresőben, de minden adata megmarad. Ha újra foglal online, automatikusan visszakerül az aktív ügyfelek közé. Az alkalmazásban itt találod: Ügyfelek, „…” gomb, Archivált ügyfelek. Kereshetsz, és külön szűrhetsz az archivált vendégekre vagy az összevonás során beolvadt kartonokra. A beolvadt kartonoknál azt is látod, melyik kartonba kerültek az adatok.

Archiválni és visszaállítani a tulajdonos, a vezető és az „Ügyfél törlése” jogosultsággal rendelkező munkatárs tud (korábban a szerkesztőképernyőről bárki archiválhatott, ezt a lehetőséget megszüntettük). Ha a visszaállítandó vendég e-mail-címét azóta egy másik aktív karton használja, visszaállítás helyett az összevonást ajánljuk fel, így nem lesz két karton ugyanazzal a címmel. Az összevonás során beolvadt kartont nem lehet visszaállítani.

Végleges törlés

Az archivált vendég adatlapján a Végleges törlés törli a személyes adatokat: a nevet, az elérhetőségeket, a címet, a születésnapot, a jegyzeteket, a címkéket, az egyedi mezőket, a figyelmeztetést, a fotókat és dokumentumokat a hozzájuk tartozó fájlokkal együtt (a régebben feltöltött dokumentumok fájljait is), a kitöltött űrlapokat, a vendégkártyákat, a hozzájárulásokat és azok naplóját, a mentett bankkártyákat, a vendégfiókhoz tartozó belépést, a pushértesítésekre való feliratkozást és az üzenetnapló címzetti adatait. Az időpontok, eladások, számlák és bérletek „Törölt ügyfél” néven megmaradnak, mert a könyveléshez meg kell őrizni őket. Az egészségügyi dokumentációval rendelkező vendéget nem lehet törölni. Véglegesen törölni csak a tulajdonos és a vezető tud. A végleges törlés nem vonható vissza.

Egy vendég adatainak kiadása (GDPR)

Ha egy vendég kikéri a róla tárolt adatokat, az archivált vendég adatlapján az Adatok exportálása lehetőséggel készíthetsz egy ZIP-fájlt. Ebben minden róla tárolt adat szerepel egy olvasható fájlban: profil, időpontok, eladások, bérletek, tagságok, egyenleg, hűségadatok, jegyzetek, űrlapok a válaszokkal, hozzájárulások, üzenetek, valamint a dokumentumok és fotók listája. Az időpontokat, eladásokat, jegyzeteket és hozzájárulásokat táblázatos formában is tartalmazza. Más vendég adata, jelszó vagy kártyaadat nem kerül bele. A fájlt a telefon megosztási felületén továbbíthatod a vendégnek. Ehhez az „Ügyféllista letöltése” jogosultság szükséges, amellyel a tulajdonos és a vezető mindig rendelkezik. Minden adatkiadást naplózunk. A webes felületen a vendég profiljának „…” menüjében az Ügyfél adatainak kiadása lehetőséggel töltheted le ugyanezt a ZIP-fájlt.

Kapcsolódó: Tiltólista