Kezeld a csoportos órákhoz kapcsolódó tartozásokat

A Csoportos órák modulban nyomon követheted és rendezheted a vendégek tartozásait. Ha valaki bérlet nélkül vesz részt egy órán, vagy nem jelenik meg egy olyan órán, amelyért távolmaradás esetén is fizetnie kell, automatikusan tartozás keletkezik.

Hol találod

Csoportos órák → Tartozások fül.

Mikor keletkezik tartozás

1. Részvétel érvényes bérlet nélkül

A vendég megérkezett, és megjelentként jelölted, de nincs érvényes bérlete. A rendszer automatikusan létrehoz egy tartozást az óra árával megegyező összegben. Ennek típusa: ATTENDED_NO_PASS.

2. Távolmaradás fizetési kötelezettséggel

A vendég nem jött el, és az óráért távolmaradás esetén is fizetnie kell, például egy felülírt szabály vagy az általános távolmaradási díj miatt. Ilyenkor tartozás keletkezik, amelynek típusa: NO_SHOW_REQUIRES_PAY.

3. Késői lemondás

Ha engedélyezted a késői lemondást, tartozás keletkezik, amikor a vendég a lemondási határidő után mondja le a helyét, és a részvételét sem bérlet, sem befizetés nem fedezte. Ha az óra névsorában elengeded a tartozását, az elengedett állapotba kerül.

Mikor szűnik meg vagy rendeződik a tartozás

Egy résztvevőnek egy órához legfeljebb egy nyitott tartozása lehet. Ha visszavonod a "megjelent" vagy "nem jelent meg" jelölést, illetve törlöd a résztvevőt, a tartozás megszűnik, mert már nincs alapja. Ha a vendég a kasszában kifizeti az órát, a tartozás fizetéssel rendezett lesz. Ha bérletből vonod le, bérlettel rendezett lesz.

A Tartozások oldal

Összesítő kártyák az oldal tetején

• Összes nyitott tartozás: például 12 db, 87 500 Ft
• Ebben a hónapban: 4 db, 14 000 Ft
• Vendégek tartozással: 7 fő

Lista

Minden tartozás külön sorban jelenik meg, az alábbi adatokkal:

• Vendég neve
• Dátum: mikor keletkezett a tartozás
• Esemény: melyik órához tartozik
• Típus: ATTENDED_NO_PASS / NO_SHOW_REQUIRES_PAY
• Összeg
• Állapotjelzés: OUTSTANDING / RESOLVED_BY_PASS / RESOLVED_BY_PAYMENT / FORGIVEN
• Művelet: Megold

Csoportosítás vendégenként

Ezzel a lehetőséggel egy csoportban láthatod a vendég összes nyitott tartozását. Például Kovács Anna: 3 alkalom × 3 500 Ft = 10 500 Ft összesen.

A tartozás rendezése vagy elengedése

A "Megold" gombbal 3 lehetőség közül választhatsz:

1. Rendezés bérletből (RESOLVED_BY_PASS)

Ha a vendég utólag vesz bérletet, abból is rendezheted a tartozását. A tartozás sorában a Rendezés bérletből gomb megmutatja a vendég aktív órabérleteit és a fennmaradó alkalmak számát. Válaszd ki, melyik bérletből szeretnéd levonni az alkalmat.

• A később vásárolt bérletből is levonható az alkalom, az érvényességi időtől függetlenül. Nem kell visszadátumozni a bérlet kezdő dátumát.
• A levonás a bérlet előzményeiben az adott órához kapcsolva jelenik meg, a vendég pedig megkapja a szokásos „levontunk egy alkalmat” e-mailt.
• A tartozás státusza: bérletből rendezve.

Példa: Réka bérlet nélkül vett részt két órán, ezért mindkét alkalom tartozásként szerepel. Szombaton vesz egy 10 alkalmas bérletet. A két tartozást egy-egy kattintással ebből rendezed, és 8 alkalma marad.

2. Rendezés fizetéssel (RESOLVED_BY_PAYMENT)

A vendég kifizeti a tartozás összegét.

• Válaszd ki a fizetési módot: készpénz, kártya vagy átutalás.
• A Pénzügyek modul rögzíti a tranzakciót.

3. Elengedés (FORGIVEN)

Dönthetsz úgy is, hogy elengeded a tartozást, például egy törzsvendégnek tett gesztusként vagy hibás besorolás miatt.

• Az indok megadása nem kötelező, de a könyvelés számára ajánlott.

Mikor használd

1. példa: a vendég bérlet nélkül érkezik A résztvevő panelen megjelentként jelölöd a vendéget, ezért tartozás keletkezik. A vendég a recepción megveszi a bérletét, te pedig abból rendezed a tartozást. Az állapota RESOLVED_BY_PASS lesz.

2. példa: távolmaradási díj A vendég egymás után 3 alkalommal nem jött el, és a vállalkozásod távolmaradási díjat számít fel. A tartozása 3 × 3 500 Ft = 10 500 Ft. A következő látogatásakor a recepción rendezi az összeget.

3. példa: egy törzsvendég tartozásának elengedése Egy 5 éve hozzád járó vendég autóbaleset miatt először maradt távol. A Tartozások oldalon ezt választod: Megold → Elengedés, majd indokként megadod: "Vis maior". A tartozás FORGIVEN állapotba kerül, így nem kéred a vendégtől az összeg rendezését.

4. példa: több tartozás rendezése egyszerre Egy szülő 3 hónapja nem fizetett a gyerekei óráiért, így 12 tartozás halmozódott fel. A Tartozások oldalon válaszd a vendégenkénti csoportosítást, majd: szülő → összes tartozás → Egyösszegű fizetés.

5. példa: vitatott tartozás A vendég azt állítja, hogy részt vett az órán, de te nem jelölted megjelentként, és a helyzet nem tisztázható. A tartozás elengedéséhez válaszd: Megold → Elengedés, majd add meg az "Adminisztratív hiba" indokot.

Hogyan jelenik meg a vendég profilján

A vendég profiloldalán a "Pénzügyek" fül mutatja:

• Nyitott tartozás, pirossal jelölve
• Korábban rendezett tartozások
• A bérletek előzményei

Új foglalásnál ez a figyelmeztetés jelenik meg: "Ennek a vendégnek X tartozása van."

Tippek

• A távolmaradási díjról egyértelműen tájékoztasd a vendéget foglaláskor. Például: "Ha nem jössz el, és nem mondod le 12 órával előtte, X Ft távolmaradási díjat számítunk fel."
• Dokumentáld a tartozás elengedését: az "indok" mezőben rögzítsd, miért engedted el. Így később te és a könyvelőd is visszakereshetitek a döntés okát.
• Hetente ellenőrizd a Tartozások oldalt, hogy ne halmozódjanak fel a rendezetlen összegek. A 3 hónapja gyűlő tartozás rendezését már nehezebb lehet elérni.
• A vendégenkénti csoportosítás akkor hasznos, ha egy vendégnek sok kisebb tartozása van. Ez családoknál gyakori helyzet.
• A FORGIVEN nem azt jelenti, hogy a tartozás nem létezett, hanem azt, hogy döntésed alapján elengedted. A könyvelésben ez bevételcsökkenést jelent.
• Új vendégnél előbb kérd a fizetést: az első alkalommal ne jelöld megjelentként bérlet nélkül. Először rendezze a részvétel díját.

Kapcsolódó cikkek

• Résztvevők kezelése
• Bérletek értékesítése
• Beállítások