Fizetési folyamat / Checkout

A pénztári-eladás a salon-rutin egyik leggyakoribb eseménye. Egy vendég fizet a szolgáltatásért és egy esetleges termékért. Lehet, hogy egyszerű, lehet, hogy bonyolult (split, kedvezmény, borravaló).

A standard flow

A vendég foglalása befejezett-állapotba kerül (a stylist megnyomta a "Befejezett"-et). A naptáron a foglalás-kártyán "Fizetés" gomb jelenik meg.

1. Fizetés gomb: megnyit egy fizetési-ablakot
2. Tételek áttekintése: szolgáltatás(ok), kiegészítők, esetleg termékek
3. Kedvezmény (opcionális): kézi vagy preset (lásd: Kedvezmény-presetek)
4. Borravaló (opcionális): a vendég ad-e plusz pénzt
5. Fizetési mód kiválasztás
6. Megerősítés és számla

A pénztár Mentés piszkozatként gombjával már az új, kézzel összeállított eladás kosarát is elmentheted, akkor is, ha még nem választottál vendéget. Az eladás ilyenkor piszkozatként jön létre. Ha az eladást egy időpontból nyitottad meg, a piszkozatot ugyanonnan nyithatod meg újra. A piszkozat nem számít kiállított eladásnak, ezért az Eladások listájában nem jelenik meg.

Fizetési módok

A pénztárnál választható módok (ha aktívak a beállításokban):

• Készpénz
• Bankkártya
• Banki átutalás
• Digitális tárca
• Vendég-számlán
• Hotel-szobaszámlán
• Feltöltött egyenleg
• Bérlet-beváltás (ingyen, ha a vendégnek van bérlete)
• Tagság-beváltás
• Hűségpont-beváltás
• Ajándékutalvány
• Egyéb

Megjegyzés a tételhez

Bármelyik tételhez írhatsz egy rövid megjegyzést, például: „hosszú haj, dupla anyag” vagy „ajándékba csomagolva”. Kattints a kosárban a tételre, és a szerkesztő alján töltsd ki a Megjegyzés mezőt (legfeljebb 500 karakter).

A megjegyzést a tétellel együtt mentjük, tehát később is megvan:

• a kosárban a tétel alatt látod,
• az eladás oldalán a tétel alatt szerepel,
• a kinyomtatott vagy elküldött bizonylaton is ott van a tétel alatt.

A számlára (NAV, Billingo, Számlázz.hu) a tétel megjegyzése nem kerül rá. Ha a számlára szeretnél szöveget, azt a fizetésnél a számla megjegyzésébe írd.

A Bookinda Business alkalmazásban ugyanígy megy: a pénztárban koppints a tételre, írd be a megjegyzést, és az eladás adatlapján a tétel alatt látod viszont.

Példa: festésnél a fodrász beírja a tételhez, hogy „2 tubus festék, hosszú haj”. Fél év múlva a vendég megkérdezi, miért volt drágább a múltkor: az eladás oldalán a tétel alatt ott a válasz.

Split payment

Ha a vendég több módon fizet (pl. 50% kártya, 50% utalvány):

1. "Split payment" gomb
2. Mindegyik módra megadod az összeget
3. Az összeg-szumma egyezzen a végösszeggel
4. Megerősítés

Borravaló (tip)

Bizonyos üzletekben szokás. A pénztárnál:

• Külön mező a borravalóra
• Százalékos sablon (10%, 15%, 20%) vagy egyedi összeg
• Csapathoz vagy konkrét munkatárshoz rendelhető

A borravaló a csapattag jutalék-számolásában szerepelhet (a beállítástól függ).

Készpénz-kerekítés (5 forint)

Készpénzes fizetésnél a fizetendő 0-ra vagy 5-re végződik. Bekapcsolni a Beállítások → Fizetés és adózás → Pénztári fizetési módok oldalon, a Készpénz-kerekítés kártyán tudod (csak forintos üzletnél látszik).

• Ha a vendég a maradékot készpénzben fizeti, a pénztár a kerekített összeget mutatja: 1 és 2 lefelé, 3 és 4 felfelé 5-re, 6 és 7 lefelé 5-re, 8 és 9 felfelé. Például 78 342 Ft helyett 78 340 Ft, 78 343 Ft helyett 78 345 Ft.
• A visszajárót a kerekített összegből számolja, és a kasszába is a ténylegesen kapott összeg kerül.
• A számla és az ÁFA pontos marad. A különbség az eladás adatlapján Kerekítés sorként látszik.
• Kártyánál, átutalásnál és a többi módnál nincs kerekítés. Részfizetésnél sem: csak az a készpénzes fizetés kerekít, amelyik lezárja az eladást.
• Ha ezt a fizetést törlöd, a kerekítés is visszaáll, és az eladás újra a pontos összeggel nyitott.

Service charge

Egyes salonok (főleg spa) felszámítanak egy fix service charge-ot (pl. 10%). Ez nem opcionális a vendég számára, de látszik a számlán külön sorként.

Visszatérítés (refund)

Ha a vendég panaszkodik vagy hiba történt:

• Eladások listán → adott eladás → "Visszatérítés" gomb
• Részleges (pl. csak az egyik szolgáltatás) vagy teljes
• Visszatérítés-ok kötelező

A visszatérítés tranzakció-ja külön sorként megjelenik a riportban.

Manuális kártya-bevitel

Ha nincs fizikai kártya-terminálod, de online kártyás fizetést akarsz a pénztárnál:

• "Manual card entry" panel
• Kártya-szám, lejárat, CVV
• Stripe vagy Barion-átjárón keresztül leszedjük az összeget

Önkiszolgáló mode (self-checkout)

Egyes salonokban a vendég maga fizet egy tableten:

• Self-checkout-panel
• Vendég látja a tételeket
• Ő választja a fizetési módot
• Megerősíti

Ritka, főleg modern fitnesz/wellness-helyeken.

Példák, mikor használd

1. eset: standard fizetés

Vendég vágatott. 8 000 Ft a számla. Recepció: "Kártyával fizet?" Igen. Kártya-terminál, fizetés, számla. 30 másodperc.

2. eset: kedvezmény + borravaló

Vendég törzsvásárló-kedvezményt kap (10%, preset). 7 200 Ft. 1 000 Ft borravalót ad. Total: 8 200 Ft. Készpénzes fizetés.

3. eset: split payment

Vendég 6k Ft-os utalvánnyal és 4k készpénzzel fizet egy 10k Ft-os szolgáltatást. Split, két fizetési-mód, összeg-szumma egyezik.

4. eset: bérletbeváltás

Vendég 5x manikűr bérletet vett előre. Ma 2-szer használja. Fizetés: bérletbeváltás. Ár 0 Ft. A bérlet-számláló 1/5-ról 3/5-re lép.

5. eset: visszatérítés panaszra

Vendég nem volt elégedett, te jó-szándékból visszafizeted a 50%-ot. Eladások listán → "Visszatérítés" → 50% → ok "Goodwill, panasz-rendezés". A pénztár lecsökken.

Tippek

• A pénztári flow legyen gyors: 30-60 másodperc egy átlag-fizetésre. Ha tovább tart, a vendég idegesedik.
• Kedvezményt presetből alkalmazz: kézi-számolás hibára vezet. A preset gyors és átlátható.
• A borravaló-mező opcionális: ha a salon nem tippelős, hagyd ki, ne erőltesd a vendéget.
• Split payment ritkán szükséges: leginkább utalvány + ráadás-fizetésnél. Ne légy túl liberális, túl bonyolítja a könyvelést.
• A visszatérítést pontosan dokumentáld: a riportokban később vissza-keresheted, miért és mikor.

Borravaló és VIP-kedvezmény a pénztárban

• Borravaló gyorsgombok: a 10, 15 és 20%-os gomb a kosár teljes összege alapján számítja ki a borravalót, kerek összegre kerekítve. Ha ezután módosítod a kosár tartalmát, koppints újra a gombra.
• VIP-kedvezmény: a VIP vendég kedvezménye automatikusan érvényesül a kosárban, a webes felületen és az alkalmazásban is. A pénztáros eltávolíthatja a kedvezményt. Ha másik vendégre váltasz, a kedvezmény az újonnan kiválasztott vendéghez igazodik.

Kerekítés, számlázó cég és kivételek a pénztárban

• Kerekítés: a százalékos kedvezmény összegét egész forintra kerekítjük, majd ebből számoljuk ki a végösszeget. Így a pénztárban megjelenő, a tárolt és a kifizetett összeg mindig megegyezik.
• Számlázó cég kártyás fizetésnél: akár fizetési linken keresztül, akár mentett kártyával vagy a kártyaadatok megadásával fizet a vendég, a bizonylatot az a cég állítja ki, amelyet a pénztárban kiválasztottál. Ez akkor is így van, ha a vendég később, a saját telefonján fizet.
• 0%-os tételek: a 0%-os adókulccsal értékesített tétel a számlán és a nyugtán is 0%-kal szerepel.
• VIP-kedvezmény és utalvány: a VIP-kedvezmény nem vonatkozik az ajándékutalványokra és az egyenlegfeltöltésre: a kedvezményt a kosár többi tételére számítjuk ki.

Kedvezmény és AAM a bizonylaton

• Kosár-kedvezmény: a kosárra adott kedvezmény a számlán és a nyugtán is külön „Kedvezmény” sorban jelenik meg, így a bizonylat végösszege megegyezik a vendég által fizetett összeggel. Ha a tételek ÁFA-kulcsa eltér, a kedvezményt ÁFA-kulcsonként, arányosan osztjuk el.
• Alanyi adómentes cég: az alanyi adómentes számlázó cég minden számláján AAM jelölés szerepel, akkor is, ha az üzleted többi cége ÁFA-körös.

Bizonylat a fizetés után, az alkalmazásban

• Sorszám és küldés: fizetés után az alkalmazásban rögtön látod a kiállított nyugta vagy számla sorszámát, és azt is, hogy elküldtük-e a vendégnek. Ugyanezen a képernyőn e-mailben elküldheted vagy újraküldheted a bizonylatot, a PDF gombbal pedig megoszthatod vagy kinyomtathatod.
• Számla kiállítása: ha az üzletedhez számlázó van csatlakoztatva, a számlát is itt állíthatod ki, a számlázód nevét viselő gombbal.
• Alanyi adómentesség: ha az üzleted alanyi adómentes, a bizonylatokon AAM szerepel, adókulcs és százalék nélkül. Ha az egyik számlázó vállalkozásod ÁFA-körös, annak bizonylatai a saját ÁFA-kulcsával készülnek.
• Borravaló: egy eladáshoz egy borravalóösszeg tartozik: ha újra megadod vagy átírod, az új érték felülírja a korábbit, nem adódik hozzá. A fizetési linkes, QR-kódos és kártyás fizetés előtt a pénztár elmenti a kosár módosításait.