Visszatérítések

A visszatérítés a salon mindennapja. Vendég panaszkodik, szolgáltatás-hiba, goodwill, vagy egyszerűen lemondás-utáni vissza-fizetés. A Bookinda mindezt rendezett módon kezeli.

Hol indítod

Eladás-listából

1. Eladások → adott eladás
2. "Visszatérítés" gomb
3. Részleges (csak egy tétel) vagy teljes
4. Ok-megadás
5. Megerősítés

Pénztárnál (közvetlenül)

Ha a vendég ott áll a pénztárnál, a fizetési-modálban "Visszatérítés" opció.

Visszatérítés-típusok

Teljes

Az egész eladás visszafordul. A pénztár-egyenleg, és a vendég számláját is rendezi.

Részleges

Csak egy tétel (egyik szolgáltatásra) vagy egy adott összeg. A többi tétel változatlan.

Csak fizetési-mód-vissza

Pl. készpénzes fizetést részletekben adsz vissza. A pénztár jegyzi.

Ok-kategóriák

A visszatérítéskor megadott okot a riportban szűrheted:

• Vendég panasz
• Szolgáltatás-hiba
• Goodwill
• Lemondás-szabályok szerinti vissza
• Tévesen-rögzített eladás
• Egyéb

Audit-nyomvonal

Minden visszatérítés naplózva:

• Mikor (dátum + idő)
• Ki (a kezelő munkatárs)
• Mennyit
• Milyen okot adott
• Eredeti eladás-link

A vendégprofilon és az eladásnál is látható.

Visszatérítés online vs. helyszínen

Online kártyás fizetés (Bookinda Pay, Stripe, Barion, SimplePay, Teya)

Ha a vendég online, kártyával fizetett (bérlet, részletfizetés, előleg, csoportos óra, tagság), a visszatérítés jóváhagyásakor a rendszer a pénzt automatikusan visszaküldi a kártyájára, azon az átjárón, amelyiken fizetett. A visszatérítő ablak befizetésenként kiírja, hogy „Automatikusan visszamegy a vendég kártyájára”, így neked nem kell a fizetési szolgáltató felületére belépned, és a pénzt sem kell még egyszer visszaadnod. Néhány munkanap, mire a vendég a bankjánál látja.

• Bookinda Pay: a díj arányos része is visszajár, az üzletnek utalt összeget a rendszer visszahúzza.
• Ha az átjáró elutasítja (például lejárt a visszatérítési határidő, vagy a szolgáltatónál nincs rá fedezet): azt a tételt a rendszer nem könyveli, az ablak megírja az okát. Ilyenkor próbáld újra, vagy térítsd vissza a fizetési szolgáltató felületén.
• Részletfizetés: minden befizetett részlet a saját kártyás tranzakciójára megy vissza.

Átutalás, terminál, SZÉP-kártya

Ezeknél a rendszer csak könyveli a visszatérítést: a pénzt neked kell visszaadnod (visszautalás, terminálos visszatérítés, készpénz). Az ablak ezt is kiírja: „Csak könyveljük: a pénzt neked kell visszaadnod”.

Készpénz

A vendég ott helyben kap készpénzt a pénztárból. A pénztár-egyenleg lecsökken.

Store credit-re

Egyes salonok preferálják: készpénz/kártya helyett a vendég store-credit-egyenlegét töltik fel. A vendég a következő foglalásnál használja.

Az eladott bérlet és ajándékutalvány visszavonása egy pipával

Ha az eladásban bérletet vagy ajándékutalványt adtál el, a visszatérítés lapján megjelenik egy pipa: Az eladással kiadott bérlet és utalvány visszavonása. Ha bepipálod, a pénz visszatérítésével együtt a bérlet törlődik, az utalvány pedig visszavonásra kerül, így többé nem használható. Pipa nélkül a bérlet és az utalvány megmarad, a visszatérítés csak a pénzt adja vissza.

• Teljes visszatérítésnél a bérlet eddig is magától törlődött; a pipa az utalványt is visszavonja.
• Részleges visszatérítésnél csak a pipával vonjuk vissza őket.
• A már teljesen beváltott utalvány nem vonható vissza: a lap ezt kiírja, és az utalvány megmarad.

A weben és a Bookinda Business alkalmazásban is az eladás adatlapján, a Visszatérítés gombbal éred el (tulajdonos és vezető).

Példa: Anna 20 000 Ft-ért vett egy 5 alkalmas bérletet és egy 10 000 Ft-os utalványt, de még aznap meggondolja magát. Visszatéríted a teljes összeget, és bepipálod a visszavonást: a bérlet törlődik, az utalvány kódja érvénytelen lesz, nem kell külön a bérletek és az utalványok között keresgélned.

Bizonylatok a telefonon

Az eladás adatlapján a Bizonylatok sor nyitja a nyugtát és a számlát: PDF megosztása (a nyugtánál A4, 80 vagy 58 mm-es papírral, így blokknyomtatóra is mehet), küldés e-mailben bármilyen címre, nyugta vagy számla kiállítása utólag (a számlára megjegyzéssel), a NAV által elutasított számla újraküldése és a sztornó számla (kötelező indokkal, csak tulajdonos és vezető). A sztornó számla a pénzt nem adja vissza: arra a Visszatérítés való.

Ha a vendég kártyával és készpénzzel is fizetett, a visszatérítésnél te döntöd el, melyik fizetésre menjen vissza a pénz: a Más összeg fülön fizetésenként írod be az összeget (például 3 000 Ft a kártyára, 2 000 Ft készpénzben), a Tételenként fülön pedig kiválasztod, melyik fizetésből menjen először. A weben a visszatérítő ablak összeg szerinti fülén szintén fizetésenként adod meg.

Az eladás adatlapján a ⋯ menü Bizonylat nyomtatása vagy PDF sora (és a fizetés utáni képernyő) ugyanazt a bizonylatot adja, amit a weben a Nyomtatás gomb: tételek, munkatárs, kedvezmény, ÁFA, borravaló, végösszeg és a befizetések. A telefon megosztó menüjéből kinyomtathatod vagy elküldheted. Ez nem NAV nyugta: azt a NAV nyugtás üzletek a Bizonylatok soron érik el.

Ha az üzlet Billingóval vagy Számlázz.hu-val számláz, és egy kifizetett eladásról kimaradt az automatikus számla (például hiányzott a vendég címe), a Bizonylatok soron a Számla kiállítása gombbal pótolhatod: választhatsz kiállító céget (ha több van bekötve), és írhatsz megjegyzést a számlára. A kész Billingo vagy Számlázz.hu számla PDF-jét ugyanitt megoszthatod (weben a PDF gomb nyitja meg).

Példák, mikor használd

1. eset: vendég panasz a hajfestésre

Vendég nem elégedett a színnel. Manager dönt: 30% visszafizetés. Eladás-listán → adott eladás → Részleges visszatérítés → 30% → ok "Vendég panasz". Stripe-on a kártyájára megy.

2. eset: tévesen-rögzített eladás

A recepciós kétszer rögzített egy 8 000 Ft-os manikűrt. Az egyiket vissza kell téríteni. Visszatérítés → ok "Tévesen-rögzített". A vendég nem fizet kétszer.

3. eset: szolgáltatás-szelvényre cserélés

Vendég lemond, az előleget kéri vissza. Manager: "Inkább adok 10% extra-t store-credit-be?" Vendég elfogad. Visszatérítés "store-credit"-re, +10% bónusz.

4. eset: csapat-hiba

Stylist rosszul vágta a hajat. Goodwill-ből 100% vissza, plusz "ingyenes újra-vágás" ígéret. Visszatérítés ok "Goodwill, csapat-hiba", és belső jegyzet a stylist-edzéshez.

5. eset: bérlet-felhasználás-visszavonás

A vendég egy bérlet-alkalmat tévesen használt. Bérlet-szakaszban visszavonod (csak manager / tulaj jogosult). A bérlet-alkalom visszaáll, az eladás 0 Ft-ra korrigál.

Tippek

• Az ok-megadás kötelező: különben az audit-naplóban "miért?" nem ismerszik.
• A visszatérítést gyorsan intézd: a vendég-élmény-szempont. 24 órán belül lehetőleg.
• A Stripe / Barion-visszatérítés 5-7 munkanap: tájékoztasd a vendéget, hogy ne türelmetlenkedjen.
• Store credit alternatíva: a vendég nem veszít, te megtartod a likviditást. Win-win, ha a vendég elfogadja.
• A visszatérítések riportban követhetőek: ha túl sok, a szolgáltatás-minőséget vagy a kommunikációt érdemes felülvizsgálni.