Bérletek értékesítése és kezelése
Hogyan adsz el bérletet egy vendégnek, az életciklus, szüneteltetés, lejárat figyelmeztetés
Bérletek értékesítése és kezelése
A sablon (template) a "milyen bérlet". A bérlet (pass) az "egy vendég konkrét bérlete". Ezen az oldalon a kiadott bérleteket látod, és új bérletet adsz el.
Hol találod
Csoportos órák → Bérletek fül.
Új bérlet eladása (wizard)
3 lépés:
1. Vendég kiválasztása
- Keresés: név, email, telefon
- Új vendég: ha még nincs a rendszerben, létrehozhatsz egyet itt
2. Sablon vagy egyedi
- Sablon kiválasztása: a Bérlet sablonokból
- Egyedi: ad-hoc bérlet (nem mentett sablon, csak ezt az egyet). Itt adod meg a nevét, az árát, az alkalmak számát és a lejáratát is. A bérlet a megadott nap végéig érvényes, üresen hagyva nem jár le.
3. Részletek
- Kezdő dátum (alapértelmezett: ma, vagy később)
- Megjegyzés (pl. "Karácsonyi ajándék")
- Fizetési mód (készpénz, kártya, átutalás, online)
- Kedvezmény (opcionális)
A "Befejezés" gomb generálja a checkout-ot. A vendég fizet, a bérlet aktiválódik. Ha a fizetés sikerült, de a bérlet kiállítása valamiért nem, az oldal tetején piros figyelmeztetés jelenik meg az eladás számával.
Eladás a pénztárból
A pénztár Bérletek fülén is eladhatsz órabérletet. Az órabérlet névre szól, ezért előbb válaszd ki a vendéget: betérő vendégnek nem adható el. A sikeres fizetés után a bérlet magától kiállítódik, a fizetés összesítőjén pedig látod a visszajelzést.
Kiadott órabérlet szerkesztése
A Csoportos órák > Órabérletek listában kattints a bérlet sorára (vagy a ceruza ikonra). A megnyíló ablakban:
- Hátralévő alkalmak és Összes alkalom: itt javíthatod, ha például tévesen vontál le egy alkalmat, vagy ajándékba adsz még kettőt.
- Lejárat: új dátumot adhatsz meg, vagy bejelölheted, hogy a bérlet nem jár le.
- Megjegyzés.
Ha egy lejárt vagy elfogyott bérletet hosszabbítasz meg vagy töltesz fel, a bérlet magától újra aktív lesz.
Az eladás megnyitása
A fizetett bérlet sorában ott az eladás száma. Rákattintva az eladás nyílik meg, ahol látod a tételeket, a fizetést és a számlát. Ha a pénztárban átírtad az árat (például 0 Ft-ra), a listában a tényleges eladási ár látszik, mellette áthúzva a sablon listaára.
Órabérletek a vendég profilján
A vendég adatlapján a Bérletek fülön a kezelés-bérletek alatt külön blokkban látod a vendég órabérleteit is: hány alkalom maradt, meddig érvényes, és melyik eladáshoz tartozik. Innen is szerkesztheted őket.
Órabérletek a Bookinda Business alkalmazásban
Hol találod: Menü, Csoportos órák, Órabérletek. A "Vendégeknél" fülön a kiadott bérletek, a "Bérlettípusok" fülön a típusok vannak. A vendég profiljáról is eladhatsz bérletet, ott a vendég már ki van választva.
Eladás. Az "Eladás" gombbal kiválasztod a vendéget, a bérlettípust (vagy egyedi bérletet adsz meg), és azt, hogy melyik napon induljon. A lap megmutatja a lejáratot, és azt is, ha a vendégnek van rendezetlen órája: ha a kezdőnapot az óra napjára vagy korábbra teszed, a bérlet azt az órát is rendezi. A "Tovább a pénztárhoz" a pénztárba visz, ott fizet a vendég. A bérletet a rendszer adja ki a kifizetett eladáshoz kötve, így nem fordulhat elő, hogy a pénz megjött, de a bérlet nem készült el.
Fizetésre vár. Amíg az eladás nincs kifizetve, a bérlet "Fizetésre vár" jelzéssel áll és nem használható. Ilyen az online megvett, de ki nem fizetett bérlet is. Egy ilyen bérletet nem lehet "folytatni": a sorára koppintva kifizettetheted a pénztárban, rögzítheted a beérkezett átutalást (tulajdonos, vezető, recepció), vagy törölheted a vásárlást. Példa: a vendég este online megkezdte a vásárlást, de a kártyás fizetést nem fejezte be, másnap a pultnál készpénzzel fizet: a listában megnyitod a bérletet, "Fizetés a pénztárban", és a fizetés után a bérlet azonnal él.
A mai állapot. A lista mindig a mai napot mutatja: Aktív, Hamarosan lejár, Fizetésre vár, Részben fizetve, Még nem indult, Szünetel, Elfogyott, Lejárt, Visszavont. A tegnap lejárt bérlet már ma reggel Lejártként látszik. A még el nem indult (első órától számított) bérlet nem számít a hamarosan lejárók közé.
Javítási napló. A bérlet adatlapján négy javító művelet van, mindegyikhez okot kell megadni, és mindegyik bekerül a bérlet történetébe: ki, mikor, mit és miért.
- Alkalom: alkalmat adsz hozzá vagy vonsz le (például elmaradt óra miatt egy alkalom jóváírása). Hozzáadáskor az összes alkalom is nő.
- Lejárat: +1 hét, +2 hét, +1 hónap vagy saját nap, vagy "nem jár le".
- Szünet: megadott napig vagy amíg nem folytatod. A folytatáskor a lejárat annyi nappal tolódik, ameddig a szünet tartott, és a kiírt nap végéig érvényes marad.
- Visszavonás: visszatérítés nélkül vagy visszatérítéssel. Visszatérítésnél a mentés után az eredeti eladás nyílik meg, ott adod vissza a pénzt. A visszavont bérlet nem állítható vissza.
Az adatlap egy idősorban mutatja a részvételeket és a javításokat, azt is, ki adta el a bérletet.
Ki mit tehet. Eladni és fizetést rögzíteni minden munkatárs tud. A bérlettípusokat szerkeszteni, bérletet javítani, szüneteltetni és visszavonni a tulajdonos és a vezető tud, vagy az a munkatárs, akinél a Csapat, Jogosultságok alatt bekapcsoltad a csoportos órák bérletek kezelése jogát.
Több helyre szóló jelentkezés. Ha egy vendég egy órára több helyet foglalt és bérlet nélkül vett részt, a tartozása a hely ára szorozva a helyek számával. Ha van elég alkalom a bérletén, a bejelentkeztetéskor helyenként egy alkalom megy le róla.
Meddig érvényes pontosan
A bérlet a kezdőnap elejétől a kiírt utolsó nap végéig érvényes, az üzlet időzónája szerint. Ha a bérleten az áll, hogy október 18-ig érvényes, akkor az október 18-i esti órára is jó.
Foglaláskor az óra időpontja számít, nem a foglalás napja. Aki ma jelentkezik egy három hét múlva esedékes órára, annak a bérletnek akkor kell érvényesnek lennie. A rendszer ilyenkor nem ajánlja fel a hamarabb lejáró bérletet.
Az "aktiválódik első használatkor" bérlet érvényessége az első levonás napján indul. Addig nem jár le, akármikor vette a vendég.
Bérlet életciklus
ACTIVE
A bérlet él, használható. Ez a default állapot vásárlás után (vagy első használat után, ha "aktiválódik első használatkor" van beállítva).
PAUSED
Szüneteltetve. Pl. a vendég 1 hónapos szabadságra megy, nem akarja hogy az érvényesség teljen.
- Pause / Resume gombok a bérlet sornál
- A "fagyasztott" időszak hozzáadódik az érvényességhez
- Ha megadsz szüneteltetés eddig dátumot, a bérlet azon a napon magától folytatódik
EXPIRED
Lejárt. Az érvényességi dátum elérte a 0-t (vagy az alkalmak elfogytak).
- Nem használható már
- A vendég vásárolhat újat
- Ha meghosszabbítod a lejáratát vagy alkalmat írsz rá, újra aktív lesz. Ugyanez történik, ha egy elfogyott bérleten visszavonsz egy levonást.
CANCELLED
Visszaadva. Ha visszafizettél a vendégnek (refund), a bérlet törölhető. Ezzel együtt jár a refund Pénzügyek modulban.
A Bérletek listája
Minden bérlet egy sorban:
- Vendég neve + avatar
- Sablon neve + szín
- Status badge (ACTIVE, PAUSED, EXPIRED, CANCELLED)
- Progress bar (használt / összes alkalom)
- Lejárati dátum
- "Hamarosan lejár" jelölés (7 nap vagy ≤2 alkalom)
- Akció gombok: Pause/Resume, Cancel, Részletek
Szűrés
- Csak aktív (default)
- Hamarosan lejáró (proactive emlékeztető)
- Vendég szerint
- Sablon szerint
- Kategória szerint
Mikor használd
Szcenárió 1, új vendég 10-es bérletet vesz Wizard: vendég → "Jóga 10-es bérlet" sablon → ma kezd → készpénz. Egy perc, kész.
Szcenárió 2, törzsvendég megújítja a bérletét Az előző bérlet lejár. Új bérlet vásárlás, ugyanaz a sablon, kezdő dátum: holnap (folyamatos átállás).
Szcenárió 3, egyedi paktum Egy törzsvendég kapcsolódik egy projekthez, és 50 alkalmas korlátlan érvényességű bérletet kér 6 hónapra. Egyedi (template-mentes) bérlet, kézi paraméterek.
Szcenárió 4, vendég szabadságra megy 2 hét nyaralás. Pause gomb a bérleten. 2 hét múlva Resume. A 2 hét hozzáadódik az érvényességhez.
Szcenárió 5, refund Vendég panaszkodik, visszakéri a pénzét. Cancel gomb a bérleten. Pénzügyek modulban refund tranzakció.
Hamarosan lejár figyelmeztetés
A listában „Hamarosan lejár” jelölést kap a bérlet, ha:
- 7 nap múlva lejár az érvényesség
- 2 vagy kevesebb alkalom maradt
E-mailek a vendégnek
A bérlet fontos pontjain a vendég e-mailt kap. A hat e-mailt az Automatizmusok oldalon, a Hűség kategóriában találod. Az e-mail kinézetét a rendszer adja (a bérlet neve, a hátralévő alkalmak, az érvényesség, egy gomb az órarendhez és egy link a vendég bérletéhez), a szövegeit pedig átírhatod. A szövegeidet az üzleted nyelvét beszélő vendégek kapják, aki más nyelvet használ, az a beépített szöveget kapja a saját nyelvén (magyarul, angolul vagy németül).
- Vásárlás, kiadás: amikor a vendég online órabérletet vesz, vagy te kiadsz neki egyet (a Bérletek fülön vagy a pénztárban). Ha a bérlet sablonjánál kikapcsolod az Email küldése vásárláskor jelölőt, annál a bérletnél ez az e-mail nem megy.
- Alkalom levonva: minden levont alkalom után, a hátralévő alkalmakkal. Alapból ki van kapcsolva, hogy ne menjen minden óra után e-mail.
- Kevés alkalom maradt: amikor egy levonás után 2 vagy kevesebb alkalom marad. A határt az e-mail szerkesztőjében átírhatod (1 és 20 között). Bérletenként egyszer megy; ha visszavonsz egy levonást, és a bérlet újra a határ fölé kerül, legközelebb megint mehet.
- Hamarosan lejár: 7 nappal a lejárat előtt (a napok számát az e-mail szerkesztőjében átírhatod), bérletenként egyszer. Ha a küldés nem sikerül (például épp szünetelteted az e-mailt), másnap újra próbáljuk.
- Lejárt: amikor a bérlet lejár, az éjszakai ellenőrzéskor.
- Elfogyott: amikor a vendég az utolsó alkalmat is felhasználta. Ilyenkor a „Kevés alkalom” e-mail nem megy mellé.
Korlátlan bérletnél az e-mailekben „Korlátlan” áll a szám helyett, a „Kevés alkalom” és az „Elfogyott” e-mail ilyenkor nem megy. Az első használattól érvényes bérletnél, amíg a vendég még nem használta, az e-mail azt írja: „Az első alkalomtól számítva”.
Tippek
- A "kezdő dátum" mezőt használd ki, ha a vendég pl. a nyári szezonra vesz, és csak augusztus 1-jétől kezdődne.
- A pause szabadságra, nem büntetésre. Ha a vendég nem fizetett, ne pause-old, hanem cancel-old.
- A hamarosan lejáró figyelmeztetés a leghatékonyabb retention eszköz: a vendég emlékezni fog hogy "csak még pár alkalom"-, és új bérletet vesz.
- Az egyedi bérletet ritkán használd, a sablon az ami skálázható.
- A bérlet progress bar a vendégnek is látható a Customer Portal-ban, motiválja a látogatást.
- Refund előtt mindig egyeztess: a vendég 5/10 alkalmat már használt, így a teljes refund nem fair. Részleges visszafizetés vagy kompenzáció jöhet szóba.