Résztvevők kezelése

Ez a Csoportos órák modul napi munkája: ki van bejelentkezve, ki jött el, ki hiányzott, kinek van bérlete, kinek nincs.

Hol találod

Csoportos órák → Órák → kattints az órára → résztvevő-panel jobb oldalon.

A panel részei

Felül a kapacitás

• "8/12 férőhely" (8 foglalva, 12 a max)
• Vizuális spot indikátorok (telt/üres körök)
• Ha tele: várólista mutatása

Résztvevő hozzáadás

• + Vendég hozzáadása gomb
• Vendég keresés: név, email, telefon
• Helyek száma (multi-spot: egy ember több helyet foglalhat)
• Megjegyzés (opcionális, "első alkalom", "allergia X-re", stb.)

Vendég lista

Minden résztvevő egy sorban:

• Név + avatar
• Státusz (REGISTERED / CONFIRMED / ATTENDED / NO_SHOW / CANCELLED)
• Bérlet info (ha van: hányadik / összes alkalom)
• Akció gombok: Check-in, Check-out, Lemond, Töröl

Státuszok

REGISTERED

Foglalt, de még nem érkezett meg. Default állapot.

CONFIRMED

Megerősítve (pl. SMS-re válaszolt). Ritkán használt manuális státusz.

ATTENDED

Bejelentkezett. A check-in gomb állítja. Ha bérlete van, automatikusan levonódik 1 alkalom. Ha nincs bérlete, automatikusan tartozás keletkezik.

NO_SHOW

Nem jött el. A no-show gomb állítja. A Beállításokban beállítható, hogy ez tartozást generál-e.

CANCELLED

Lemondva, akár a vendég, akár te. A férőhely felszabadul, várólistás automatikusan beléphet.

Check-in folyamat

Vendég megérkezik → kattint a Check-in gombra. A rendszer:

1. Státuszt ATTENDED-re állítja
2. Bérletet keres a vendéghez:
   • Ha találja és érvényes → 1 alkalom levonva, toast mutatja a maradékot
   • Ha nem találja vagy lejárt → tartozás generálva
3. A naptárban kapacitás kalkuláció frissül

Multi-spot foglalás

Egy vendég akár 4 helyet is foglalhat (a Beállításokban van max-érték). Pl. egy szülő hozza a két gyerekét + a barátnőjét.

• A foglalás 1 sorban jelenik meg, "4 hely" jelzéssel
• Check-in külön történhet (1 megjött, 3 később)

Bérlet megoldás

Ha a vendég bérlettel jön, és van neki:

• Check-in-kor automatikusan levonódik
• Toast: "Bérlet levonva, maradt 5 alkalom"
• A bérlet panel a vendég profilján is frissül

Ha a vendég bérlet nélkül jön:

• Tartozás keletkezik check-in-kor (ATTENDED_NO_PASS)
• Listában megjelenik a Tartozások oldalon
• Megoldás: utólag bérletet vesz, vagy fizet

Lemondás (vendég vagy admin)

Online vendég-lemondás

A vendég az ügyfélfiókjában vagy az e-mailben kapott linkről lemondhatja, ha még nem ér el a lemondási ablakhoz (pl. 12 órával előtte). A beállítástól függően megkérdezzük, miért mondja le. Az indok a naptárban az óra résztvevő-listáján, a lemondott vendég sorában látszik (a sort kinyitva teljes szöveggel), és a lemondásról szóló értesítésben is benne van.

Admin lemondás

Te bármikor lemondhatod a vendég foglalását. A férőhely felszabadul. Ilyenkor a weben és a Bookinda Business alkalmazásban is eldöntheted, mi legyen a vendég befizetett pénzével (lásd lejjebb: Vendég levétele).

Lemondás után

• Várólistán lévő következő automatikusan értesítést kap, hogy felszabadult egy hely
• A bérletes alkalom nem kerül levonásra, ha még nem volt check-in
• Ha az alkalom már le volt vonva (például a jelentkezéskor), visszajár a bérletre. Ugyanez igaz a több alkalmas vendégbérletből beváltott alkalomra.
• Ugyanígy visszajár az alkalom, ha te törlöd a résztvevőt, vagy ha az üzlet mondja le az órát (egyenként, egész napra, sorozatra, vagy létszámhiány miatt automatikusan).
• Betelt óráról is lemondhat a vendég online, a határidőn belül.

Mikor használd

Szcenárió 1, normál óra 8 fő, mind regisztrálva. Óra alatt mindegyiknek check-in. Bérletek levonódnak, no-show-k esetében tartozás generálódik.

Szcenárió 2, családi foglalás Anyuka 3 helyet foglal (saját + 2 gyerek). Egy bejegyzés "3 hely". Az anyuka jön egyedül, megjön 1 gyereke is, a másik nem → 2 ATTENDED, 1 NO_SHOW.

Szcenárió 3, lemondás utáni várólista 12/12 telt óra, várólistán 3 ember. Egy ember lemondja → első várólistás emailt kap, ha be akar lépni → kattint, foglalás megerősítve.

Szcenárió 4, vendég bérletet vásárol az óra előtt A vendég megérkezik bérlet nélkül. Te eladsz neki egy 10-es bérletet a Bérletek menüben. Visszamész a résztvevő panelre, check-in. Most már a bérletre vonódik le.

Megjegyzések

A megjegyzés mező arra való:

• "Első alkalom"
• "Hátproblémás, óvatosan"
• "Allergiás a fenyő olajra"
• "Részben fizetve"

Az oktató is látja az óra előtt.

Tippek

• A check-in az ALAP, ne hagyd ki. Anélkül a bérletek nem fogynak, és a no-show-k nem jelennek meg.
• Multi-spot-nál külön kezelheted az érkezőket, ha nem mindenki ér oda. Egyenként check-in / no-show.
• A megjegyzés mezőt használd intenzíven, mert a következő alkalommal hasznos referencia.
• Lemondás-kapacitás logika fontos: ha a vendég lemondja, a hely felszabadul, és a várólista automatikusan megpróbál betölteni.
• A bérletet ne add el utólag, ha a vendég nem akar tartozni. Adj vissza neki opciót: most fizet, vagy bérletet vesz, vagy tartozást vállal.
• Az ismeretlen / nem regisztrált vendéget se utasítsd vissza azonnal, nyiss neki egy customer rekordot menet közben, és vegyen bérletet.

Vendég felvétele a pultnál: visszaigazoló e-mail

Amikor te veszel fel egy vendéget az órára, kérheted, hogy visszaigazoló e-mailt kapjon az óra adataival és a naptárbejegyzéssel (ugyanazt, amit az online foglaló vendég kap). A „Visszaigazoló e-mail” kapcsoló a weben (a Csoportos órák listáján a „Résztvevő hozzáadása” ablakban és a naptár óra-paneljén) és a Bookinda Business alkalmazásban is alapból be van kapcsolva, és felvételenként kikapcsolhatod. Ha a vendégnek nincs e-mail címe, vagy a visszaigazoló e-mailt az Értesítések között kikapcsoltad, nem megy ki semmi.

Ha a vendég korábban lemondta ezt az órát (vagy levetted róla), nem kell külön visszaállítani: egyszerűen vedd fel újra, a régi sora áll vissza. Ha a várólistán állt, a felvétellel a várólistás sora is lezárul.

Vendég levétele: mi legyen a pénzével?

Ha egy vendéget leveszel az óráról (a weben a névsor kuka gombjával, a naptár óra-paneljén a „Levétel” gombbal, vagy a Bookinda Business alkalmazásban), a lap megmutatja, mennyit fizetett és hogyan, és megkérdezi, visszajár-e a pénze:

• Igen, visszatérítjük: az eladás visszatérítődik, a számla sztornózódik. A bankkártyás online befizetés magától visszamegy a kártyára; a készpénzt vagy az átutalást neked kell visszaadnod.
• Jóváírjuk az egyenlegén: a pénz a vendég egyenlegére kerül, a következő fizetésnél felhasználhatja.
• Nem jár vissza: a befizetés megmarad.

Az előre kijelölt választás a szabályzatod szerinti: a lemondási határidőn belül az, amit a Beállításokban megadtál, utána a „Nem jár vissza”. Megadhatsz indokot, és kérheted, hogy a vendég e-mailt kapjon róla (az indokkal és azzal, mi lesz a pénzével). A levett vendég a névsor alján „Lemondta” jelzéssel megmarad, a bérletből levont alkalma visszakerül a bérletére, a felszabaduló helyet pedig a várólista első vendégének ajánljuk fel. A lap végül megírja, mi történt: mennyi ment vissza a kártyára, mennyi került az egyenlegére, vagy mennyit kell kézzel visszaadnod. Egy már lemondott sort a weben a kuka gombbal, a Bookinda Business alkalmazásban a sorra koppintva a Végleges törlés a névsorból gombbal törölhetsz végleg a névsorból.

Példa: Petra rosszul lett, egy órával a kezdés előtt felhív. Leveszed az óráról, a határidő már lejárt, ezért a „Nem jár vissza” van kijelölve, de te átállítod jóváírásra: a 3 500 Ft az egyenlegére kerül, és a következő órájánál felhasználja.

A Bookinda Business alkalmazásban

Menü → Csoportos órák → koppints az órára.

• Megjött: a sor elején a körre koppintva. A névsor fejlécében a „Mindenki megjött” egyszerre jelöl mindenkit, aki még nincs bejelölve (a lemondott vendégek kimaradnak).
• A sorra koppintva: fizettetés a pénztárban (bizonylattal), bérlet levonása, díjmentes lezárás, „Átutalás megérkezett” az utalásra váró vendégnél, „Nem jött el”, a vendég adatlapja és a levétel.
• Régi, már kifizetett foglalás eladás nélkül: a sorra koppintva az Eladás létrehozása elkészíti az eladást a meglévő befizetéssel összekötve, és meg is nyitja (mint a weben a „Nincs eladás” link). Ezt a tulajdonos, a vezető és a recepció látja.
• A névsor soha nem ír 0 Ft-ot: a címke azt mondja, ami a helyzet: Fizetve, Díjmentes, Tartozás az összeggel, Bérlettel, Átutalásra vár, Lemondta.
• Vendég hozzáadása: a teljes vendéglistában keres, új vendéget is felvehetsz. Előbb kerül fel a névsorra, utána fizet, így nem marad gazdátlan eladás.
• Várólista: az adatlapról mindig elérhető. Vendéget tehetsz várólistára, helyet ajánlhatsz fel (a vendég e-mailt kap, és online foglalja le), vagy megemelheted a férőhelyet.

A névsort a tulajdonos, a vezető és a „Bejelentkeztetés” joggal rendelkező munkatárs kezelheti. A díjmentes lezárás és az átutalás visszaigazolása a tulajdonos, a vezető és a recepció joga.

Kapcsolódó cikkek

• Esemény létrehozása
• Várólista
• Bérletek értékesítése
• Tartozások