Online foglalás áttekintés

Az Online foglalás a Bookinda egyik legfontosabb modulja: a publikus webhelyed, ahol a vendégek időpontot foglalnak, bérletet vesznek, ajándékutalványt küldenek. Ez a cikk a teljes modult mutatja be áttekintésben, a részleteket külön cikkek tárgyalják.

Háromféle URL: foglalási oldal, direkt foglalási link, widget

Az online foglalásod három formában él, és az Online foglalás > Áttekintés kártyáján mindhárom megtalálható másolható linkkel:

• Foglalási oldal (sajatnev.bookinda.hu): a nyilvános oldalad szolgáltatásokkal, csapattal, véleményekkel, galériával és Foglalás gombbal. Ezt oszd meg social médiában, a bióban, a Google-cégprofilban. A Foglalás gombra a foglaló az oldalon belül, a fejléc megtartásával nyílik.
• Direkt foglalási link (sajatnev.bookinda.hu/foglalas): azonnal a foglalót nyitja meg, az oldal kerete nélkül. SMS-be, emailbe, QR-kódra, vagy a saját honlapod Foglalás gombjának céljaként használd, ahol nem akarod, hogy a vendég előbb az oldalon nézelődjön. (Az angol /book ugyanide vezet.)
• Beágyazott widget: saját weboldaladba, JS-snippettel (lásd a Widget cikket).

Mindhárom ugyanazt a foglalási élményt adja, csak más kontextusban. Ökölszabály: oldal a bemutatkozáshoz, direkt link a gyors foglaláshoz, widget a saját honlapra.

Online foglalás be- és kikapcsolása (globális kapcsoló)

Az Áttekintés fül tetején található az Online foglalás engedélyezése kapcsoló. Ez egy globális mesterkapcsoló, alapból mindenkinél bekapcsolva:

• Bekapcsolva: a foglalóoldalad, a beágyazott widget és a nyilvános üzleti oldalad is elérhető, a vendégek tudnak foglalni.
• Kikapcsolva: a foglalóoldal (sajatnev.bookinda.hu/book), a widget és a nyilvános üzleti oldalad (sajatnev.bookinda.hu) is elérhetetlenné válik, senki nem tud online foglalni, és lekerülsz a Bookinda piactérről is.

Mikor használd: ideiglenes szünet, szezonális zárás, vagy ha csak telefonon, illetve személyesen fogadsz foglalást.

A meglévő foglalásokhoz a kikapcsolás nem nyúl, és a naptárból te továbbra is bárkit beírhatsz. Bármikor visszakapcsolhatod, a beállításaid megmaradnak.

Üzenet a vendégeknek a szünet idejére

Ha kikapcsolod az online foglalást, a kapcsoló alatt megjelenik az Üzenet a vendégeknek a szünet idejére rész. Ide írhatod meg a saját szavaiddal, miért nem lehet most foglalni, és mikortól lehet újra. A vendég ezt látja a foglalóoldaladon, a nyilvános üzleti oldaladon és a beágyazott widgetben az általános "nem elérhető" szöveg helyett.

• Két mező van: Magyarul és Angolul. Egyik sem kötelező. Ha csak az egyiket töltöd ki, a másik nyelven foglaló vendég is azt látja.
• Egy üzenet legfeljebb 500 karakter lehet.
• Az üzenetet a szünet közben is átírhatod, nem kell hozzá visszakapcsolnod a foglalást.
• Ha nem írsz üzenetet, marad az általános szöveg.

Példa: augusztus első két hetében szabadságon vagytok. Kikapcsolod az online foglalást, és beírod: "Szabadságon vagyunk, augusztus 20-tól újra foglalhatsz." Aki közben megnyitja a foglalóoldaladat, nem egy rideg hibaüzenetet lát, hanem tudja, mikor érdemes visszajönnie.

Ha nem az egész üzletet, csak néhány napot szeretnél lezárni (ünnep, leltár), ne a főkapcsolót használd: vegyél fel zárva tartást a helyszínnél. Részletek

Szolgáltatásonkénti finomhangolás

Ha a globális kapcsoló be van kapcsolva, akkor is szabályozhatod szolgáltatásonként, hogy mi legyen online foglalható. A Katalógus, adott szolgáltatás, Elérhetőség fülön:

• kiveheted a szolgáltatást az online foglalásból (marad kézi, telefonos),
• időszakra korlátozhatod (mettől meddig foglalható),
• napokra és idősávra szűkítheted (pl. csak hétköznap délelőtt),
• egyéb feltételeket (pl. csak meglévő vendég) is beállíthatsz.

Így a globális kapcsoló a „minden vagy semmi", a szolgáltatás-szintű beállítások pedig a finomhangolás.

Megjelenés a Bookinda appban és a piactéren

A vendégek a Bookinda: időpontfoglalás appban (iPhone-on az App Store-ból, Androidon a Google Playről tölthető le) és a Bookinda piactéren is foglalhatnak nálad. Az Áttekintés fülön te döntöd el, mennyire legyél megtalálható. Három szint van:

• Listázva a piactéren (Marketplace listázás bekapcsolva): az üzleted megjelenik a felfedezőben és a keresésben is, kategória, város és szabad időpont szerint. Így új vendégek is rád találnak.
• Nincs listázva, de név szerint megtalálható (Marketplace listázás kikapcsolva, „Név szerint megtalálható" bekapcsolva): a listákban és a felfedezőben nem szerepelsz, de aki az app keresőjébe beírja az üzleted nevét, megtalál. A találathoz a név elejét kell beírni, legalább négy betűvel, tehát egy általános keresés (például „üzlet" vagy „beauty") nem hoz fel. Ez az alapbeállítás.
• Rejtett (mindkettő kikapcsolva): csak az talál meg, akinek megadod az üzletkódodat (a foglalási linked elején álló név), vagy elküldöd a foglalási linkedet.

Mikor melyiket válaszd: ha új vendégeket is szeretnél, kapcsold be a piactéri megjelenést. Ha csak a meglévő vendégkörödnek foglalsz, hagyd a név szerinti keresést bekapcsolva, így a vendégeid az appban is megtalálnak. Ha zártkörűen dolgozol, kapcsold ki mindkettőt.

A beállítástól függetlenül a saját foglalási linked és a QR-kódod mindig működik, és az appban is megnyitja az üzletedet.

Hogyan jutnak el a vendégeid az apphoz

A vendégeid a Bookinda: időpontfoglalás appot iPhone-ra az App Store-ból, Androidra a Google Playről tölthetik le ingyen. Az Áttekintés fülön, a foglalási link alatt találod a Bookinda app a vendégeidnek kártyát. Innen kimásolhatod a letöltési linket és egy kész üzenetet is, amelyet elküldhetsz SMS-ben vagy e-mailben, vagy megoszthatsz a közösségi oldaladon.

A vendégeid külön ajánlás nélkül is megtalálják az app letöltési linkjét: a sikeres online foglalás után, a vendégfiókjuk kezdőlapján és az időpontról szóló e-mailek alján. Ha saját márkás megjelenést használsz, és elrejtetted a Bookinda-jelzést, ezek a linkek nem jelennek meg a vendégeidnek.

Mit foglalhat a vendég

A modul támogatja:

• Egyedi szolgáltatás: klasszikus időpont-foglalás
• Több szolgáltatás: kombinálva, egyetlen foglalásban
• Csoportos óra: jóga, fitness, csoportos foglalkozás
• Bérlet: 5x vágás, spa-bérlet stb. előrefizetve
• Tagság: havi tagdíjas előfizetés vásárlása
• Ajándékutalvány: vásárlás és kiküldés
• Hotel-foglalás: szállodás-spa-knál QR-alapú gyors foglalás

A vendég-flow lépései

A foglalás-folyamat tipikus lépései:

1. Szolgáltatás kiválasztása (vagy bérlet, óra, utalvány)
2. Munkatárs választás (ha be van állítva)
3. Időpont-választás
4. Vendég-adatok (e-mail-check, ha visszatérő, beismeri)
5. Szolgáltatás-kérdések (ha vannak, pl. allergia)
6. Megerősítés, opcionálisan fizetés

A vendég foglalás után visszaigazoló e-mailt kap, és kapcsolódó vendégkartont a salon-rendszerben.

Több időpont EGY foglalásban

A vendég egy foglaláson belül több időpontot is lefoglalhat, mindegyiket saját napra. Miután kiválasztotta az első időpontot, a zöld sávban megjelenik az Új időpont hozzáadása gomb: erre kattintva tiszta lappal indul a következő időpont (új szolgáltatás, új nap, új óra), a korábbiak pedig a képernyő tetején, az "Eddig kiválasztva" sávban maradnak, ahol egyenként törölhetők. A Tovább gomb végig a véglegesítés felé visz, tehát aki csak egy időpontot foglal, az semmilyen új lépést nem lát.

Amit a rendszer magától elvégez:

• A vendég nem foglalható két helyre. A már felvett időpont teljes idősávja (a kezelés hosszával együtt) kiesik a választható rések közül, és a szerver is elutasítja az ütköző mentést.
• Munkatárs időpontonként. Minden időponthoz arra a napra és órára keres munkatársat, tehát ugyanaz a szolgáltatás két külön napon más kollégához is kerülhet, ha az elsőnek aznap nincs szabad ideje.
• Egy összeg, egy előleg. A végösszeg, a kedvezmények, a bérlet-beváltás és az előleg is az összes időpontra szól. Az összesítőben végig látszik, melyik kezelés mikor van, és mennyibe kerül.
• Bérletnél a bérlet a felső határ. Bérlet vásárlásakor legfeljebb annyi időpontot tud hozzáadni, ahány alkalom a bérletben van.

A visszaigazoló e-mailben mindegyik időpont fel van sorolva, és mindegyik mellett ott a saját Időpont módosítása és Időpont lemondása linkje: a vendég egy időpontot külön is áthelyezhet vagy lemondhat, a többi érintetlen marad. A naptárban minden időpont önálló foglalásként jelenik meg, tehát átütemezni és lemondani is egyenként tudod.

A naptáradban ezek külön foglalások: egy időpont áthúzása a többit nem mozdítja.

Több telephelyes (helyszín-módú) cégeknél: ha a munkatárs-listát "Helyszín"-ként használod (sok telephely egy fiók alatt), a foglaló a jövőben beosztással rendelkező helyszíneket látja felül, kattinthatóan. A beosztás nélküli (jelenleg nem üzemelő) helyszínek a lista alján, kiszürkítve jelennek meg "Jelenleg nem foglalható" felirattal, és nem választhatók. Egy helyszín automatikusan "aktívvá" válik, amint felviszel rá egy jövőbeli műszakot (beosztást); külön kapcsoló nincs. Így a régi, már nem működő telephelyek nem zavarják a foglalót.

A vendég a munkatárs elérhetőségét látja: a Beállítások → Online Foglalás → Munkatárs Opciók részen kapcsolható be. Ha minden munkatársad (helyszíned) külön címen fogad, bekapcsolva a foglaló jobb oldali összesítőjében az üzleted neve alatt nem áll semmi, a választott munkatárs (helyszín) neve alatt pedig a címe, telefonszáma és e-mail-címe látszik. A visszaigazoló oldalon és a vendégfiók időpont-lapján is a munkatárs elérhetősége jelenik meg. Az adatokat a munkatárs adatlapjáról vesszük (e-mailnél az értesítési címet, ha van, különben a belépésit). Az üzlet saját címe, telefonszáma és e-mail-címe ilyenkor nem látszik. A leveleket nem érinti: oda a munkatárs „Egyéni üzenet a foglalás visszaigazolás emailben” szövegébe írd a helyszín elérhetőségét. A Bookinda Business appban ugyanez a kapcsoló az Online foglalás → Mit lát a vendég képernyő Munkatárs részén van.

A manager-oldali beállítások hét fülön

A foglalási modul testreszabását a Beállítások → Online Foglalás oldalon végzed. Hét fő szekció:

1. Foglalási ablak

Mikor lehet a vendég foglalni: minimum-előleg-idő, maximum-időtáv, lemondás/áthelyezés szabályok. Részletes cikk

2. Időbeosztás

Időpont-rács intervallum, puffer, optimalizált időpont-kínálat, havi foglalási keret. Részletes cikk

3. Foglalási opciók

Munkatárs-választás, szolgáltatás-megjelenítés, szerződéses feltételek, fizetési-info. Részletes cikk

4. Új vendég blokkolás

Telt háznál a régi vendéget engeded foglalni, új vendéget elutasítod (kategória/szolgáltatás-szintű kivételekkel). Részletes cikk

5. Értesítések

Ki kapjon e-mailt egy új online foglalásról: a foglalt munkatárs, a tulajdonos, plusz az általad felvett címek. Itt tölthetsz fel egy dokumentumot is (például felkészülési tájékoztatót), amit minden foglaláshoz csatolunk. A vendég visszaigazolója külön kapcsoló nélkül, magától kimegy, az emlékeztetőket pedig az Automatizmusok kezelik. Részletes cikk

6. Widget

Szín-választás, beágyazás-kód, közvetlen-link, QR-kód. Részletes cikk

7. Link-builder

Előre konfigurált foglalási URL-ek (pl. csak egy szolgáltatáshoz, csak egy munkatárshoz). Részletes cikk

Plusz funkciók

A standard foglalási flow-on túl külön cikkek tárgyalják:

• Online bérleteladás
• Online utalvány-vásárlás
• Várólista
• Megerősítésre váró időpontok
• Foglalás lépései: szekciók, telephely-választó térképpel

Ki módosíthatja az online foglalás beállításait

Az online foglalás beállításai az egész üzletre hatnak, ezért nem mindenki írhatja át őket:

• A tulajdonos és a vezető mindig megnézheti és módosíthatja.
• Egy munkatárs csak akkor, ha megkapta rá a jogot: külön jog van a beállítások megtekintésére és külön a kezelésükre. Aki csak megtekintheti, az látja a beállításokat, de nem tudja menteni őket.
• Ugyanez a két jog kell az Általános Szerződési Feltételek és a lemondási feltételek megnézéséhez és szerkesztéséhez is.
• A foglalási linket minden munkatárs látja, hogy bárki el tudja küldeni a vendégnek.

A jogokat a tulajdonos adja ki a Munkatársi jogosultságok oldalon, az Online foglalás csoportban.

Ha a mentés nem sikerül (például mert nincs hozzá jogod), a hiba a mentés sávjában megjelenik, így nem marad észrevétlen.

A Bookinda Business alkalmazásban

Az online foglalás beállításait telefonról is elvégezheted: Menü → Beállítások → Online foglalás (vagy a Beállítások tetején az Online foglalás gyorscímke).

A képernyő tetején látod, hogy a foglalás él-e vagy szünetel. Itt szünetelteted, kapcsolod vissza, és itt írod meg a vendégeknek szóló szünet-üzenetet magyarul és angolul. Alatta a foglalási linkjeidet találod, amelyeket egy koppintással megoszthatsz vagy kimásolhatsz.

Amit beállíthatsz:

• Jóváhagyás: minden online foglalásnál kelljen, vagy csak a megadott szolgáltatásoknál és kategóriáknál.
• Új vendégek fogadása és Havi keret.
• Foglalási idők és lemondás: mennyivel előtte és mennyire előre lehet foglalni, lemondási és átfoglalási határidő.
• Lemondási útvonal: a megtartó lépések sorrendje (a telefonon nyilakkal rendezed).
• Időbeosztás, és ha be van kapcsolva a kiegészítő, az Időszak-szabályok.
• Mit lát a vendég, Foglalási adatok, Feltételek és házirend, Értesítés új foglalásról.

Minden aloldal csak azt menti, amit átírtál. Ha csak megtekintési jogod van, a vezérlők le vannak tiltva.

Példák, mikor használd

"Új salon, online foglalást nyitnék"

1. Telephely-adatok kitöltve (Beállítások → Üzleti profil → Helyszínek)
2. Csapat felvéve (Csapat menü)
3. Szolgáltatások és kategóriák beállítva
4. Online Foglalás → Foglalási opciók: alapok megadva
5. Online Foglalás → Widget: link/widget tesztelve
6. Megosztod a sajatnev.bookinda.hu linket Instagramon, Google Mapsen

"Csak az új vendéget akarom blokkolni"

→ Online Foglalás → Új vendég blokkolás. Lásd a külön cikket.

"Túl sok no-show, csökkenteni szeretném"

→ Foglalási ablak, kötelező megerősítés állítása + Beállítások → Fizetés és adózás → Fizetési szabályzat → Nem jelent meg kártyán a no-show díj. Lásd: Foglalási ablak.

"A weboldalamra szeretném beágyazni"

→ Online Foglalás → Widget. Lásd: Widget cikk.

Tippek

• Élesítés előtt teszteld vendégszemmel: nyisd meg a sajatnev.bookinda.hu címet inkognitóban, futtass végig egy foglalást.
• Az időbeosztás-rács alapból 15 perc: ez a legtöbbnek jó. Csak akkor változtass, ha pontos indok van.
• Az új-vendég-blokkolás telt-háznál ad rugalmasságot: a régi vendéget nem lököd el, a túljelentkezést szabályozod.
• Linkek és widget eltérnek: a link gyors megosztásra (Instagramon, e-mailben), a widget a saját weboldaladnak. Mindkettőt használhatod.
• Az értesítéseket beállítani fontos: a vendég várja a visszaigazolást, a csapat tudni akarja, ha új foglalás érkezik.