Csoportos órák beállítások

A Beállítások oldalon a globális szabályokat állítod, amelyek minden új óra alapértelmezésévé válnak. Egyedi órán természetesen felülírhatók.

Hol találod

Csoportos órák → Beállítások fül.

A 6 csoport

1. Alapértelmezett értékek

• Alapértelmezett kapacitás (férőhelyek óránként, pl. 12)
• Maximum férőhely egy foglalásban (pl. 4, hogy egy ember ne foglalja le az egész órát)
• Alapértelmezett minimum létszám (auto-cancel-hez)

2. Foglalási szabályok

• Minimum előjegyzés (hány órával előbb kell foglalni, pl. 2 óra)
• Maximum előjegyzés (hány nappal előre, pl. 30 nap)
• Foglalási határidő (opcionális, hány órával az óra előtt nem foglalható már, pl. 1 óra)
• Online lemondás engedélyezése (toggle)
• Lemondási ablak (hány órával az óra előtt nem lehet már lemondani, pl. 12 óra)
• Lemondási indok a vendégtől: kötelező megadni (alap) / kérjük, de nem kötelező / nem kérjük. Az indokot a résztvevő-listán a lemondott vendégnél látod, és benne van a lemondás-értesítésben is.
• Várólista engedélyezése (toggle)
• Ha a vendég határidőn belül mondja le: visszatérítjük a díjat (alap), jóváírjuk az egyenlegén, vagy nem jár vissza. Részletek lejjebb.

3. Értesítések

• A csoportos órákhoz kapcsolódó üzeneteket az Értesítésekben állíthatod be. A visszaigazolást, az óra előtti emlékeztetőt, az utalási tudnivalókat, a lemondásról, az új időpontról és a várólistáról szóló értesítéseket, valamint az óra utáni üzenetet a Marketing → Eszközök → Értesítések oldal Csoportos órák kártyáján találod. Itt kapcsolhatod be vagy ki őket, megadhatod, hány órával az óra előtt küldje el a rendszer az emlékeztetőt, és átírhatod az üzenetek szövegét.
• A Csoportos órák beállításai között a Megnyitás az Értesítésekben gombbal közvetlenül az értesítésekhez léphetsz.
• Lemondáskor értesítheted a résztvevőket: ha lemondasz egy órát, egy napot vagy egy sorozatot, a megjelenő ablakban alapértelmezetten be van jelölve a „Résztvevők értesítése”. Ha most nem szeretnél e-mailt küldeni, vedd ki a pipát.

4. Publikus oldal beállítások

• Oktató neve mutatása a foglalási oldalon (toggle)
• Létszám mutatása a foglalási oldalon (kapcsoló, alapból be): a vendég látja, hányan jelentkeztek, hány hely maradt, és hány fő hiányzik még a minimális létszámhoz. Ha kikapcsolod, ezek eltűnnek a listából és a naptárnézetből is, a vendég csak azt látja, ha egy óra megtelt. A foglalás ugyanúgy működik.
• Az órarend ezzel a nézettel nyílik: Lista vagy Naptár. A vendég továbbra is átválthat, és a böngészője megjegyzi, melyiket választotta.

5. Automatikus lemondás (auto-cancel)

• Engedélyezés (toggle)
• Ellenőrzési stratégia:
  • Előző napon adott órakor (pl. előző nap 22:00)
  • Az óra előtt X órával (pl. 4 órával előtte)
• Időablak szabályok: pl. "reggeli órák (06:00-12:00) ellenőrzése előző este 22:00-kor"
• Több ellenőrzési ütem támogatott
• Figyelmeztetés: 6 órával minden ellenőrzés előtt a tulajdonos e-mailt kap a minimum alatti órákról
• Lemondáskor: a kifizetett eladások visszatérítése és a számlák sztornója automatikus, a tulajdonos összefoglalót kap a visszaadandó összegekről

6. Üzlettípus

A globális (Beállítások → Általános) üzlettípus is befolyásolja:

• "Csoportos óra központú" üzleteknél a Csoportos órák a fő modul
• "Hibrid" salonnál a hagyományos foglalás és csoportos óra is működik

Mikor használd

Szcenárió 1, jóga stúdió 12 fős órákkal Default kapacitás: 12. Max foglalás 1 (egy ember egy helyet). Min előjegyzés: 1 óra. Várólista: be. Lemondás: 4 órával előtte.

Szcenárió 2, family-friendly fitness Default kapacitás: 16. Max foglalás 4 (egy szülő hozhatja a gyerekeit). Min előjegyzés: 0 óra (drop-in is elfogadott). Várólista: be.

Szcenárió 3, prémium kis-csoport (4 fő) Default kapacitás: 4. Max foglalás 1. Min előjegyzés: 24 óra. Lemondás: 24 órával előtte (különben no-show díj).

Szcenárió 4, hajnali órák auto-cancel Min létszám: 3. Auto-cancel: be. Ellenőrzés: előző este 22:00. Ha 3-nál kevesebb a foglalás 22:00-ig, automatikusan lemondódik az óra, és értesítjük a feliratkozottakat.

Szcenárió 5, instagramozható oktatóid Oktató neve mutatása a foglalási oldalon: be. A vendégek látják kit kapnak. (Ha kevés tapasztalatú, lefogyaszthatod a foglalásait, ezért megfontolandó.)

Szcenárió 6, a vendégek a létszámot figyelik Ha azt látod, hogy a vendégek kivárnak, amíg egy óra összegyűlik, vagy épp egy népszerű óra láttán egyszerre jelentkeznek sokan, kapcsold ki a Létszám mutatását. A foglalás ugyanúgy működik, csak a számok nem látszanak. Ha a vendégeid inkább napok szerint választanak, állítsd a kezdő nézetet Naptárra.

Beállítás-felülírás óra szintjén

A globális beállítások csak az alapértelmezést adják. Egy konkrét óránál felülírhatod:

• Kapacitás (8 fő helyett 4 fő)
• Min létszám (csoportos esemény min 5 fő)
• Foglalási határidő (különleges órán szigorúbb deadline)

Tippek

• Először csak az alapokat állítsd be: kapacitás, min foglalás, várólista. A többi finomhangolás később.
• A min létszám és auto-cancel csak akkor működik együtt, ha mindkettő be van kapcsolva. Csak min létszám = manuális lemondás.
• A lemondási ablak fontosabb mint gondolnád: 0 óra esetén az utolsó pillanatban is lemondhatnak (rosszabb mutatók). 12-24 óra általánosan elfogadott.
• A várólistát mindig ajánlott bekapcsolni, mert a forgalmas órákon a lemondók helyét megtölti.
• Az emlékeztető email csökkenti a no-show arányt, általában 24 órával előtte ideális.
• A multi-instructor megjelenítés a vendégnek bizalmat ad, de nyilvános publikus könnyen visszaüthet, ha az oktató kevés tapasztalatú.

Ha a vendég határidőn belül mondja le

Beállíthatod, mi legyen a befizetett díjjal, amikor a vendég a lemondási határidőn belül maga mondja le a helyét (az e-mailben kapott linkről vagy a vendégfiókjából). A választót a weben a Csoportos órák → Beállítások oldal Foglalási szabályok kártyáján, a Bookinda Business alkalmazásban a beállítások Szabályok fülén találod; amíg nem állítod át, a díj visszajár:

• Visszatérítjük (ez az alap): az eladás visszatérítődik, a számla sztornózódik. A bankkártyás online befizetés magától visszamegy a vendég kártyájára. Ha készpénzzel vagy átutalással fizetett, a pénzt neked kell visszaadnod, erről e-mailt és értesítést kapsz.
• Jóváírjuk az egyenlegén: a pénz nálad marad, a vendég egyenlegére kerül, és a pénztárban a következő fizetésnél felhasználhatja.
• Nem jár vissza: a befizetés megmarad.

A bérletből lefoglalt alkalom mindhárom esetben visszakerül a bérletre.

Ugyanez a szabály adja az alapot akkor is, amikor te veszel le egy vendéget az óráról: határidőn belül a beállított mód, határidő után a „Nem jár vissza” lesz előre kijelölve, de minden levételnél átállíthatod.

Példa: Anna hétfőn kártyával kifizette a csütörtöki jógát, kedden lemondja. A lemondási határidő 24 óra, tehát időben van: a 3 500 Ft magától visszamegy a kártyájára, a helyét pedig a várólista első vendége kapja meg.

A határidőt szolgáltatásonként is megadhatod, fix időponttal is (például „előző nap 18:00-ig”): lásd a Szolgáltatás létrehozása cikk „Saját lemondási határidő szolgáltatásonként” részt.

Késői lemondás: a határidő után is felszabadulhat a hely

Alapból a határidő után a vendég már nem tudja online lemondani a helyét, így a várólista sem kap értesítést. Ha bekapcsolod a Késői lemondás engedélyezése kapcsolót (Csoportos órák → Beállítások, a lemondási szabályok alatt; csak akkor látszik, ha az online lemondás be van kapcsolva), a vendég az óra kezdetéig lemondhatja a helyét az e-mailben kapott linkről vagy a vendégfiókjából. A lemondó oldal ilyenkor egyértelműen jelzi, hogy ez már késői lemondás.

Mi történik ilyenkor:

• A hely azonnal felszabadul, és a várólista első vendége ajánlatot kap.
• Az alkalom a tiéd marad: a bérletből levont alkalom nem jár vissza, az előre befizetett díj sem.
• Ha a helyet semmi nem fedezte (nincs bérlet, nincs befizetés), a hely ára Késői lemondás típusú tartozásként felkerül a Tartozások listára.
• Az óra résztvevőlistáján a vendég mellett „Késői lemondás” jelvény látszik. Az Elengedés gombbal megbocsáthatod: a bérlet-alkalom visszajár, a tartozás elengedett lesz.

Példa: a csütörtök 18:00-s pilatesre a határidő előző nap 18:00. Kati csütörtök délben szól, hogy beteg. A helye felszabadul, a várólistán lévő Zsófi azonnal e-mailt kap és beül, Kati bérletéből pedig levonódik az alkalom. Ha úgy döntesz, hogy most az egyszer elengeded, egy kattintás a névsorban.

Jóváhagyás az online órafoglaláshoz

Ha minden jelentkezést látni szeretnél, mielőtt végleges lesz, kapcsold be a Jóváhagyás az online foglaláshoz kapcsolót (Csoportos órák → Beállítások). Ezután:

• Az online foglalás a helyet azonnal lefoglalja, de Jóváhagyásra vár állapotban érkezik. A vendég ezt látja a foglalás végén, és erről e-mailt is kap.
• A döntésre várók a Jóváhagyások oldalon, a Csoportos órák blokkban és az óra résztvevőlistáján is ott vannak, Jóváhagyás és Elutasítás gombbal. A menüpont jelvénye ezeket is számolja.
• Jóváhagyáskor a vendég megkapja a szokásos visszaigazoló e-mailt, naptár-meghívóval.
• Elutasításkor a hely felszabadul (a várólista ajánlatot kap), a bérletből levont alkalom visszajár, a vendég pedig e-mailt kap, benne az indokkal, ha megadtad.
• Jóváhagyásra váró foglalásnál online fizetést nem kérünk a foglaláskor; a vendég bérletből vagy a helyszínen fizet.
• A két e-mail szövegét az Értesítések között szerkesztheted, és ki is kapcsolhatod.

Bérlet és tartozás a bejelentkeztetéskor

Három kapcsoló szabályozza, mi történik, amikor a vendéget megjöttnek jelölöd. A weben a Csoportos órák → Beállítások oldalon, a „Bérlet és tartozás a névsorban” kártyán, a Bookinda Business alkalmazásban a beállítások Fizetés fülén találod őket:

• Bérlet levonása érkezéskor (alapból be): ha a vendégnek van érvényes órabérlete, a bejelentkeztetés levon belőle egy alkalmat.
• Tartozás, ha bérlet nélkül jött (alapból be): ha nincs bérlete és nem fizetett, a hely ára tartozásként felkerül a Tartozások listára.
• A meg nem jelent vendég is fizet (alapból ki): bekapcsolva a „Nem jött el” jelölés is tartozást ír fel.

A Bookinda Business alkalmazásban

Menü → Csoportos órák → a fejléc három pontja → Beállítások. Három fül van: Szabályok (alapértékek, foglalás zárása, lemondás, várólista, automatikus lemondás), Fizetés (online fizetés a foglaláskor és a fenti három kapcsoló) és Megjelenés (a foglalóoldal fejléce, az oktató és a létszám mutatása, értesítések). Minden fül a saját Mentés gombjával ment. A beállításokat a tulajdonos, a vezető és az a munkatárs módosíthatja, akinek megvan a „Beállítások kezelése” joga; az online fizetés blokkját csak a tulajdonos és a vezető.

Kapcsolódó cikkek

• Csoportos órák áttekintés
• Esemény létrehozása
• Várólista
• Tartozások