Értesítések: mit kap a vendég, mikor és hol

Az Értesítések oldalon egy helyen látod az összes automatikus üzenetet, amit a vendégeid kapnak: a foglalás visszaigazolásától az emlékeztetőkön át a látogatás utáni köszönő e-mailig. Itt hozhatsz létre saját, extra értesítéseket is, amelyek csak bizonyos szolgáltatásokhoz vagy vendégekhez mennek.

Hol találod?

Marketing → Eszközök → Értesítések. Az oldal tetején a Kiküldött üzenetek gomb a naplóhoz visz, az Új értesítés gombbal pedig új extra értesítést indíthatsz.

Egyszeri átnézés

Az oldal tetején egyszer megjelenik a Nézd át egyszer az értesítéseidet lista: a foglalás visszaigazolása, az emlékeztető (mikor és milyen csatornán), a lemondás és áthelyezés, a látogatás utáni és az ajánlat-üzenetek, az SMS-egyenleg és a teszt üzemmód mai állapota, mindegyik mellett Megnézem linkkel. Ha minden rendben, kattints az Átnéztem, minden rendben gombra: a lista eltűnik, és többé nem jelenik meg. Ha a beállító varázslóban értesítés-csomagot választottál, ezt már elintézted, nálad nem jelenik meg.

Mit látsz az oldalon?

• Oldalmenü bal oldalt: az Áttekintés, alatta a vendég útjának szakaszai (Foglaláskor, Időpont előtt, Időpont után, Bérlet és tagság, Hűség és visszahívás), mindegyik mellett azzal, hogy hányból hány értesítés van bekapcsolva. Egy szakaszra kattintva csak annak a témái látszanak, a szakasz alatt megjelenő témára (például Ajándékutalványok) kattintva pedig csak az az egy. Telefonon a menü egy lenyíló választó a lista fölött.
• Áttekintés: egy sor témánként, nem az összes értesítés egyszerre. Látod, hányból hány van bekapcsolva, és hány üzenet ment ki az elmúlt 30 napban. A sorra kattintva megnyílik a téma.
• Kereső és szűrők: a kereső minden szakaszban keres (például „lejár” vagy „emlékeztető”). Egy szakaszon vagy témán belül a Mind, Bekapcsolt, Kikapcsolt és Extra szűrővel szűkíthetsz.
• Sorok a témákban: minden sornál látszik, mikor megy ki, kinek, milyen csatornán (e-mail, SMS, push), és hányszor ment ki. A saját, extra értesítéseid Extra jelölést kapnak. A sor jobb szélén a kapcsoló mutatja, hogy be van-e kapcsolva.
• Egy dolgot érdemes megnézni: figyelmeztetés az Áttekintésen, ha valami miatt nem mennek ki az üzenetek. Például teszt üzemmódban vagy, vagy SMS-t küldenél, de elfogyott a kommunikációs egyenleged.
• Eszközök a menü alján: a Csatornák és egyenleg (az e-mail feladója, az SMS-hez a kommunikációs egyenleged a havi ajándékkal és feltöltés linkkel, és hány vendég engedélyezte a push értesítést), a Beállítások (teszt üzemmód, közös fontos tudnivaló), az Ajánlott extra értesítések és a Kiküldött üzenetek.

Saját logó az e-mailek tetején

Alapból a vendégeidnek küldött e-mailek tetején az üzleted neve áll. Ha a logódat szeretnéd ott látni:

1. Nyisd meg az Értesítések oldalon a menü alján a Beállítások pontot.
2. Az E-mail fejléc résznél kattints a Logó feltöltése gombra. PNG, JPG vagy WebP képet tölthetsz fel, legfeljebb 2 MB méretben. A fekvő, átlátszó hátterű logó mutat a legjobban.
3. Válaszd ki, mi álljon a fejlécben: Csak a logó, Logó és név vagy Csak a név.

A Fehér háttér a logó mögött kapcsolóval a sötét betűs logó is jól olvasható marad a sötét fejlécen. Ha a logód fehér, kapcsold ki. A rész tetején rögtön látod, hogyan fog kinézni az e-mailek teteje, és a változás azonnal él: a következő kiküldött e-mail már így megy ki. A logót az Eltávolítás gombbal bármikor leveheted, ilyenkor újra az üzlet neve áll a fejlécben.

Az e-mailek stílusa: színek, betű, helyszín

Ugyanott, az E-mail fejléc alatt az E-mail stílusa résznél a vendégeidnek küldött összes e-mail megjelenését beállíthatod:

• Fejléc színe: az e-mail tetején lévő sáv színe. Választhatsz a mintákból, vagy a Saját gombbal bármilyen színt megadhatsz. Világos színnél a felirat magától sötétre vált, hogy olvasható maradjon.
• Kiemelőszín (gombok, linkek): a gombok, a linkek és a jelölő csíkok színe. Ha túl világos színt választasz, a gombokon a rendszer annyira sötétíti, hogy a fehér felirat olvasható maradjon.
• Betűstílus: Modern (alap) vagy Klasszikus (talpas, elegánsabb).
• Az üzletnév betűje és vastagsága: a fejlécben álló üzletnév lehet Letisztult, Elegáns, Klasszikus vagy Könnyed betűs, Vékony, Normál, Félkövér vagy Vastag, és kérheted nagybetűvel, ritkítva is (például GLAMOUR STUDIO). Ez a fejléc kis előnézetében azonnal látszik.
• Sarkok: Lekerekített (alap) vagy Szögletes.
• Helyszín doboz és Térkép link: a címed egy dobozban az üzenet alatt, linkkel a térképre. Kikapcsolhatod mindkettőt.
• Telefon és e-mail cím az e-mail alján: az üzleted elérhetőségei az e-mail végén.

A változás azonnal ment, és mellette az Előnézet a valódi foglalás-visszaigazoló e-mailt mutatja az új stílussal. A Vissza az alap stílusra gombbal bármikor visszatérhetsz a Bookinda alap megjelenéséhez. A Háttérszín az e-mail körüli sávot állítja, a szöveg alatti fehér rész mindig fehér marad, így az e-mail jól olvasható.

Hogyan kapcsolok ki vagy be egy értesítést?

Minden sor jobb szélén, mindig ugyanott, ott a kapcsoló a Bekapcsolva vagy Kikapcsolva felirattal. Egy kattintás, és kész, nem kell megnyitni az üzenetet. Ugyanez a kapcsoló áll a szerkesztő fejlécében is, a Mentés mellett, és mindkét helyen ugyanazt mutatja.

• Mind egyszerre: ha egy kártyán több értesítés van, a tetején a Mind egyszerre sorral az egész csoportot egy kattintással kikapcsolhatod, vagy vissza. Látod, hányból hány van bekapcsolva (Mind be, Részben, Mind ki). Kikapcsolás előtt rákérdezünk. Visszakapcsoláskor a még befejezetlen piszkozatok kikapcsolva maradnak, ahogy az is, amelyiknek nincs bekapcsolt csatornája: ezeket nyisd meg és fejezd be.
• Emlékeztetőnél időzítésenként: az Időpont emlékeztető kártyán minden időzítésnek (például 1 nappal és 2 órával előtte) saját sora és kapcsolója van.
• Csatorna nélkül nem kapcsol be: ha egy üzenetnél se az e-mail, se az SMS nincs bekapcsolva, a kapcsoló szól, hogy nyisd meg és kapcsolj be egy csatornát. A szerkesztő is figyelmeztet, ha be van kapcsolva, de egy csatornája sincs, mert ilyenkor semmi nem megy ki.
• Bérlet lejárata: bekapcsolás előtt megmutatjuk, hány bérlet esik a lejárat előtti időszakba, mert ezek a vendégek a következő órában egyszerre kapják meg.
• Ami nem kapcsolható: a tagsági e-maileket a Tagságok modul küldi, és az ajándékutalvány kódját vivő e-mail is mindig kimegy. Ezeknél a kapcsoló helyén Mindig kimegy áll. A tagság megújítása előtti emlékeztető a Tagságok beállításaiban kapcsolható, a sorában a felirat oda visz.

Alap és extra üzenet: mi a különbség?

• Az alap üzenetek mindenkinek mennek: visszaigazolás, emlékeztető, lemondás, köszönő e-mail, bérlet- és születésnapi üzenet és a többi. A Szerkesztés gomb ezeket is az új szerkesztőben nyitja meg (lásd lent).
• Az extra értesítés egy külön üzenet, saját időzítéssel és feltételekkel. Az alap üzeneteket nem módosítja, azok mellett megy ki. Például: lézeres kezelés előtt 2 nappal egy tudnivalókat tartalmazó e-mail, csak azoknak, akik lézerre foglaltak.

Hogyan hozok létre extra értesítést?

Az esemény kártyáján a megfelelő gombbal (például Új emlékeztető, Új üzenet foglaláskor, Új üzenet a látogatás után), vagy fent az Új értesítés gombbal. A szerkesztő négy lépésből áll.

1. Mikor menjen ki?

• Esemény: foglaláskor, lemondáskor, átütemezéskor, ha a vendég nem jelent meg, az időpont előtt (emlékeztető), vagy a látogatás után.
• Időzítés: az emlékeztető a kezdés előtt a megadott perccel, órával vagy nappal megy ki, a látogatás utáni üzenet pedig a vége után. A többi eseménynél választhatsz: azonnal vagy később.
• Csak megadott órák között küldjük: ha a küldés ideje ezen kívül esik, a következő időszak elején megy ki. Az időpont előtti üzenet kimarad, ha csak a kezdés után menne ki.

Jó tudni: ha a vendég közben lemondja az időpontot, az emlékeztető nem megy ki, ha pedig áthelyezi, az új időponthoz igazodik. A látogatás utáni üzenet nem megy ki, ha az időpontot lemondták, vagy a vendég nem jelent meg.

2. Kinek menjen ki?

• Minden vendégnek, vagy akire illenek a feltételek. Feltétel lehet a szolgáltatás, a kategória (az alkategóriákkal együtt), a helyszín, a munkatárs, hogy online foglalta-e, hányadik alkalommal jön erre a kezelésre, a vendég címkéje, a szegmens, hogy új vagy visszatérő vendég, a vendég nyelve, és hogy van-e bérlete vagy tagsága. Több feltételnél megadod, hogy mindegyik vagy bármelyik teljesüljön.
• Milyen jellegű az üzenet? Az időponttal kapcsolatos üzenetről nem lehet leiratkozni. A marketing üzenet, a visszafoglalási ajánlat, az értékelés-kérés és a megújítási ajánlat csak annak megy, aki nem iratkozott le róla.
• Kiket ért volna el? Megmutatja, hogy az elmúlt 30 napban hány időpontra és hány vendégnek illett volna, néhány példával. Azt is látod, hány vendégnek nincs e-mail címe vagy telefonszáma. Aki leiratkozott vagy tiltólistán van, nem kapja meg.

3. Mit kapjon?

• E-mail: tárgy, előnézeti sor és szöveg. Úgy írd, ahogy mondanád, a bekezdések közé hagyj üres sort. Az üzlet logója és a lábléc automatikusan bekerül.
• SMS: a szöveg. A hosszú ékezetek (á, í, ó, ő, ú, ű) helyett ékezet nélküli betű megy, így több fér bele. A karakterszámot és azt, hány SMS lesz belőle, a szerkesztő mutatja.
• Push: cím és szöveg. Csak az kapja meg, aki a vendégfiókjában vagy az appban engedélyezte.
• Változók: gombokkal szúrhatod be a vendég nevét, az időpont idejét, a szolgáltatást, az üzlet címét és a többit. Kiküldéskor a vendég valódi adata áll a helyén. Ha elírsz egy változót, a szerkesztő jelzi, és felajánlja a javítást.
• Nyelvek: a magyar mellé angol vagy német változatot is írhatsz. A vendég a saját nyelvű változatot kapja, ha az nincs, az üzlet nyelvén megy.
• Csatolmány: az e-mailhez PDF-et vagy képet csatolhatsz, például a házirendet, a kezelés előtti tudnivalókat vagy egy térképet. Legfeljebb 3 fájl, fájlonként 5 MB, együtt 7 MB. A fájl az e-mail mellékleteként megy ki, a teszt e-mailben is. SMS-ben és pushban a Csatolmány linkje változóval küldheted el: a vendég egy rövid letöltő linket kap, ami bejelentkezés nélkül nyílik, 180 napig. Ha angol vagy német változatot is írsz, az a meglévő csatolmányokkal indul, és nyelvenként módosíthatod.

4. Ellenőrzés

• Pontosan ezt kapja: az előnézet ugyanazzal a motorral készül, mint a kiküldött üzenet, egy valódi időpontodból. Asztali és mobil nézetben is megnézheted.
• Teszt e-mail nekem és Teszt SMS nekem: a saját címedre vagy telefonszámodra küld egy próbát.
• Figyelmeztetést kapsz, ha teszt üzemmódban vagy, vagy SMS-t küldenél, de nincs rá fedezet.

Mentéskor piszkozat lesz belőle. A fejléc kapcsolójával indul el (ha van mentetlen változás, előbb elmenti), és ugyanott bármikor leállíthatod. Az Értesítés törlése eltávolítja. Ha mentés nélkül lépnél ki, rákérdezünk.

Bérlethez kötött extra értesítések

Az extra értesítés nemcsak időponthoz, hanem bérlethez is köthető. Az Esemény listában a Bérlet csoportból választhatsz:

• Bérlet vásárlásakor: amikor a vendég bérletet vesz, vagy te adsz ki neki egyet (a pénztárban, kézzel, tagsághoz járóként vagy online). Kártyával vagy utalással fizetett online bérletnél a fizetés beérkezésekor.
• Bérlet-alkalom után: minden alkalom után, amit a vendég a bérletéből használ, a látogatás vége után a megadott idővel (időpont nélküli levonásnál a levonáshoz képest). Lemondott időpontnál nem megy ki, áthelyezettnél az új időponthoz igazodik.
• Ha elfogyott a bérlet: az utolsó alkalom után, bérletenként egyszer.
• A bérlet lejárata előtt: a megadott idővel a lejárat előtt, ha maradt alkalom. Több emlékeztetőhöz (például 14 és 3 nappal előtte) készíts több értesítést. Ha meghosszabbítod a lejáratot, az új dátumhoz igazodik.
• A bérlet lejárta után: ha felhasználatlan alkalom maradt a bérleten.

Feltételek bérletnél: melyik bérlet (vagy egyedi bérlet), a bérlet szolgáltatása, a bérlet kategóriája (az alkategóriákkal együtt), a hátralévő alkalmak (pontosan, legfeljebb vagy legalább ennyi), a vásárlás módja (a szalonban, online a foglalóban, hűségjutalom), valamint a vendég címkéje, szegmense, nyelve és tagsága.

Hogyan számoljuk a hátralévő alkalmakat? Az alkalom már a foglaláskor lejön a bérletből, az üzenet viszont a látogatás után megy ki. Ezért az időpontok sorrendjében számolunk: ha a vendég egyszerre több alkalmat lefoglal előre, az utolsó előtti alkalom akkor is valóban az utolsó előtti látogatás lesz.

Példa: a lézeres bérletet vásárlóknak az utolsó előtti alkalom után 3 órával ajánlatot küldesz. Esemény: Bérlet-alkalom után, 3 óra. Feltételek: A bérlet kategóriája: lézeres szőrtelenítés, és Hátralévő alkalmak: pontosan 1. A kuponkódot az e-mail szövegébe írhatod.

Hányadik alkalom? Ha egy üzenetet egy adott alkalomnál szeretnél elküldeni, a hátralévő alkalmak száma helyett az alkalom sorszámát használd, mert ez nem függ a bérlet méretétől:

• A bérlet hányadik alkalma (a Bérlet-alkalom után eseménynél): beállíthatod, hányadik alkalom után menjen ki az üzenet. Ha például a 3. alkalmat választod, egy 6, 9 vagy 12 alkalmas bérletnél is a 3. alkalom után megy ki. Az alkalmakat az időpontok sorrendjében számoljuk; a lemondott időpont és a kézzel hozzáadott alkalom nem számít bele.
• Hányadik alkalom ebből a kezelésből (az időponthoz kötött eseményeknél, például A látogatás után): azt mutatja, hányadik alkalommal jön a vendég erre a kezelésre, bérlettel vagy bérlet nélkül. Ez ugyanaz a szám, amit a naptárban a sorozatkezelésnél látsz; a lemondott időpontok és azok, amelyeken a vendég nem jelent meg, nem számítanak bele. Lézeres kezelésnél így azokat a vendégeket is eléred, akik nem vettek bérletet.

Mindkét esetben kiválaszthatod, mely alkalmakra vonatkozzon: pontosan (csak a 3. alkalomra), legalább (a 3. alkalomtól), legfeljebb (az első három alkalomra) vagy minden (minden 3. alkalomra: a 3., a 6., a 9. és így tovább).

Példa: a 3. alkalom után egy nappal otthoni ápolási tanácsot küldesz a vendégednek. Ehhez így állítsd be az értesítést: Esemény: Bérlet-alkalom után, 1 nap. Feltétel: A bérlet hányadik alkalma: pontosan 3. Ha a lézeres szőrtelenítésre járó, bérlet nélküli vendégeknek is el szeretnéd küldeni ugyanezt, hozz létre egy második értesítést: Esemény: A látogatás után, 1 nap. Feltételek: Szolgáltatás: lézeres szőrtelenítés, és Hányadik alkalom ebből a kezelésből: pontosan 3.

Változók: a bérlet neve, az alkalmak száma, a hátralévő és a felhasznált alkalmak, a bérlet lejárata, a napok a lejáratig, és egy foglalási link, amely a bérletet kiválasztva nyitja meg a foglalót. Alkalom után az időpont adatai is (szolgáltatás, dátum, kezdés, munkatárs).

Jó tudni: a hűségjutalomként kapott, ingyenes alkalomra a beépített lejárati emlékeztető és a megújítási ajánlat nem megy ki. A foglalás mellé ajánlott bérlet az üzletben vettnek számít, mert ott fizetik.

Tagsághoz és részletfizetéshez kötött extra értesítések

A beépített tagsági és részletfizetési e-mailek mellé saját üzeneteket is küldhetsz. Az Esemény listában a Tagság és a Részletfizetés csoportból választhatsz. Ha van tagságod, a Tagságok kártyán, ha a részletfizetés be van kapcsolva, a Részletfizetés kártyán találod az Új üzenet tagsághoz és az Új üzenet részletfizetéshez gombot.

Tagság:

• Tagság indulásakor: amikor a tagság elindul (kasszás eladáskor, a fizetés beérkezése után vagy online vásárláskor), tagságonként egyszer.
• A tagság megújulása előtt: a következő terhelés (megújulás) előtt a megadott idővel, ha a tagság automatikusan megújul, és nem mondták le a megújulás előtti határidőre. Ha a megújulás napja változik, az új naphoz igazodik. Több emlékeztetőhöz készíts több értesítést.
• Tagság megújulásakor: amikor a tagság megújult, és a díja be is érkezett. Ha a díj tartozásként marad, nem megy ki.
• Sikertelen tagsági terheléskor: minden sikertelen próbánál. Ha közben rendeződik a fizetés, a még ki nem ment üzenet elmarad.
• Tagság lemondásakor: amikor a tagságot lemondják, tagságonként egyszer.
• Amikor lejár a tagság: a felmondási idő végén, vagy ha nem újul meg automatikusan, az időszak végén.

Részletfizetés:

• Egy részlet napja előtt: a megadott idővel a részlet napja előtt, ha még nincs befizetve. Az induló részletről nem szól.
• Részlet befizetésekor: amikor egy részletet levontunk a kártyáról, vagy a pultnál befizették. Az egyben történő előtörlesztésről nem szól (arról a beépített e-mail szól).
• Sikertelen részlet-levonáskor: minden sikertelen próbánál. Ha közben befizetik, a még ki nem ment üzenet elmarad.

Feltételek: tagságnál melyik tagság, részletfizetésnél a beszedés módja (kártyáról automatikusan, vagy a szalonban fizeti), és mindkettőnél a vendég címkéje, szegmense, nyelve és bérlete (részletfizetésnél a tagsága is).

Változók: tagságnál a tagság neve, díja, a megújulás napja, a napok a megújulásig, az időszak vége, lemondásnál meddig élnek az előnyök, sikertelen terhelésnél az újrapróbálás napja, és a vendégfiók linkje. Részletfizetésnél a részletfizetés neve, a részlet sorszáma és összege, a részletek száma, a részlet napja, a hátralévő összeg, sikertelen levonásnál az újrapróbálás napja.

Példa: a pultnál fizető vendégeknek 2 nappal a részlet napja előtt emlékeztetőt küldesz, hogy hozzák magukkal az összeget. Esemény: Egy részlet napja előtt, 2 nap. Feltétel: Beszedés módja: A szalonban fizeti.

Pecsétkártyához, órabérlethez és ajándékutalványhoz kötött extra értesítések

A pecsétkártya, az órabérlet és az ajándékutalvány beépített e-mailjei mellé is küldhetsz saját üzenetet. Az Esemény listában a Pecsétkártya, az Órabérlet és az Ajándékutalvány csoportból választhatsz, vagy a kártyájukon az Új üzenet pecsétkártyához, Új üzenet órabérlethez, Új üzenet ajándékutalványhoz gombbal indulsz.

Pecsétkártya:

• Amikor pecsétet kap: minden pecsét után, amit a vendég kap (látogatás vagy vásárlás után, vagy ha kézzel adod). Ha a pecsétet közben visszavonják, az üzenet elmarad.
• Amikor jutalom jár: amikor a vendég jutalmat szerez a kártyán. Ha közben beváltja vagy visszavonják, elmarad.
• A jutalom lejárata előtt: a megadott idővel a lejárat előtt, ha még nem váltotta be.
• A jutalom lejárta után: ha a jutalom beváltás nélkül lejárt.

Órabérlet:

• Amikor órabérletet kap: a pultnál eladva, kézzel kiadva, vagy online vásárlásnál a fizetés beérkezése után. Bérletenként egyszer.
• Órabérlet-alkalom után: minden óra után, amire a vendég a bérletével jött, az óra vége után a megadott idővel. Ha a jelentkezést lemondják vagy az óra elmarad, nem megy ki; ha az órát áthelyezed, az új időponthoz igazodik.
• Ha elfogyott az órabérlet: az alkalomszámos bérlet utolsó órája után. Korlátlan bérletre nem megy ki.
• Az órabérlet lejárata előtt és lejárta után: ha van még rajta alkalom (vagy korlátlan). Az első használattól érvényes bérlet csak akkor számít, ha már használták.

Ajándékutalvány:

• Ajándékutalvány vásárlásakor: a vevőnek, a pultnál (ha megadtad a vevőt) vagy online a fizetés beérkezése után. Vásárlásonként egy üzenet, több utalványnál is.
• Ajándékutalvány beváltásakor: minden beváltás után, a pultnál vagy az online foglalásnál.
• Az utalvány lejárata előtt és lejárta után: ha van még rajta érték.

Az utalvány üzenetei vendégnek szólnak, ezért csak olyan emberhez jutnak el, aki a vendégeid között van. Vásárláskor ez a vevő. Beváltáskor és lejáratkor az utalvány birtokosa: akihez az utalványt kötötted, ha nincs ilyen, akkor a megajándékozott e-mail-címéhez tartozó vendég, végül a vevő. A bemutató adatként létrehozott utalványokra soha nem megy üzenet.

Feltételek: pecsétkártyánál melyik kártya és (a pecsétnél) hány pecsét hiányzik a következő jutalomig; órabérletnél melyik bérlet (vagy egyedi bérlet) és a hátralévő alkalmak; utalványnál a fajtája (összegre vagy kezelésre szóló). Mindháromnál a vendég címkéje, szegmense, nyelve, bérlete és tagsága is.

Változók: pecsétkártyánál a kártya neve, a pecsétek száma, a szükséges pecsétek, a következő jutalom és hogy hány pecsét hiányzik hozzá, jutalomnál a jutalom neve, kódja, lejárata és foglalási linkje. Órabérletnél a bérlet neve, a hátralévő és az összes alkalom, a lejárat, alkalom után az óra neve, napja és kezdése. Utalványnál a kód, az érték, a még felhasználható rész, a lejárat, beváltáskor a beváltott összeg (vagy kezelés).

Példa: amikor a vendégnek már csak egy pecsét hiányzik a jutalomig, kedvcsinálót küldesz egy foglalási linkkel. Esemény: Amikor pecsétet kap, azonnal. Feltétel: Hány pecsét hiányzik a jutalomig: pontosan 1.

Vendégmegtartás: automatikus első üzenet

Ha a Vendégmegtartás bővítmény be van kapcsolva, a Hűség és visszahívás részben a Vendégmegtartás kártyán olyan üzenetet is beállíthatsz, ami akkor megy ki, amikor a vendég a vendégmegtartási listára kerül (egy figyelő felteszi: nem foglalt újra, későn mondta le, nem jött el, rég nem járt, lejár a bérlete, ...). A kézzel felvett vendégnek nem megy.

• Feltételek: melyik figyelő tette fel, miért került a listára, az ügy szolgáltatása és kategóriája, valamint a vendég címkéje, szegmense, nyelve, bérlete és tagsága.
• Változók: az érintett időpont (szolgáltatás, nap, időpont), az utolsó látogatás és annak szolgáltatása, bérletnél a bérlet neve, a maradék alkalmak és a lejárat.
• Nem megy ki, ha a vendég közben foglalt vagy lezártátok az ügyét, illetve ha az elmúlt 3 napban már kapott visszahívó üzenetet.

A figyelő szerkesztőjéből egy kattintással nyílik, kész szöveggel és erre a figyelőre szűrve. Részletek: Vendégmegtartás.

Az alap üzenetek szerkesztése

Az alap üzenet (például a foglalás visszaigazolása vagy az emlékeztető) ugyanolyan szerkesztőben nyílik, mint az extra értesítés:

• Mikor? Az eseménynél leírjuk, mikor megy ki. Az emlékeztetőnél itt adod meg az időpontokat (például 3 nappal, 24 órával, 2 órával előtte), 15 perc és 90 nap között, és időpontonként kapcsolod az e-mailt és az SMS-t.
• Kinek? Az alap üzenet minden vendégnek megy. Ha csak bizonyos vendégeknek vagy más időben szólna, hozz létre mellé egy extra értesítést.
• Mit kapjon? Az e-mail szövegei mezőnként: tárgy, cím, megszólítás, zárás, gombfeliratok. Ahol üresen hagyod, a beépített szöveg megy ki, halványan látod is a mezőben. Magyarul és angolul külön írhatod; a német nyelvű vendég a beépített német szöveget kapja. Itt adod meg a fontos tudnivalót és az SMS szövegét is.
• Ellenőrzés: pontos előnézet egy valódi időpontodból (ha az üzenet nem időponthoz kötődik, mintaadatokkal), és teszt e-mail a saját címedre.
• Push: ahol az üzenetnek van push-a (foglalás, lemondás, áthelyezés, emlékeztető, értékeléskérés, születésnap, visszacsalogatás, bérlet lejárata), a Push fülön kikapcsolhatod, és megírhatod a címét és a szövegét magyarul, angolul és németül, a levél változóival. Ahol üresen hagyod, a beépített szöveg megy. Az emlékeztetőnél időpontonként kapcsolod, az e-mail és az SMS mellett. A push ugyanakkor megy, mint az e-mail, és csak ha az üzenet be van kapcsolva; csak az a vendég kapja, aki engedélyezte az értesítéseket.

Bekapcsolni csak akkor lehet, ha legalább egy csatorna be van kapcsolva (e-mail, vagy SMS szöveggel).

Értékelés kérése

Az Értékelés kérése üzenet kapcsolója ugyanaz, mint az Értékelések → Beállítások alatti Vendégértékelés kérése kapcsoló: ha az egyiket átállítod, a másik is követi. Azt, hogy hány órával a látogatás után menjen ki, és hogy legyen-e második kérés, az Értékelések beállításainál adod meg. Egy vendég naponta legfeljebb egy értékeléskérő e-mailt kap. Amikor bekapcsolod, a kérés a bekapcsolás után esedékessé váló látogatásokra megy ki, a korábbiakra visszamenőleg nem.

Bérlet- és hűség-üzenetek

• Bérlet vásárlás: azonnal megy ki, amikor a vendég bérletet vesz, vagy te adsz ki neki egyet.
• Bérlet lejárata: a lejárat előtt annyi nappal megy ki, amennyit megadsz (1 és 90 között), bérletenként egyszer, annak, akinek van e-mail címe. Ha egy bérletnél saját napszámot adtál meg (Katalógus → Bérletek), annál az számít. Ha a napokat emeled, vagy bekapcsolod az üzenetet, előbb megmutatjuk, hány bérlet esik bele az időszakba: ezek a vendégek a következő órában egyszerre kapják meg.
• Születésnap: a vendég születésnapján délelőtt megy ki, évente egyszer, ha a születési dátuma szerepel az adatlapján. A február 29-én született vendégek nem szökőévben február 28-án kapják.
• Visszacsalogatás: annak megy, aki a megadott ideje (napban vagy hónapban, egy hónap 30 nap) nem járt nálad, van e-mail címe, és nincs előre foglalt időpontja. Egy vendég 90 naponta legfeljebb egyszer kapja.

A születésnapi és a visszacsalogató üzenet ajánlat jellegű: csak annak megy, aki hozzájárult, hogy ajánlatokat kapjon.

Visszafoglalásra hívó üzenetek

• Újrafoglalás emlékeztető: szolgáltatásonként kapcsolod be, és megadod, mennyi idővel a látogatás után menjen (napban, legfeljebb 365 nap, vagy hétben, legfeljebb 52 hét). Szolgáltatásonként saját üzenetet is írhatsz, ez kiemelve jelenik meg az e-mailben. Annak megy, akinek van e-mail címe, és nincs előre foglalt időpontja erre a szolgáltatásra; egy vendég havonta legfeljebb egyszer kapja. Ugyanezt a szolgáltatás beállításainál is látod (Katalógus).
• Célzott visszahívás (bővítmény): az e-mailben néhány szabad időpont van ugyanarra a szolgáltatásra, egy kattintással foglalható. Beállítod, mennyi idővel a látogatás után menjen (1 és 365 nap között), hány órakor (az üzlet helyi ideje szerint), és hogy pontosan akkor, vagy azután bármikor, legfeljebb egy megadott napig. Szolgáltatásonként saját késleltetést adhatsz, vagy kihagyhatod a szolgáltatást. Megadhatod, hány időpontot ajánljon (1 és 8 között), hány napra előre keressen (7 és 90 között), és legfeljebb hány e-mail menjen ki naponta.
• Kinek menne ki a következő küldéskor? A célzott visszahívásnál a lista pontosan azokat mutatja, akiket a küldés kiválasztana, a mentett beállításokból. Akit kiveszel a pipával, az nem kap e-mailt, amíg vissza nem teszed. Ha a küldéskor nincs szabad időpont, a vendég kimarad. Az e-mail szövege beépített, a szerkesztése később jön.

Mindkettő visszafoglalásra hívó üzenet: aki leiratkozott róla, nem kapja meg.

Tagsági e-mailek

Ha van tagságod (Katalógus → Tagságok), a Bérlet és tagság szakaszban megjelenik a Tagságok kártya a nyolc tagsági e-maillel: a tagság elindult, megújítás előtti emlékeztető, sikeres megújítás, sikertelen terhelés, szüneteltetés, folytatás, lemondás és lejárt tagság. Ezeket a Tagságok modul küldi a megfelelő pillanatban, ezért itt nem kapcsolhatók ki (a kapcsoló helyén Mindig kimegy áll), és csak e-mailben mennek.

• A Szerkesztés gombbal az e-mail szövegét írhatod át: tárgy, cím, megszólítás, bevezető és záró mondat, és az e-mail saját tudnivalói (például a lemondásnál, meddig élnek az előnyök). Magyarul és angolul külön írhatod, a német nyelvű vendég a beépített német szöveget kapja. Az előnézet mintaadatokkal készül, a vendég a saját tagsága nevét, díját és dátumait kapja.
• A megújítás előtti emlékeztetőt a Tagságok beállításainál kapcsolhatod ki, és ott adod meg azt is, hány nappal előtte menjen.
• A szüneteltetés és a folytatás e-mailje beépített szöveggel megy.
• Minden sornál látod, hány ilyen e-mail ment ki az elmúlt 30 napban.

Csoportos órák e-mailjei

Ha a Csoportos órák modul be van kapcsolva, a Foglaláskor szakaszban megjelenik a Csoportos órák kártya a jelentkezők tíz e-mailjével. Ezeket a Csoportos órák modul küldi a megfelelő pillanatban, az üzlet nevében, a vendég nyelvén (magyarul, angolul vagy németül), az üzlet ideje szerint, és csak e-mailben.

Mind a tíz kikapcsolható, egyenként vagy a kártya Mind egyszerre kapcsolójával, például ha a vendégeidnek te magad írsz. Kikapcsolt e-mail nem megy ki. Az alábbi hét e-mailből tudja meg a vendég, hogy van-e helye, mennyit és hova utaljon, vagy hogy elmarad az óra, ezért ezek kikapcsolása előtt rákérdezünk: ha kikapcsolod, neked kell szólnod neki.

• Visszaigazolás: amikor a jelentkezés végleges: online foglaláskor (fizetés nélkül vagy bérlettel), a kártyás fizetés vagy az utalás beérkezése után, és ha a vendég másik alkalomra jelentkezik át. Naptár-meghívó is jár hozzá. Benne van az oktató, a terem, az időtartam, és ha nem bérlettel foglalt, a részvételi díj.
• Utalási tudnivaló: utalásos foglaláskor a számlaszám, az utalandó összeg, a közlemény és a határidő. Az Utalásra vár listáról újraküldheted: ez akkor is kimegy, ha az e-mail ki van kapcsolva, mert te kérted.
• Az üzlet lemondta: ha lemondasz egy órát, egy napot vagy egy sorozatot, és bejelölöd, hogy a jelentkezők értesítést kapjanak. Benne van az indok és a visszatérítés, a vendég naptárából pedig törlődik a bejegyzés.
• Létszámhiány miatt elmarad: ha az óra túl kevés jelentkező miatt automatikusan elmarad.
• Új időpont: ha az órát új időpontra teszed, és mentéskor bejelölöd az értesítést. A vendég naptárában is átkerül az új időpontra.
• Felszabadult egy hely: a várólista következő vendégének, azzal, hogy meddig foglalhatja le.
• Törölt, ki nem fizetett foglalás: ha az utalás nem érkezik meg a határidőig, vagy te törlöd a foglalást az Utalásra vár listáról. A félbehagyott kártyás fizetésről nem megy e-mail, mert arról visszaigazolás sem ment ki.

További e-mailek:

• Emlékeztető: az óra előtt annyi órával, amennyit a Csoportos órák → Beállítások oldalon megadtál. Ugyanaz a kapcsoló mindkét helyen: ha az Értesítésekben kikapcsolod, a beállításoknál is kikapcsol, és fordítva.
• A vendég lemondta: visszaigazolás, ha a vendég maga mondja le a jelentkezését (az e-mailben kapott linkről vagy a vendégfiókjából). Ha bérlettel foglalt, megírja, hogy az alkalom visszakerült a bérletére.
• Várólistára került: amikor a vendég felírja magát egy betelt óra várólistájára: hányadik a sorban, és hány órája lesz lefoglalni a felszabaduló helyet.

A Szerkesztés gombbal a szövegeket írhatod át: tárgy, cím, bevezető és záró mondat, gombfeliratok. Magyarul és angolul külön írhatod, a német nyelvű vendég a beépített német szöveget kapja. Az előnézet a következő órádból készül. A kiküldött e-maileket a Kiküldött üzenetek naplóban és a vendég adatlapján is látod.

Ajándék kedvezmény az e-mailben

A születésnapi, a visszacsalogató és az újrafoglalás emlékeztető e-mailbe kuponkódot tehetsz:

• Kedvezmény: százalék vagy fix összeg.
• Kuponkód: automatikus (például BDAY-X7K2QM) vagy saját. A kód a promó kódjaid között is megjelenik, a vendég online foglaláskor vagy a kasszánál váltja be.
• Érvényes eddig: mindenki ugyanazt a kódot kapja, ezért a lejárat közös, a kód az adott nap végéig váltható be. Az e-mail csak akkor ír lejáratot, ha megadtad; üresen hagyva a kód nem jár le.

Ha a kód lejárt, szüneteltetve van, vagy kitörölted a promó kódok közül, az e-mail kedvezmény nélkül megy ki, és a szerkesztő ezt jelzi. Kitörölt kódot a Kód újra létrehozása gombbal pótolhatsz. Ha a kedvezményt kikapcsolod, mentéskor a kód is törlődik, a korábban kiküldött kód ezután nem váltható be.

A félbehagyott foglalás, a várólista, az új vendég, a nyugta és a hotel e-mailjei

Ezek az üzenetek korábban csak a régi Automatizációk oldalon voltak, most itt vannak, ugyanabban a szerkesztőben:

• Félbehagyott online foglalás (Foglaláskor): annak megy, aki elkezdte az online foglalást, megadta az e-mail-címét, de nem fejezte be. Időpontonként adod meg, mennyivel a félbehagyás után menjen (1 óra és 14 nap között, például 1 órával és 24 órával utána), és időpontonként kapcsolod az e-mailt és az SMS-t. Az e-mailben egy folytatási link van. Aki leiratkozott róla, nem kapja meg.
• Várólista (Foglaláskor): amikor a vendéget felveszed a várólistára. Aki az online foglalóban iratkozik fel, az nem kapja meg.
• Új vendég (Foglaláskor): üdvözlő e-mail, amikor új vendég kerül a rendszerbe (ha felveszed, ha regisztrál a vendégfiókba, vagy ha az online foglalóban először lép be Google-lel). Alapból ki van kapcsolva.
• Fizetés (Időpont után): nyugta a kifizetett eladásról, a tételekkel és a végösszeggel. Az előnézet a legutóbbi kifizetett eladásodból készül.
• Hotelvendégek (csak a hotel-modullal, külön szakaszban): érkezés előtt 2 és 1 nappal, érkezéskor, visszatérő vendégnek, távozás előtt és után. A szövegük beépített, itt be- és kikapcsolhatod őket, és megnézheted, pontosan mit kap a vendég.

A régi oldal soha ki nem ment kártyái (például hűségpont, borravaló, ajánlási jutalom) nem költöztek át, mert egyik sem küldött semmit.

Beállítások

Az oldal jobb oldalán, a Beállítások kártyán:

• Teszt üzemmód: amíg be van kapcsolva, a vendégek semmilyen e-mailt, SMS-t vagy push értesítést nem kapnak. Csak a tulajdonos kapcsolhatja.
• Közös fontos tudnivaló: beállíthatsz egy szöveget, amely minden automatikus e-mail végén megjelenik. Ha egy e-mailhez saját fontos tudnivaló is tartozik (például a lemondási feltételek), a közös szöveg ez alatt jelenik meg. Ha a saját szöveg már tartalmazza a közöset, az csak egyszer jelenik meg. Ide kerülhetnek például a parkolással vagy a bejárattal kapcsolatos információk. Magyarul és angolul külön is megírhatod és formázhatod. A Kép gombbal képet is beszúrhatsz, például a bejárat fotóját: feltöltheted, vagy megadhatod a kép HTTPS-címét. A kép az e-mail szövegében jelenik meg, és telefonon is elfér a képernyőn. A saját fontos tudnivalóba és az extra értesítések szövegébe is tehetsz képet, akár a Bookinda Business appban is.

Ha a Marketing menüben vagy egy régi linken az Automatizációkra kattintasz, ide jutsz.

Ajánlott extra értesítések

Az oldal jobb oldalán kész javaslatokat találsz:

• Első látogatás előtt: csak új vendégeknek, 1 nappal előtte, a címmel és az érkezéssel.
• Kezelés előtti tudnivalók: egy kategória vendégeinek, 1 nappal előtte. A kategóriát te választod ki.
• Kezelés utáni ápolás: 2 nappal a látogatás után, ápolási tanácsokkal.
• Utolsó előtti alkalom után: 3 órával a látogatás után, ha már csak 1 alkalom maradt a bérleten: szól, és felajánlja a folytatást.
• Bérlet lejárta előtt: 14 nappal a lejárat előtt, ha maradt alkalom, hogy egy se vesszen el.
• Elfogyott bérlet: egy nappal az utolsó alkalom után megköszöni, és felajánlja az újat.

A Megnézem gomb kész magyar és angol szöveggel nyitja meg a szerkesztőt. Átírhatod, és csak a mentéssel jön létre. Az SMS szövege is kész, de azt neked kell bekapcsolnod, mert díjjal jár.

Értesítések a telefonon: a Bookinda Business alkalmazásban

Az Értesítések a telefonon is teljes. A Bookinda Business alkalmazásban a Menü → Beállítások → Értesítések alatt találod, tulajdonosként és vezetőként éred el. Ugyanazokat az üzeneteket és beállításokat látod, mint a weben: amit az egyiken átállítasz, a másikon is úgy lesz.

• A legfontosabbak egy helyen: a kezdőképernyő tetején négy kapcsoló áll (a foglalás visszaigazolása, az első két emlékeztető időpont, a lemondás és áthelyezés). Alatta a vendég útjának szakaszai, mindegyiken látod, hányból hány üzenet megy, és mennyi ment ki 30 nap alatt.
• Kapcsolók: a sorok kapcsolója azonnal ment. A foglalás visszaigazolásának kikapcsolása előtt rákérdezünk, és felsoroljuk, mit nem kap meg a vendég. Ahol egy témában legalább két kapcsolható üzenet van, a Mind be és a Mind ki linkkel egyszerre kapcsolhatod őket, mint a weben (a piszkozat és a csatorna nélküli üzenet kikapcsolva marad, és szólunk róla).
• Szüneteltetett emlékeztető: ha egy kikapcsolt emlékeztető egyik időpontját bekapcsolod, csak az az időpont indul el. A többi, kikapcsoltnak látszó időpont kikapcsolva marad, így a vendég nem kap váratlanul több üzenetet.
• Egyszeri átnézés: ha a weben még nem nézted át az értesítéseidet, a kezdőképernyő tetején itt is megjelenik a Nézd át egyszer az értesítéseidet lista. Az Átnéztem, minden rendben gomb mindkét helyen lezárja.
• Emlékeztető időpontjai: minden időpont sorában egy helyen van az e-mail, az SMS és a push pipája, a ceruzával pedig az időt és az időpont saját fontos tudnivalóját állítod. A fő kapcsoló és az időpontok kapcsolói függetlenek: ha egy időpontot visszakapcsolsz, a többi a saját állásában marad.
• Szövegek: egyszerű szövegként írod. A változók emberi névvel látszanak (például {vendég keresztneve}), és a Változó gombbal szúrod be őket. Az e-mailben a félkövér és a link is megy. A weben formázott szöveg (felsorolás, színek) a telefonon csak olvasható, amíg egyszerű szöveggé nem alakítod.
• Előnézet és teszt: az előnézet a valódi e-mailt, SMS-t és push értesítést mutatja egy valódi időpontból, a Teszt e-mail nekem gombbal pedig a saját címedre küldöd.
• Extra értesítés: négy lépés egy képernyőn (mikor, kinek, mit, ellenőrzés), az ajánlott sablonokkal együtt. Az időzítés mindig az eseménynél megengedett határok között marad.
• SMS-egyenleg: ha elfogyott, a kezdőképernyőn, az üzenetnél és az SMS szövegénél is jelezzük, hogy az SMS most nem megy ki. A Csatornák és egyenleg képernyőről jutsz a feltöltéshez.

Példa: reggel a telefonodon látod, hogy elfogyott az SMS-egyenleged. A 2 órás emlékeztető sorában kiveszed az SMS pipát, és bepipálod a push értesítést: a mai vendégeid így is kapnak emlékeztetőt, a gépnél ülve sem kell hozzá lenned.

Ami 2026 októberétől másképp működik (a weben és a telefonon is)

• A törölt nyelvi változat tényleg törlődik. Ha egy extra értesítésnél törlöd az angol vagy a német változatot, vagy kiüríted az SMS vagy a push szövegét, az a mentéssel megszűnik. Korábban a régi szöveg a háttérben megmaradt, és tovább ment a vendégeknek.
• A „Mindig kimegy” üzenetek sehonnan nem kapcsolhatók ki. A tagsági e-mailek és az ajándékutalvány kódját vivő e-mailek kikapcsolását a rendszer mindenhol elutasítja, a szövegüket továbbra is átírhatod.
• Az extra értesítés teszt e-mailje teszt üzemmódban is megérkezik hozzád, ahogy az alap üzeneteké eddig is.
• A teszt e-mail tárgyának előtagja a nyelvhez igazodik: magyar e-mailnél [TESZT], angolnál és németnél [TEST].
• Tesztküldés korlátja: egy üzletből 10 perc alatt legfeljebb 10 teszt e-mailt küldhetsz, hogy egy elakadt gomb ne árassza el a postafiókodat.
• Átnevezés után is kimegy, ami be volt tervezve. Ha egy extra értesítésnek csak a nevét vagy a jellegét írod át, a már betervezett küldések megmaradnak. Ha az időzítést vagy a feltételeket változtatod, azok az új beállítás szerint terveződnek újra.
• Csak címmel megírt push is bekapcsolható az extra értesítésnél, szöveg nélkül a címe megy ki.

Gyakori kérdések

Az alap emlékeztető is kimegy, ha extra emlékeztetőt készítek? Igen. Az extra értesítés az alap üzenet mellett megy ki, nem helyette.

Küldhetek PDF-et a vendégnek egy bizonyos szolgáltatás előtt? Igen. Készíts extra emlékeztetőt (például 6 órával a kezdés előtt), a Kinek menjen ki? lépésben válaszd ki a szolgáltatást, és az e-mailhez csatold a PDF-et. Ha SMS-t is küldesz, tedd bele a Csatolmány linkje változót.

Küldhetek több emlékeztetőt a bérlet lejárata előtt? Igen. Készíts annyi extra értesítést A bérlet lejárata előtt eseménnyel, ahány emlékeztetőt szeretnél, mindegyiket más időzítéssel (például 14 és 3 nappal előtte).

Miért nem ment ki egy üzenet? A Kiküldött üzenetek naplóban a ki nem ment üzeneteknél látod az okát, például teszt üzemmód, leiratkozás vagy tiltólista.

Miért nincs kuponkód a születésnapi e-mailben? Mert a kód lejárt, szüneteltetve van, vagy már nincs meg a promó kódjaid között. Ilyenkor az e-mail kedvezmény nélkül megy ki, hogy a vendég ne kapjon beválthatatlan kódot. A szerkesztőben látod az okát, és ott javíthatod.

Mibe kerül? Az e-mail és a push értesítés díjmentes. Az SMS darabára, mint minden értesítő SMS-nél, a kommunikációs egyenlegedből megy (Fiók → Üzenetek és egyenleg), és előbb a havi ajándék fogy. Fedezet nélkül az SMS nem megy ki, és az oldal figyelmeztet.

Kapcsolódó

• Automatizációk áttekintés
• Sablonok és csatornák
• SMS értesítések és díjuk
• Logok és analitika