Bérletek: adj el több alkalmat előre

Sok szolgáltatás nem egyetlen alkalommal hozza a legjobb eredményt. Egy kezeléssorozat, többalkalmas bérlet vagy összetett kombinált bérlet egyszerre előnyös neked és a vendégednek:

• a vendég kedvezőbb áron vásárolhat több alkalmat;
• te előre tervezhető bevételhez jutsz;
• nagyobb eséllyel tér vissza a teljes sorozatra;
• nem kell kézzel vezetned, hány alkalmat használt már fel.

A Bookindában egyszerű többalkalmas bérleteket és többféle szolgáltatást tartalmazó, összetett bérleteket is létrehozhatsz. A rendszer ezután automatikusan követi a kiadott bérleteket, a fennmaradó alkalmakat, a beváltásokat, a fizetési állapotot és a lejáratot.

A bérleteket itt találod: Katalógus → Bérletek.

Egyszerű bérlet vagy kombinált bérlet?

Egyszerű, többalkalmas bérlet

Egyetlen szolgáltatás több alkalommal. Például 6 x nyirokmasszázs: a vendég hat alkalmat vásárol, a rendszer pedig minden foglalásnál automatikusan levon egyet a rendelkezésre álló alkalmakból.

Kombinált bérlet

Egyetlen bérletben több különböző szolgáltatást is elhelyezhetsz, eltérő darabszámokkal. Például:

• 2 x Alpha Oxy Spa
• 2 x LPG nyirokmasszázs
• 1 x diódalézeres kezelés

A Bookinda szolgáltatásonként külön követi, hogy a vendég miből hány alkalmat használt már fel, és mennyi maradt még. Ez különösen hasznos kezeléssorozatoknál, kúráknál, menyasszonyi vagy esemény előtti bérleteknél, rehabilitációs programoknál, edzésprogramoknál és szezonális autóápolási bérleteknél.

Így hozol létre új bérletet

Nyisd meg a Katalógus → Bérletek oldalt, majd kattints a Bérlet létrehozása gombra.

1. Alapadatok

Add meg a bérlet nevét, egy vendégek számára érthető leírást, és állítsd be, hogy online is megvásárolható legyen-e. A névben érdemes egyértelműen feltüntetni az alkalmak számát vagy a bérlet fő előnyét, például:

• 5 alkalmas relaxáló masszázsbérlet
• 6 hetes alakformáló program
• Prémium autóápolási bérlet
• 10 alkalmas személyi edzés

2. Szolgáltatások

Add hozzá a bérletben szereplő szolgáltatásokat, majd mindegyiknél add meg az alkalmak számát. Ugyanazt a szolgáltatást többször is hozzáadhatod, de akár több különböző szolgáltatásból is összeállíthatod a bérletet. A Bookinda közben automatikusan kiszámolja a szolgáltatások eredeti összértékét.

3. Ár

A teljes bérletre kedvezményt adhatsz százalékosan, vagy egyedi, fix bérletár megadásával. Például a szolgáltatások eredeti összértéke 43 800 Ft, de 25% kedvezménnyel a bérlet ára 32 850 Ft. A rendszer automatikusan megmutatja az eredeti árat, a kedvezmény összegét és a végleges bérletárat.

4. Érvényesség

Beállíthatod, hogy a bérlet ne járjon le, meghatározott számú napig, hétig, hónapig vagy évig legyen érvényes, vagy egy konkrét dátumig legyen használható. Bekapcsolhatod a lejárati emlékeztetőt is: például a Bookinda a lejárat előtt 7 nappal automatikusan e-mailt küldhet a vendégnek, hogy még felhasználatlan alkalmai maradtak. Ez segít abban, hogy a vendég időben lefoglalja a hátralévő kezeléseket.

Hogyan adod el a bérletet?

Nyisd meg a Bérletek oldalt, majd kattints a Bérlet eladása gombra. Válaszd ki az ügyfelet és az eladni kívánt bérletet, szükség esetén módosítsd a lejárati dátumot, adj meg egyedi kedvezményt vagy árat, és válaszd ki a megfelelő fizetési módot. Három lehetőség közül választhatsz.

1. Kiállítás fizetés nélkül

A bérletet nulla áron rendeled hozzá az ügyfélhez. A vendég kartonján egy nulla összegű, kifizetett eladás rögzíti, így később is látszik, mikor és ki adta ki, de nincs fizetendő összeg, tartozás és bevétel sem. A vendég megerősítő e-mailje a bérlet áránál „Ingyenes”-t ír. Hasznos, ha egy korábbi rendszerből hozol át meglévő bérletet, a vendég már korábban kifizette, ajándékba vagy kompenzációként adsz bérletet, vagy promóció keretében biztosítasz ingyenes bérletet.

Use case: a vendégnek a korábbi rendszerben volt egy 10 alkalmas bérlete, amelyből már 4 alkalmat felhasznált. A Bookindában kiállíthatod számára fizetés nélkül, majd 6 fennmaradó alkalommal folytathatod a nyilvántartást.

2. Kiállítás későbbi fizetéssel

A bérlet azonnal az ügyfélhez kerül, az összege pedig tartozásként marad nyilvántartva. Hasznos, ha a vendég most szeretné megvásárolni a bérletet, de csak később fizet, ha részletfizetésben állapodtatok meg, vagy céges, partneri elszámolás történik.

Use case: a vendég a kezelés végén eldönti, hogy megveszi a hatalkalmas bérletet, de az összeget csak a következő látogatásakor fizeti ki. A bérletet már most kiállíthatod számára, a Bookinda pedig nyilvántartja a fizetendő összeget.

Értesítés a vendégnek: az ingyenes és a későbbi fizetéses kiállításnál az ablakban egy „Értesítés küldése a vendégnek” jelölő is van, alapból bepipálva. Ha egy korábban, a múltban eladott bérletet csak utólag rögzítesz, vedd ki a pipát: a vendég ilyenkor nem kap megerősítő e-mailt a kiállításról. A pénztáron át fizetett bérletnél a vendég továbbra is megkapja a visszaigazolást, hiszen ott valódi vásárlás történik.

3. Kiállítás és fizetés

A bérlet kiállítása és a fizetés egyetlen folyamatban történik. A vendég a helyszínen azonnal rendezheti az összeget, például készpénzzel, bankkártyával vagy átutalással. A bérlet ezután azonnal aktívvá válik, és már használható is a foglalásokhoz.

Bérletet közvetlenül a naptárból is eladhatsz

Nem kell minden alkalommal külön megnyitnod a Bérletek oldalt. Ha a vendégnek már van egy időpontja, és a helyszínen úgy dönt, hogy bérletet vásárol, közvetlenül a foglalásból is hozzáadhatod a kosárhoz: Időpont megnyitása → Fizetés → Hozzáadás a kosárhoz → Bérletek. A meglévő időpontot kifizetheted a bérlet részeként, és ugyanabban a pénztári folyamatban eladhatod számára a teljes bérletet.

Foglalás egy meglévő bérletből

Új időpont létrehozásakor keresd meg az ügyfelet. Ha van aktív bérlete, az ügyfél adatlapján megjelenik az Aktív bérletek rész, ahol azonnal látod, milyen bérletei vannak, mely szolgáltatások tartoznak hozzájuk, hány alkalmat használt már fel, mennyi maradt még, és mikor jár le a bérlet.

A megfelelő bérlet mellett kattints a Foglalás gombra. A Bookinda ezután automatikusan hozzáadja a bérletben szereplő szolgáltatást, összekapcsolja a foglalást a megfelelő bérlettel, 0 Ft-os bérletfelhasználásként kezeli az alkalmat, és levonja a megfelelő alkalmat a bérletből. A naptárban az időpontnál az is látható, hogy a vendég a bérlet hányadik alkalmát használja, például 3/6 alkalom felhasználva.

A vendég online is foglalhat a bérletéből

A vendégnek nem feltétlenül kell telefonálnia a következő időpontért. Online foglaláskor a Bookinda az e-mail-címe vagy a fiókja alapján felismeri, hogy az adott szolgáltatáshoz aktív bérlete van. A vendég kiválasztja a bérlethez tartozó szolgáltatást, választ egy megfelelő időpontot, és a foglalást a meglévő bérletéből véglegesíti. Az alkalom automatikusan összekapcsolódik a bérlettel, és a rendszer frissíti a fennmaradó mennyiséget, neked pedig nem kell kézzel ellenőrizned és levonnod.

Csak bérlettel foglalható kezelés

Ha egy kezelést csak bérletből lehessen foglalni (például „Bérleteseknek - SmartShape kezelés”), vedd fel külön szolgáltatásként, tedd bele a bérlet-sablonba, és a szolgáltatásnál kapcsold be a Csak egyedi linkkel foglalható beállítást. Így eltűnik a nyilvános szolgáltatáslistából, bérlet nélkül senki nem tudja lefoglalni, a bérletes vendég viszont látja, amikor a Foglalj a bérletedből lehetőséget választja, vagy ha be van lépve, és az aktív bérlete tartalmazza.

A vendég online vásárol bérletet

Ha a bérletnél bepipálod, hogy online is megvásárolható, a vendégek közvetlenül a foglalóoldaladról megvehetik, és akár rögtön le is foglalhatják az első alkalmukat. A véglegesítés előtt látnak egy összesítőt, és kiválasztják, hogyan fizetnek.

A három fizetési mód, és hogy mikor lesz használható a bérlet:

Fizetési mód	Mikor jön létre	Mikor váltható be
Fizetés a helyszínen	azonnal	azonnal, az összeg tartozásként áll a profilján
Átutalás	azonnal, felfüggesztve	amikor nyugtázod a beérkezést
Bankkártya	azonnal, felfüggesztve	amikor az átjáró visszaigazolta a fizetést

Csak azok a módok jelennek meg, amiket tényleg tudsz fogadni: az átutalás a Fizetések fogadása oldalon megadott bankszámlával, a bankkártya élő fizetési átjáróval, a helyszíni fizetés pedig akkor, ha engedélyezted (lásd lent). Ha van élő átjáród, alapból a bankkártya van kijelölve, hogy a vendég ne fizetés nélkül vigye el a bérletet.

Bérlet-kategóriák: segíts a vendégnek megtalálni a megfelelő bérletet

Ha sok bérleted van, csoportosítsd őket kategóriákba, például Alakformálás, Arckezelések, Masszázs. A vendég a foglalóoldalon és a beágyazott foglalóban kategóriagombokkal szűrhet, a bérletek pedig kategóriánként csoportosítva jelennek meg.

1. A Bérletek oldalon kattints a Bérlet-kategóriák létrehozása gombra (ha már van kategóriád, a Kategóriák kezelése gombra).
2. Hozd létre a kategóriákat. Itt át is nevezheted, sorba rendezheted és törölheted őket. A foglalóban is az itt beállított sorrendben jelennek meg.
3. Nyisd meg a bérletet, és a Kategória mezőben válaszd ki, hová tartozik.

A kategóriagombok már két kategóriától megjelennek. A kategória nélküli bérletek az Egyéb csoportba kerülnek. Ha törölsz egy kategóriát, a hozzá tartozó bérletek megmaradnak, csak kategória nélkül. A Bérletek listájában is szűrhetsz kategória szerint. A bérlet kategóriáját a Bookinda Business alkalmazásban, a bérlet szerkesztőjében is beállíthatod.

Ha nem akarsz kifizetetlen bérletet kiadni

A Beállítások → Fizetés és adózás → Fizetési szabályzat → Bérletvásárlás alatt van egy Fizethet az üzletben kapcsoló. Alapból be van kapcsolva, tehát semmi nem változik, amíg hozzá nem nyúlsz.

Kikapcsolva a vendég online csak bankkártyával vagy átutalással tud bérletet venni, a helyszíni fizetés eltűnik a megrendelőből. Ez akkor hasznos, ha nem szeretnéd, hogy tartozással sétáljon ki bérlet az üzletből.

Ha a vendég a bankkártyás fizetést választja, a megrendelő gombja fölött egy rövid tájékoztatót lát: a gomb a fizetési szolgáltató (például a Stripe) biztonságos fizetőoldalára viszi, a kártyaadatokat a szolgáltató kezeli, az üzlet nem látja őket, a sikeres fizetés után pedig visszakerül az oldaladra, a bérlet azonnal érvényes, és e-mailt is kap.

Két dolgot érdemes tudni:

• Ha a vendég első alkalmat is foglal a bérlethez, őt is a megrendelő lépésre visszük, ahol kiválasztja az online fizetést. Így a kapcsolót ezen az úton sem lehet megkerülni.
• Ha se élő átjáród, se megadott bankszámlád nincs, a helyszíni fizetés akkor is megmarad. Enélkül a vendég egyáltalán nem tudna bérletet venni.

A felfüggesztett bérlet nem váltható be: foglaláskor nem ajánljuk fel, és nem vonható le belőle alkalom, amíg a pénz meg nem érkezett.

Mi történik a vásárlás pillanatában:

• A bérlet létrejön, és vele együtt egy eladás is: látod az ügyfél Eladások fülén és a kintlévőségében, így nem veszhet el.
• Helyszíni fizetésnél az alkalmak azonnal felhasználhatók, az összeg pedig tartozásként áll.
• Átutalásnál a vendég megkapja a számlaszámot, az összeget és a közleményt; a vásárlás bekerül a Bankátutalások közé, a nyugtázásodra várva.
• Bankkártyánál a vendég az átjáróra kerül. Sikeres fizetés után a bérlet magától érvényessé válik, az eladás kifizetettre zárul (bizonylat, és ha számlázol, számla is), és kimegy a köszönő e-mail.
• Ha első alkalmat is foglalt, az időpont bekerül a naptárba, és egy alkalom levonódik a bérletből.

Ha a helyszínen fizet, ezt csináld: nyisd meg az ügyfelet, menj az Eladások fülre, és a pénztárban terheld a nyitott eladást azzal a fizetési móddal, amivel fizet. Ezzel a tartozás rendeződik, a bérlet pedig fizetettre vált.

Ha átutalással fizet, ezt csináld: nyisd meg a Bankátutalások menüpontot, keresd meg a Bérlet jelölésű sort, vesd össze a közleményt a bankkivonatoddal, és nyugtázd. A bérlet érvényes lesz, az eladás kifizetettre zárul, a vendég pedig értesítést kap. Ha az utalás nem érkezik meg, utasítsd el a sort. Az utalást soha nem mondjuk le magától: a később beérkező pénz is pénz, ezért a döntés a tiéd.

Példa. Kata vasárnap este megvesz egy „10 x 40 perc" bérletet 33 600 Ft-ért, és lefoglalja a hétfő 08:00-t. Hétfő reggel a naptárban már látod, hogy jön, a profilján pedig azt, hogy 33 600 Ft tartozása van. Megérkezik, kártyával fizet, te leterheled az eladást a pénztárban, és az egyenlege nullázódik. A maradék kilenc alkalma közben végig elérhető marad.

Jó tudni: az ügyfél tevékenység-idővonalán látszik, hogy mikor foglalt, hogy ez online történt, és mit vásárolt, így utólag is rekonstruálható, hogyan jött létre a bérlet.

Minden beváltás automatikusan követhető

A Bookinda nyilvántartja a bérlet kiállításának dátumát, a vásárlási árat, a fizetési állapotot, a lejárati dátumot, a bérletben szereplő szolgáltatásokat, az összes és a fennmaradó alkalmakat, az egyes beváltásokat, és azt, hogy melyik foglaláshoz kapcsolódott a felhasználás.

Így bármikor ellenőrizheted, ki milyen bérletet vásárolt, mennyi alkalma maradt, mit és mikor váltott be, mikor jár le a bérlete, és rendezte-e már az árát. A Bérletek oldal áttekintésében külön láthatod az aktív bérlettípusokat, az aktív ügyfélbérleteket, a még beváltatlan alkalmakat és a hamarosan lejáró bérleteket.

Telefonon

A Bérletek oldal telefonra is készült. A lista tetején egy soros összefoglaló áll (bérlettípus, kiállított bérlet, beváltatlan alkalom), alatta minden bérlet egyetlen kompakt sor: a neve, alatta az ára, az alkalmak száma és az érvényessége. A jobb oldali kapcsolóval megnyitás nélkül aktiválhatod vagy kikapcsolhatod a bérletet, a sorra koppintva pedig a szerkesztő nyílik meg.

A szerkesztő és a bérlet eladása telefonon teljes képernyős. A szerkesztőben mind a négy szakasz (részletek, szolgáltatások, árazás, érvényesség) egyetlen görgetésben van, a bérlet ára és a Mentés gomb végig a képernyő alján marad, a fejléc három pontja alatt pedig az Előzmény és a Törlés található. Eladáskor a kiállítás módját (azonnali fizetés, későbbi fizetés vagy fizetés nélkül) választható lehetőségként jelölöd ki, és az alul lévő egyetlen gomb mindig a hozzá tartozó összeget és műveletet mutatja.

A Bookinda Business alkalmazásban

A bérleteket a telefonos alkalmazásban is teljes egészében kezelheted: Menü → Katalógus → a Szolgáltatások fül alján A kínálat többi része → Bérletek. Két fület találsz:

• Bérletek: a bérlettípusaid. Felül négy szám mutatja, hány aktív bérlettípusod van, hány bérlet van használatban, hány alkalom jár még a vendégeknek, és mennyi jár le 30 napon belül. Szűrhetsz arra, mi kapható online, mi csak az üzletben, és mi vehető részletre. A Szűrők chippel a web többi szűrője is elérhető: érvényesség (nincs lejárata vagy van), eladás (már adtak el belőle vagy még nem) és szolgáltatás; az archivált bérletekre is vonatkoznak.
  • Egy bérletre koppintva megnyílnak a műveletek: Eladás a pénztárban (a bérlet a kosárba kerül, utána választasz vendéget és fizetési módot), Eladások (ki vette meg ezt a bérletet, mikor, mennyiért, és hol tart; egy sorra koppintva az eladás nyílik meg), Szerkesztés, Másolat készítése, sorrend, archiválás, törlés.
  • A sor kapcsolójával a bérlet lekerül a kínálatból, és az Archivált közé kerül. Előtte megerősítést kérünk, mert onnantól nem adható el. Aki már megvette, tovább használhatja.
  • Az Új bérlet gombbal a szerkesztő nyílik: név, tartalom, ár, érvényesség, értékesítés, ajándék kezelés és termék, választható csoport, kedvezmény-szabály.
• Tulajdonosok: kinek van bérlete. Kereshetsz a vendég nevére, és szűrhetsz állapotra: aktív, hamarosan lejáró (30 napon belül), felfüggesztett, felhasznált, lejárt. Egy sorra koppintva a vendég adatlapja nyílik meg.

Bérletet a tulajdonos és a vezető hozhat létre és szerkeszthet. Aki csak megnézheti, annak az Eladás és a Megnézem lehetőség látszik.

Az alkalmazás szerkesztője ugyanazt tudja, mint a webes:

• A fejléc három pontja alatt az Előzmény megmutatja, ki mikor mit módosított a bérleten (név, ár, kedvezmény, érvényesség, online elérhetőség). Ezt a tulajdonos és a vezető látja.
• A bérlet mellé adott kedvezménynél a szolgáltatások mellett kategóriákat is kiválaszthatsz. A kedvezmény a kategória minden szolgáltatására jár, a később felvettekre is.
• A részletfizetésnél alapból minden konstrukció pipálva van, és a később felvettek is megjelennek. Ha egyet kiveszel, onnantól csak a pipáltakat kínáljuk fel. A heti és kétheti konstrukcióknál az ütem is látszik. Ha még nincs konstrukciód, a Konstrukció felvétele gomb az alkalmazás Részletfizetés beállításához visz.
• Az új bérlet alapból nem jár le, az ajándék alapból beleszámít a bérlet értékébe, és a lejárati emlékeztető legfeljebb 365 nappal a lejárat előtt mehet ki.

Eladás a vendég profiljából: a vendég Bérletek lapján a Bérlet eladása gombbal választasz bérletet, és ennél a kiállításnál módosíthatod:

• az alkalmak számát szolgáltatásonként (a bérlet sablonja nem változik),
• az árat: kedvezményt adsz százalékban vagy összegben, vagy beírod a végső árat,
• és megjegyzést írhatsz hozzá.

Ha csak az árat módosítottad, a pénztár a kosárban ezzel az árral nyílik. Ha az alkalmak számát vagy a megjegyzést is, a bérlet előbb kiáll, és a pénztár ennek az eladásnak a fizetésével nyílik, így nem keletkezik második eladás. Egyedi bérletnél a végső ár mellett kedvezményt is megadhatsz százalékban vagy összegben. Fontban és euróban az ár pennyre pontos marad, forintban egész.

Hibáztál vagy változott a megállapodás? Korrigálhatod

A bérletek felett teljes kontrollod marad. Nyisd meg a Katalógus → Bérletek → Ügyfél bérletek oldalt, válaszd ki az adott ügyfél bérletét, majd módosíthatod a lejárati dátumot, az alkalmak számát, a bérletben szereplő szolgáltatásokat, vagy szükség esetén törölheted a bérletet.

Use case, alkalom jóváírása: a vendég egy technikai probléma miatt nem tudta teljes értékűen igénybe venni a kezelést. Egy alkalmat visszaadhatsz számára, és a korrekcióhoz indoklást is rögzíthetsz.

Use case, lejárat meghosszabbítása: a vendég betegség vagy hosszabb távollét miatt nem tudta időben felhasználni az alkalmait. A lejárati dátumot meghosszabbíthatod anélkül, hogy új bérletet kellene létrehoznod.

A módosítások auditálva vannak, így később is visszakövethető, hogy milyen változás történt.

Az alkalmazásban: a vendég adatlapján nyisd meg a bérletet, és a Szolgáltatások módosítása sorban új szolgáltatást teszel rá (alkalomszámmal), vagy kiveszel egy még be nem váltott szolgáltatást. Beváltott és utolsó szolgáltatás nem vehető ki, visszavont, felfüggesztett vagy lejárt bérletre pedig nem kerülhet új szolgáltatás. A bérlet ára nem változik. Ezt a tulajdonos és a vezető teheti meg.

Alkalomszám és lejárat már az eladáskor

Nem kell előbb eladni a bérletet, hogy utána itt javítsd. A pénztárban, miután a bérlet a kosárba került, kattints a tételre: az Alkalmak alatt szolgáltatásonként állítod a darabszámot, a Lejárat mezőben pedig egyedi lejárati dátumot adhatsz. Üresen hagyva a sablon szerinti érvényesség marad.

• A beállítás akkor kerül rá a bérletre, amikor az kiáll: a fizetéskor, illetve a Mentés tartozásként után.
• A lejárat módosítása vezetői jog (tulajdonos vagy vezető), az alkalomszám mindenkinek elérhető.
• Ha egyszerre több darabot adsz el ugyanabból a bérletből, a korrekciót itt, bérletenként végezd.
• Már felhasznált alkalmat a rendszer nem ír felül: ha a vendég egy alkalmat már levett, az a sor marad.

Egy rendszer az egyszerű bérlettől az összetett bérletig

A Bookinda bérletkezelése akkor is használható, ha csak egy egyszerű ötalkalmas bérletet szeretnél létrehozni, és akkor is, ha több szolgáltatásból álló, egyedi árú kezeléssorozatot értékesítesz. A rendszer segít előre értékesíteni több alkalmat, növelni a vendégek visszatérését, automatikusan követni a felhasználást, kezelni a lejáratokat, nyilvántartani a fizetéseket, online foglalást biztosítani bérletből, és korrigálni az esetleges eltéréseket. Neked csak a bérletet kell összeállítanod, az alkalmak követését a Bookinda elvégzi helyetted.