Foglalási ablak

A "Foglalási ablak" beállítások szabályozzák, mikor és hogyan tud egy vendég foglalni az online foglalási oldalad-on. Itt veszed le a kontrollt a "bárki, bármikor, akár 5 perc múlva is foglalhat" alapesetről.

Hova nézz

Beállítások → Online Foglalás → Foglalási ablak szekció.

Minimum előleg-idő

A foglalás minimális távolsága a jelen pillanattól. Példák:

• 0 óra: a vendég foglalhat azonnal (akár 5 perc múlvi időpontra). Walk-in-friendly, de stresszesebb.
• 2 óra: a vendég legalább 2 órával előre kell foglaljon. Reggeli foglalkozást nem foglalja le este 23-kor.
• 24 óra: a holnapi időpontot tegnap kell lefoglalni. A salon szervezett, de néha vesztesz spontán vendéget.
• 48 óra: prémium szolgáltatásokhoz, ahol felkészülés kell.
• 72 óra: ritka, csak nagy elkötelezettséget igénylő helyzetekben (esküvő, hosszú procedura).

Maximum időtáv

Mennyi időre előre foglalhat a vendég. Példák:

• 1 hét: szigorú, csak a közvetlen jövőt
• 1 hónap: standard
• 3 hónap: nagyobb rugalmasság, sok prémium-szalon ezt használja
• 6 hónap: hosszú távú, csak akkor jó, ha sokan terveznek messzire
• 1 év: maximum, csak speciális esetben

Online lemondás

Három beállítás:

• Lemondás engedélyezése: a vendég le tud-e mondani egyáltalán online (vagy fel kell hívni)
• Lemondási időablak: pl. "24 óráig". Az időablakon belül már nem tud lemondani online (foglalás-hívás kell)
• Lemondási indok a vendégtől: amikor a vendég maga mondja le (az e-mailben kapott linkről vagy az ügyfélfiókjából), megkérdezzük, miért. Három állás:
  • Kötelező megadni (ez az alap): pár szó nélkül nem tudja lemondani.
  • Kérjük, de nem kötelező: ott a mező, de üresen is lemondhat.
  • Nem kérjük: nincs indok-mező.

Az indokot a naptárban a foglalásnál (előzmények és megjegyzés) látod, a Lemondások riportban, és benne van a lemondásról szóló értesítésben is: a vezérlőpulton, a telefonos push-ban, a Telegramban és a lemondás-automatizmus levelében.

Időpont kezelése: a vendég előbb átfoglal, és csak utána mond le

A vendég a visszaigazoló, az emlékeztető és az átütemezésről szóló e-mailben egyetlen Időpont kezelése gombot kap. Az oldalon elöl az átfoglalás áll (Másik időpontot választok), a lemondás pedig alul, visszafogott linkként érhető el. Így a vendég szívesebben teszi át az időpontját, mint hogy lemondja, de a lemondás mindig egy kattintásra marad.

Három beállítás tartozik hozzá:

• Gombok a vendég e-mailjeiben: Egy gomb: Időpont kezelése (ez az alap), vagy Két gomb: Időpont módosítása és Foglalás lemondása. A két gombos módban is ugyanez a folyamat fut, csak a lemondás gombja rögtön a megtartó lépésre visz.
• Megtartó lépés a lemondás előtt: lemondás előtt megmutatjuk a három legközelebbi szabad időpontot ugyanannál a szakembernél. A vendég egy kattintással átteheti az időpontját, vagy a Mégis lemondom az időpontot linkkel továbbmegy.
• Választható lemondási indokok: a vendég egy listából választ (nem megfelelő az időpont, közbejött valami, betegség, most nem fér bele anyagilag, bizonytalan a kezeléssel kapcsolatban, már nincs szüksége a kezelésre, egyéb), és megjegyzést is írhat. Az indokokat egyenként kikapcsolhatod.

Két indoknál a lemondás előtt még ajánlunk valamit:

• Nem megfelelő az időpont és Közbejött valami: visszavisszük a szabad időpontokhoz, akkor is, ha a megtartó lépésben már látta őket. Onnan egy kattintással átfoglalhat, vagy a Mégis lemondom az időpontot linkkel továbbmegy.
• Bizonytalan vagyok a kezeléssel kapcsolatban: a vendég visszahívást kérhet. Az időpont megmarad, te pedig e-mailt kapsz az üzlet e-mail-címére (a vendég telefonszámával és üzenetével), értesítést a kezelőben és megjegyzést az időpontra.

Ha egy értesítés saját szövegébe szeretnéd betenni a linket: Marketing → Értesítések, az értesítés sorában Megnézem, majd a Mit kapjon? rész alján a Linkek változói között megtalálod: Időpont kezelése link ({{manage_link}}), Módosító link ({{reschedule_link}}) és Lemondó link ({{cancel_link}}). A vendég feliratos, kattintható linket kap a szövegben, nem hosszú webcímet. Ezek a változók az időpontról szóló értesítésekben működnek (visszaigazolás, megerősítés, emlékeztető, átütemezés).

Lemondási útvonal szerkesztő: szabd a saját üzletedre

A Beállítások → Online foglalás → Foglalási szabályok oldalon, a Foglalási Ablak fülön, a Lemondás és Átfoglalás részben találod a Lemondási útvonal dobozt. Itt döntöd el, mi történik, amikor a vendég le akarja mondani az időpontját:

• Kész beállítások: a Megtartó útvonal előbb átfoglalást ajánl, megkérdezi az indokot, és az indok szerint még egy ajánlatot tesz. Az Egyszerű lemondás kikapcsolja a megtartó lépést és az ajánlatokat, a vendég gyorsan lemond. Bármelyik után tovább finomíthatod.
• Hogyan kérdezzük az indokot: Választható indokok (lista), vagy Egy szöveges kérdés, ahol a vendég a saját szavaival ír. Szöveges kérdésnél nincs indok szerinti ajánlat.
• Saját szöveg: minden indok szövegét átírhatod a saját szavaidra. Ha üresen hagyod, a beépített szöveg marad.
• Sorrend és ki-be kapcsolás: a nyilakkal rendezed, a jelölőnégyzettel kapcsolod.
• Mi következzen az indok után: indokonként választhatsz: Időpontot ajánlunk, Visszahívást ajánlunk, vagy Rögtön a lemondás.
• Saját indok: a Saját indok gombbal újat vehetsz fel (legfeljebb 15 lehet). Megadod, a riportban melyik sorba számítson, így az összesítés áttekinthető marad.

A doboz alján A vendég útja a lemondásig mutatja, mely képernyőkön megy át a vendég, és hány képernyő ez összesen. Hogy az indok kötelező-e, azt ugyanitt, a Lemondási indok a vendégtől sorban állítod: kötelező, nem kötelező, vagy nem kérjük.

Mi lesz az előleggel, ha a vendég lemondja?

Ugyanaz a szabály érvényes az e-mailes Időpont kezelése oldalon és az ügyfélfiókban:

• Határidőn belül, ha az előleg visszajár: a kártyával fizetett előleget automatikusan visszautaljuk a vendég kártyájára.
• Határidőn belül, ha az előleg nem jár vissza: nem utalunk vissza, de az előleg nem vész el. A vendég egyenlegére kerül, és egy későbbi alkalomnál a pénztárban felhasználható. Az időpont megjegyzésében is látod, hogy az előleg az egyenlegre került.
• Határidőn túl: az előleg nálad marad.

Hogy az előleg visszajár-e, azt a Beállítások → Pénzügy → Fizetés és adózás oldalon, a Fizetési szabályzat fülön, Az előleg visszajár kapcsolóval döntöd el. A vendég a lemondás megerősítése előtt pontosan látja, mi történik az előlegével.

Késői lemondás díjjal

Ha a fizetési szabályzatodban (Beállítások → Pénzügy → Fizetés és adózás → Fizetési szabályzat fül) be van kapcsolva a Késői lemondási díj, a vendég a határidő után is le tudja mondani az időpontját online, a díj elfogadásával. Így nem kell telefonálnia, az időpont pedig felszabadul, és másnak adhatod.

• A vendég a lemondás előtt látja a díjat, azt, hogy ebből mennyit fedez a befizetett előlege, és hogy mennyi a fizetendő. A díjat egy jelölőnégyzettel kell elfogadnia.
• Ha van mentett bankkártyája, a különbözetet a lemondáskor azonnal levonjuk róla.
• Ha nincs mentett kártyája, vagy a levonás nem sikerül, a díj tartozásként kerül a kartonjára, és a következő alkalommal rendezi.
• Ha az előleg a teljes díjat fedezi, nincs további fizetnivaló.
• A törzsvendég-mentesség (VIP) itt is érvényes: akinek nem számítasz fel díjat, annak a vendég-oldalon sincs díj.

A díj a kezelőben ugyanúgy késői lemondási díjként jelenik meg, mint amikor te mondod le az időpontot a naptárból. A vendég a lemondást visszaigazoló e-mailben is megkapja, mi történt a díjjal és az előleggel. Ha nem kérsz késői lemondási díjat, a határidő után a vendég online nem tud lemondani, csak jelezni tudja a szándékát, amiről értesítést kapsz.

A Lemondások riport a választott indok szerint csoportosít, tehát egy sorban látod, hányan mondták le például betegség miatt, a megjegyzéstől függetlenül. Az ügyfélfiókban ugyanez a megtartó lépés és ugyanezek az indokok jelennek meg.

Online átfoglalás

Hasonló mechanika, mint a lemondás:

• Átfoglalás engedélyezése: be vagy ki
• Átfoglalási időablak: meddig lehet átrakni online

Ha a vendég nem érkezik meg (késés-szabály)

Pálya- és asztalbérlésnél (bowling, biliárd, snooker, sportpálya) a késés miatt üresen álló pálya kiesett bevétel. A késés-szabály figyeli, hogy a vendég megérkezett-e, és ha nem, szól, majd kérésre fel is szabadítja a helyet.

Hol állítod be: Beállítások → Online foglalás → Foglalási szabályok, a Foglalási Beállítások fül alján: Ha a vendég nem érkezik meg. A Bookinda Business appban: Online foglalás → Ha a vendég nem érkezik meg.

• Ennyi perc után: 10, 15, 20 vagy 30 perccel a kezdés után.
• Mi történjen:
  • Csak jelezzen: a recepció harang-értesítést és pusht kap („Nem érkezett meg”), a felszabadítás kézzel történik (Nem jelent meg).
  • Jelezzen, majd szabadítsa fel: ugyanez a jelzés, és ha 5 percen belül senki nem jelöli megérkezettnek, a rendszer Nem jelent meg állapotba teszi a foglalást. Díjat ilyenkor nem számol fel, és a vendég sem kap „nem jelentél meg” e-mailt. A foglalás megjegyzésében látod, hogy a késés-szabály szabadította fel.
• Várólista értesítése: felszabaduláskor a várólistán állók e-mailt kapnak a hátralévő időre (ha az automatikus várólista-értesítés be van kapcsolva, és még legalább 15 perc hátravan).
• Szolgáltatások: csak a kijelölt szolgáltatásokra vonatkozik, így például a fodrászat vagy az edzés nem érintett.

A naptárban a késő vendég blokkja narancssárga lesz, óra jellel („Nem érkezett meg”), a webes naptárban és az appban is. Ha a vendég megérkezik, jelöld Megérkezett-nek: ekkor a rendszer nem nyúl a foglaláshoz. Több pályás foglalásnál a jelzés egyszer jön, és a felszabadítás az összes pályára szól.

A Nem jelent meg állapotú foglalás nem foglal helyet: a pálya a naptárban és az online foglalón is újra szabad, a recepció rögtön adhatja másnak. Ez akkor is így van, ha kézzel állítod Nem jelent meg-re.

Felszabadító módban a vendég előre tudja a szabályt: a foglalás összesítőjén, a visszaigazoló és az emlékeztető e-mailben is ott áll, hogy ha a kezdés után a megadott percen belül nem érkezik meg, a foglalást másnak adhatjátok.

Fontos: a felszabadítást csak akkor kapcsold be, ha a pultnál Megérkezett-re állítjátok a vendégeket. Különben valódi vendégek helye szabadulna fel. Ahol ez nem szokás, a Csak jelezzen a biztonságos.

Példák, mikor használd

1. eset: csendes salon, walk-in barát

Min. előleg 0 óra, max. időtáv 1 hónap. A vendég akár azonnal foglalhat, de nem tud 6 hónapra előre.

2. eset: prémium spa

Min. előleg 24 óra, max. időtáv 3 hónap. Lemondási ablak 24 órán belül zárva (no-show díj él). A spa szervezett, a vendégek elkötelezettek.

3. eset: utolsó pillanatos akció

Új akció: holnapra az utolsó 5 sávra 50% kedvezmény. Min. előleg 0 órára vissza-állítod a kampány idejére.

4. eset: hosszú felkészülésű kezelés

Egy laser-kezelés-sorozat 4 ülésből áll. Min. előleg 48 óra. Át-/lemondás csak 24 órán kívül. Komoly elkötelezettség.

5. eset: vendég nyaralásra megy

Vendég 6 hónap múlvi spa-napra szeretne foglalni. Max. időtávot 6 hónapra állítod, hogy be tudja foglalni.

Tippek

• Min. előleg idő = visszafogottság vs. spontaneitás: dönts a salon stílusa szerint.
• Max. időtáv = mit tervezel: ha a beosztás csak 2 hónapra előre kész, ne engedj 6 hónapot foglalni.
• Lemondási ablak megelőzi a no-show-t: 24 órás ablak alatt a vendég nem tud csendben elsétálni, hívnia kell.
• A foglalási ablak nem tévesztendő össze a vendég-előleg-fizetéssel: ezt a Fizetés → Szabályzat cikk tárgyalja.
• Tedd láthatóvá: a foglalási politikádat a vendég-e-mailek alján és a foglalási oldalon szerepeltesd.