Csoportos esemény létrehozása

Egy esemény (event) egy konkrét időpontban tartott csoportos óra. Lehet egyszeri (egy alkalom) vagy ismétlődő (heti, havi).

Hol találod

Csoportos órák → Órák fül → + Új óra gomb. Vagy a Naptáron is létrehozhatsz, ha van Csoportos óra szolgáltatásod.

Új óra űrlap

Alapadatok

• Név (pl. "Hatha jóga kezdőknek")
• Szolgáltatás (a Szolgáltatások közül választasz, ár és időtartam ebből jön)
• Kategória (a kategóriából, pl. Jóga)
• Dátum és időpont
• Időtartam (pl. 60 perc)

Oktató(k)

• Egy oktató (gyakori)
• Több oktató (multi-instructor): mindegyik a saját naptárában látja, és mindegyiknek megy az értesítés

Kapacitás

• Férőhely (alapértelmezett a globális Beállításokból, felülírható)
• Minimum létszám (auto-cancel-hez, opcionális)

Ár

• Ár (a szolgáltatás árát felülírhatod, pl. happy hour: 50% kedvezmény)
• Bérlettel beváltható (alapból igen, de kikapcsolható)

Megjelenés

• Szín (vizuális megkülönböztetés)
• Online látható (toggle, publikálsz-e a foglalási oldalra)

Egyéb

• Helyszín / Terem (ha több termed van)
• Megjegyzés (oktatónak vagy belső használatra)
• Foglalási határidő felülírás (eltér a globálistól)
• Pihentetés (csak ha a szolgáltatáshoz eszköz vagy terem tartozik): mennyi ideig maradjon zárva az eszköz az óra után. Részletek lejjebb.

Mikor használd

Szcenárió 1, alkalmi workshop Egy 3 órás "Pilates a hátadnak" workshop, 8 fő, 9 000 Ft. Egyetlen alkalom, fix dátum. Online látható: be.

Szcenárió 2, hétfői reggel jóga Heti ismétlődő óra, hétfő 07:00, 60 perc, 12 fő. (Részletek: Ismétlődő események)

Szcenárió 3, két oktatós táncóra Kedd 19:00, "Latin dance + Salsa", 2 oktatóval. Mindkettő naptárában megjelenik, mindkettő látja a foglalásokat.

Szcenárió 4, prémium kis-csoport Csütörtök 18:00, "Mobility 4 fős", felülírt kapacitás 4 fő (alapértelmezett 12 helyett). Felülírt ár: 5 000 Ft (alap 3 500 helyett).

Szcenárió 5, belső óra (csak alkalmazottaknak) "Csapat reggeli torna", online látható: ki. Foglalási link nem publikus, csak a Manager-ben.

Esemény szerkesztés

Listából a sor → szerkesztés:

• Időpont, kapacitás, ár, név átírható
• Ha vannak már foglalások, az idő-módosítás értesítést küld a résztvevőknek
• A szín és megjegyzés bármikor módosítható

Esemény lemondása

Lemond gomb → megerősítés. Két opció:

1. Csak ezt az alkalmat
2. Az egész ismétlődő sorozatot (csak ismétlődőnél)

A lemondó ablakban megadhatod az indokot, és dönthetsz: a résztvevők kapjanak-e e-mailt (alapértelmezetten be van jelölve), és ha valaki fizetett, mi legyen a pénzével. Az ablak megmutatja, hány vendég fizetett és mennyit, és három lehetőséget ad: visszatérítjük (ez az alap), jóváírjuk a vendégek egyenlegén, vagy most nem térítünk vissza. A weben és a Bookinda Business alkalmazásban is ugyanígy.

Egy egész nap lemondása

A Csoportos órák listáján a nap fejlécében a „Nap lemondása” gombbal az adott nap összes óráját lemondhatod egyszerre (például betegség vagy ünnepnap miatt). Az ablak megmutatja, mely órák és hány résztvevő érintett. Beállíthatod:

• Résztvevők értesítése e-mailben: minden résztvevő e-mailt és értesítést kap, a saját nyelvén, az oktató nevével és a megadott indokkal
• Résztvevő nélküli órák törlése: az üres órák nem lemondva maradnak, hanem eltűnnek
• Mi legyen a befizetett pénzzel: ugyanaz a három lehetőség, mint egy óra lemondásánál (csak akkor látszik, ha valaki fizetett); a pénz visszaadásáról összesítő e-mailt kapsz

A nap mindig az üzleted helyi napja: az éjfél utáni órák is abba a napba tartoznak, amelyiken megtartanád őket.

Tippek

• A név legyen leíró, "Jóga kezdőknek" jobb, mint csak "Jóga". A vendég látja a foglalási oldalon.
• Az online látható kapcsolót használd belső órákra, így a publikus oldalon nem jelennek meg.
• A multi-instruktor csak akkor működik jól, ha mindkettő érti a felelősség-megosztást. Belül beszéljétek meg, ki nyitja az órát, ki engedi be a résztvevőket.
• A kapacitás-felülírás nem auto-magic, a meglévő foglalásokat nem törli, ha alacsonyabbra állítod.
• A felülírt ár csak az adott órára érvényes, a bérletre nincs hatása. Bérletet külön kell beállítani.
• A szolgáltatás kötelező, mert ebből származnak a fizetési és időtartam-adatok. Ha nincs szolgáltatásod, először hozd létre.

Pihentetés (eszköz pihentetése az óra után)

Ha az óra szolgáltatásához eszköz vagy terem tartozik, az óra űrlapján (a weben és a Bookinda Business alkalmazásban is), az ismétlődő órák létrehozásánál és az órarend sávjainál megadhatod, mennyi ideig ne lehessen azt kiadni az óra után (például takarítás, szellőztetés, köntösmosás miatt). Eszköz nélküli szolgáltatásnál a mező nem jelenik meg.

• A szolgáltatás szabálya szerint: ha a szolgáltatásnál van beállított pihentetés, az érvényes.
• Nincs pihentetés: ennél az alkalomnál az eszköz az óra végén rögtön felszabadul.
• Percben megadva (5 és 1440 perc között): az óra vége után ennyi ideig az eszköz zárva marad, az online foglaló és a naptár sem ad rá időpontot.

A pihentetés az órával együtt mozog, ha áthelyezed, és megszűnik, ha lemondod. Az ismétlődő óra és az órarendi sáv is viszi magával, így a belőlük készülő órák is megkapják.

Példa: a szaunaszeánsz 18:00-tól 19:00-ig tart, a pihentetés 60 perc. A szaunát 20:00-ig senki nem tudja lefoglalni.

A Bookinda Business alkalmazásban

• Új óra: Menü → Csoportos órák → „Új” gomb, vagy a naptárban egy üres sávra koppintva a „Csoportos óra” művelet (az időpont és az oktató előre kitöltve).
• Szerkesztés: az óra adatlapján a három pont → Szerkesztés. Ha az időpontot vagy az oktatót módosítod, és már vannak vendégek az órán, mentés előtt megkérdezzük, értesítsük-e őket e-mailben. Ha az új oktatónak abban az időben más órája vagy időpontja van, figyelmeztetést látsz.
• Másolás más napokra: az adatlap három pontja alatt, öt hét napjai közül választhatsz többet is.
• Lemondás: az óra, egy egész nap vagy egy sorozat lemondásakor megadhatod az indokot, kérhetsz értesítést, és eldöntheted, mi legyen a befizetett pénzzel: visszatérítjük, jóváírjuk a vendég egyenlegén, vagy nem jár vissza. A lap megmutatja, hány vendég fizetett és mennyit.
• Férőhely emelése: ha egy betelt óra férőhelyét megemeled, az óra újra foglalható lesz, és a várólistán állók ajánlatot kapnak a felszabadult helyekre.

Az órát a tulajdonos, a vezető és az „Órarend kezelése” joggal rendelkező munkatárs hozhatja létre és módosíthatja.

Kapcsolódó cikkek

• Csoportos órák áttekintés
• Beállítások
• Ismétlődő események
• Résztvevők kezelése
• Várólista