Időpontok szerkesztése
Módosíthatod a meglévő foglalások dátumát, időpontját és szolgáltatásait. Beállíthatod a munkatársat, az erőforrásokat, a kiegészítőket, az extra időt és a kedvezményeket is.
Időpontok szerkesztése
Módosítanál egy meglévő foglalást? Az időpont szerkesztésével megváltoztathatod a dátumot, a kezdési időt, a szolgáltatásokat és a hozzájuk tartozó beállításokat.
Időpont megnyitása
Kattints bármelyik időpontkártyára a naptárban az időpont oldalsó paneljének megnyitásához.
Az időpont áttekintő panelje
Az időpontra kattintva megnyílik egy oldalsó panel, amelyen a következőket látod:
- Ügyfél adatok: Név, telefonszám, e-mail-cím és gyors műveletek
- Szolgáltatások listája: Minden foglalt szolgáltatás kezdési és befejezési ideje, időtartama, munkatársa és erőforrása
- Kiegészítők: A szolgáltatásokhoz csatolt kiegészítők típus szerint csoportosítva, például „4x Kiegészítő neve +120 Ft”
- Extra idő: A feldolgozási idő, valamint a szolgáltatás előtti és utáni blokkidő jelzései
- Szolgáltatás kérdések: Összecsukható rész a kérdésekre adott válaszokkal, alapértelmezetten összecsukva
- Űrlapok: A csatolt űrlapok és kitöltési állapotuk
- Megjegyzések: Az ügyfélhez és az időponthoz tartozó megjegyzések
- Fizetési feltételek: Előleg vagy előleg nélküli foglalás kiválasztása
- Fizetés: Végösszeg és fizetési lehetőségek
Szolgáltatáskártyák az áttekintőben
Az időpont paneljén minden szolgáltatáskártyán látható:
- Szolgáltatás neve (bérletjelvénnyel, ha bérletből foglalták)
- Időtartomány (például 09:00-10:00)
- Időtartam (például 60 perc)
- Munkatárs neve
- Erőforrás (ha van hozzárendelve, a neve türkiz színben, eszközikonnal jelenik meg)
- Kiegészítők (lila jelvényeken, mennyiséggel, névvel, időtartammal és árral)
- Extra idő jelzők (a szolgáltatás előtti és utáni blokkidő, valamint a feldolgozási idő)
- Elérhetőségi figyelmeztetések (sárga vagy piros jelzés, ha a munkatárs beosztásában ütközés van)
- Munkatárs hozzárendelési figyelmeztetés (ha a hozzárendelt munkatárs nem végzi az adott szolgáltatást)
Szolgáltatások szerkesztése
A szolgáltatásszerkesztő megnyitása
- Kattints bármelyik szolgáltatáskártyára az időpont paneljén
- Megnyílik a Szolgáltatás szerkesztése panel
Mit szerkeszthetsz?
Szolgáltatás kiválasztás:
- Válthatsz másik szolgáltatásra
- Kereshetsz a szolgáltatások neve alapján
- Szűrhetsz kategória szerint
Kezdési idő:
- Válassz új kezdési időt a legördülő menüből
- 5 perces lépésekben állíthatod be a kezdést
- Elérhetőségi jelzők mutatják a kiválasztott munkatárs beosztását: zöld (elérhető), sárga (ütközés) vagy piros (nem elérhető)
Időtartam:
- Állítsd be a szolgáltatás időtartamát a növelő és csökkentő gombokkal
- Az időtartam 5 perces lépésekben változik
- A befejezési idő automatikusan frissül
Munkatárs hozzárendelés:
- Válassz másik csapattagot a legördülő menüből
- A kiválasztott munkatárs elérhetősége váltáskor automatikusan betöltődik
- Figyelmeztetés jelenik meg, ha a kiválasztott munkatárs nem végzi ezt a szolgáltatást
Erőforrás hozzárendelés:
- Válassz szobát vagy eszközt a legördülő menüből
- Csak a szolgáltatáshoz kapcsolt erőforrások jelennek meg
- Az erőforrás neve megjelenik a szolgáltatáskártyán és a naptár időpontkártyáján
Ár és kedvezmények:
- Megtekintheted a szolgáltatás eredeti árát
- Kedvezményt adhatsz meg kézzel, százalékosan vagy fix összegként
- Választhatsz a beállításokban előre megadott kedvezményekből
- Megtekintheted a kiszámított végső árat
Extra idő beállítása
A szolgáltatásszerkesztőben kattints az "Extra idő hozzáadása" gombra további időblokkok hozzáadásához:
| Típus | Leírás |
|---|---|
| Feldolgozási idő | Az az idő, amikor a szolgáltatás munkatárs nélkül zajlik, például amíg hat a hajfesték. A munkatárs ezalatt más ügyfeleket szolgálhat ki. |
| Blokkidő előtte | Az időpont kezdete előtt fenntartott idő, például a szoba előkészítésére. Megakadályozza a közvetlenül egymás utáni foglalásokat. |
| Blokkidő utána | Az időpont vége után fenntartott idő, például takarításra. Szünetet biztosít két ügyfél között. |
Minden extra időtípus:
- A növelő és csökkentő gombokkal állítható, 5 perces lépésekben
- Jelzésként jelenik meg a szolgáltatáskártyán
- Beleszámít a teljes időtartamba
- Befolyásolja az elérhetőséget, és megakadályozza az átfedő foglalásokat
Kiegészítők szerkesztése
A kiegészítőket a szolgáltatás szerkesztésekor módosíthatod.
Meglévő kiegészítők
A szolgáltatásszerkesztő panel alján található a Szolgáltatás kiegészítők rész, amely az összes csatolt kiegészítőt mutatja.
A kiegészítők műveleti menüje
Kattints a három pont (⋮) menüre bármelyik kiegészítőnél:
- Szerkesztés: Megnyitja a kiegészítő szerkesztőjét
- Eltávolítás: Eltávolítja a kiegészítőt az adott szolgáltatásból
A menü felfelé nyílik, így a panel széle nem takarja el.
A kiegészítő szerkesztőablaka
A szerkesztőablakban a következőket módosíthatod:
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Időtartam | Az időtartam beállítása 5 perces lépésekben, a növelő és csökkentő gombokkal |
| Mennyiség | A mennyiség növelése vagy csökkentése (például 4x) |
| Ár | Az egységár megtekintése és módosítása |
| Kedvezmény | Százalékos vagy fix összegű kedvezmény alkalmazása |
Új kiegészítők hozzáadása
Ha a szolgáltatáshoz kiegészítőcsoportok kapcsolódnak, a meglévő kiegészítők alatt megjelenik a "Kiegészítő hozzáadása" gomb:
- Kattints a gombra a Kiegészítők választó panel megnyitásához
- Böngészd át a szolgáltatáshoz elérhető kiegészítőcsoportokat
- Válaszd ki a kiegészítőket, és állítsd be a mennyiségüket
- Kattints a Kész gombra, az új kiegészítők megjelennek a listában
A mennyiség megjelenítése
Az azonos kiegészítők csoportosítva jelennek meg, a nevük előtt a mennyiséggel:
- 4x Gél lakk +120 Ft jelenik meg 4 különálló elem helyett
- A végösszeg a mennyiség és az egységár szorzata
A kiegészítők módosításainak mentése
Kattints az Alkalmaz gombra a kiegészítők módosításainak mentéséhez. A szolgáltatás paneljén frissül az összesítés.
Az állapot gyors módosítása
Az időpont paneljén gyorsan módosíthatod a foglalás állapotát:
- Kattints az állapotjelvényre a legördülő menü megnyitásához
- Válaszd ki az új állapotot
- A módosítások automatikusan mentődnek
Elérhető állapotok
- Foglalt: A foglalás kezdeti állapota (kék)
- Megerősített: Az ügyfél megerősítette a foglalást (zöld)
- Megérkezett: Az ügyfél megérkezett (sárga)
- Elkezdődött: A szolgáltatás folyamatban van (lila)
- Befejezett: A szolgáltatás véget ért (zöld)
- Nem jelent meg: Az ügyfél nem jelent meg (piros)
- Lemondott: Az időpontot lemondták (szürke)
A dátum és az idő módosítása
Kezdési idő módosítása
- Nyisd meg az időpont paneljét
- Kattints a megjelenített időre
- Válassz új időt a legördülő menüből
- A befejezési idő automatikusan igazodik a teljes időtartamhoz
Dátum módosítása
- Kattints a dátumra az időpont paneljén
- Válaszd ki az új dátumot a dátumválasztóban
- Erősítsd meg a változtatást
Áthelyezés húzással a naptárban
Az időpontokat a naptárban is áthúzhatod:
- Kattints egy időpontkártyára, és tartsd lenyomva az egérgombot
- Húzd egy új idősávba vagy egy másik munkatárs oszlopába
- Engedd el az időpont áthelyezéséhez
Másik munkatárs hozzárendelése
A hozzárendelt munkatárs módosításához:
- Nyisd meg az időpont vagy a szolgáltatás szerkesztőpaneljét
- Kattints a munkatárs nevére vagy profilképére
- Válassz új csapattagot a legördülő menüből
- A kiválasztott munkatárs elérhetősége automatikusan betöltődik
- Mentsd a változtatásokat
Erőforrás hozzárendelése
Erőforrás hozzárendeléséhez vagy módosításához:
- Nyisd meg a szolgáltatás szerkesztőpaneljét
- Keresd meg az Erőforrás legördülő menüt
- Válassz a szolgáltatáshoz kapcsolt, elérhető erőforrások közül
- Az erőforrás neve megjelenik:
- A szolgáltatáskártyán, az időpont paneljén, eszközikonnal
- A naptár időpontkártyáján, türkiz szöveggel és eszközikonnal
- A naptárban az egérmutatóval megjeleníthető információs buborékban
Szolgáltatások hozzáadása és eltávolítása
Új szolgáltatás hozzáadása
- Kattints a "Szolgáltatás hozzáadása" gombra
- Válassz szolgáltatást a menüből
- Válassz munkatársat, és add meg a beállításokat
- Az új szolgáltatás hozzáadódik a foglaláshoz
Szolgáltatás eltávolítása
- Vidd az egérmutatót egy szolgáltatáskártya fölé
- Kattints a megjelenő kuka ikonra
- A szolgáltatás törlődik a foglalásból
Több szolgáltatás megjelenítése
Minden szolgáltatásnál látható a számított kezdési idő, amely az előző szolgáltatások teljes időtartamán alapul, a kiegészítőkkel, a feldolgozási idővel és a blokkidővel együtt.
Megjegyzések hozzáadása
Az ügyfélhez tartozó megjegyzések
Az ügyfélhez tartozó megjegyzések az összes időpontjánál láthatók:
- Kattints a Megjegyzés hozzáadása gombra az ügyfél adatainál
- Írd be a megjegyzést, és mentsd
- A „Munkatárs figyelmeztetés” jelölésű megjegyzések figyelmeztetésként jelennek meg
Az időponthoz tartozó megjegyzések
Az adott időponthoz belső megjegyzéseket is rögzíthetsz:
- Kattints a megjegyzésmezőbe
- Írd be a szükséges információkat
- A megjegyzések az időponttal együtt mentődnek
A szolgáltatáshoz tartozó kérdések
Ha a foglalt szolgáltatásokhoz egyéni kérdések tartoznak:
- Megjelenik egy összecsukható "Szolgáltatás kérdések" rész
- A rész alapértelmezetten összecsukva jelenik meg, kattints rá a megnyitásához
- Látható a kérdések száma, például „(2)”
- Megtekintheted és szerkesztheted a szöveges, igen/nem, választós, számot vagy dátumot kérő kérdésekre adott válaszokat
- A válaszok az időponttal együtt mentődnek
Időpont törlése
Időpont törléséhez:
- Nyisd meg az időpont paneljét
- Kattints a Törlés gombra vagy a kuka ikonra
- Erősítsd meg a törlést
Megjegyzés: A törölt időpontok nem állíthatók vissza. Ha a foglaláshoz bérletalkalmat használtak fel, az alkalom visszakerül az ügyfél bérletébe.
A módosítások mentése vagy elvetése
Az időpont panelje nyomon követi az összes módosítást:
- A "Változások észlelve" jelzés megjelenik, ha mentetlen módosításaid vannak
- A Mentés gomb aktívvá válik
- Kattints a Mentés gombra az összes változtatás egyidejű mentéséhez
- Kattints a Mégse gombra az összes változtatás elvetéséhez
Példák, mikor használd
1. eset: a vendég másik időpontot kér
Anna telefonál: „Áttehetem a keddi 14:00-s időpontomat szerda 15:00-ra?” Megnyitod a foglalást, módosítod a dátumot és az időt, majd mentesz. A rendszer áthelyezi a foglalást, e-mailt küld az átfoglalásról, és felszabadítja az eredeti idősávot. Mindez 30 másodperc.
2. eset: további szolgáltatás hozzáadása
A vendég hajvágásra érkezik, de festést is szeretne. A recepciós megnyitja a foglalást, a „Szolgáltatás hozzáadása” gombbal kiválasztja a festést és az azt végző munkatársat. A rendszer hozzáigazítja az időzítést, így mindkét szolgáltatás szerepel a foglalásban.
3. eset: munkatárscsere műszak közben
Egy fodrász délben jelzi, hogy beteg. A vezető megnyitja a hátralévő foglalásait, mindegyiknél egy szabad kollégát választ helyette, majd ment. A vendégek számára a váltás észrevétlen marad.
4. eset: kedvezmény korábbi panasz miatt
A vendég legutóbb nem volt elégedett, ezért a szolgáltató mára 20% kedvezményt ígért. A recepciós megnyitja a foglalást, beállítja a szolgáltatás kedvezményét, majd ment. Fizetéskor a csökkentett ár jelenik meg.
5. eset: az időtartam módosítása menet közben
A szolgáltatást 60 percre foglalták, de a vártnál hamarabb véget ér. A fodrász megkéri a recepcióst, hogy módosítsa az időtartamot 45 percre, így a következő vendég korábban érkezhet. A recepciós megnyitja a foglalást, átállítja az időtartamot, majd ment. A következő foglalás automatikusan eltolódik.
A Bookinda Business alkalmazásban
Az időpontot telefonon is ugyanígy szerkesztheted, a webes naptár minden lehetőségével. Nyisd meg az időpontot, koppints a jobb felső három pontra, majd a Szerkesztés sorra. A szolgáltatás alatti Szolgáltatás hozzáadása link ugyanezt a szerkesztőt nyitja meg, rögtön a szolgáltatásválasztóval.
- Szolgáltatásonkénti beállítások: koppints egy szolgáltatásra. Itt állíthatod be a munkatársat, az árat vagy a kedvezményt (5 és 100% között), az időtartamot, a létszámot (többfős szolgáltatásnál), a hatóidőt, az előkészítést és az utómunkát, a termet vagy eszközt, valamint a kiegészítőket (mennyiség, egységár, egy darab időtartama). Egy későbbi szolgáltatásnál a rögzített kezdést is megadhatod.
- Változatok és kapcsolt szolgáltatások: a szolgáltatásváltozatok külön sorban jelennek meg a választóban, a kapcsolt szolgáltatás pedig a részeire bontva látható, ugyanúgy, mint a weben.
- Bérlet és tagság: ha a vendégnek van a szolgáltatáshoz használható bérlete, az alkalmazás megkérdezi, hogy bérletből foglalod-e. A tagsági árat automatikusan alkalmazza és rögzíti.
- Foglalási kérdések: a kérdések a követő kérdésekkel és a figyelmeztetésekkel együtt jelennek meg. A kötelező kérdések megválaszolását mentés előtt kéri az alkalmazás.
- Fizetési feltétel, ismétlődés, intelligens árazás: ugyanúgy működnek, mint a weben. Az ismétlődés a Solo és a Pro csomag része, a kivezetett Start csomagban PRO jelöléssel látható.
- Mentés: a módosítás nem változtatja meg az időpont állapotát, a törölt szolgáltatás pedig lemondásra kerül az időpontból.
A részleteknél a Címkék módosításai azonnal mentődnek. A Megjegyzések listájában hozzáadhatsz, szerkeszthetsz és törölhetsz megjegyzéseket. A három pont alatti Űrlap, fájl vagy fotó sorban űrlapot rendelhetsz az időponthoz, amelyet a vendég telefonon tölthet ki, vagy elküldhetsz neki e-mailben, SMS-ben. Ugyanitt fájlt tölthetsz fel a vendégnek (legfeljebb 25 MB), és fotót készíthetsz. Az Időpont eseményei sor a teljes eseménynaplót mutatja.
Rögzítsd a vendég allergiáit és bőrpróbáit: a három pont alatt az Allergia hozzáadása sorral rögzítheted a vendég allergiáját, annak súlyosságát és a jelentkező reakciót. A rögzített allergiára koppintva szerkesztheted vagy törölheted az adatokat. Azt is rögzítheted, hogy a vendégnek nincs ismert allergiája. Ilyenkor a korábban rögzített allergiái törlődnek. Ugyanitt a Bőrpróba hozzáadása sorral rögzítheted, mit teszteltetek, mikor, ki végezte a bőrpróbát, és mi lett az eredménye.
Az Átütemezés lehetőséggel más napra, más időre vagy másik munkatárshoz helyezheted át az időpontot, ahogyan a webes naptárban másik oszlopba húzással. Csak azok a munkatársak jelennek meg, akik a foglalás minden szolgáltatását végzik, és az ő szabad időpontjaik közül választhatsz. Ha egy foglalás szolgáltatásait több munkatárs végzi, a Szerkesztés alatt soronként cserélheted őket. Kifizetett időpont nem helyezhető át.
A Lemondás ugyanúgy működik, mint a weben: megadhatod az okot, kezelheted a késői lemondási díjat és az előleg visszautalását, valamint értesítheted a vendéget. Megfelelő jogosultsággal a Tiltólistára teszem a vendéget kapcsolót is használhatod. A vendég ezután nem tud online foglalni. A tiltást a profilján vonhatod vissza.
A naptár időpontkártyáin ugyanazok a kis ikonok látszanak, mint a weben: allergia, figyelmeztetés a munkatársaknak, VIP, új vendég, kifizetve, előleg befizetve vagy előlegre vár, bérletből, megjegyzés.
Tippek
- Szolgáltatások szerkesztése a foglaláson belül: bármelyik szolgáltatásra kattintva megnyílik a szerkesztő, nem kell elhagynod a foglalást.
- "Változások észlelve" jelzés: ha mentetlen módosításod van, a rendszer bezárás előtt figyelmeztet, így nem veszíted el véletlenül a munkádat.
- Piros figyelmeztetés ütközés esetén: ha máshol már foglalt munkatársat vagy erőforrást rendelsz az időponthoz, piros figyelmeztetés jelenik meg. Mentés előtt olvasd el.
- Használd a vendégpanelt: kedvezmény vagy szolgáltatáscsere előtt nézd meg a vendég előzményeit, korábbi költéseit és VIP-jelölését. Ezek alapján mérlegelheted, hogyan kezeld a kérését.
- Bezárás az Escape billentyűvel: az Escape megnyomására a panel mentés nélkül bezárul. Hasznos, ha véletlenül másik foglalást nyitottál meg.