Foglalási opciók

A "Foglalási opciók" fül szabályozza, hogyan néz ki és viselkedik a vendég-foglalási flow. Tisztán esztétikai-és élmény-szintű döntések, de hatással vannak a konverziódra.

Hova nézz

Beállítások → Online Foglalás → Foglalási opciók szekció.

Munkatárs-választás

Négy mód:

• Igen (kötelező): a vendég konkrét munkatársat választ a foglaláshoz. Klasszikus salon-élmény.
• Nem: a salon dönti el, ki dolgozik. Tipikus masszázs/spa, ahol a vendég nem ismeri a terapeutákat név szerint.
• Opcionális: a vendég választhat, vagy kihagyhatja. A "bárki" opcióval a foglalás bármelyik elérhető munkatárshoz mehet.
• Csak visszatérő vendégeknek: az új vendégnek a rendszer oszt be munkatársat, a visszatérő vendég választhat (lásd lent).

Csak visszatérő vendégeknek

Az új vendégnek eggyel rövidebb a foglalás: nincs munkatárs-lépés, a szolgáltatás után rögtön az időpont jön, és a rendszer oszt be valakit. Így te osztod el az új vendégeket a csapatban. Aki viszont járt már nálad, ahhoz foglalhat, akinél volt.

• Ki számít visszatérőnek? Akinek már volt lezajlott időpontja nálad (nem lemondott és nem meg nem jelent), és be van lépve a foglalóban.
• A felismert visszatérő vendég megkapja a munkatárs-lépést, és a legutóbbi munkatársa áll elöl, Legutóbb nála voltál címkével. A "Nincs preferencia" is megmarad.
• Aki nincs belépve, az időpont-lépés tetején ezt látja: "Jártál már nálunk? Lépj be, és választhatsz munkatársat." A Belépés gombbal ott helyben beléphet, és ha visszatérő, az időpontok fölött választhat munkatársat, visszalépés nélkül. Ha kiderül, hogy új vendég, egy rövid sor jelzi, hogy az első időpontjánál az üzlet választ.
• A munkatárs-profil Foglalás gombja a mini-weboldalon és a lemondás utáni újrafoglaló e-mail ebben a módban nem visz magával munkatársat, a rendszer oszt be valakit.
• Új vendég munkatárs-választását a rendszer akkor sem fogadja el, ha valaki egy linkkel próbálná megkerülni.

Plusz beállítás:

• Munkatárs-értékelések megjelenítése: a vendég lát csillagokat a stylistok mellett

Időpontrács (pálya- és terembérlés)

Olyan üzleteknek, ahol a munkatárs-oszlop valójában egy pálya, terem vagy asztal (tollaslabda, tenisz, padel, squash, próbaterem). Ilyenkor minden pályát külön munkatársként veszel fel (például "1. pálya", "2. pálya"), ugyanazzal a szolgáltatással és beosztással.

A beállítás a Foglalási opciók fülön, a Munkatárs Opciók részen van, Időpontrács néven. Három állása van:

• Ki: a szokásos időpontlista.
• A szabad helyek száma látszik: minden időpont alatt ott áll, hány hely szabad, például "3 pálya szabad". A vendég csak időpontot választ, a pályát a rendszer osztja ki.
• A vendég a rácsban választ helyet: táblázatot lát, sorokban az időpontok, oszlopokban a pályák, "Szabad" és "Foglalt" cellákkal. Egy szabad cellára kattintva a pályát és az időpontot is kiválasztja. Telefonon, ha a táblázat nem fér el, időpontonként egy sor jelenik meg a szabad pályák gombjaival.

Rács módban a munkatárs-választó lépés kimarad, az összesítőben pedig a hely neve áll (például "Pálya"), nem a "Munkatárs".

A Bookinda appban (vendégeknek): ugyanez a beállítás érvényes. Ha a szabad helyek száma látszik, minden időpont mellett egy kis sáv mutatja, hány pálya szabad, az utolsónál "Utolsó pálya" felirattal. Ha a vendég választ helyet, két nézet közül választhat: a Rács ugyanaz a táblázat, mint a weben (egy koppintás a pályát és az időpontot is kiválasztja), a Térkép pedig előbb az időpontokat mutatja a szabad pályák számával, majd egy koppintás után a pályákat rajzként. Itt a vendég a pályát is választhatja, vagy a "Mindegy, válassz nekem" lehetőséggel rád bízhatja.

Várólista betelt időpontra: rács módban a betelt időpont nem jelenik meg, ezért a szabad időpontok alatt ott áll a "Betelt a kívánt időpont? Iratkozz fel a várólistára" link. A vendég megadja, mely napok és milyen idősáv (például 18:00-20:00) felelne meg neki. Ha a várólista automatikus értesítése be van kapcsolva, lemondáskor e-mailt kap. A jelentkezést a Várólista menüben látod. A link csak akkor látszik, ha a várólista be van kapcsolva.

A játékostársak adatai: ha a pályát többen bérlik (például páros játékhoz), a foglaló a társai nevét és e-mail címét is megadhatja, és ők is megkapják a visszaigazolást és az emlékeztetőt. Bekapcsolása: Szolgáltatások, a pályabérlés szolgáltatás, Több fővel foglalható (pályánál Fix ár), majd Résztvevők adatai. A részleteket a „Több fővel foglalható szolgáltatás” súgócikk írja le.

Egy hely neve: egyes számban, kisbetűvel add meg (például "pálya"). Ez jelenik meg a vendégnek: "3 pálya szabad". Üresen a "hely" szó látszik.

Ki kapja a foglalást, ha a vendég nem választ?

• Az első szabad munkatárs: a régi működés.
• Egyenletes terhelés: az a szabad pálya kapja, amelyiken aznap a legkevesebb foglalt perc van. Így a népszerű pályák nem kopnak el hamarabb, mint a többi. Ez a beállítás a rácstól függetlenül is működik.

A Bookinda Business alkalmazásban ugyanez az Online foglalás > Mit lát a vendég képernyőn, az Időpontrács részen állítható.

Munkatárs-név elrejtése

Ha a "Nem" módot választottad, a foglalási visszaigazolás-e-mailben se mutatkozik a munkatárs neve, csak "az egyik kollégánk".

Maximum szolgáltatás per foglalás

A vendég hány szolgáltatást vehet egyetlen foglalásba. Tipikus értékek:

• 1: egyszerű, klasszikus
• 2-3: kombinációs foglalások (mani+pedi, vágás+festés)
• 5: spa-napos kombináció
• 10: ritka, csak nagy spa-knak

Ezt a korlátot a rendszer be is tartja: nem csak a foglaló felülete figyel rá, hanem a szerver is, tehát előre összerakott linkkel vagy más kerülő úton sem lehet túllépni. A korlátba csak azok a szolgáltatások számítanak bele, amelyeket a vendég maga választott. Az a kiegészítő, amit a foglaló kínál fel mellé, nem számít bele.

Egy dologra figyelj: ha a Link-builderrel olyan előre kitöltött foglalási linket készítettél, amely több szolgáltatást visz, mint a korlátod, azt a foglalást a rendszer elutasítja. Ilyenkor emeld a korlátot, vagy vegyél ki szolgáltatást a linkből.

Szolgáltatás-megjelenítés

Három pipa, mit látsz a foglalási oldalon a szolgáltatás mellett:

• Leírás: a "Részletek" gombbal kinyitható szöveg
• Időtartam: pl. "60 perc"
• Ár: pl. "8 000 Ft"

A salon-ok 95%-a mindhárom megjelenítését bekapcsolja.

Szerződéses feltételek elfogadása

A vendégnek a foglalás befejezésekor kötelező kipipálnia, hogy elfogadja az ÁSZF-et és a lemondási feltételeket. Ez jogszabályi követelmény, ezért nem kapcsolható ki.

• A pipa alapból a saját /terms és /cancellation-policy oldaladra mutat, ezek szövegét az Online foglalás oldal Szerződési Feltételek fülén szerkesztheted
• Ha a saját weboldaladon tartod az ÁSZF-ed, egyéni URL is megadható, ilyenkor a pipa arra mutat
• A vendég adatainak kezeléséről az Adatkezelési tájékoztató szól, amely a /data-protection oldalon érhető el. Ha nem írsz sajátot, a Bookinda automatikusan a vállalkozásod adataival kitöltött tájékoztatót jeleníti meg. A saját szöveget a Szerződési Feltételek fülön, az Adatkezelési tájékoztató lapon írhatod be. A foglalási felületen a jelölőnégyzet alatt és a vendégadatok megadásánál, valamint a visszaigazoló e-mailben is szerepel a tájékoztató linkje.

Ha több önálló vállalkozóval dolgozol együtt

Ha több önálló vállalkozóval dolgozol együtt, a vendég azzal a céggel köt szerződést, amelynek a munkatársánál foglal. Ezért a foglalási felületen ennek a cégnek az ÁSZF-je, adatkezelési tájékoztatója és lemondási feltételei jelennek meg. Fizetéskor is látszik, kinek fizet a vendég.

• A vállalkozó dokumentumait a Számlázás és nyugta oldalon, a vállalkozó adatlapjának Jogi dokumentumok részén állíthatod be. Mindhárom dokumentumnál három lehetőség közül választhatsz: A közöset használja, Saját szöveg vagy Saját link (például a cég saját weboldalán elérhető dokumentumra).
• Ha a vállalkozó a közös dokumentumot használja, és az automatikus minta, a dokumentum az ő cégadataival (név, cím, adószám) készül el.
• A lemondási szabályok (határidő, előleg-visszatérítés) minden vállalkozóra egyformán érvényesek, vállalkozónként csak a szöveg térhet el.
• Előleg nélküli foglalásnál is annak a vállalkozónak a dokumentumai jelennek meg, akihez a munkatárs tartozik, mert a számlát is ő állítja ki. Ha a munkatárs nincs vállalkozóhoz rendelve, az alapértelmezett vállalkozó dokumentumai jelennek meg. Ha a vendég nem választott konkrét munkatársat, és a szolgáltatást több cég munkatársa is végzi, a közös dokumentumok jelennek meg.
• Ha a vendég a regisztrációkor már elfogadta a közös ÁSZF-et, de a vállalkozónak saját feltételei vannak, a foglalásnál ezeket is el kell fogadnia a jelölőnégyzet bejelölésével.
• A visszaigazoló oldalon és a visszaigazoló e-mailben is annak a vállalkozónak a dokumentumai szerepelnek, akinél a vendég foglalt. A foglalásnál rögzítjük, hogy a vendég melyik cég dokumentumait fogadta el.
• A weboldalad láblécében a Szolgáltatók linkre kattintva a vendég megtalálja a vállalkozókat és a saját dokumentumaikat.
• Bérlet, tagság és ajándékutalvány online vásárlásakor a közös dokumentumok érvényesek, mert ezek a vállalkozásod fizetési átjáróján keresztül fizethetők.

Fizetési-info szöveg

Egy szabad-szöveges mező, ami a fizetésnél megjelenik. Pl. "Karácsony közelében foglalási előleget kérünk." vagy "Az SZÉP-kártyát a helyszínen elfogadjuk."

Egyszerűsített foglalás (vendég mód)

Egy kapcsoló, amely teljesen átszabja a vendég-flow auth lépéseit. Ha bekapcsolod:

• A vendég-flow átugorja a bejelentkezést és a regisztrációt
• A foglaló megadja a Vezetéknév, Keresztnév, Email, Telefon mezőket, és a megadott e-mail-címére kapott 6 jegyű kóddal megerősíti a foglalást (lásd lent)
• Nem kell jelszó és fiók, de a vendég egy jelölővel regisztrálhat is (lásd lent)

A háttérben mégis pontosan ugyanúgy működik, mint a teljes flow:

• Ha az email létezik a vendégbázisodban, a foglalást a meglévő ügyfél-profilhoz kötjük (név- és telefon-frissítéssel)
• Ha még nincs ilyen email, létrehozunk egy új ügyfél-profilt (jelszó nélkül)
• A naptárban, riportokban, ügyfél-listában minden ugyanúgy jelenik meg

A különbség: ha a vendég nem regisztrál, utólag nem tud belépni a saját portáljára (mert nincs jelszava). Ha később kell neki, az "Elfelejtett jelszó" gombbal beállíthat egyet ugyanezzel az e-mail-címmel.

E-mail-cím megerősítése kóddal (alapból kikapcsolva)

Ha bekapcsolod, vendég módban a foglaló a vendégadatok után a Tovább gombra 6 jegyű kódot kap a megadott e-mail-címére, és csak a kód beírása után foglalhat. Alapból ki van kapcsolva, hogy a foglalás a lehető leggyorsabb legyen. Érdemes mérlegelni a bekapcsolását, mert a rendszer az e-mail-cím alapján a meglévő vendéghez köti a foglalást: kód nélkül bárki foglalhat más nevében, és a foglalás a másik ember adataihoz kerül. Az elgépelt e-mail-cím is csak kóddal derül ki azonnal, kód nélkül a visszaigazolás és az emlékeztető rossz címre megy.

• A kód 15 percig érvényes, 5 rossz próbálkozás után újat kell kérni, és percenként legfeljebb egy új kód megy ki.
• A kódot tartalmazó e-mail az üzleted nevében megy, teszt módban is.
• Ugyanazon a böngészőn a megerősített cím 30 napig nem kér újra kódot, így a visszatérő vendégnek nem kell minden foglalásnál beírnia.
• A bejelentkezett vendégnek és a Google-lal belépőnek nem kell kód.

A vendégadatok lépésén a Regisztrálok jelölővel a vendég fiókot is létrehozhat: két jelszómező jelenik meg, és a kód beírása után a fiókja elkészül. Legközelebb nem kell újra megadnia az adatait, és a foglalásait is látja a fiókjában.

Ha a vendég ott nem pipálta be, a Foglalás visszaigazolása lépésen még megteheti: ott is van Regisztrálok jelölő két jelszóval és egy Fiók létrehozása gombbal. Mivel a címét addigra már kóddal megerősítette, új kódot nem kérünk, a fiók azonnal elkészül, és a vendég be is lép.

A visszaigazoláson a vendég neve melletti Szerkesztés gombbal a nevét, az e-mail-címét, a telefonszámát és (ha megadta) a számlázási címét is javíthatja. Ha az e-mail-címét írja át, az új címre új kódot küldünk: amíg azt be nem írja, a foglalást nem tudja véglegesíteni és fizetni sem tud, egy sárga sáv és a Kód megadása gomb jelzi, mi a teendő.

A számlázási címnél elég az irányítószámot beírni: a várost a rendszer magától kitölti (az adatlapon, a visszaigazolás szerkesztőjében és a vendég fiókjában is). A város átírható, néhány irányítószámon ugyanis több település osztozik; amit a vendég maga írt be, azt nem írjuk felül.

A kódot a Foglalási Opciók fülön, a vendég mód alatt az E-mail-cím megerősítése kóddal kapcsolóval kikapcsolhatod. Ezt csak akkor tedd, ha tudod, mit jelent: kikapcsolva bárki foglalhat más nevében.

Mikor érdemes bekapcsolni:

• Egészségügyi / konzultációs salon, ahol az ügyfél nem akar fiókot, csak egy időpontot
• Egyszeri látogatók aránya magas, és a regisztráció elriasztja őket
• Sürgős vagy "épp eszembe jutott" foglalások, ahol a friction visszadob

Mikor hagyd kikapcsolva:

• Visszatérő ügyfél-bázis, ahol fontos hogy a vendég saját maga le tudja mondani/áthelyezni a foglalását a portálon
• Bérlet/tagság értékesítés, ahol az ügyfél portál-belépés nélkül nem tudja használni a vásárlását
• Számlázási adatok kötelező begyűjtése (a vendég mód nem kéri a cég-/számlázási mezőket)

Példák, mikor használd

1. eset: stylist-kötelező salon

Munkatárs-választás: Igen. A vendégek konkrét stylistot választanak. Bella vagy Cili. A névhez a vendég ragaszkodik.

2. eset: masszázs-spa, neutralis

Munkatárs-választás: Nem. Munkatárs-név rejtve. A vendég csak az időt választja, a salon dönti el, ki masszírozza.

2/b. eset: új vendégek elosztása, törzsvendégek a sajátjukhoz

Munkatárs-választás: Csak visszatérő vendégeknek. Az új vendégeket az üzlet osztja szét (például a frissen érkezett kolléganő is kap vendéget), a törzsvendég viszont belépve a megszokott stylistjához foglal, akit a foglaló elöl, "Legutóbb nála voltál" címkével mutat.

3. eset: kombós foglalás

Max szolgáltatás 3-ra állítva. A vendég vágás + festés + szárítást egy foglalásba foglal. A naptár automatikusan ütemez.

4. eset: új salon első hetében

Szolgáltatás-megjelenítés mind 3 bekapcsolva, leírás+idő+ár. A vendégnek nem kell semmit gondolnia, mindent lát.

5. eset: ÁSZF-kötelezettség

A Szerződési Feltételek fülön feltöltöd a saját ÁSZF-ed és lemondási feltételeid. A vendég foglaláskor pipálja, jogászod nyugodt.

6. eset: friction-mentes egyszeri foglalás

Vendég mód bekapcsolva. Pl. egészségügyi rendelő, ahol az ügyfél elmegy egy konzultációra, és nem akar fiókot regisztrálni hozzá. Az e-mail-címét egy kóddal erősíti meg, a foglalás után visszaigazoló e-mailt kap, a vendégkartont a rendszer csendben létrehozza emaillel, és ha jövőre megint foglal ugyanezzel az emaillel, automatikusan ugyanazon profilon landol a foglalás.

Tippek

• A munkatárs-választás kötelezettsége salon-stílustól függ: divatos salon → igen, neutralis spa → nem.
• A "bárki" opció tisztességes: ne kötelezd a vendéget választani, ha mindegy neki, ki vágja.
• A fizetési-info szöveg gyakran kihagyott: pedig a vendég-bizalmat nagyban növeli ("kártyát is elfogadunk", "foglalót csak Stripe-pal").
• A Max-szolgáltatás-per-foglalás 3-5 között a legjobb: 1 túl szigorú, 10 zavaros.
• A T&C-pipa mindig kötelező: a feltételek szövegét viszont te adod, tartsd naprakészen a Szerződési Feltételek fülön.
• A vendég mód konverzió-növelő: ha az egyszeri látogatók aránya magas (pl. orvosi rendelő), érdemes kipróbálni A/B-szerűen, mert a regisztráció-mentes flow átlag 20-40%-kal kevesebb lemorzsolódást ad.