A Bookinda csoportos órák modulja: események, résztvevők, bérletek, tartozások, beállítások

Csoportos órák modul

A Csoportos órák (Group Classes) modul egy teljes osztály-management rendszer: egy időpontban több résztvevővel zajló órákat tudsz vele kezelni. Jóga stúdió, fitness terem, táncóra, csoportos kozmetikai workshop, mind ide tartozik.

Hol találod

Bal oldalsávban a Csoportos órák menüpont. Öt pontból áll, az összetartozó oldalak között a tartalom fölötti fülekkel váltasz:

Órák: a kiírt órák (közelgő, naptár, korábbi, ismétlődő) és a Heti órarend
Óratípusok: amit tartasz (pl. Reggeli jóga), az árával, a hosszával és a létszámával, valamint a Kategóriák
Órabérletek: a Vendégek bérletei, az Eladható bérletek (korábban Bérlet sablonok) és a Kintlevőségek
Online foglalás: a foglalási link és a megosztás
Beállítások: az egész üzletre érvényes szabályok (létszám, foglalási idő, várólista, automatikus lemondás, fizetés)

A régi linkek és könyvjelzők változatlanul működnek, csak a menü lett rövidebb.

Óratípusok

Az óratípus az, amit tartasz: például Reggeli jóga vagy Pilates kezdő. Egyszer megadod az árát, a hosszát és a létszámát, utána bármennyi időpontra kiírhatod.

Nem kell előbb szolgáltatást létrehoznod. Új óra kiírásakor az Óratípus mezőben az Új óratípus gombbal helyben felveheted (név, ár, időtartam, létszám). Ugyanez a választó van az ismétlődő óra és a heti órarend űrlapján is.
Az óratípus csak az órarendben jelenik meg. Az időpontfoglaló szolgáltatásai között nem látszik, külön időpontként nem foglalható, és a naptárban időpont felvételekor sem választható.
Az óratípus értékei alapértékek. Amikor kiválasztod, az óra hossza és létszáma ebből töltődik ki, de az adott alkalomnál átírhatod, és egyedi árat is adhatsz.
Szerkesztés: Csoportos órák → Óratípusok. Itt látod azt is, melyik típusból hány óra van kiírva.
A Szolgáltatások listában az óratípus mellett Óratípus jelvény áll, de mindent a Csoportos órák menüben állítasz be rajta.

Az óratípus szerkesztője

Az Óratípusok listán a Szerkesztés egy külön oldalra visz, ahol minden egy helyen van, ami az órához tartozik. Új óratípus létrehozása után is ide kerülsz.

Alapadatok: név, leírás, szín, képek (a foglalóoldalon az óra minden alkalmánál megjelennek), és hogy új órához választható-e.
Ár: az alkalmankénti ár, és ha kell, saját ÁFA-kulcs.
Létszám és jelentkezés: időtartam, létszám, minimum létszám, jelentkezési határidő, lemondási határidő (órában, vagy például „előző nap 18:00-ig”), és hogy egy vendég hány helyet foglalhat.
Tudnivalók az órához: a Fontos tudnivalók a jelentkezést visszaigazoló e-mailbe kerül, az Óra előtti teendők az emlékeztetőbe. Mindkettőnél beállíthatod, hogy csak az kapja meg, aki először jön erre az órára.

Három szint. A szabályoknál két választás van: Alapbeállítás vagy Egyedi. Amíg Alapbeállításon hagyod, az üzlet beállítása érvényes (Csoportos órák → Beállítások), és a sor ki is írja, mi az. Ha Egyedire váltasz, ennél az óratípusnál a saját értéked számít. Egy konkrét alkalomnál az óra saját értéke (például egyedi jelentkezési határidő) még ezt is felülírja. Így minden állítható, de semmit nem kötelező beállítani.

Az üzenetek helye az Értesítések. Az óratípusnál csak a szöveget adod meg, ami ehhez az órához tartozik. Hogy mikor megy ki a visszaigazolás és az emlékeztető, és mi áll bennük, azt továbbra is az Értesítésekben állítod be, mint minden más üzenetet.

Időpontként is használt szolgáltatás. Ha egy szolgáltatásra korábban csoportos órát és egyéni időpontot is foglaltak, az Óratípusok oldalon sárga jelvénnyel látszik. Ehhez nem nyúlunk: az árát a Szolgáltatások menüben szerkesztheted. Ha valójában csak óraként használod, a Csak csoportos óra legyen gombbal óratípussá teheted, ekkor lekerül az időpontfoglaló listájáról. A már lefoglalt időpontok megmaradnak.

Bérlet csoportos órára. Csoportos órára órabérlet való (Csoportos órák → Órabérletek). Új szolgáltatás-bérletbe (főmenü, Bérletek) óratípus nem tehető. Ha egy régebbi bérletedben már szerepel óra, az változatlanul működik és szerkeszthető, a vendégeknél lévő alkalmak is levonhatók maradnak.

Kedvezményes első alkalom

Az Ár kártyán kedvezményes árat állíthatsz be azoknak, akik először jelentkeznek az adott órára (Első alkalom ára). Ha nullát adsz meg, az első alkalom ingyenes próbaóra lesz. A kedvezmény az online jelentkezőnek és a pultnál felvett vendégnek is jár, és a vele együtt foglalt helyekre is érvényes.

A foglalási felületen az óra kártyáján a rendes ár mellett az első alkalom ára is megjelenik, az összegzőben pedig már a vendégre érvényes összeg szerepel. A névsorban a vendég sorában látod, ha rá az első alkalom ára érvényes. Ha később módosítod vagy kikapcsolod a kedvezményt, a már jelentkezett vendégek ára nem változik.

Promóciós kód az órára jelentkezésnél

A vendéged az órára jelentkezés összegző oldalán is beválthatja a promóciós kódját, ugyanúgy, mint az időpontfoglalásnál. A kód megadására szolgáló mező akkor jelenik meg, ha az Online foglalás beállításaiban bekapcsolod a promóciós kód mezőjét.

Ugyanazok a szabályok érvényesek, mint a többi foglalásnál: az érvényességi idő, a felhasználások száma összesen és vendégenként, a minimum összeg, valamint az, hogy a kód online használható-e. Ha a kódot csak bizonyos szolgáltatásokra adtad ki, a Promóciós kódok oldalon az óratípust is kiválaszthatod. Az időponthoz kötött kódnál az óra napja számít.

A kedvezmény a teljes foglalásra érvényes, akkor is, ha a vendég több helyet foglal. A vendég a kedvezményes összeget látja és fizeti, és az előleg is ebből számolódik. A kedvezménykódot a névsorban, a vendég sora alatt látod. A bérlettel fedezett helyre és a meglévő foglaláshoz utólag kért további helyre nem jár kedvezmény.

Ha az óratípusnál beállítottad az Első alkalom ára értékét, a kód csak akkor használható ezzel az árral együtt, ha a kódnál bekapcsoltad a Kombinálható más kedvezményekkel kapcsolót.

Ha a vendéged elkezdi a kártyás fizetést, de nem fejezi be, és a hely a fizetési határidő után felszabadul, visszakapja a kódot, és újra beválthatja.

Ajándékutalvány az órára jelentkezésnél

A vendéged az órára jelentkezés összegző oldalán ajándékutalványt is beválthat, ha az Online foglalás beállításaiban bekapcsoltad az ajándékutalvány mezőjét. Az utalvány egyenlege részben vagy egészben fedezheti a fizetendő összeget. Ha marad fizetendő összeg, a vendégnek csak azt kell kifizetnie, és az előleget is ebből számítja a rendszer. Ha az utalvány a teljes összeget fedezi, a foglalásnál nincs további fizetnivaló.

Órára csak összegre szóló ajándékutalvány váltható be, kezelésre vagy időpontra szóló utalvány nem. Promóciós kóddal együtt is használható: először a kódhoz tartozó kedvezményt vonja le a Bookinda, majd a fennmaradó összegre használja fel az utalványt. Az utalvány kódját a névsorban, a vendég sora alatt látod.

Az utalványból felhasznált összeg visszakerül az utalványra, ha lemondod az órát, eltávolítod a vendéget az óráról, vagy a vendég nem fizeti ki határidőre a fennmaradó összeget. Akkor is visszakerül, ha a vendég határidőn belül mondja le a részvételét, és az üzleted beállításai szerint ilyenkor visszajár a befizetett díj. Ha a beállításod szerint a díj nem jár vissza, az utalványból felhasznált összeg sem kerül vissza.

Bérlet-ajánlás és bérletvásárlás a jelentkezésnél

Ha van online megvásárolható órabérleted, a Bookinda az órára jelentkezés összegző oldalán felajánlja azt a vendégednek. Itt látja a bérlet nevét, az alkalmak számát, a teljes árat és az egy alkalomra jutó árat, valamint az érvényességét. Egy koppintással kiválaszthatja, és a foglalás megerősítésével meg is vásárolhatja. A helyét azonnal lefoglaljuk, a fizetés után pedig az alkalmat az újonnan vásárolt bérletből vonjuk le.

A Bookinda csak olyan bérletet ajánl fel, amely használható az adott órára: érvényes az óratípusra vagy annak kategóriájára, elegendő alkalmat tartalmaz a lefoglalni kívánt helyekhez, és az óra napján még nem jár le. Ha a vendégednek már van megfelelő bérlete, a Bookinda azt kínálja fel. A fizetős bérlethez kártyás fizetés szükséges (Bookinda Pay, Stripe vagy Barion), az ingyenes bérlet azonnal érvényes.

Amíg a bérlet ára nem érkezik meg, a névsorban a vendég sora alatt azt látod, hogy bérletet vásárol. Ha a fizetési határidőig nem fizet, a helye felszabadul. Ha később mégis fizet, megkapja a bérletet a teljes alkalomszámmal, és újra foglalhat vele. Bérletvásárláskor promóciós kód és ajándékutalvány nem váltható be. Jóváhagyáshoz kötött jelentkezésnél a rendszer nem ajánl fel bérletet.

A bérletet az órabérlet sablonjának szerkesztőjében teheted online megvásárolhatóvá.

Láthatóság, bérlet nélküli helyek, jelentkezési határidő

Mindhárom az óratípus szerkesztőjében, a Létszám és jelentkezés kártyán állítható.

Csak linkkel foglalható. A Csak linkkel foglalható kapcsolóval elrejtheted az órát a nyilvános órarendből. Így csak az tud jelentkezni, akinek elküldöd az óratípus foglalási linkjét. A linket a kapcsoló alatt találod, és egy gombbal másolhatod. Zártkörű vagy céges órákhoz hasznos. A linket nyilvános óránál is használhatod, ha közvetlenül az adott óra foglalásához szeretnéd irányítani a vendéget.

Bérlet nélküli helyek. A Bérlet nélküli helyek sorban beállíthatod, hány helyet lehessen bérlet nélkül foglalni egy alkalomra. A többi hely a bérleteseknek marad. Ha a Csak bérlettel foglalható lehetőséget választod, az órára csak az jelentkezhet, aki belépett a fiókjába, és a bérletét használja az alkalomra. A foglalási felület mindkét esetben jelzi az óra kártyáján, milyen feltételekkel jelentkezhet a vendég. A pultnál te továbbra is bárkit felvehetsz.

Jelentkezési határidő naphoz kötve. A jelentkezési határidőt egy adott naphoz is kötheted: egy reggeli órára például előző nap 20:00-ig lehet jelentkezni. Ha egy konkrét alkalomhoz külön határidőt állítasz be, arra az alkalomra az érvényes.

Várólista, előre fizetés és meg nem jelenés díja óratípusonként

Óratípusonként külön is beállíthatod a várólistát, az előre fizetést és a meg nem jelenés díját, ha valamelyik órádra más szabályok vonatkoznak, mint a többire. Mindhárom beállítást az óratípus szerkesztőjében találod. Amíg nem módosítod őket, az üzleted alapbeállításai érvényesek.

Várólista. Te döntheted el, legyen-e várólista az adott órán: ezt a Létszám és jelentkezés kártyán állíthatod be. Ha nincs várólista, a megtelt óránál a foglaló a „Megtelt” feliratot mutatja, és a rendszer senkinek nem ajánlja fel a felszabaduló helyet.

Előre fizetés online jelentkezéskor. Óratípusonként beállíthatod, kérsz-e előre fizetést az online jelentkezéskor. Az Ár kártyán választhatsz: nem kérsz előre fizetést, előleget kérsz (százalékban vagy fix összegben), vagy a teljes árat kéred. Így például egy workshopra kérheted a teljes árat előre akkor is, ha a heti órákra a helyszínen fizetnek a vendégek. Ha a vendég bérlettel foglal helyet, nem kérünk fizetést. Az előre fizetéshez az üzletednek online kártyás fizetésre vagy átutalásra van szüksége.

Meg nem jelenés díja. Itt azt is beállíthatod, hogy ha a vendég nem jelenik meg, és nem mondta le az órát, az óra díja tartozásként megjelenjen-e a névsorban és a vendég adatlapján. Ha a vendég bérlettel foglalt vagy előre fizetett, nincs teendőd.

Eszköz pihentetése az óra után

Ha az órához eszköz tartozik (például terem vagy szauna), beállíthatod, hogy az óra után mennyi ideig ne lehessen lefoglalni, például takarítás miatt. Az óratípus szerkesztőjében, a Létszám és jelentkezés kártyán találod az Eszköz pihentetése az óra után sort. Megadhatod, hány percig tartson a pihentetés az óra végétől számítva, vagy beállíthatsz egy konkrét időpontot, például másnap 14:00-ig. A pihentetés ideje alatt az eszköz nem foglalható, és ez a naptárban is látszik.

A szabály az adott óratípus minden jövőbeli alkalmára érvényes, a már kiírt órákra is. Ha egy alkalomhoz eltérő szabályra van szükséged, az óra űrlapján külön is megadhatod. Ekkor arra az alkalomra ez a szabály lesz érvényes. A sor csak akkor jelenik meg, ha az órához eszköz van rendelve.

Terem az órához, ütközésfigyeléssel

Az óra űrlapján listából is kiválaszthatod a termet a Beállítások Erőforrások részében felvett termeid és eszközeid közül. A kiválasztott termet az óra a teljes időtartamára lefoglalja, így ugyanarra az időre nem lehet másik időpontot foglalni a terembe.

Ha a terem a kiválasztott időpontban már foglalt egy másik óra, foglalás vagy zárás miatt, az űrlap figyelmeztet, és megmutatja az ütközést. Az órát ettől még elmentheted, a döntés a tiéd.

A teremválasztó alatti mezőbe írt szöveget látja a vendég a foglalóban. Ez alapértelmezés szerint a terem neve, de átírhatod, például arra, hogy „Emeleti stúdió”. Az ismétlődő óránál és az órarendi sávnál is megadhatod a termet, így a belőlük létrejövő órákhoz is ez a terem lesz beállítva. Ha még nem vettél fel erőforrást, a mezőbe továbbra is szabadon írhatsz szöveget. Mindez a Bookinda Business alkalmazásban is ugyanígy működik.

Oktatói díj a megtartott órák után

Az óratípus szerkesztőjében, az Oktatói díj kártyán beállíthatod, mennyit kap az oktató egy megtartott óráért. Három lehetőség közül választhatsz: fix összeg óránként, fix összeg résztvevőnként vagy az óra bevételének százaléka.

Az óra vége után a díj az óra fő oktatójának jutalékai közé kerül. A bérszámfejtésben és a jutalékkimutatásokban külön sorban, az óra nevével látod, és ugyanúgy fizetheted ki, mint a többi jutalékot.

A résztvevőnkénti díj alapja a megjelent vendégek száma. Ha egy órán nem jelölöd, ki jelent meg, minden olyan jelentkező számít, aki nem mondta le a részvételét. A bevételarányos díj alapja a befizetett óradíj, bérletes részvételnél pedig a bérlet egy alkalomra jutó ára. Korlátlan bérletnél nincs egy alkalomra jutó ár, ezért az ilyen részvétel nem számít bele a bevételbe.

A szabály csak azokra az órákra érvényes, amelyek a beállítása után kezdődnek, visszamenőleg nem keletkezik díj. Lemondott óra után nem jár díj. Amíg a díj nincs elszámolva, az órát követő három hétben a változásokhoz igazodik, például ha utólag jelölöd a megjelenést. A már jóváhagyott vagy kifizetett díj nem változik.

Ha egy óratípushoz oktatói díjat állítasz be, az órára eladott helyek után nem jár külön szolgáltatási jutalék. Így az oktató nem kap kétszer díjazást ugyanazért az óráért. A díjat a Bookinda Business alkalmazásban is beállíthatod az óratípus szerkesztőjében.

Új vendég is jelentkezhet

Ha az üzletedben online csak visszatérő vendégek foglalhatnak, egy-egy óránál kivételt tehetsz. Az óratípus szerkesztőjében kapcsold be az Új vendég is jelentkezhet lehetőséget, így arra az órára új vendégek is foglalhatnak. Ezt egyetlen alkalomra is beállíthatod az óra űrlapján, például nyílt napra vagy bemutató órára. A kapcsoló csak akkor jelenik meg, ha az online foglalás beállításaiban be van kapcsolva, hogy csak visszatérő vendég foglalhat.

Üzenetek az óra előtt és után

A csoportos órákhoz kapcsolódó üzeneteket egy helyen, az Értesítések oldal Csoportos órák kártyáján állíthatod be. Itt kapcsolhatod be vagy ki az óra előtti emlékeztetőt, és megadhatod, hány órával az óra kezdete előtt küldje el a Bookinda.

Az Üzenet az óra után funkcióval köszönő e-mailt küldhetsz az óra résztvevőinek. Alapból ki van kapcsolva. Ha szeretnéd használni, kapcsold be az Értesítésekben, és állítsd be, hány órával az óra vége után küldje el a Bookinda az e-mailt. Azok kapják meg, akik megjelentek az órán. Ha nem vezettél jelenlétet az adott órán, minden jelentkező megkapja.

Saját szöveget adhatsz az óra utáni e-mailhez, például nyújtási tanácsot vagy ajánlást a következő alkalomra. A szöveget az óratípus szerkesztőjében, a Tudnivalók az órához kártya Óra utáni üzenet mezőjében írhatod meg. Az e-mail végén egy gombbal juthat el a vendég az órarendhez.

Órás üzenetek SMS-ben és pushban

Az órás üzeneteket már nem csak e-mailben küldheted el. Az Értesítések oldalon, az üzenetszerkesztőben az E-mail fül mellett SMS és Push fület is találsz.

SMS. Az SMS-küldés alapból ki van kapcsolva. Ha szeretnéd használni, kapcsold be az SMS fülön, és írd meg az üzenet szövegét. Változókat is használhatsz, például az óra nevét és időpontját. Az SMS-t az kapja meg, akinek van telefonszáma, akkor is, ha e-mail-címet nem adott meg. Az SMS-küldés díjköteles: a díját először a havi keretedből, majd a kommunikációs egyenlegedből vonjuk le.

Push. Ha a vendéged engedélyezte az értesítéseket, push értesítést kap a telefonjára vagy a böngészőjébe a foglalás visszaigazolásáról, az óra előtti emlékeztetőről, az új időpontról, a lemondásról és a várólistán felszabadult helyről. A funkció alapértelmezetten be van kapcsolva. A Push fülön kikapcsolhatod, vagy módosíthatod az értesítés címét és szövegét.

Az órai részvétel is látogatás

A Bookinda az órán való részvételt is látogatásnak számítja, ugyanúgy, mint az időpontra érkezést. Ha az automatikus VIP-előléptetést a látogatások számához kötötted, az órai részvételek is beleszámítanak. Így a hetente órára járó vendéged is törzsvendég lehet.

Az Inaktív ügyfelek visszanyerése üzenetet az a vendéged is megkapja, aki korábban csak órákra járt, de egy ideje nem járt nálad. Aki továbbra is jár órákra, vagy már jelentkezett egy jövőbeli órára, nem kapja meg az üzenetet.

A Vendégmegtartásban a nyitott ügy automatikusan lezárul, ha a vendég órára jelentkezik, akár online, akár te rögzíted a jelentkezését a pultnál. A lemondott jelentkezés és a meg nem jelenés nem számít látogatásnak.

Pecsét és értékeléskérés az óra után

Az órán való részvételért is járhat pecsét a vendégednek. Amikor megjelentnek jelölöd, minden olyan pecsétkártyájára kap pecsétet, amely az adott órára is érvényes. A minden szolgáltatásra érvényes kártyán minden óra látogatásnak számít. Ha a kártya csak kiválasztott szolgáltatásokra érvényes, jelöld ki rajta azt az óratípust, amelyért pecsét jár. A napi pecsétkorlát és a minimális látogatásérték az órákra is érvényes. Ha visszavonod a megjelenés jelölését, a hozzá tartozó pecsétet is visszavonja a rendszer.

Ha bekapcsoltad az értékeléskérést, az órán megjelent vendégek is kapnak felkérést az értékelésre. Erre ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint az időpont utáni értékeléskérésre: a beállított késleltetéssel küldjük, naponta legfeljebb egyszer, a leiratkozott vendégeknek pedig nem. Az értékelés az órát tartó oktatóhoz és az óratípushoz kerül.

Villámfeltöltés szabad órahelyekre

A Villámfeltöltéssel a csoportos órák szabad helyeit is felkínálhatod. A kijelölhető időpontok között megjelennek azok a közelgő, online foglalható órák is, amelyeken még van szabad hely. Az óra neve mellett a szabad helyek számát is látod.

Az ajánlatot azok a vendégek kapják meg, akik korábban már részt vettek az adott óratípuson, de még nem jelentkeztek annak közelgő alkalmaira. Ha kedvezményt adsz, minden címzett személyre szóló, egyszer használható kódot kap. Az e-mailből közvetlenül az óra jelentkezési oldalára jutnak, ahol a kedvezmény automatikusan érvényesül.

Ha egy vendég jelentkezik az órára, a kampány kimutatásában láthatod a betöltött helyet és a hozzá tartozó bevételt. Az óra addig szerepel az ajánlatban, amíg van rá szabad hely. Az ingyenes és a csak bérlettel foglalható órák nem kerülnek be az ajánlatba.

Intelligens ár az órákra

Az órák árát a kereslethez igazíthatod: a kevéssé telt órákra kedvezményt adhatsz, a majdnem megtelt órákért pedig felárat kérhetsz. Ezt az Intelligens árazás Csoportos órák fülén állíthatod be. Szabályokkal határozhatod meg, mikor és mennyivel változzon az ár: a foglalt helyek aránya alapján (például ha a helyek kevesebb mint 50%-a foglalt), a kezdésig hátralévő idő alapján (például az óra előtti utolsó 24 órában), vagy a két feltétel együttes teljesülésekor.

Az ár a jelentkezés pillanatában rögzül, és utána már nem változik. A vendég az órarendben és a jelentkezés összegzőjében is az aktuális árat látja. Ha az ár a megerősítés előtt emelkedik, a vendégnek nem kell a korábban látottnál többet fizetnie: értesítjük az új árról, és eldöntheti, hogy így is jelentkezik-e.

Ha egy órára több kedvezményszabály is vonatkozik, a legnagyobb kedvezmény érvényesül. Felárat csak akkor számít fel a rendszer, ha egyik kedvezmény sem alkalmazható. Árhatárokat is megadhatsz: beállíthatod, hogy az ár ne csökkenjen a listaár meghatározott százaléka alá, és ne emelkedjen a megadott százaléka fölé.

Az intelligens ár nem módosítja a bérlettel fizetett hely és a kedvezményes első alkalom árát. A pultnál felvett vendég mindig listaáron jelentkezik. A promóciós kód és az ajándékutalvány az intelligens ár alkalmazása utáni összegre érvényes. A névsorban látod, kinek változott az ára, és mennyivel.

Hűségpont a bérlettel fizetett óráért

Alapesetben a vendéged a kifizetett vásárlás után kap hűségpontot, így már a bérlet megvásárlásakor is jár neki pont. Ha szeretnéd, hogy a bérlettel látogatott órákért is kapjon pontot, a Hűségprogram beállításainál megadhatod, hány pont járjon egy bérlettel fizetett helyért. Ha 0-t állítasz be, ezért nem jár pont.

A vendég akkor kap pontot, amikor megjelentnek jelölöd, és a lefoglalt helyét bérlettel fizette ki. Ha két helyet foglalt, és mindkettőt a bérletéből vontuk le, kétszer annyi pontot kap. Pont csak a hűségprogram tagjainak jár, és csak azokért az órákért, amelyek a beállítás bekapcsolása után kezdődnek.

Ha visszavonod a megjelenést vagy a bérletlevonást, illetve törlöd a jelentkezést, a pontot is visszavesszük. A pénzzel fizetett óráért ez a beállítás nem ad külön pontot: ilyenkor a pont a fizetés után jár.

Megújítási ajánlat a bérletről szóló e-mailekben

Ha egy vendéged órabérlete fogyóban van, hamarosan lejár, már lejárt vagy elfogyott, az erről szóló e-mailben egy gombbal elindíthatja a megújítást. A gomb a vendégfiókjába vezet, ahol egyetlen megerősítéssel újra megveheti ugyanazt a bérletet. Ha még nincs belépve, belépés után ugyanoda jut.

A gomb csak akkor jelenik meg, ha online is értékesíted a bérletet: a bérlettípusnál engedélyezve van az online vásárlás, fizetős bérlet esetén pedig a kártyás fizetés is be van kapcsolva. Ha a vendég bérlettípusát már nem értékesíted online, de más bérletet igen, a gomb az online megvásárolható bérletek listájára vezet. Ha a vendégnek már van új, használható bérlete ugyanabból a típusból, nem kap megújítási ajánlatot.

Ha saját szöveget írtál ezekhez az e-mailekhez, a megújítási hivatkozást a változók között találod. Te döntöd el, hová illeszted be.

Emlékeztető a következő órára

A következő foglalásra emlékeztető üzenetet már óratípusokhoz is beállíthatod. Az Értesítésekben, az Emlékeztető a következő időpont foglalására üzenet beállításainál az óratípusaidat is megtalálod a szolgáltatások között. Kapcsold be az emlékeztetőt a kívánt óratípushoz, és add meg, hány nap vagy hét után küldje el a Bookinda az üzenetet.

Az emlékeztetőt az a vendég kapja meg, aki a beállított ideje járt utoljára az adott órán, azóta nem jött, és egy közelgő alkalomra sem jelentkezett. Aki rendszeresen jár, azt nem zavarjuk vele. Az üzenetben lévő gomb az adott óratípus órarendjére vezet, ahol a vendég rögtön kiválaszthatja a következő alkalmat.

Az üzenetet mindig a beállított idő elteltével küldi el a Bookinda, korábbi részvételek után utólag nem küld üzenetet. Lemondott jelentkezés vagy meg nem jelenés esetén nem küld emlékeztetőt.

Órai események külső rendszernek (webhook)

Ha külső rendszert kapcsoltál a Bookindához webhookon keresztül, az négyféle eseményről kaphat értesítést: a vendég jelentkezett egy órára, részt vett az órán, lemondták a jelentkezését, vagy nem jelent meg az órán. A jelentkezésről nemcsak online jelentkezéskor kap értesítést a külső rendszer, hanem akkor is, ha te adod hozzá a vendéget az órához a pultnál. A lemondásról minden esetben értesítést kap: ha a vendég mondja le a jelentkezését, ha te törlöd, ha lejár a fizetési határidő, vagy ha az óra elmarad.

Amikor a vendéget megjelentnek jelölöd, a „részt vett” esemény és a hozzá kapcsolódó üzenetküldés is csak egyszer történik meg. Ha újra elmented ugyanazt az állapotot, a Bookinda nem küldi el újra az üzenetet.

Kérdések és nyilatkozat a jelentkezésnél

Az óratípus szerkesztőjének alján, a Kérdések és nyilatkozat kártyán beállíthatod, milyen kérdéseket tegyen fel a foglaló az órára jelentkezőknek.

Kérdések. A csoportos órákhoz ugyanazokat a foglalási kérdéseket használhatod, mint az időpontokhoz. Ezeket az Űrlapok és kérdések menüpontban, a Foglalási kérdések résznél találod. Az Új kérdés ehhez az órához gomb ide vezet, és az új kérdést rögtön az adott óratípushoz kapcsolja. A vendég az adatai megadása után, még a jelentkezés megerősítése előtt válaszol. A kötelező kérdések megválaszolása nélkül nem tud jelentkezni. A szabályok közül használhatod a figyelmeztetést, a tiltást (például „4 éves kor alatt nem fogadunk gyermekeket”) és a választól függő további kérdést. A felárat vagy választást kérő szabály csoportos órákra egyelőre nem érvényes, ezt a kártya is jelzi.

Részvételi nyilatkozat. Ha bekapcsolod a nyilatkozatot és megadod a szövegét, a vendégnek a jelentkezés végén egy jelölőnégyzettel el kell fogadnia. Enélkül nem tud jelentkezni. Minden óratípushoz külön nyilatkozatot adhatsz meg.

Válaszok rögzítése a pultnál. A személyesen jelentkező vendég válaszait is rögzítheted. Ha te veszed fel a vendéget az órára, felteheted neki az online foglaláskor megjelenő kérdéseket. A naptárban, az óra névsorában nyisd meg a vendég sorát, és kattints a Válaszok rögzítése gombra. Ugyanazokat a kérdéseket látod, mint a vendég az online foglaláskor, és a válaszait később itt módosíthatod is. Nem kell minden kérdésre válaszolnod: amit üresen hagysz, az üres marad. A Bookinda Business alkalmazásban ugyanezt a vendég lapján találod.

Hol látod a válaszokat. A Csoportos órák listáján az órára kattintva, a vendég neve alatt találod a válaszokat. A naptárban az óra névsorában, a vendég sorát kinyitva nézheted meg őket. Ugyanott azt is látod, ki és mikor fogadta el a nyilatkozatot. A „ne kérdezze újra” jelölésű kérdésnél a rendszer a vendég korábbi válaszát veszi át, akár időpontfoglaláskor, akár csoportos órára jelentkezéskor adta meg.

Fixen foglalt óra, egynapos módosítás, bérlet a korábbi jelentkezésekre

0 fős óra. Ha egy órára nem szeretnél jelentkezést fogadni (például mert az időpont egy állandó vendégé), állítsd a létszámot 0-ra az órarendi helyen vagy az adott órán. A vendég ilyenkor beteltnek látja az órát, és várólistára sem tud feliratkozni.

Változtatás egyetlen napon. Ha csak egyetlen napon változtatnál az órarenden (például ünnepnapon), nyisd meg az adott napi órát a naptárban vagy a Kiírt órák listájában, és módosítsd. A változtatás csak erre az egy alkalomra érvényes. Ha más időpontra teszed vagy törlöd az órát, az órarend arra a napra nem ír ki helyette újat, a többi hét pedig változatlan marad. A Heti órarend módosítása ezzel szemben minden hétre érvényes.

Bérlet a korábbi jelentkezésekre. Ha a vendég előbb jelentkezik az órákra, és csak utána kap órabérletet, a Bookinda a bérlet kiadásakor automatikusan levonja a bérletből a korábbi, még ki nem fizetett jelentkezésekhez tartozó alkalmakat. A jelentkezéseket időrendben veszi figyelembe, amíg van felhasználható alkalom a bérleten. Kimaradnak azok a jelentkezések, amelyekre a bérlet nem érvényes, vagy amelyeknél a vendég már elindította az online fizetést, illetve jelezte az átutalást.

Létszám az Óratípusok oldalon. A kártyán a már kiírt órák tényleges létszámát látod. Ha az adott óratípushoz még nincs kiírt óra, az új órákhoz ajánlott alaplétszám jelenik meg.

Napszakhoz kötött bérlet, tanfolyam, online óra

Ezekről külön cikk szól: Napszakos bérlet, tanfolyam és online óra.

Lemondás a vendégfiókból

A vendég a saját fiókjában (Időpontjaim) is látja a lefoglalt csoportos óráit, és a határidőig egy gombbal lemondhatja. A kártyán ott áll, meddig mondható le díjmentesen. A határidő a Beállítások lemondási szabályából jön, vagy az óratípus saját lemondási határidejéből, ha megadtál ilyet. Ha az online lemondás ki van kapcsolva, a gomb helyett az üzlet telefonszáma jelenik meg. A határidő utáni (késői) lemondást és az átjelentkezést másik alkalomra a vendég az e-mailben kapott kezelő-linken intézi.

Mit tud röviden

Esemény-kezelés

Egyszeri vagy ismétlődő órák
Óra másolása több időpontra: a kártya Másolás gombjával egy meglévő órát átemelhetsz a következő hetekre (ugyanarra a napra), vagy naptárban kijelölheted a napokat. A másolat mindent visz (oktató, létszám, ár, kategória, szint, terem), a résztvevők nélkül. Ha az adott időpontban már áll ugyanilyen óra, azt kihagyja, tehát nem lesz duplikátum.
Szabadon beírható kezdés: a kezdés mezőbe bármilyen perc beírható (pl. 17:10), nem csak negyedórás időpontok. Elég a számokat begépelni: 1710 → 17:10.
Kiírt oktató neve alkalmanként: megadhatod, hogy a foglalóoldalon KI jelenjen meg az adott alkalomnál. Tipikus eset: a naptár-oszlop egy „Terem” nevű munkatárs, az órát viszont egy vendégoktató (pl. Kitti) tartja. A vendég a kiírt nevet látja a foglalásnál, a visszaigazoló és az emlékeztető e-mailben is, a naptárban és a beosztásban viszont minden marad a kiválasztott munkatársnál.
Több oktató egy órán (multi-instructor, mindegyik naptárában megjelenik)
Egyedi férőhely-szám óránként
Egyedi ár óránként (a szolgáltatás árát felülírja)
Szín-kódolás vizuális rendezéshez
Állapotok: SCHEDULED, FULL, CANCELLED

Résztvevők

Egy ember több helyet is foglalhat (multi-spot)
Státusz követés: REGISTERED → CONFIRMED → ATTENDED / NO_SHOW / CANCELLED
Check-in / check-out gomb az órán
Megjegyzések egyenként
Várólista (waitlist), ha tele a kapacitás
Díjmentes felvétel: vendég hozzáadásakor a Fizetés alatt válaszd a „Díjmentes" lehetőséget. Nem fizet, számla sem készül, és rögtön rendezettként kerül a listára („Díjmentes" címkével)

Bérletek

Sablonok: fix óra-szám vagy korlátlan
Érvényesség: nap, hét, hónap, év, fix dátum, vagy lejárat nélkül
"Első használatkor aktiválódik" opció
Megosztott bérlet (családi/baráti)
Kategória-specifikus vagy minden órára
Életciklus: ACTIVE, PAUSED, EXPIRED, CANCELLED
Automatikus levonás check-in-nel

Tartozások

Bérlet nélkül érkezett vendég → automatikus tartozás
No-show ha kötelező a fizetés → tartozás
Megoldható: bérlettel, fizetéssel, vagy elengedéssel

Auto-cancel

Ha nem érik el a minimum létszámot, automatikusan lemondja az órát
Időablak ellenőrzéssel (pl. előző nap 22:00-kor)
6 órával az ellenőrzés előtt a tulajdonos figyelmeztető e-mailt és értesítést kap, ha az óra még nem érte el a minimumot (így még megtarthatod: csökkentsd a minimumot vagy vegyél fel vendéget)
Lemondáskor a kifizetett eladások automatikusan visszatérítve, a számlák sztornózva. A vendég e-mailt kap a lemondásról és a visszatérítésről, a sztornó számlát is megkapja
Az online kártyás befizetéseket (Bookinda Pay, Barion, SimplePay, Teya) a rendszer automatikusan visszaküldi a vendég kártyájára, a vendég levele is ezt írja
A tulajdonos összefoglaló e-mailt kap: kinek, mennyit és hogyan. A kártyás sorokon „Automatikusan visszautalva a kártyára, nincs teendő” áll; átutalásnál és készpénznél a pénzt az üzlet adja vissza (átutalásnál a közleménnyel együtt). Ha egy kártyás visszatérítést az átjáró elutasít, a könyvelés és a sztornó ettől még megtörténik, a sor pedig megírja az okát és hogy a szolgáltató felületén kell visszatéríteni
Előleggel (részben) fizetett foglalás: az összefoglalóban „kézzel rendezendő"-ként jelenik meg
Kézi lemondásnál (egy óra, egy nap vagy egy sorozat) a lemondó ablak megmutatja, hány vendég fizetett és mennyit, és te döntöd el, mi legyen a pénzzel: visszatérítjük (ez az alap), jóváírjuk a vendégek egyenlegén, vagy most nem térítünk vissza. Ez a weben és a Bookinda Business alkalmazásban is így működik

Mikor használd

Szcenárió 1, jóga stúdió havi bérlettel 8 hetente ismétlődő órák, 12 fős kapacitás. Vendégek 10-órás bérletet vesznek (3 hónapra érvényes). Check-in-kor automatikusan levonja az órát. Ha a bérlet lejár, a rendszer figyelmeztet.

Szcenárió 2, fitness terem több oktatóval Hétfőn 18:00 HIIT, kedden 19:00 spinning, két oktató. Ismétlődő heti órák. Mindkét oktató saját naptárában látja a saját óráit.

Szcenárió 3, alkalmi workshop Egyetlen 3 órás dekoltázs-kezelő workshop, 6 fős létszám. Egyszeri esemény, fix ár, online foglalható.

Szcenárió 4, csoportos kozmetika hibrid Egy időpontban 4 fő, mindegyik egyedi szolgáltatást kap. Csoportos esemény-formátum kapacitással, de minden résztvevő külön szolgáltatás-leírással.

Hogyan jut be a vendég

Három módon:

Online foglalás (tenant.bookinda.hu/book): ha publikálod
Manager felületen (te foglalsz be valakit kézzel)
Customer Portal-ban (a vendég bejelentkezve foglal)

Kétféle órarend-nézet a foglalóoldalon

A vendég a publikus órarendnél két megjelenítés között válthat a jobb felső Lista / Naptár kapcsolóval:

Lista: napokra bontott kártyák, oktatóval, teremmel, szabad helyekkel. Akkor jó, ha keresni vagy szűrni akar.
Naptár: heti rács, hét oszlop a mai naptól kezdve (pénteken péntektől a következő csütörtökig), az órák tömbökbe rendezve, kezdési idővel, hosszal, oktatóval és a szabad helyek számával. Így a vendég nem lát elmúlt, üres napokat. A nyilakkal hét napot lehet lépni, a Mától gomb visszaugrik a mai napra. Telefonon a részletes szűrők (oktató, terem, szint, napok, csak szabad) a Szűrők gomb mögött vannak, hogy az órarend rögtön látsszon.

A blokkra kattintva felugrik az óra adatlapja (időpont, hossz, oktató, terem, ár, leírás, telítettség), ott lehet megadni a helyek számát és továbbmenni a foglalásra. A betelt óráknál a várólista gomb jelenik meg, ha a várólista be van kapcsolva.

A szűrők (kategória, oktató, terem, szint, nap, „Csak szabad") mindkét nézetre hatnak. A vendég választása megmarad a böngészőjében, tehát a következő látogatásnál ugyanabban a nézetben nyílik.

Ugyanez a kapcsoló van a különálló órarend-oldalon (tenant.bookinda.hu/orarend) és a beágyazott órarendben is.

Online fizetés és bérlet-levonás a foglalásnál

A vendég a foglalás végén ugyanazt az összesítő lépést kapja, mint a szolgáltatás-foglalásnál: látja, mit és mennyiért foglal, beírhatja a promóciós kódját vagy az ajándékutalványát, és elfogadja a házirendet.

Online előleg vagy teljes fizetés. A Csoportos órák → Beállítások → Online fizetés blokkban kapcsolható. Ha van bekötött bankkártyás átjáród, oda irányítjuk a vendéget; ha nincs, és a Banki átutalás be van kapcsolva a fizetési átjárók között, akkor a számlaszámot és a közleményt kapja meg. A hely a fizetés idejére foglalt marad, különben két vendég is kifizethetné ugyanazt az utolsó helyet. Ha a pénz nem érkezik meg határidőre, a hely magától felszabadul, és a várólistán állók értesítést kapnak.
Bérlet-levonás. Ha a vendégnek van érvényes bérlete az óra mögötti szolgáltatásra, az összesítőn egy kattintással kérheti, hogy abból menjen az alkalom. Ilyenkor nincs mit fizetni, a résztvevő sora pedig bérletes állapotba kerül. Csak akkor ajánljuk fel, ha a maradék alkalom fedi a lefoglalt helyeket. Több hely foglalásánál annyi alkalmat vonunk le, ahány helyet kért. Ha a levonás közben fogyna el a bérlet, a foglalás megmarad, csak fizetendő lesz: a hely nem vész el.

A Bookinda Business alkalmazásban

A telefonos alkalmazásban a Csoportos órák teljes értékű, saját képernyőkön működik, nem a weboldal nyílik meg benne.

Hol találod: Menü → Csoportos órák. Három nézet van: Közelgő (a mai naptól), Naptár (heti sáv és a kiválasztott nap órái) és Korábbi.
Egy óra, egy hely: az óra adatlapján együtt van minden: az adatok, a névsor, a fizetések és a várólista. A névsorban a kör egy koppintással jelöli, hogy a vendég megjött, a sorra koppintva pedig fizettethetsz, bérletet vonhatsz le vagy leveheted a vendéget.
A modul menüje: a fejléc alatti gombbal nyithatod meg a Csoportos órák öt részét: Órák, Óratípusok, Órabérletek, Online foglalás és Beállítások. Itt találod a heti órarendet, az ismétlődő órákat, a kategóriákat és a tartozásokat is.
Óratípusok: egyszer beállítod, mit tartasz, mennyiért, milyen hosszan és hány főnek, majd ezekkel az adatokkal bármennyi időpontra kiírhatod az órát. A szerkesztőben a nevet, a leírást, a színt, az árat, az ÁFA-kulcsot, az időtartamot, a létszámot és a képeket is módosíthatod.
Saját szabályok óratípusonként: megadhatod az első alkalom árát, az előre fizetést, a meg nem jelenés díját, a minimum létszámot, a jelentkezési és a lemondási határidőt, a várólistát és a bérlet nélkül foglalható helyeket. Ahol „Alapbeállítás” szerepel, ott az üzleted általános beállítása érvényes, és azt is látod, pontosan mi az.
Tudnivalók, kérdések, nyilatkozat: saját szöveget írhatsz a visszaigazoló, az emlékeztető és az óra utáni e-mailhez. Ugyanitt megnézheted a jelentkezéskor feltett kérdéseket, és bekapcsolhatod a részvételi nyilatkozatot. A „Csak linkkel foglalható” óra saját linkjét is innen másolhatod vagy oszthatod meg.
Óra kiírása: új óránál először kiválasztod az óratípust, és ez alapján kitöltődik a név, az időtartam és a létszám. Ha még nincs óratípusod, közvetlenül a listában létrehozhatod.
Névsor részletei: koppints a vendég sorára, és látod a jelentkezéskor feltett kérdésekre adott válaszait, a részvételi nyilatkozat elfogadásának időpontját, és azt is, ha az első alkalom ára jár neki.
Értesítések: a Menü → Értesítések → Foglaláskor → Csoportos órák kártyán állíthatod be, hogy hány órával az óra előtt menjen ki az emlékeztető, és hány órával az óra után az üzenet.
A naptárban a csoportos óra saját, színes blokkot kap a létszámmal; rákoppintva az adatlapja nyílik meg.

Ki mit tehet

A Csapat → Jogosultságok alatt beállított csoportos órai jogok a weben és az alkalmazásban is érvényesek:

Órarend kezelése: óra létrehozása, szerkesztése, másolása, lemondása, ismétlődő óra, órarend.
Bejelentkeztetés: a névsor kezelése (vendég felvétele és levétele, megjött, nem jött el).
Várólista kezelése: vendég várólistára tétele, hely felajánlása.
Beállítások kezelése és Kategóriák kezelése.

A tulajdonos és a vezető mindent elér. Akinek egy joga nincs meg, annál az alkalmazásban a hozzá tartozó gombok nem látszanak, a weben pedig a művelet nem hajtható végre. Az órákat és a névsort minden munkatárs megnézheti.

Csoportos órák modul áttekintés