Ügyfélbérletek kezelése

Kövesd nyomon és kezelje az ügyfélbérletek minden vonatkozását.

Bérletek megtekintése

Ügyfélprofil

Lépj az ügyfél profiljába és kattints a Bérletek fülre:

• Összes bérlet (aktív és előzményekbeli)
• Állapot jelvények
• Szolgáltatás előrehaladás

Összes bérlet nézet

Lépj a Bérletek oldalra és válaszd a Bérlettulajdonosok fület: itt látod az összes vendéget, akinél van bérlet, és mennyi van rajta. (Ez a fül korábban Ügyfél bérletek néven szerepelt. A lista nem a bérletekről szól, hanem azokról, akiknél van egy, ezért kapott új nevet.)

Listák szűrése

Mindkét fülön van egy Szűrők gomb, és egyszerre több feltételt is bekapcsolhatsz. Amit nem állítasz be, az nem szűkít semmit, tehát a panel megnyitása önmagában nem változtat a listán.

A bérletek listáján ezekre szűrhetsz:

• Elérhetőség - online foglalható vagy csak helyben
• Érvényesség - van lejárata vagy nincs
• Eladottság - adtatok már el belőle vagy még nem
• Szolgáltatás - melyik szolgáltatásra szól

A Bérlettulajdonosok fülön:

• Állapot - aktív, lejárt, felhasznált, visszavont
• Fizetés - fizetve, részben fizetve, fizetetlen
• Szabad alkalom - van még alkalma vagy elfogyott
• Hamarosan lejár - 30 napon belül
• Bérlet - melyik bérlet van nála

Amit bekapcsolsz, az címkeként is megjelenik az eszköztár alatt, így egy pillantásra látod, mi szűkíti a listát, és egyetlen feltételt is levehetsz anélkül, hogy a többit elveszítenéd.

Műveletek a bérlet sorában

A bérletek listájában minden sor végén van egy menü:

• Eladás - megnyitja az eladás ablakot ezzel a bérlettel előre kiválasztva
• Szerkesztés - megnyitja a bérlet szerkesztőjét
• Duplikálás - előtölti a szerkesztőt ennek a bérletnek az adataival, új bérletként. A másolat szándékosan nem lesz azonnal online elérhető: a duplikálás általában átárazás első lépése, és egy félkész bérlet ne kerüljön ki a foglalóoldaladra.
• Riport - átvisz a Riportok, Katalógus, Bérletek nézetre
• Archiválás - leveszi a listáról és az online foglalásból, a már eladott bérleteket nem érinti
• Törlés - csak akkor töröl valóban, ha soha nem adtatok el abból a bérletből. Ha adtatok, akkor archiválás történik és a bérlet a rendszerben marad, különben a már eladott bérletek név nélkül maradnának. A Bookinda ezt ki is írja.

A Duplikálás a bérlet szerkesztőjének aljáról is elérhető (a Törlés mellett), telefonon pedig a bérletre koppintva, az adatlapon.

A bérletek sorrendje

A bérleteket ugyanúgy sorba rendezheted, mint a szolgáltatásokat: fogd meg a sor elején lévő fogantyút (vagy rács nézetben a kártyát), és húzd a kívánt helyre. Az új sorrend azonnal mentődik, és mindenhol ebben a sorrendben jelennek meg a bérletek: a kezelőben, az online foglaló Bérletek lépésén, a weboldalad bérlet-kártyáin és a beágyazott foglalóban is.

• Telefonon koppints a bérletre, és az adatlap Sorrend sorában a Feljebb és Lejjebb gombbal mozgathatod.
• Ha szűrő vagy keresés van bekapcsolva, a látható bérleteket rendezed; a többi a helyén marad.
• Az új bérlet (és a duplikált másolat) a lista végére kerül.

Bérlet kártya információk

Minden bérlet kártya mutatja:

Fejléc

• Bérlet neve
• Állapot jelvény (Aktív/Lejárt/Teljesen felhasznált/Törölve)
• Fizetési jelvény (Kifizetve/Részleges/Kifizetetlen)
• Végső ár (az eredetivel, ha kedvezményes)

Részletek

• Vásárlás dátuma
• Lejárati dátum (ha alkalmazható)
• Felhasznált szolgáltatások száma (pl. "3/10 szolgáltatás felhasználva")

Szolgáltatás előrehaladás

Minden szolgáltatás mutatja:

• Szolgáltatás neve
• Hátralévő/Összes szám (pl. "7/10 hátralévő")
• Vizuális folyamatjelző

Bérlet állapotok

Aktív

A bérlet érvényes és hátralévő szolgáltatásokkal rendelkezik.

Lejárt

A bérlet túl van a lejárati dátumán. Nem használható fel.

Ha a lejáratot kitolod egy jövőbeli dátumra, a bérlet magától visszaáll Aktív állapotba (ha maradt még hátra alkalom), tehát a vendég azonnal használhatja tovább. Külön nem kell semmit átállítanod.

Teljesen felhasznált

Minden szolgáltatás felhasználásra került. A bérlet teljesített.

Törölve

A bérletet a munkatárs/vezető törölte.

Bérletek szerkesztése

A vezetők és tulajdonosok közvetlenül az ügyfélprofilból szerkeszthetik az aktív bérleteket.

Szerkesztő mód elérése

1. Lépj az ügyfél Bérletek fülére
2. Kattints a ceruza ikonra a bérlet kártya fejlécében
3. A szerkesztő panel megnyílik a fejléc alatt

Lejárati dátum módosítása

A szerkesztő panelen:

1. Válasszon új dátumot a dátumválasztóval
2. Kattints a Lejárat módosítása gombra a mentéshez
3. Vagy kattints a Lejárat törlése gombra, ha a bérlet soha ne járjon le

A lejárati dátum módosításakor a korábban kiküldött lejárati emlékeztető visszaáll, így az ügyfél a megfelelő időben új emlékeztetőt kap. Egy lejárt bérlet állapota is frissül: jövőbeli dátumnál újra Aktív lesz, ha van rajta hátralévő alkalom.

Alkalom korrekció

A hátralévő alkalmak manuális módosítása szolgáltatásonként:

1. A szerkesztő panelen keresse meg az Alkalom korrekció részt
2. Minden szolgáltatás mutatja az aktuális felhasználást (pl. "1/3 felhasználva") és a hátralévő számot
3. Kattints a - (piros) gombra egy további alkalom felhasználtként jelöléséhez
4. Kattints a + (zöld) gombra egy alkalom visszaállításához
5. Opcionálisan adjon meg indokot a szövegmezőben az auditáláshoz

Fontos tudnivalók:

• A korrekciók a felhasználási előzményekben "Korrekció: [indok]" néven jelennek meg
• A bérlet állapota automatikusan frissül (Aktív/Teljesen felhasznált) a hátralévő alkalmak alapján
• Csak Vezetők és Tulajdonosok végezhetnek korrekciókat

Fizetés kezelés

Fizetési állapot frissítése

1. Kattints egy bérletre
2. Frissítsd a fizetési állapotot
3. Szükség esetén rögzítsen részleges fizetéseket

Fizetési jelvények

• Kifizetetlen (piros), Nem érkezett fizetés
• Részleges (sárga), Részleges fizetés érkezett
• Kifizetve (zöld), Teljes összeg rendezve

Bérlet megjegyzések

Megjegyzések megtekintése vagy hozzáadása a bérletről:

• Speciális utasítások
• Fizetési megállapodások
• Ügyfél preferenciák

Példák, mikor használd

1. eset: gyors státusz-ellenőrzés

Vendég kérdezi: "hány alkalmam van még?" Profil, Bérletek, "3/5 felhasznált". Két perc vs. papírok átnézése.

2. eset: vitatott beváltás

Vendég állítja, hogy egy alkalom nem volt általa engedélyezve. Megnyitod a bérletet, beváltási előzményt látsz dátummal és munkatárssal. Tényekre támaszkodva rendezed.

3. eset: lejárati figyelmeztetés kézi megkeresés

Szűrj jövő hónapban lejáró bérletekre. E-mailt küldesz az érintetteknek személyesen. Lejárat előtt beváltják, megőrzöd a kapcsolatot.

4. eset: fizetés-beszedés

Hosszú távú vendégnek UNPAID kiadott bérlet. Minden alkalommal részletet veszel le a kártyájáról. A Fizetés oszlop PARTIAL-ra, eventually PAID-re vált.

Tippek

• Havonta auditold a bérleteket: hátralék, hamarosan lejáró, teljesen beváltott.
• Ne töröld kézzel a beváltást: az audit-nyom fontosabb, mint a rendezett kép.
• Használd a jegyzeteket kontextusra: "alkalmanként 5 ezret fizet" arany információ a következő stylistnak.
• Lejárt bérlet visszaállítását óvatosan: csak akkor, ha valóban tartozol az alkalmakkal, nem alapból.