Így állíthatod be az ajándékutalványokat

Az Ajándékutalványok > Beállítások fülön az összes utalványra vonatkozó szabályokat állíthatod be: többek között az online értékesítést, a kézbesítést és az érvényességet. Az értékesíthető összegeket és a kezelésre szóló utalványokat a Kínálat fülön állíthatod össze (erről szól „Az utalvány-kínálat összeállítása” cikk).

Online értékesítés

Ha bekapcsolod az Online értékesítést, a foglalóoldaladon megjelenik az Ajándékutalvány. A vendég bankkártyával fizet, a kódot pedig azonnal megkapja e-mailben, vagy közvetlenül a megajándékozottnak küldjük el.

A kapcsoló alatti rövid lista mutatja, milyen feltételeknek kell teljesülniük ahhoz, hogy a vendégek lássák az utalványokat:

• Van mit eladni online: a Kínálatban legalább egy összegre vagy kezelésre szóló utalvány online is megvásárolható, vagy be van kapcsolva az egyedi összeg.
• Fizetési átjáró: online csak bankkártyával lehet utalványt vásárolni, ehhez csatlakoztatott fizetési átjáró szükséges. Enélkül az utalvány nem jelenik meg a foglalóoldalon. A Bekötés gomb a fizetési átjárókhoz vezet.
• Megjelenik a foglalóoldalon: ha a foglalóoldal szerkesztőjében elrejtetted az Ajándékutalványt, a vendégek nem látják. A gomb megnyitja a szerkesztőt.

A teljesülő feltételeket zöld pipa jelzi. Ha valami hiányzik, a figyelmeztetés az Áttekintés és a Kínálat fülön is megjelenik, így akkor is észreveszed, ha nem nyitod meg a Beállításokat.

Kézbe fogható kártya az online rendeléshez

Sok vendég olyan kártyát szeretne, amelyet személyesen átadhat. Itt kapcsolhatod be az általad vállalt kézbesítési és átvételi lehetőségeket:

• Postai kézbesítés: a vendég vásárláskor megadja a postázási címet, te pedig kinyomtatod és feladod a kártyát. A Postaköltség fix összeg, amelyet vásárláskor hozzáadunk a végösszeghez. Ha az értékét 0-n hagyod, a postázás ingyenes.
• Csomagautomata: a vendég rendeléskor kiválasztja, melyik csomagautomatába kéri a kártyát, te pedig a saját szolgáltatói fiókodból feladod oda. Jelöld be, melyik szolgáltatóval adsz fel csomagot: Foxpost / Packeta, GLS vagy DPD. A vendég csak a bejelölt szolgáltatók automatái közül választhat. A szolgáltató neve mellett látod, hány automata szerepel a listában. A Csomagautomata díja fix összeg, 0 esetén a kézbesítés ingyenes. A Bookinda nem készít címkét, és nem intézi a feladást: az automaták éjszakánként frissülő listáját biztosítja.
• Személyes átvétel az üzletben: a vendég online fizet, a kinyomtatott kártyát pedig nálad veszi át.
  • Fizetés átvételkor is: ha bekapcsolod, a vendég választhat: online fizet, vagy csak lefoglalja az utalványt, és átvételkor nálad fizet SZÉP-kártyával, bankkártyával vagy készpénzzel. A foglalás 14 napig érvényes. Ha addig nem fizetik ki, automatikusan törlődik, és a vendég e-mailt kap erről. Online fizetési szolgáltató nélkül is működik, ilyenkor a vendégek csak az átvételkori fizetést választhatják.

Alapértelmezetten mindegyik lehetőség ki van kapcsolva. A vásárló a fizetés után ezeknél is azonnal megkapja e-mailben a kódot és a nyomtatható kártyát, így az utalvány már a kézbesítés vagy a személyes átvétel előtt beváltható. Ezek a rendelések a Rendelések fülön jelennek meg (erről az „Ajándékutalvány online értékesítése” cikk szól).

Beváltás online foglaláskor

Ha bekapcsolod, a vendég online foglaláskor megadhatja az utalvány kódját, és az összeget levonjuk a fizetendő összegből. Személyesen az utalvány ettől a beállítástól függetlenül mindig beváltható.

Érvényesség

Ez a beállítás minden új, személyesen vagy online kiállított utalványra vonatkozik. Megadhatod, hogy az utalvány a kiállítástól számítva hány hónapig legyen érvényes, vagy választhatod, hogy ne járjon le. A Kínálatban egy-egy tételhez külön érvényességet is beállíthatsz, a többi tétel az általános beállítást követi. A módosítás nem érinti a már kiállított utalványokat.

Az utalvány megjelenése

Az e-mailben és a nyomtatható utalványon a vállalkozásod neve és a logód jelenik meg. A megajándékozott e-mailjébe egy Foglalás gomb is kerül.

Alap kártyakép: ide töltheted fel a saját kártyád képét, például az egyedi nyomtatású ajándékkártyád grafikáját. A Kínálatban minden olyan tételnél ez jelenik meg, amelynek nincs saját képe. Fekvő, 1,6 : 1 arányú kép az ideális (például 1600 x 1000 pixel), JPG, PNG vagy WebP formátumban, legfeljebb 5 MB méretben. A kód és az összeg mindig a kép alá kerül, ezért ezeket ne írd rá a grafikára.

Kód eleje

Minden generált kód az itt megadott karakterekkel kezdődik, például „GV”. A mező alatt látod, hogyan néznek majd ki a kódok. A kód eleje 1-4 karakterből, nagybetűkből és számokból állhat.

Amit a rendszer ellenőriz

• Egyedi összegnél a legkisebb megengedett összeg nem lehet nagyobb a legnagyobbnál.
• A lejárat a megadott nap végéig tart, a vállalkozásod időzónája szerint. A december 31-i lejáratú utalvány december 31-én este még beváltható.
• Kiállításkor múltbeli lejárati dátumot nem lehet megadni.
• Ha saját kódot adsz egy utalványnak, annak egyedinek kell lennie: két utalványnak nem lehet ugyanaz a kódja.

A Bookinda Business alkalmazásban

Az utalványokat telefonról is kezelheted: Menü → Katalógus → a Szolgáltatások fül alján A kínálat többi része → Ajándékutalványok. Négy fület találsz:

• Áttekintés: megmutatja, hány kiállított utalvány van, és mekkora az értékük. Innen indíthatod a Beváltás és a Kiállítás műveletet. A Gyors kiállítás sorában a kínálat tételeit látod: egy koppintással kiválaszthatod, melyiket szeretnéd kiállítani. A kis földgömb jelzi, melyik vásárolható meg online is. Ha az online értékesítés be van kapcsolva, de a vendégek mégsem látják az utalványokat, itt is figyelmeztetést kapsz.
• Utalványok: a teljes lista kereséssel és szűréssel. Egy utalványra koppintva megnézheted az adatait és a beváltásait, megnyithatod a nyomtatható kártya PDF-jét, megoszthatod a kódot, újraküldheted az e-mailt, vagy visszavonhatod az utalványt. A visszavonáshoz indokot kell megadnod.
• Rendelések: a postázásra, csomagautomatába történő feladásra vagy személyes átvételre váró online rendelések. Csomagautomatás kézbesítésnél látod a szolgáltatót, az automatát, valamint az átvevő nevét és telefonszámát. Ezeket egy koppintással kimásolhatod. Itt jelölheted a rendeléseket feladottnak, követési szám megadásával, vagy átadottnak.
• Kínálat: az általad értékesített, összegre és kezelésre szóló utalványok. Felül egy sáv mutatja, hogy be van-e kapcsolva az online értékesítés, és ha a vendégek nem látják az utalványokat, annak mi az oka. Alul találod az Így látja a vendég előnézetet és a Megnézem a foglalóoldalon gombot.

Egy tétel szerkesztésekor a gyakori összegeket egy koppintással megadhatod. A kártya előnézete szerkesztés közben mutatja, mit kap majd a vendég. Ha a tételnek nincs saját képe, az alap kártyakép látszik halványan. Összegre szóló tételnél az üresen hagyott név helyére az „Ajándékutalvány” kerül.

Kiállításkor alapértelmezetten a kézbe adható, nyomtatott kártya van kiválasztva. Az e-mailes küldést ugyanott választhatod.

A fogaskerék ikon a beállításokhoz vezet, ahol az online értékesítést, a kézbesítést, az érvényességet és a kód elejét állíthatod be. Az ikon csak azoknak látszik, akik jogosultak az utalványok kezelésére. Az ellenőrzőlista soraira koppintva a Kínálathoz vagy a foglalás lépéseihez jutsz. Utóbbinál kapcsolhatod vissza az Ajándékutalvány megjelenítését, ha el van rejtve. A fizetési átjárót az alkalmazásban is csatlakoztathatod: Beállítások, Fizetések fogadása.

Csomagautomata (csak Magyarországon): a Beállítások kézbesítési részében kapcsolhatod be. Jelöld be, melyik szolgáltatóval tudsz csomagot feladni, és add meg a díjat, amelyet a vendég az utalvány árán felül fizet. A szolgáltató mellett látod, hány automatája szerepel a listában. Ha a díjat üresen hagyod vagy nullát adsz meg, a kézbesítés ingyenes.

Kiállítás fizetés nélkül: az alkalmazásban a tulajdonos, a vezető vagy az utalványok kezelésére jogosult munkatárs állíthat ki utalványt fizetés rögzítése nélkül. A többi munkatárs az alkalmazásból nem állíthat ki utalványt fizetés nélkül.

Példák, mikor használd

1. eset: felkészülés az ünnepekre

November elején bekapcsolod az online értékesítést. A vendégek akkor is vásárolhatnak utalványt, amikor a csapatod a vendégekkel foglalkozik. A vásárlók bankkártyával fizetnek, a megajándékozottak pedig januárban foglalnak időpontot.

2. eset: bekapcsoltad, de senki nem látja

Bekapcsolod az online értékesítést, a foglalóoldalon mégsem jelenik meg az Ajándékutalvány. Az ellenőrzőlista megmutatja, hogy hiányzik a fizetési átjáró. Amint csatlakoztatod, az Ajándékutalvány azonnal megjelenik a foglalóoldalon.

3. eset: 12 hónapos érvényesség

A legtöbb vállalkozás 12 hónapos érvényességet használ. Ez időt ad a megajándékozottnak a beváltásra, és korlátozza, meddig kell egy kezelésre szóló utalványt a korábbi áron beváltanod.

4. eset: nincs lejárat

Ha nem szeretnél a lejárattal foglalkozni, válaszd a „Nem jár le” beállítást. Ilyenkor lejárat előtti emlékeztető e-mailt sem küldünk.

Tippek

• Nézd meg vendégként: nyisd meg a foglalóoldaladat privát ablakban, és menj végig egy vásárláson. Az is ugyanolyan fontos, hogy mit kap a megajándékozott, mint az, hogy mit lát a vásárló.
• Lejárat és jogszabály: mielőtt lejáratot állítasz be, nézd meg, milyen fogyasztóvédelmi szabályok vonatkoznak rád.
• Felismerhető kódkezdet: ha a kód elején a vállalkozásod kezdőbetűit használod, a riportokban is könnyen felismerheted az utalványokat.