Tartsd szabadon a szünetek és más teendők idejét

Zárolj idősávokat a naptárban szünetekhez, megbeszélésekhez vagy személyes teendőkhöz. Így ezekre az időszakokra nem érkezik online foglalás, hacsak külön nem engedélyezed.

Blokkidő létrehozása

1. módszer: Kattintás az idősávra

1. Kattints bármelyik üres idősávra a naptárban
2. A megjelenő menüben válaszd a Blokkidő hozzáadása lehetőséget
3. A foglalási ablak a Blokkidő fülön nyílik meg
4. Állítsd be a blokkidő részleteit, majd kattints a Mentés gombra

2. módszer: A foglalási ablakból

1. Kattints a + Új időpont gombra, vagy húzással jelölj ki egy idősávot
2. Válts a Blokkidő fülre
3. Válaszd ki az érintett munkatársakat
4. Válaszd ki a dátumot és a zárolni kívánt időszakot
5. Adj meg címet, ha szeretnél
6. Kattints a Mentés gombra

A blokkidő típusai

Az alábbi előre megadott típusok közül választhatsz:

• Egyéni: Tetszőleges elfoglaltság saját címmel
• Meeting: Csapatmegbeszélések, egyeztetések
• Takarítás: Helyiségek takarítása, előkészítése
• Képzés: Munkatársak képzése

Több munkatárs kiválasztása

Egyszerre több munkatárs idejét is zárolhatod:

• Mindenki kiválasztása: Az egész csapat idejének zárolása
• Egyéni kiválasztás: Csak a kiválasztott munkatársak idejének zárolása

Online foglalás engedélyezése vagy tiltása

Az Online foglalás engedélyezve kapcsolóval állíthatod be, hogy a vendégek foglalhatnak-e a blokkidőre:

• KI (alapértelmezett): A vendégek ebben az időszakban nem foglalhatnak online
• BE: A vendégek továbbra is foglalhatnak online. Ez olyan belső elfoglaltságok jelöléséhez hasznos, amelyek nem befolyásolják a foglalhatóságot

Ismétlési lehetőségek

A blokkidő ismétlődését is beállíthatod:

• Nincs ismétlés: Egyszeri zárolás
• Naponta: Minden nap
• Hetente: Minden héten ugyanazon a napon
• Havonta: Minden hónapban ugyanazon a dátumon

Blokkidő megtekintése

A blokkidőt ezekről ismerheted fel a naptárban:

• Szögletes sarkok (nincs lekerekítés)
• Szürke átlós csíkos minta
• A megadott címet is látod rajta
• Megjelenése eltér a foglalt időpontokétól

Az összes szünet és blokkidő egy listában

A webes naptár fejlécében a csésze ikonra kattintva nyithatod meg a Szünetek, blokkidők listát. Itt egy helyen látod a mai nap és a következő 30 nap összes szünetét és blokkidejét, és szerkesztheted vagy törölheted őket. Az ismétlődő zárolások egy sorban jelennek meg. A ceruza ikonra kattintva a következő alkalmat nyithatod meg.

Közös szünetsablonok az egész csapatnak

A gyakori szüneteket (kávé, ebéd, takarítás, adminisztráció) sablonként mentheted. A sablonnal egy koppintással kitöltheted a megnevezést és az időtartamot. A sablonok a vállalkozásodhoz tartoznak, nem a böngésződhöz: mindenki ugyanazokat látja a weben és a telefonon is. A két beépített sablon (kávészünet, ebédszünet) nem törölhető. A saját sablonjaidat bármikor törölheted, a már felvett szünetek ettől nem változnak. Ha korábban a böngésződben mentettél sablont, az első megnyitáskor automatikusan átkerül a vállalkozás közös listájába.

Ki kinek az idejét zárolhatja?

• A tulajdonos és a vezető bármelyik munkatárs idejét zárolhatja.
• Akinek a hozzáférési szintjén be van kapcsolva a minden munkatárs blokkideje jogosultság, szintén bármelyik munkatárs idejét zárolhatja.
• Akinek csak a saját blokkidő jogosultsága van, kizárólag a saját blokkidejét hozhatja létre, módosíthatja vagy törölheti. Ez az ismétlődő sorozatokra is érvényes. A többiek blokkidejét megnézheti, de nem módosíthatja.

Egy zárolás legfeljebb 24 óráig tarthat

A zárolás befejezésének mindig a kezdés után kell lennie. Egy zárolás legfeljebb 24 óráig tarthat, a telefonos alkalmazásban pedig legfeljebb éjfélig. Ha éjfél után ér véget (például 22:00-kor kezdődik és 3 órán át tart), a befejezés a következő napra kerül. Ha több napra szeretnél zárolást beállítani, az ismétlődésnél válaszd a Naponta lehetőséget.

Ismétlődő szünet egy lépésben

Az ismétlődő szünetet egy lépésben hozhatod létre: naponta, hetente a kiválasztott napokon, havonta vagy egyéni gyakorisággal, minden N. napon, héten vagy hónapban. A rendszer a vállalkozás időzónáját használja, így a szünet az óraátállítás után is ugyanabban az időpontban kezdődik. Legfeljebb egy évre előre, maximum 365 alkalomra állíthatod be.

Módosításnál és törlésnél kiválaszthatod, mely alkalmakat érintse a változtatás: csak ezt, ezt és a későbbieket, vagy az összeset. Több munkatárs esetén azt is megadhatod, hogy csak egyikükre vagy mindenkire vonatkozzon. A teljes sorozat megnevezését, kezdési idejét, időtartamát és a két kapcsoló beállítását egyszerre módosíthatod. A napot és a munkatársat csak egy adott alkalomnál változtathatod meg. Meglévő zárolás szerkesztésekor a rendszer az eredeti bejegyzést módosítja, nem törli és hozza létre újra.

A Bookinda Business alkalmazásban

• Két koppintás: a naptárban koppints egy üres helyre, majd a Szünet vagy blokkidő sorban válassz időtartamot (15 perc, 30 perc, 1 óra vagy a műszak végéig). A bejegyzést a rendszer azonnal menti. A naptár alján néhány másodpercig elérhető a Visszavonás lehetőség.
• Részletek: ugyanott a Részletek gombbal nyithatod meg a teljes szerkesztőt. Itt választhatsz sablont, szünetet vagy blokkidőt, és megadhatod a napot, a kezdési időt, az időtartamot, az ismétlődést és az érintett munkatársakat. Beállíthatod azt is, hogy az időszak online foglalható maradjon-e, illetve fizetett munkaidőnek számítson-e. A szerkesztő jelzi, ha a zárolás meglévő időponttal ütközik, de az időpontot nem helyezi át.
• Gép vagy terem: a Kinek lapon, a Gépek, termek fülön gépet vagy termet is zárolhatsz egy napra vagy ismétlődően, akár több gépet egyszerre. A meglévő gép- vagy teremzárolást a szünetek és blokkidők listájában, illetve a terem vagy az eszköz lapján koppintással nyithatod meg. Itt módosíthatod a kezdést, a befejezést és a megnevezést, vagy törölheted a zárolást.
• Meglévő szünet: koppints a szürke sávra. A megnyíló lapon 5 perces lépésekben módosíthatod a kezdést és a befejezést, törölheted a szünetet, vagy megnyithatod szerkesztésre.
• Összes szünet és blokkidő: a listát a naptár nézetválasztó lapjáról (az alsó gombbal) és a szünet lapjáról nyithatod meg. A mai nap és a következő 30 nap bejegyzéseit mutatja. Az ismétlődő szünetek és zárolások egy sorban jelennek meg, a gépzárolásokat külön jelvény jelöli.

Példák, mikor használd

1. eset: ebédszünet biztosítása

A fodrászat munkatársainak egymást követik a foglalásaik, így nem marad idejük ebédelni. Vezetőként hozz létre minden munkatársnak egy hétköznapokon ismétlődő, „Ebéd” című zárolást 12:30-13:30 között. Ha az online foglalás ki van kapcsolva erre az időszakra, a csapat zavartalanul ebédelhet.

2. eset: csapatmegbeszélés

Pénteken 17:00-18:00 között csapatmegbeszélést tartasz. Hozz létre „Csapatmegbeszélés” címmel blokkidőt, és jelöld ki az összes munkatársat. A zárolás minden érintett munkatárs naptároszlopában megjelenik. Az online foglalást kapcsold ki erre az órára.

3. eset: ünnepi zárás

Szenteste zárva tart a vállalkozásod. Hozz létre 00:00-23:59 közé zárolást minden munkatársnak, „Szenteste zárva” címmel, és kapcsold ki az online foglalást. Így a naptárban is egyértelmű a zárvatartás, és erre a napra nem érkezhet online foglalás.

4. eset: személyes elfoglaltság

Egy munkatárs kedden 11:00-13:00 között orvoshoz megy. Ő vagy a vezető erre a 2 órára csak az ő idejét zárolja, „Orvos” címmel. Ha az online foglalás ki van kapcsolva a zárolásnál, hozzá nem lehet foglalni, a többi munkatárs viszont továbbra is foglalható marad.

5. eset: takarítási idő

A stúdióban minden szerdán 18:00-19:00 között alapos takarítást végeztek. Hozz létre hetente ismétlődő zárolást „Alapos takarítás” címmel, és kapcsold ki az online foglalást. A vendégek nem foglalhatnak erre az órára, így a csapatnak jut ideje a helyiségek rendben tartására.

Tippek

• Kattints egy idősávra a gyors hozzáadáshoz: húzással is kijelölheted a zárolni kívánt időszakot. A megnyíló ablakban a Blokkolás fül lesz aktív.
• Csapateseményhez válassz több munkatársat: megbeszéléshez, ünnepi záráshoz vagy képzéshez egyetlen zárolást is létrehozhatsz az egész csapatnak.
• Hagyd kikapcsolva az „Online foglalás engedélyezve” kapcsolót: így nem érkezik online foglalás a blokkidőre. Csak olyan belső elfoglaltságnál kapcsold be, például adminisztrációnál, amely nem befolyásolja a vendégek számára elérhető időpontokat.
• Az ebédszünetek idejét előre zárold: egyszerűbb megelőzni a foglalást, mint utólag lemondani egy már lefoglalt időpontot.
• Jelöld előre az ünnepeket és a szabadságokat: így a vendégek nem foglalnak olyan időszakra, amikor nem dolgozol, és elkerülheted az utólagos egyeztetést.