Vendég felvétele és adatainak szerkesztése

A vendégek nagy része automatikusan létrejön az első foglalásnál, de gyakran kézzel is fel kell venned valakit (walk-in, telefonos foglalás), vagy frissíteni az adatait.

Vendég felvétele

Két út:

• Ügyfelek oldal → Új hozzáadása gomb (jobb felső sarok). Üres vendégadatlapot nyit.
• Foglalási ablak → Új vendég létrehozása link (ha nincs találat a keresésben). A vendég a foglalási folyamat közben helyben létrejön.

Mindkét út ugyanoda menti.

A vendégadatlap mezőről mezőre

Alapadatok

• Keresztnév + vezetéknév: kötelező. Azt a nevet add meg, amin szólítja magát.
• E-mail: nem kötelező, de erősen ajánlott. Nélküle nem tudsz visszaigazolást vagy marketinget küldeni.
• Telefonszám: nem kötelező, de ajánlott. Az országválasztó az üzleted országára áll, állítsd át nemzetközi vendégeknél.
• Születési dátum: opcionális. Ha kitöltöd, működhet a szülinapi automatizmus és a kor-alapú ajánlat.
• Nem: opcionális. Pár iparág használja (pl. külön női/férfi árazású üzletek).

Cím

Opcionális. Hasznos lehet házhoz menő szolgáltatásnál, ajándékutalvány-postázásnál vagy bejáratnál igazoláskor.

Preferenciák és címkék

• Címkék: bármelyik címke, amit beállítottál (VIP, Allergiás stb.). Lásd: Ügyfél címkék áttekintés.
• Allergiák: szabad szöveges mező. A vendégkártyán és a foglalási ablakban figyelmeztetésként jelenik meg.
• Megjegyzések: belső, csak csapatnak szóló megjegyzés. Más, mint az időpont-jegyzet.

Marketing

• Marketing-hozzájárulás: GDPR-kötelező kapcsoló. Ha ki van kapcsolva, a vendég automatikusan kimarad az e-mail és SMS kampányokból.
• Kommunikációs preferenciák: melyik csatornán szeretne kapcsolatot (e-mail, SMS, push).

Egyéni mezők

Ha beállítottál egyéni mezőket (vendég szerkesztése → Egyedi mezők → Mezők kezelése), ezek alul jelennek meg. Iparág-specifikus adatokra hasznosak (bőrtípus, hajhossz, fitness célok, részletes allergiák).

Meglévő vendég szerkesztése

Az ügyféllistából vagy a részletek oldaláról kattints az Szerkesztés gombra a jobb felső sarokban. Ugyanaz az űrlap nyílik meg az aktuális értékekkel. Mentés után frissül.

A módosítások azonnal látszanak az egész appban: naptár, eladások, riportok, mindenhol.

Példák, mikor használd

1. eset: új walk-in vendég

Új vendég besétál hajvágásra. Amíg a recepción vár, a recepciós rákattint az "Új hozzáadása" gombra, beírja a keresztnevet, vezetéknevet, telefonszámot, mentés. 30 másodperc. A látogatás után visszatér, és kiegészíti e-maillel és címkével.

2. eset: telefonos foglalás, még nincs e-mail

Vendég felhív, holnapra foglal. Nincs e-mailje. Vedd fel csak névvel és telefonszámmal. Látogatás után kérdezd meg: "Milyen e-mail címre küldjük a visszaigazolást?" és add hozzá.

3. eset: preferencia-frissítés panasz után

A vendég panaszkodik, hogy hideg volt a szoba. Nyisd meg a profilját, írj belső megjegyzést: "A melegebb hőmérsékletet preferálja, termosztát 22°C+", mentés. A következő munkatárs látni fogja a foglalás előtt.

4. eset: allergia-frissítés a látogatás közben

A stylist felfedez egy új érzékenységet egy festés közben. Telefonjáról megnyitja a vendég profilját, beírja az allergiát az Allergiák mezőbe, mentés. A következő foglalási ablakban pirosan jelenik meg.

A Bookinda Business alkalmazásban

Az ügyfél űrlapja a telefonon ugyanazokat az adatokat kezeli, mint a webes szerkesztő. A További adatok alatt megtalálod:

• Másodlagos elérhetőség: második e-mail cím (kérheted, hogy az értesítések erre is menjenek) és második telefonszám.
• Egyéb adatok: foglalkozás, szerkesztéskor az ügyfél forrása (csak olvasható), az Orvosi modullal pedig a TAJ-szám és a TAJ-tól eltérő azonosító.
• Címek: több cím (otthon, munkahely, egyéb), országgal. Magyar irányítószámnál a várost magától kitölti.
• Számlázási adatok: a Céges számla kapcsolóval a cégnév és az adószám, a számlázási cím és az ország.
• Vészhelyzeti kapcsolatok: két kapcsolattartó névvel, kapcsolattal, e-mail címmel és telefonszámmal.
• Profilkép: kép választása a telefon galériájából.
• Új ügyfélnél belső megjegyzés és az SMS-emlékeztetők kapcsolója is.

Szerkesztéskor az űrlap alján a Beállítások ennél az ügyfélnél részben nyílnak az értesítések és hozzájárulások, az egyedi kezelési idők és az Előzmények (ki és mikor módosította az adatokat). Az előleg választó alatt látszik, kér-e most előleget a rendszer ettől a vendégtől, és miért. Ha mentés nélkül lépnél ki, az alkalmazás rákérdez.

Tippek

• Minimum kötelező: keresztnév + vezetéknév elég a mentéshez. Minden más utólag is hozzáadható.
• Inkább telefon: ha választani kell e-mail és telefon között, a telefont preferáld. Az SMS-visszaigazolásnak magasabb a megnyitási aránya.
• Marketing-hozzájárulás: e-mail-felvételkor kérdezd meg explicit: "Rendben van, hogy küldünk neked ajánlatokat és emlékeztetőket?" És dokumentáld a profilban.
• Ne duplikálj: ha "Kovács Anna" már létezik, ne hozd létre újra "Anna K." néven hibás telefonszámmal. Először keress.
• Egyéni mezők: ne halmozd. Maradj 2-3 mezőnél, amire valóban hatsz (pl. arckezelőknek bőrtípus, fodrászoknak hajhossz). 5 felett a recepció elkezdi átugrani.