Vendégkártya

A vendégkártya azt rögzíti, ami alkalomról alkalomra változik: testsúly, centiméterek, gépbeállítás, bőrreakció, fotók. Ugyanaz, amit eddig papíron vezettél, azzal a különbséggel, hogy a változást nem neked kell fejben tartanod.

Az ügyfélprofilban találod, a Vendégkártya fülön.

A naptárból közvetlenül is eléred. Telefonon nyisd meg az időpontot, és a vendég neve alatt koppints a Vendégkártya gombra: a profil rögtön ezen a fülön nyílik, ahol felül ott az Új alkalom gomb. Számítógépen az időpont paneljén a Műveletek menüben találod a Vendégkártya sort.

A vendégkártya nem ugyanaz, mint az Űrlapok. Az űrlap a vendéghez megy ki, egyszer tölti ki, és aláírja. A vendégkártya belső: te vezeted, minden alkalomnál, és a lényege az alkalmak összehasonlítása.

Mire jó?

• Lézeres szőrtelenítésnél, szoláriumnál: a következő alkalomnál egy koppintással behozod az előző beállításokat. Nem kell emlékezetből dolgozni, és a helyettesítő kolléga is látja, mivel ment az előző kezelés.
• Alakformálásnál, diétánál: a súly és a kerületek alakulása egy grafikonon, a különbség pedig minden kártyán ott van.
• Arckezelésnél: használt készítmények, hámlasztás erőssége, előtte-utána fotó.
• Masszázsnál: kezelt terület, nyomáserősség, fájdalomszint a kezelés előtt és után.

Három réteg, amit érdemes érteni

1. Sablon. Ez mondja meg, mit mérünk. Kezeléstípusonként más, ezért teljesen szabadon összeállítható. Beállítások, Vendégkártya menüpont alatt szerkeszted.

2. Kártya. Egy vendég + egy sablon. Alapból egy folyamatos kártya van, amire gyűlnek az alkalmak. Ha új kúra kezdődik, indíthatsz újat: a régi lezárul, de megmarad.

3. Alkalom. Egy sor a kártyán. Ide kerülnek az aznapi értékek és fotók.

Első kártya három lépésben

1. Nyisd meg a vendéget, válaszd a Vendégkártya fület, majd a Kártya létrehozása gombot.

2. Válassz sablont. Ha még nincs sajátod, a Sablonkönyvtárból másolhatsz egyet: Lézeres szőrtelenítés, Alakformálás és testmérés, Diéta konzultáció, Szolárium, Arckezelés, Masszázs. A másolat a tiéd, szabadon átszabhatod.

3. A kártya rögtön megnyitja az első alkalmat. Ez lesz a kiindulás: minden későbbi alkalom ehhez viszonyít.

Alkalom rögzítése

Az Új alkalom gombra kattintva jobbról becsúszik a rögzítő panel. Ami itt segít:

• A kártya fejléce is itt van. A bőrtípust (Fitzpatrick), a kontraindikációt és a többi, kúránként egyszer kitöltendő mezőt a panel tetején adod meg. Az első alkalomnál nyitva vár, utána egy összefoglaló sor mutatja, és a Szerkesztés gombbal bármikor módosíthatod. Ugyanez a panel nyílik a naptárban az időpontról és a pénztárban is.
• Előző alkalom átvétele. Legfelül egy gomb: egy koppintással behozza az előző alkalom beállításait. Hogy melyik mező jöjjön át, azt a sablonban te döntöd el.
• Az előző érték minden mező mellett. Halvány szürkével ott a legutóbbi szám, hogy legyen mihez viszonyítani.
• Változás azonnal. Ahogy beírod az új értéket, megjelenik mellette a különbség.
• Nagy léptetők. A számmezőket tabletről, a gép mellett állva is kényelmes állítani.
• Fotók. A sablonban megadott fotóhelyekre (elöl, oldal, hátul) mobilról közvetlenül a kamerával fotózhatsz. Minden kép alatt ott a szerepe: Előtte, Utána vagy Közben. A címkére kattintva váltod. Az előtte és utána kép a vendég Fotók fülén párba áll, és készíthető belőle montázs vagy Reel, tehát ugyanazt a képet nem kell kétszer feltölteni.
• A fotóhely szerepe előre beállítható. A sablonszerkesztőben a fotóhelynél megadod, hogy oda előtte, utána vagy közben készült kép kerül. A rögzítésnél ez az alapértelmezés, de alkalomra lebontva felülírható.

A Mentés és új alkalom gombbal egyben rögzíted és nyitod a következőt. Ez akkor hasznos, ha utólag viszed fel egy régebbi kúra alkalmait.

Három nézet ugyanarra az adatra

Kártyák. A napi munkához. Alkalmanként egy kártya, rajta a három kiemelt mérőszám nagyban, mellette a változás az előző alkalomhoz. Zöld jelvény, ha jó irányba mozdult, piros, ha nem.

Táblázat. Ez a papír vendégkártya rácsa: sor = alkalom, oszlop = mező. A szám alatti kis érték mindig az előző alkalomhoz mért különbség, a záró sor pedig a kiindulástól számított összeset mutatja. Innen nyomtatható.

Grafikon. A haladás idősoron. A kilogramm és a centiméter szándékosan külön diagramon van: két különböző skála egy tengelyen félrevezetne.

Vendégút: minden alkalom egy sorban

A kártya tetején, a kúra összesítője alatt a Vendégút sáv a vendég összes időpontját mutatja ebből a kezelésből, a legelsőtől a következőig. Nemcsak azokat, amelyekhez már kitöltötted a kartont.

• Bérletes alkalom: a sávon a bérlet hányadik alkalma látszik, például Bérlet 3/6. Ugyanez a jelvény ott van az alkalom kártyáján is.
• Zöld pötty: ehhez az időponthoz már van alkalom a kartonon. Rákattintva a lista odaugrik.
• Szaggatott keret: volt időpont, de a kartonba nem került alkalom. Rákattintva rögtön megnyílik a rögzítő, az időpont napjával és munkatársával. Az alkalmak listájában is a helyén látszik, egy Karton kitöltése gombbal.
• Következő: a már lefoglalt, jövőbeli időpont.

Ha utólag töltesz ki egy korábbi időpontot, az alkalom időrendben a helyére kerül, a későbbi alkalmak sorszáma pedig eggyel nő. Így a változás mindig a valóban előző alkalomhoz mér.

Mely időpontok tartoznak a kártyához? Azok, amelyek a sablonhoz kötött szolgáltatásokhoz tartoznak, és azok, amelyekhez a kártyán már rögzítettél alkalmat. Új kúra indítása után a régi kúra időpontjai a régi kártyán maradnak. A lemondott és a meg nem jelent időpont nem része az útnak.

Ha a vendégnek még nincs vendégkártyája, a Vendégkártya fülön a vendégút akkor is látszik az időpontjaiból, szolgáltatás-kategóriánként.

Időpont-címkék a vendégúton. Ha az időpontra címkét tettél (Kontroll, Garancia, Próba), a sávon a címke színe és neve látszik, az összesítő pedig darabra megmondja, melyikből hány volt. Részletek: Időpont-címkék.

Kezelt területek táblázatban

Ha a sablonban egy mezőnél be van kapcsolva a Kezelt területenként külön beállítás, az alkalom kártyáján a területek táblázatban látszanak: sor = terület, oszlop = beállítás. Ha a sablonban két választós területi mező van (például Kezelt terület és Részterület), a részterületek a terület alá kerülnek alsorként, például Teljes intim: fent, bent, popó.

Fitzpatrick bőrtípus testrészenként

Ha a bőrtípus testrészenként más, a Fitzpatrick mezőt területenként is megadhatod. A sablonszerkesztőben kattints a mezőre, a Hol szerepel résznél válaszd a Minden alkalom lehetőséget, majd kapcsold be a Kezelt területenként külön beállítást. Ettől kezdve minden kezelt területnél hat színes gomb közül választasz (F1 a legvilágosabb, F6 a legsötétebb). A táblázatban, a kártyán, a nyomtatott PDF-ben és a Manager appban a besorolás színes jelvényként jelenik meg a terület mellett, így ránézésre látszik.

• A fejlécben korábban rögzített bőrtípus nem vész el: az új területek ezzel az értékkel indulnak, és ha kell, átírod.
• A terület duplikálásakor a bőrtípus nem másolódik át, mert az a terület saját tulajdonsága.
• A rendszer azt a választós mezőt ismeri fel Fitzpatrick mezőként, amelynek a nevében szerepel a „Fitzpatrick” szó. A beépített lézeres sablon ilyen.

A Táblázat nézetben egy alkalom annyi sort kap, ahány területet kezeltél rajta. A dátum, a munkatárs és a közös mezők egyszer látszanak, az alkalom összes sorára. A szám alatti változás mindig ugyanahhoz a területhez mér: az áll energiáját az előző alkalom állához, nem a felső ajakhoz. Ha egy terület később kerül be a kezelésbe, az első értéke kiindulás. A záró sorban területenként látod, mennyit változott a beállítás a kiindulás óta.

Ha a területi mezőnél a Grafikonon be van kapcsolva, a Grafikon nézetben minden terület külön vonalat kap. Ha a Kiemelt a kártyán is be van kapcsolva, a kúra összesítőjében a változás a terület nevével jelenik meg, például Energia · Áll +20.

Saját sablon összeállítása

Beállítások → Vendégkártya. Válassz egy sablont, vagy hozz létre újat.

A mezők két szekcióba tartoznak:

• Fejléc mezők: kúránként egyszer töltöd ki. Ide való a magasság, a cél, a bőrtípus, a kontraindikáció.
• Alkalom mezők: minden alkalomnál újra. Súly, gépbeállítás, fotó, megjegyzés.

Sorrendjük húzással állítható. Mezőtípusok: szám, szöveg, hosszú szöveg, egy választás, több választás, igen vagy nem, dátum, skála, fotó, testmérés (testrészenkénti centiméter-rács), címsor és elválasztó.

A négy kapcsoló, ami a viselkedést adja

Kapcsoló	Mit csinál
Kiemelt a kártyán	Az alkalom-kártya előlapján nagyban látszik. Legfeljebb hármat érdemes bekapcsolni.
Grafikonon	Bekerül a Grafikon nézet idősoraiba.
Előzőből átvesz	Az "Előző alkalom átvétele" behúzza. Gépbeállításoknál ez a lényeg.
Kötelező	Enélkül nem menthető az alkalom.

Melyik irány a jó?

Minden számmezőnél megadod, hogy a csökkenés, a növekedés vagy egyik sem a jó irány. Ez dönti el, hogy a változás-jelvény zöld vagy piros lesz. Súlynál és kerületnél a csökkenés a jó, izomszázaléknál a növekedés.

Mezők átnevezése és törlése

A rendszer belső kulcs szerint tárol, ezért a mezők átnevezése és átrendezése a régi alkalmakra is átüt: nem keletkezik kettősség.

Egy mező törlése nem dobja el a korábbi adatot. Az érték a régi alkalmakon "archív mezőként" továbbra is látszik. Így nyugodtan alakíthatod a sablont, nem veszítesz előzményt.

Egy dolgot nem lehet: ha egy mezőhöz már rögzítettetek értéket, a típusa nem változtatható meg (például számból szöveg). A régi értékek az új típussal olvashatatlanok lennének. Ilyenkor vegyél fel új mezőt, a régit pedig töröld: az addigi adatok archív mezőként megmaradnak.

A Bookinda Business alkalmazásban

A sablonokat telefonról is összeállíthatod: Menü → Beállítások → Vendégkártya.

• A listában látod a saját sablonjaidat és a kész sablonokat. Egy kész sablont lemásolhatsz, és átszabhatod a saját kezelésedre.
• A sablon szerkesztőjében felveszed, átnevezed és sorba rakod a fejléc mezőket és az alkalom mezőket, és kiválasztod, mely szolgáltatásoknál ajánljuk fel a kártyát az időpontnál.
• Az Előnézet gomb mintaadatokkal megmutatja, hogyan fog kinézni a kártya.
• Ha egy sablont már használ kártya, törlés helyett archiváljuk, így a korábbi alkalmak megmaradnak.

Sablont a tulajdonos, a vezető és az szerkeszthet, aki jogot kapott a sablonok kezelésére. Aki csak megnézheti, annak a sablon előnézete nyílik meg.

Kártya kitöltése telefonról

A vendég kártyáit is kitöltheted az alkalmazásban, a kezelő mellett állva: Ügyfelek → a vendég profilja → Vendégkártyák.

• A mai alkalom elöl. Ha a vendégnek ma olyan időpontja van, amelyhez sablon tartozik, a lista tetején egy kiemelt sáv jelzi, hogy az alkalom még nincs kitöltve. A Kitöltés most gomb rögtön a rögzítőt nyitja, a mai nappal, az időponttal és a munkatárssal.
• Minden mezőtípus kitölthető: szám, skála, szöveg, választás, igen vagy nem, dátum, testmérés, fotóhely, és a kezelt területenkénti blokkok is (hozzáadás, duplikálás, eltávolítás).
• A legutóbbi érték minden mező alatt ott van, a számoknál a változással együtt. Az Előző alkalom másolása az előző alkalom értékeivel tölti ki a mezőket, utána csak azt írod át, ami változott.
• Fotóhely: a kamera az alkalmazásból nyílik. Az itt készült kép a vendég Fotók részére is felkerül, és ha előtte vagy utána képnek készült, párba áll.
• Kártya részletei: haladás (például 3 alkalom a 6-ból), a kiemelt értékek alakulása grafikonon, az alkalmak útja és a korábbi alkalmak, egy koppintással megnyitva.
• Új kártya, fejléc, kúra lezárása, új kúra indítása szintén megy telefonról. Lezárt kúrára új alkalom már nem rögzíthető, ahhoz új kúrát indítasz (a fejléc adatait átvisszük).

Megosztás a vendéggel és eredmény-kép telefonról

A kártya „…” menüjében (jobb felső sarok) két további sor van, ha megosztási jogod van:

• Megosztás a vendéggel: a lap tetején pontosan látod, mely mezőket fogja látni a vendég (csak a sablonban vendégnek láthatóra állítottakat). Kérhetsz csak linket, vagy elküldheted e-mailben is, a vendég címével előtöltve, saját üzenettel. A linket másolhatod vagy a telefon megosztó lapján továbbküldheted, a lap mutatja a lejáratát (90 nap). A Link visszavonása után a korábban kiadott link azonnal megszűnik.
• Eredmény-kép: névtelenített kép az üzlet közösségi oldalára (Feed 4:5 vagy Story 9:16). Csak a vendég rögzített hozzájárulásával készül el: ha még nincs, a lapon rögzítheted, hogy szóban vagy írásban hozzájárult, és ugyanitt vissza is vonhatod. A fotó tetejét mindig levágjuk (legalább 18%, állítható), a képen nincs név és pontos dátum. A képet a szerver készíti, ugyanúgy, mint a weben, és a Kép mentése, megosztása gombbal elmentheted vagy rögtön továbbküldheted. A kép feliratai az üzlet nyelvén jelennek meg.

Nyomtatás. A kártya három pont menüjében a Nyomtatás (PDF) elkészíti a kártya táblázatát: fekvő lap az üzlet nevével vagy logójával, a vendég nevével, a fejléc adataival, alkalmanként egy sorral (kezelt területenként külön alsorral), a változásokkal és a záró sorral. A telefon megosztó lapja nyílik meg: onnan kinyomtathatod, megnyithatod vagy elmentheted. Ugyanazt a táblázatot kapod, amit a weben a Táblázat nézetből nyomtatsz.

Hasonlítsd össze két alkalom fotóit. A kártya „…” menüjében a Fotók összehasonlítása lehetőséggel egymás mellé teheted két alkalom fotóját, és montázst is készíthetsz belőlük. Ehhez legalább két olyan alkalomra van szükség, amelynél ugyanahhoz a fotóhelyhez tartozik kép.

A vendég alkalmait vendégkártya nélkül is láthatod. Ha a vendégnek még nincs vendégkártyája, a Vendégkártyák képernyőn a Vendégút akkor is megmutatja a korábbi és a már lefoglalt alkalmait.

Kapcsolódás a többi funkcióhoz

• Időpont. A sablonhoz szolgáltatásokat köthetsz. Ha bekapcsolod a Kitöltés kötelező fizetés előtt beállítást, az adott szolgáltatás időpontja jelzést kap, amíg a kártya nincs kitöltve. Az alkalom szolgáltatását az időpontból vesszük, nem kell külön megadnod.
• Fotók fül. Az alkalomhoz feltöltött fotók a vendég Fotók fülén is megjelennek, a beállított szerepükkel: az előtte és utána képek párba állnak, és ott készül belőlük a montázs és a Reel. A közben készült kép a haladást mutatja, nem áll párba.
• Fotó levétele az alkalomról. Ha egy fotót leveszel az alkalomról, az a vendég Fotók fülén megmarad. Fotót véglegesen törölni csak a tulajdonos és a vezető tud, a Fotók fülön.
• Kártya vagy alkalom törlése. A fotók ilyenkor megmaradnak a galériában, nem vesznek el. Alkalom törlése után a későbbi alkalmak sorszáma eggyel csökken, így a számozás folyamatos marad.

Jó tudni a rögzítésről

• A kötelező mezőket a rendszer mentéskor kéri számon, a kötelező fotóhelyet is: ha hiányzik, megmondja, melyik mező az.
• Az alkalmak sorszáma a dátumot követi. Ha utólag átírod egy alkalom napját, a sorszámok maguktól újrarendeződnek.
• Egy időponthoz egy kártyán egy alkalom tartozik. Ha már rögzítetted, a rendszer a meglévőt nyitja meg, nem készül belőle második.
• Az alkalomhoz csak a kártya vendégének időpontja köthető.

Ki láthatja?

Munkatársanként állítható a Beállítások → Munkatársak és jogosultságok → Hozzáférés és jogosultságok fülön, a Vendégkártya csoportban: megtekintés, alkalmak rögzítése, mások bejegyzésének szerkesztése, sablonok kezelése, kártyák törlése, és külön az érzékeny sablonok megtekintése.

Alapból minden munkatárs látja és rögzíti a kártyákat, mert ez napi munkaeszköz. A sablonok szerkesztése és a törlés viszont külön engedélyhez kötött.

• Mások bejegyzésének szerkesztése: ha ezt kikapcsolod valakinél, ő csak a saját maga által rögzített alkalmat tudja módosítani.
• Csak saját vendégek: akinek az ügyfél-hozzáférése a saját vendégeire szól, az a vendégkártyákat is csak azoknál a vendégeknél látja, akikkel volt időpontja.
• Fotó az alkalomhoz: az adhat hozzá fotót, akinél a Fotók feltöltése jog nincs kikapcsolva.

Ha egy sablon érzékeny adatot tartalmaz (testsúly, fotó), jelöld meg érzékenynek a sablon beállításainál. Az ilyen kártyát csak az látja, aki külön engedélyt kapott rá: a többieknél a vendég kártyái között és az időpontnál sem jelenik meg.