Ajándékutalvány kiállítása a pultnál

Ha egy vendég a pultnál vesz utalványt, pár kattintással kiállítod. Hogy mit árulsz, azt a Kínálat fülön állítod össze (erről szól „Az utalvány-kínálat összeállítása” cikk).

A leggyorsabb: Gyors kiállítás

Az Áttekintés fülön kattints egy tételre a Gyors kiállítás alatt. Megnyílik a kiállító panel, a tétel már ki van választva. A földgömb jelű tételeket online is megvehetik. Az Egyedi összeg csempe üres összeggel nyitja meg a panelt.

Utalvány kiállítása

Vagy kattints az oldal tetején az Utalvány kiállítása gombra:

1. Összeg: válassz egy tételt a kínálatból, vagy írj be bármekkora összeget az egyedi mezőbe.
2. Lejárati dátum: ha üresen hagyod, az utalvány a választott tétel érvényességét kapja, vagy a Beállításokban megadottat. A mező alatti sor megmutatja, melyiket. Csak akkor válassz dátumot, ha ennek az utalványnak máskor kell lejárnia.
3. Átadás módja:
   • Fizikai kártya: kinyomtatva adod át. Megadhatod a megajándékozott nevét és egy személyes üzenetet.
   • E-mail küldés: add meg a megajándékozott nevét és e-mail-címét, és küldd el most, vagy egy általad választott napon, például a születésnapján.
4. Kattints az Utalvány kiállítása gombra.

Az utalvány kiállításakor a Vevő mezőben kiválaszthatod az utalványt megvásárló vendéget, de ez nem kötelező. Ha kiválasztod, az utalvány megjelenik az adatlapján, és ha van e-mail-címe, visszaigazoló e-mailt kap a vásárlásról.

Kiállítás után

A kiállítás után:

• Megnézheted az utalvány részleteit, köztük az egyedi kódot
• Kinyomtathatod a fizikai utalványt

Ha megadtad a megajándékozott e-mail-címét, az utalványt magától megkapja e-mailben.

Nyomtatható kártya és az e-mail újraküldése

Nyiss meg egy utalványt az Összes utalvány fülön. A Kártya és e-mail résznél:

• A Nyomtatható kártya egy A4-es PDF-et nyit meg: felül a kártyaképed (a tétel saját képe vagy az Alap kártyakép), alatta a megnevezés, az érték, az érvényesség, a kód, a megajándékozott, a feladó, a személyes üzenet, a beváltás módja és egy QR-kód a foglalóoldaladra. Kinyomtathatod és átadhatod, vagy továbbküldheted.
• Az E-mail újraküldése újra elküldi az utalványt annak, aki a kódot kapja: a megajándékozottnak, vagy ha a vevő magának kérte a kódot (illetve nincs megajándékozott címe), a vevőnek. A gombok alatt látod, melyik címre megy. Az időzített e-mailt nem küldjük el korábban: a megadott napon megy ki.

Ugyanez a PDF csatolva megy a megajándékozott e-mailjéhez, és a vevő nyugtájához is, ha a vevő magának kérte a kódot. Így bárki, aki a kódot kapja, otthon is kinyomtathatja a kártyát.

Nyomtatható kártya csak érvényes utalványhoz kérhető. A visszavont, a lejárt és a még ki nem fizetett (fizetésre váró) utalvány kártyáját a rendszer nem adja ki, nehogy érvénytelen kártya kerüljön egy vendég kezébe.

Beolvasható kód a nyomtatott kártyán

A kártya QR-kódja mostantól az utalvány kódját is hordozza, nem csak a foglalóoldaladra mutat. Ez két dolgot jelent:

• A vendégnek semmi nem változik. Ha a telefonja kamerájával beolvassa, ugyanúgy a foglalóoldaladra jut, mint eddig.
• Neked gyorsabb a beváltás. A Bookinda Business alkalmazás beolvasója kiolvassa a QR-kódból az utalvány kódját, és rögtön megmutatja az utalványt az egyenlegével vagy a hátralévő alkalmaival. Nem kell a hosszú kódot betűnként begépelned.

Jó tudni:

• Ha a kártyán a foglalási link megjelenítését kikapcsoltad, a QR-kód csak a puszta kódot tartalmazza. A beolvasó így is felismeri.
• A korábban kinyomtatott kártyák QR-kódjában még nincs benne az utalvány kódja, azok csak a foglalóoldalt nyitják. Ilyen kártyánál a beolvasó szól, és a kártyán lévő kódot kézzel kell beírnod. Ha szeretnéd, nyomtasd ki újra a kártyát: az új példány már beolvasható.

Példa: karácsony után egy vendég a nyomtatott kártyájával érkezik. A pultnál megnyitod az alkalmazásban a beváltást, a kamerával beolvasod a kártya QR-kódját, és két másodperc múlva látod, hogy 15 000 Ft van rajta.

E-mailek a vendégnek

Az utalvány e-mailjeit a rendszer küldi, az üzleted nevében:

• Megkaptad: ha megadod a megajándékozott e-mail-címét, azonnal megkapja az utalványt a kóddal (vagy a megadott napon, ha a küldést későbbre időzítetted), csatolva a nyomtatható kártyával (PDF). Ha a küldés nem sikerül, két napig 5 percenként újra próbáljuk. Teszt üzemmódban nem megy ki, és nem is jelöljük elküldöttnek.
• Nyugta a vevőnek: ha kiválasztod a vevőt, és van e-mail-címe, ő is megkapja a saját példányát a kóddal. Ha ő maga a megajándékozott, nem kap külön nyugtát.
• Beváltás: minden beváltás után az utalvány gazdája e-mailt kap a maradékkal (alapból bekapcsolva).
• Hamarosan lejár: 14 nappal a lejárat előtt, ha még van rajta felhasználható érték (alapból bekapcsolva, a napok száma átírható).
• Lejárt: ha az utalvány úgy jár le, hogy maradt rajta érték (alapból kikapcsolva).

A beváltás és a lejárat e-mailjei a megajándékozottnak mennek, ha ismert az e-mail-címe; ha nem, a vevőnek. A szövegeket az Automatizmusok oldalon, a Hűség kategóriában írhatod át. A „megkaptad” e-mail és a nyugta nem kapcsolható ki, mert ezekben van a kód.

Utalványkódok

Minden utalvány egyedi kódot kap: a Beállításokban megadott kódelejét és utána véletlenszerű karaktereket. Beváltáskor mindegy, hogy kis- vagy nagybetűvel írják.

Példák, mikor használd

1. eset: ajándék a pultnál

Egy vendég a testvére születésnapjára vesz ajándékot. A recepció a Gyors kiállításban a 20 000 Ft-ra kattint, e-mailes küldést választ a születésnap reggelére, a vendég pedig fizet a kasszánál.

2. eset: online vásárlás

Valaki a foglalóoldaladon vesz utalványt. A rendszer létrehozza és elküldi a megajándékozottnak, a csapatnak nincs vele dolga. Az Áttekintésen Online címkével jelenik meg.

3. eset: pontos összeg

A vendég 7 500 Ft-os utalványt szeretne, pont egy kezelés árát. A recepció beírja az egyedi mezőbe, és kiállítja.

4. eset: céges rendelés

Egy cég 10 utalványt rendel a munkatársainak. A recepció egyenként kiállítja őket a címzettek e-mail-címével, a rendszer mind a tízet elküldi.

Tippek

• Az e-mail-címet ellenőrizd kétszer: egy elütés elveszett ajándékot jelent.
• Írj személyes üzenetet: pár szó az alkalomhoz, és az utalvány tényleg ajándéknak érződik.
• Időzítsd: ha megadod a küldés napját, az utalvány a születésnap reggelén érkezik, nem a vásárlás napján.