Fogadd várólistára a vendégeket, ha nincs szabad időpont

Ha minden időpontod foglalt, a vendégek várólistára jelentkezhetnek. A Bookinda automatikusan értesítheti őket, ha felszabadul egy megfelelő időpont, így lehetőségük lesz nálad foglalni, ahelyett, hogy másik szolgáltatót keresnének.

Kétféleképpen kerülhet vendég a várólistára

Az online foglalási oldalról

Ha a vendég kiválaszt egy szolgáltatást és egy napot, de nincs szabad időpont, megjelenik a "Kérek értesítést, ha felszabadul ezen a napon" gomb. Megadja az e-mail-címét és a telefonszámát, majd a gombra kattintva felkerül a várólistára.

Te is felveheted

A naptárban kattints a Várólista oldalsávot megnyitó óra ikonra a fejléc jobb oldalán. Kattints a "Várólistára felvesz" gombra, majd válaszd ki a vendéget, a szolgáltatást és a neki megfelelő dátumtartományt. Ez például akkor hasznos, ha telefonon egyeztettek: "Szerdára minden időpont foglalt, de szólok, ha felszabadul egy hely."

Ha egy szolgáltatásnak több változata van, azt is megadhatod, melyiket kéri a vendég. A listában minden változat külön sorban jelenik meg, például így: „Hajvágás · Hosszú haj”. Amikor a bejegyzésből foglalsz időpontot a vendégnek, a foglalás a kiválasztott változattal indul.

Mi történik automatikusan?

Amikor lemondasz egy időpontot, és ezzel felszabadul egy hely:

• A Bookinda ellenőrzi, van-e olyan vendég a várólistán, akinek megfelel a szolgáltatás és a dátum.
• Azonnal e-mailt küld a megfelelő vendégnek egy "Ide kattintva foglalhatsz" linkkel.
• Az kapja meg az időpontot, aki először kattint a linkre és megerősíti a foglalását.

A várólista automatikus értesítése segíthet újra betölteni a lemondás miatt felszabadult időpontot.

A foglalások közötti szabad idő ellenőrzése

A Bookinda óránként ellenőrzi a foglalások közötti rövid szabad időszakokat a Rés-vadász funkcióval. Ha például két időpont között van 30 szabad perc, megkeresi azokat a várólistás vendégeket, akiknek a kért szolgáltatása belefér ebbe az időbe.

Így a rövidebb szabad időszakokat is könnyebben töltheted fel foglalásokkal.

A várólista kezelése

A naptár jobb oldalán található Várólista oldalsávban a következőket látod a várakozókról:

• A vendég neve
• A kívánt szolgáltatás
• A megfelelő dátumtartomány
• A várólistára jelentkezés időpontja

Egy bejegyzésből kattintással is készíthetsz foglalást, például ha felszabadult egy hely, és beírod Annát keddre 14:00-ra. A vendég megerősítő e-mailt kap.

A webes felületen a várakozó sorában lévő hárompontos menüből szerkesztheted a kérését, és beállíthatod a fontosságát: Normál, Fontos vagy Sürgős. A sürgős és a fontos kérések a lista elejére kerülnek. A keresővel név vagy telefonszám alapján találod meg a vendéget. Az Archív fülön a várólistáról levett vendéget visszateheted a várakozók közé, vagy véglegesen törölheted a kérését.

A vendég profilján

Ha a vendég várólistán van, a profilja tetején egy kártyán látod a kért szolgáltatást, a kívánt napot és napszakot, a munkatársat, valamint azt, hogy mióta vár. A kártya azt is jelzi, ha a vendég már kapott értesítést.

• A Megnyitás a várólistán gomb vagy a neve melletti Várólistán jelvény a naptárba visz. Itt megnyílik a várólista, és kiemelve látod a vendég kéréseit az ajánlott szabad időpontokkal együtt.
• Az X gombbal elrejtheted a kártyát ennél a vendégnél. Ha új kérése lesz, a kártya újra megjelenik.
• A tulajdonos és a vezető ugyanitt minden vendégnél kikapcsolhatja a kártyát. Visszakapcsolni a naptár várólistapaneljének hárompontos beállítási menüjében, a Kártya a vendég profilján lehetőséggel lehet. A név melletti jelvény ettől függetlenül látható marad.

Foglalás után a vendég már nem kap értesítéseket

Ha a várólistáról foglalsz időpontot a vendégnek, vagy új időpontot rögzítesz neki arra a szolgáltatásra, amelyre vár, mentéskor automatikusan átkerül a Lefoglalva fülre a foglalt időpontjával együtt. Ezután nem kap több értesítést a felszabaduló időpontokról. A foglalásra a szokásos árak, az időpontütközések ellenőrzése és a visszaigazolás vonatkozik, ugyanúgy, mint bármely más új időpontnál.

A felszabadult időpontot később is megnyithatod

Ha egy jövőbeli időpontot lemondanak, és az megfelel valamelyik várakozónak, a Bookinda Business alkalmazásban a lemondott időpont adatlapján később is látható a Felszabadult időpont sor. Itt megnézheted, melyik vendégnek megfelelő az időpont, foglalhatsz neki, felhívhatod, vagy e-mailben értesítheted a szabad helyről. A tulajdonos, a vezető és a recepció értesítést is kap erről, ha a telefonján engedélyezve vannak az alkalmazás értesítései.

A webes naptárban lemondás után azonnal megjelenik a Felszabadult egy időpont! ablak, ha az időpont megfelel valamelyik várakozónak. Innen e-mailben értesítheted a vendéget, vagy a Foglalás most gombbal megnyithatod az előre kitöltött foglalást. Az ablakot később is megnyithatod: kapcsold be a naptár beállításaiban a lemondott foglalások megjelenítését, majd kattints a lemondott időpontra. A panel tetején lévő Felszabadult időpont sávban kattints a Megnézem gombra. Az innen indított foglalás mentésekor a várakozó automatikusan a Lefoglalva fülre kerül.

Ki mit láthat és módosíthat?

• A várólistát mindenki megnézheti.
• Vendéget felvenni, a kérését módosítani, a várólistáról levenni és értesíteni az tud, aki időpontot is foglalhat. A tulajdonos és a vezető ezt mindig megteheti.
• A vendég telefonszámát és e-mail-címét csak az látja, akinek van jogosultsága az elérhetőségek megtekintéséhez.
• A várólistáról levett vendég az Archív fülre kerül, ahonnan egy koppintással visszatehető.

A Bookinda Business alkalmazásban

A várólistát a naptár nézetválasztó lapján, a Várólista sorra koppintva nyithatod meg. Három fület találsz: Várakozók (a sürgős kérések és a régóta várók vannak elöl), Lefoglalva és Archív. Egy várakozóra koppintva látod, milyen szolgáltatást és mikorra kér, valamint a neki megfelelő szabad időpontokat. Egy koppintással foglalhatsz neki, felhívhatod, vagy értesítettnek jelölheted. Új várakozót a jobb felső gombbal vehetsz fel: add meg a vendéget, a szolgáltatást, a munkatársat (vagy válaszd, hogy bárki megfelelő), a napot, a napszakot, a fontosságot és a megjegyzést.

Beállítások

A Beállítások → Online Foglalás → Várólista alatt:

• Várólista bekapcsolva: a várólista be- és kikapcsolása.
• Auto-értesítés lemondáskor: automatikus e-mail küldése, ha felszabadul egy időpont.
• Rés-vadász: az óránkénti háttérellenőrzés bekapcsolása.
• Értesítő szöveg: a vendégeknek küldött e-mail szövegének testreszabása.

Tippek

• Érdemes akkor is bekapcsolva hagyni a várólistát, ha még vannak szabad időpontjaid. Előfordulhat, hogy egy vendégnek éppen olyan időpont lenne megfelelő, amely már foglalt, ilyenkor várólistára jelentkezhet.
• Különösen hasznos lehet a várólista a keresett szolgáltatásoknál és időszakokban, például péntek esti hajvágásnál vagy az ünnepek előtti hetekben.
• Nézd át rendszeresen a régi bejegyzéseket, és az oldalsávból töröld azokat, amelyek már nem aktuálisak. Egy 2 hónapja jelentkezett vendég például lehet, hogy időközben másik szolgáltatónál foglalt.