Előleg banki átutalással

Eddig előleget csak bekötött fizetési átjáróval (Barion, SimplePay, Teya, Stripe) lehetett kérni. Most már átutalással is: a vendég a foglalás végén megkapja a számlaszámodat és egy közleményt, elutalja az előleget, te pedig egy kattintással nyugtázod, amikor megérkezett.

A foglalás addig nem végleges, de az időpont foglalt: amíg a vendég utal, más nem tud ráfoglalni.

Mikor való ez neked?

• Nincs bankkártyás átjáród, de nem akarsz fedezet nélkül időpontot adni.
• Drága vagy hosszú kezelésnél szeretnél biztosítékot a meg nem jelenés ellen.
• Az ügyfeleid amúgy is utalnak (céges vendégek, csomagok).

Ha van élő kártyás átjáród, ez a lehetőség nem jelenik meg: ott a kártya a gyorsabb és kevesebb munkát adó út.

Beállítás

1. Menj a Beállítások → Fizetések fogadása oldalra, és nyisd meg a Banki átutalás kártyát. (Az átutalás ugyanolyan fizetési út, mint a Barion vagy a SimplePay, ezért került ide. Az előleg mértéke maradt a Fizetési szabályzatban.)

2. A Beállítások → Fizetés és adózás → Fizetési szabályzat oldalon válaszd az Előleg foglaláskor kártyát, és add meg a mértékét (például a szolgáltatás árának 50%-a, vagy 100%).

3. Kapcsold be a Banki átutalás kapcsolót, és töltsd ki:

• Kedvezményezett neve: akire a számla szól.
• Bankszámlaszám vagy IBAN: ide utal a vendég. Enélkül nem menthető.
• Fizetési határidő: alapból 24 óra. Az azonnali átutalás miatt ez a legtöbb banknál másodpercek kérdése, tehát egy nap bőven elég. Ha lassabb utalásokat látsz, emeld meg.
• Legkorábbi foglalás: alapból 48 óra. Az ennél közelebbi időpontokra nem kérünk utalást, mert a pénz a kezelés után érkezne be. Ilyenkor a foglalás előleg nélkül megy tovább.
• Megjegyzés a vendégnek: ide írhatsz bármit, amit a fizetési adatok mellett látnia kell.

Hogyan zajlik?

1. A vendég befoglal. A fizetési lépésnél látja a számlaszámot, az összeget és azt, hogy a foglalás a visszaigazolásodra vár.

2. Megkapja a közleményt. A foglalás rögzítése után e-mailben is kimegy minden adat, köztük egy rövid, egyedi közlemény (például BK-7F3K2). Ez a kulcs: ez alapján találod meg a befizetést a bankkivonaton.

3. Az időpont foglalt lesz "Befoglalva" állapotban, és megjelenik a menüben az Utalásra vár pont, jelvénnyel.

3/b. A vendég szólhat, hogy elutalta. A visszaigazoló oldalon van egy gomb: "Elutaltam, szóljatok a szalonnak". Ha megnyomja, e-mailt és értesítést kapsz róla, a listán pedig zöld jelzés kerül a sorára, és előre ugrik. Ez nem a beérkezés igazolása, de célzottan tudod keresni a kivonaton: nem az egész számlát nézed át, hanem azt az egy befizetést.

4. Amikor látod a pénzt a számládon, nyisd meg az Utalásra vár oldalt, és kattints a Beérkezett gombra. Ekkor:

• a foglalás visszaigazolt lesz,
• a vendég megkapja a megerősítő e-mailt,
• a befizetés bekerül a kasszába (banki átutalás fizetési módként), tehát a napi zárásban és a riportokban is látszik.

5. Ha nem érkezik meg, két lehetőséged van a listán:

• Még várok rá (+24 óra): kitolod a határidőt, ha a vendég jelezte, hogy úton van a pénz.
• Nem érkezett meg: lemondod, az időpont felszabadul, a vendég értesítést kap.

Ha nem lépsz, a határidő lejártakor a rendszer automatikusan lemondja a foglalást, és felszabadítja az időpontot. A vendég előtte emlékeztetőt kap.

Hiányzik a vendég címe? A jóváhagyás eladást zár és számlát állít ki, ahhoz teljes cím kell (irányítószám, település, utca és házszám). Ilyenkor a jóváhagyás előtt bekérjük a címet; a Bookinda Business alkalmazásban egy gombbal elmented és jóvá is hagyod az utalást. A cím a vendég adatlapjára is mentődik, legközelebb már nem kell megadni.

A Bookinda Business alkalmazásban a Jóváhagyás képernyő Utalásra vár fülén ugyanez megy: a Beérkezett gomb a beérkezett összeget kéri (a várt összeggel kitöltve, kevesebbet itt sem lehet nyugtázni), a kártya alján a Nem érkezett meg indokkal mondja le a foglalást, az Előzmény fülön pedig visszanézheted, melyik online foglalást ki hagyta jóvá vagy utasította el, és mikor.

Fontos tudnivalók

• Csak a teljes összeg nyugtázható. Ha kevesebb érkezett, a rendszer nem engedi lezárni: vagy megvárod a különbözetet (a határidőt kitolhatod), vagy lemondod. Így nem marad félig fizetett, tisztázatlan foglalás.
• A közleményt pontosan kell beírni. A kódban szándékosan nincs 0 és 1, hogy ne lehessen összekeverni az O és I betűkkel.
• Ki nyugtázhat? Tulajdonos és menedzser mindig. A recepciósnak külön engedély kell (Beállítások → Munkatársak és jogosultságok), mert ez pénzügyi művelet.
• Jóváhagyásos foglalásnál az utalási adatok a jóváhagyás pillanatában mennek ki, nem a foglaláskor: előbb te döntesz, és csak utána kérünk pénzt a vendégtől. A foglalás ekkor kerül az Utalásra vár listára. A „Legkorábbi foglalás” határidejét is a jóváhagyástól számoljuk, ezért érdemes hamar dönteni: ha a jóváhagyáskor már túl közel van az időpont, utalást nem kérünk.
• Ha bekötsz egy kártyás átjárót, az átutalás magától háttérbe lép, és a vendégek onnantól kártyával fizetnek. A beállításod megmarad: ha az átjáró megszűnik, az átutalás visszalép.
• Csoportos órára is működik. A jelentkezés ugyanúgy az Utalásra vár listára kerül, és ugyanazzal a Beérkezett gombbal nyugtázod.
• Több időpont egy foglalásban. Ha a vendég egy foglalásban több időpontot kért, a Beérkezett gomb az átutalt előleget az időpontok között osztja szét, az áruk arányában, és mindegyik visszaigazolt lesz. Ha az utalás nem érkezik meg, a foglalás minden függő időpontja lemondódik (automatikusan és a Nem érkezett meg gombbal is), a más napra kértek is, és a vendég mindegyikről értesítést kap.
• Nem találja a vendég a levelet? Az Értesítő újraküldése gombbal ugyanaz a fizetési levél megy ki újra, változatlan közleménnyel és határidővel. Új azonosítóval a beérkező utalást már nem lehetne párosítani a foglalással.
• Számlázási adatok. A nyugtázás eladást zár és számlát állít ki, ahhoz pedig név és teljes cím kell (irányítószám, település, utcanév és házszám; cégnél cégnév és adószám). Ha a vendég adatlapján ez hiányzik, a Beérkezett gomb előbb bekéri, és csak utána nyugtáz.