Ismerd meg a naptárat

A naptárban egy képernyőn látod az összes időpontot, a nem foglalható időszakokat és az érkező vendégeket. Ez a cikk bemutatja a felületet és a jelzéseit, hogy könnyen eligazodj, és a többi naptáras útmutatót is megértsd.

A naptár megnyitása

Kattints az oldalsávban a Naptár menüpontra, vagy mobilon az alsó menü Naptár gombjára. Belépéskor a Bookinda automatikusan a mai napot mutatja.

Mit látsz a képernyőn?

• Munkatárs oszlopok: minden kolléga saját függőleges oszlopot kap. Az oszlop fejlécében látszik a profilkép, a név és az aznapi munkaidő.
• Erőforrás oszlopok: a szobák és eszközök is megjelenhetnek oszlopként, ha bekapcsolod őket a szűrőben.
• Időrács: 30 perces sávokra osztja a napot. Az aktuális időt piros vízszintes vonal jelzi.
• Időpontkártyák: a szolgáltatás kategóriájához tartozó színnel jelennek meg. A bal szegély színe az állapotot mutatja.
• Blokkidő: szürke átlós csíkok jelzik a nem foglalható időszakokat, például a szünetet, a megbeszélést vagy a képzést.

A fejléc

A naptár tetején válthatsz a dátumok és a nézetek között:

• ← / →: a kiválasztott nézettől függően napok, hetek vagy hónapok között léphetsz.
• Ma: visszaugrik a mai napra.
• Dátumválasztó: egy kis naptárat nyit meg, ahol bármelyik dátumot kiválaszthatod.
• Munkatárs és erőforrás szűrő: megadhatod, kik és milyen erőforrások jelenjenek meg a képernyőn.
• Nézet váltó: Napi, 3 napos, Heti, Havi. Mobilon az ikonokat egy legördülő menüben találod.

Mennyire foglaltak az egyes napok?

Nyisd meg a dátumválasztót: a jelzésekből rögtön látod, mennyire foglaltak az egyes napok.

• Vékony sáv a dátum alatt: a kitöltött rész azt mutatja, hogy a csapat beosztott munkaidejének mekkora része foglalt. A zöld szín azt jelenti, hogy még bőven van szabad hely, ezt követi a sárga és a narancs. A piros szinte teljes foglaltságot jelez. Az üres, szürke sáv azt jelenti, hogy van beosztott munkatárs, de még nincs foglalás.
• Átlós csíkozás: aznap nincs beosztva senki. Így időben észreveheted a hiányzó műszakot, mielőtt valaki foglalna.
• Kis narancs pötty: van foglalás olyan munkatársnál, akinek aznap nincs műszakja. Érdemes ellenőrizni, mert ez a foglalás senkinek a beosztott munkaidejébe nem esik bele.

Számítógépen vidd az egeret egy nap fölé a pontos adatokért, például: „64% foglalt · 3 munkatárs beosztva”. A csoportos órák az óra minden oktatójánál beleszámítanak a foglaltságba. A százalékot ugyanúgy számoljuk, mint a naptár alján lévő sáv Kihasználtság értékét, így a kettő mindig egyezik. A számítás a kiválasztott helyszínt és a számodra látható munkatársakat veszi figyelembe.

Munkatárs és erőforrás szűrő

A szűrő gombbal az alábbi előre beállított nézetek közül választhatsz:

• Beosztott munkatársak: csak az aznap dolgozó kollégák. A napi munkához ez a legpraktikusabb.
• Minden munkatárs: a teljes csapat, azok is, akik nincsenek beosztva.
• Minden erőforrás: csak a szobák és eszközök.
• Munkatársak és erőforrások: a teljes csapat, valamint a szobák és eszközök együtt.

A Naptár beállítások alatt, az Alapértelmezett munkatársnézet résznél választhatod ki, melyik nézettel nyíljon meg a naptár: a beosztott munkatársakkal vagy minden munkatárssal, erőforrások esetén pedig a munkatársakkal és erőforrásokkal. Ez a vállalkozás egészére érvényes, minden eszközön és minden belépésnél. Napközben a szűrővel bármikor átválthatsz, a következő megnyitáskor azonban újra a beállított nézet fogad. Ha egyenként választottad ki a megjelenő munkatársakat, a naptár ezt megjegyzi, és az alapértelmezett nézet nem írja felül.

Bármelyik előre beállított nézetben egyenként is be- és kikapcsolhatod a munkatársak vagy erőforrások megjelenítését. A kijelölt erőforrások (szobák, eszközök) nemcsak a napi, hanem a 3 napos és heti nézetben is megjelennek, ugyanúgy, mint a munkatársak: a rácsban saját oszlopként, a listás elrendezésben saját sorként.

Oszlopsorrend és naptárbeállítások

A munkatársak oszlopait a fejlécüknél fogva húzhatod arrébb, így balra helyezheted azokat, akiknek a naptárát leggyakrabban nézed. A fogaskerék ikon a Naptár beállításokat nyitja meg. Itt állíthatod be az időintervallumot, a kezdő nézetet, az alapértelmezett munkatársnézetet, az időpontok színének forrását, a lemondott foglalások megjelenítését és a vízszintes elrendezést.

Az oszlopsorrendet és ezeket a beállításokat a Bookinda a vállalkozásodhoz menti, nem az éppen használt böngészőhöz. Elég egyszer beállítanod: a pultnál használt számítógépen, otthon és a telefonon is ugyanaz a naptár fogad, akkor is, ha a csapat külön bejelentkezésekkel dolgozik. Ha bárhol módosítod, a következő betöltéskor mindenki az új elrendezést látja.

Mit mutatnak az időpontkártyák?

Az időpontkártyán egy pillantással áttekintheted a legfontosabb adatokat:

• Vendég neve és kör alakú, monogramot tartalmazó profilkép.
• Szolgáltatás neve a kategória színsávjával.
• Időtartomány és teljes időtartam.
• Ár, vagy 0 Ft, ha az időpontot előre kifizetett bérlet fedezi.
• Állapot színe a bal szélen.
• Erőforrás türkiz színnel és kis ikonnal, ha van hozzárendelve.
• Kiegészítők felsorolva a kártyán, például „+Géllakk (30 perc)”.
• Bérletjelvény lilával, ha a foglalás a vendég bérletének egy alkalmát használja fel.

Az időpont részletei egy helyen

Vidd a kurzort egy időpont fölé, és a megjelenő információs buborékban láthatod a vendég elérhetőségeit, a szolgáltatás részleteit árakkal, a munkatársat, az erőforrást, a kiegészítőket, a belső megjegyzéseket és az aktuális állapotot. Mobilon egy koppintással nyithatod meg ugyanezeket a részleteket az oldalsó panelben.

A Bookinda Business alkalmazásban

• Élő frissítés: a Naptár ugyanazt az élő kapcsolatot használja, mint a webes naptár. Ha a pultnál vagy egy másik telefonon foglalást vesznek fel, helyeznek át vagy mondanak le, a változás pár másodpercen belül nálad is megjelenik. Ha a kapcsolat megszakad, a naptár percenként automatikusan frissül, és lehúzással bármikor frissítheted. Amikor az alkalmazás a háttérbe kerül, bontja a kapcsolatot, így nem meríti az akkumulátort.
• Mennyire foglaltak az egyes napok? A napi nézet heti sávjában a dátum alatti színes sáv mutatja a nap foglaltságát (zöld, sárga, narancs, piros), ugyanazzal a számítással, mint a weben. A napi nézet fejlécében a nap foglaltsága, a munkatársak oszlopfejlécében pedig az adott munkatárs foglaltsága látszik százalékban. A dátumválasztó megnyitásához koppints fent a dátumra. Itt a hónap minden napja alatt megjelenik a sáv: a rövid szürke sáv azt jelenti, hogy nincs beosztva senki, a narancs pötty pedig beosztás nélküli munkatárs foglalását jelzi.
• Tartozással érkező vendégek: ha a megjelenített napon olyan vendéged érkezik, akinek rendezetlen tartozása van, a napi nézet tetején egy sáv mutatja az érintett vendégek számát és a tartozás összegét. Koppints a sávra a listához, ahonnan megnyithatod a vendég adatlapját. Az időpontkártyáján narancssárga felkiáltójel is jelzi a tartozást.
• Lásd, ha egy vendég éppen online foglal: a naptárban kék Bejövő online foglalás kártya jelzi az érintett időpontot. A kártyán visszaszámláló mutatja, meddig tartjuk fenn a vendégnek a helyet. Ez idő alatt te is foglalhatsz erre az időpontra.
• Lásd át a napod számokban: a napi nézetben egy egysoros sáv mutatja a nap legfontosabb számait. Koppints rá a részletekért: láthatod a vendégek, az időpontok, a nyitott időpontok és az első látogatások számát, az időpontok értékét, valamint a nap foglaltságát. A lemondott időpontok és a tesztfoglalások nem számítanak bele.
• Termek és eszközök: koppints a jobb alsó kerek gombra (Nézet és szűrők), és válaszd a Termek és eszközök lehetőséget. Ekkor minden terem vagy gép külön oszlopban jelenik meg a foglalásaival és a lezárásaival. A szoláriumgépeknél a heti nyitvatartáson kívüli időszak szürke. Üres időszakra koppintva foglalást vehetsz fel vagy lezárhatod a gépet. Egy lezárásra koppintva törölheted azt.
• Kiket mutasson: ugyanezen a lapon ugyanazokból a nézetekből választhatsz, mint a weben: Beosztottak, Mindenki (a teljes csapat), Termek és eszközök, illetve Csapat, termek és eszközök (előbb a csapat oszlopai, utána a termek és a gépek). Ha a Naptár beállításokban megadtál alapnézetet, az alkalmazás is azzal nyílik meg, mint a webes naptár. A munkatársakat egyenként is kijelölheted.
• A munkatárs oszlopának menüje: koppints a munkatárs nevére az oszlopa tetején, akár a heti rácsban is. Innen megnyithatod csak az ő naptárát napi, 3 napos, heti vagy havi nézetben, új időpontot vagy időblokkot vehetsz fel neki az adott napra, szerkesztheted az aznapi műszakját, vagy megnyithatod az adatlapját. A műszak szerkesztése ugyanabban a szerkesztőben történik, mint a Csapat, Beosztás fülön, és ugyanazok a jogosultságok érvényesek rá.
• Áthelyezés húzással: tarts nyomva egy időpontot, amíg a telefon rezeg, majd húzd az új helyére: másik időpontra, másik munkatárs oszlopába, vagy a heti rácsban másik napra. A képernyő széle felé húzva a rács automatikusan görget. Elengedés után egy panel mutatja a régi és az új időpontot, figyelmeztet az ütközésre vagy arra, ha a munkatárs akkor nincs beosztva, és megkérdezi, szeretnéd-e értesíteni a vendéget. Kifizetett időpontot nem lehet húzással áthelyezni. Több szolgáltatásból álló foglalásnál csak a húzott sor kerül át, ugyanúgy, mint a webes naptárban. A teljes foglalást az időpont adatlapján, az Átütemezés gombbal helyezheted át.
• Óra, megbeszélés, szünet és lezárás áthelyezése húzással: a csoportos órát, a megbeszélést, a szünetet, a blokkidőt és a terem vagy gép lezárását ugyanígy, nyomva tartva húzhatod át. Ugyanazok a szabályok érvényesek rájuk, mint a webes naptárban. Ha egy órát másik munkatárs oszlopába húzol, ő lesz az oktatója. Ha már vannak résztvevők, a megjelenő panel megkérdezi, szeretnéd-e értesíteni őket. A megbeszélésnél csak az időpont változik, a résztvevők értesítést kapnak. Ismétlődő zárolásnál választhatsz: Csak ez az egy vagy Ez és a későbbiek. A zárolás napja nem változik. A terem- és eszköznézetben a lezárás másik gépre is áthúzható. A csoportos óra által létrehozott lezárást nem lehet húzással áthelyezni, azt az óránál módosíthatod. Minden módosításhoz a megfelelő jogosultság szükséges (órarend, megbeszélések, blokkidő), és a módosítás engedélyezését a szerver ellenőrzi.
• Élő frissítés minden képernyőn: az Áttekintés és a megnyitott időpont is ugyanazt az élő kapcsolatot használja. Ha valaki a pultnál módosítja az időpontot vagy új foglalást vesz fel, a képernyő pár másodpercen belül frissül, amíg az alkalmazás nyitva van.

Mit olvass tovább?

Ha most ismerkedsz a naptárral, ebben a sorrendben érdemes haladnod:

1. Napi nézet alapok
2. Heti és havi nézet
3. Időpontok létrehozása