Kiküldési szabályok

A kiküldési szabály mondja meg, hogy egy űrlapot mely foglalásoknál, mikor és kinek küldjünk ki magától. A szabályokat a Katalógus › Űrlapok és kérdések oldalon, az adott űrlap kártyáján találod, a Kiküldési szabályok résznél. Egy űrlapnak több szabálya is lehet.

Új szabály: az űrlap kártyáján Új kiküldési szabály. Meglévő szabály: a sor végén Szerkesztés. A kapcsolóval egy kattintással szüneteltetheted.

A szerkesztő öt lépésből áll, jobb oldalt pedig egy mondatban összefoglalja, mi fog történni, és megmutatja a levelet is.

1. Mely szolgáltatásoknál?

• Minden szolgáltatás: minden foglalásnál.
• Csak ezeknél: kipipálhatsz egész kategóriát és egyes szolgáltatásokat is, akár vegyesen.

A kategória kiválasztása a később oda felvett szolgáltatásokra is érvényes, így 30 szolgáltatásnál sem kell egyesével kattintgatnod.

Kivétel: ha egy kategória nagy része kell, de egy-két szolgáltatás nem, a Kivétel megadása linkkel ezeket kiveheted.

2. Mikor küldjük?

• Foglaláskor: amint a foglalás visszaigazolva. Online foglalásnál is, a jóváhagyásra váró foglalásnál pedig a jóváhagyáskor.
• Időpont előtt: megadott órával a kezdés előtt (például 24 óra).
• Időpont után: megadott órával a lezárt időpont vége után, például elégedettségi kérdőívhez.
• Fizetés után: amikor a vendég fizetett a kasszában.
• Csak kézzel: magától nem megy ki, de a naptárban és a vendég adatlapján látszik, hogy ennél a foglalásnál ez az űrlap kell, és onnan elküldöd.

Az időpont előtti és utáni kiküldést óránként nézzük, ezért a levél az adott órában indul.

3. Kinek küldjük?

• Mindenkinek
• Csak új vendégnek: akinek ez előtt az időpont előtt még nem volt lezárt látogatása.
• Akinél ez az első ilyen szolgáltatás
• Visszatérő vendégnek: akinek már volt lezárt látogatása.

4. Milyen gyakran?

• Egyszer: aki egyszer már kitöltötte, annak nem küldjük újra. Amíg van érvényes, kitöltetlen linkje, addig sem küldünk újat.
• Minden alkalommal: minden illeszkedő foglalásnál újra kérjük.

Az Egyszer az űrlapra és a vendégre szól, nem a szolgáltatásra. Ha ugyanazt az űrlapot egy egész kategóriához vagy több szolgáltatáshoz kötöd, a vendég egyszer tölti ki, és utána egyik ilyen szolgáltatásnál sem kérjük újra. Ha kategóriánként külön kitöltést szeretnél, kategóriánként külön űrlapot készíts.

Érvényesség (csak az Egyszer mellett): meddig számít a kitöltés. Örökre (alapból), vagy 3, 6, 12 vagy 24 hónap. Ha a vendég legutóbbi kitöltése ennél régebbi, a következő foglalásánál újra kérjük, így az adatai naprakészek maradnak. Az időt a kiküldés pillanatától számoljuk, nem az időpont napjától: aki tegnap töltötte ki, annak nem kell újra, csak mert hónapokra előre foglalt. Ugyanígy működik a foglalás közben kitöltendő és az e-mailben kiküldött űrlapnál is.

5. A levél

Az űrlap e-mailben megy ki, az üzleted márkázott levélkeretében. A Tárgy és az Üzenet a tiéd: ha üresen hagyod, az alapszöveg megy. A Beszúrás gombokkal a vendég keresztnevét, a szolgáltatást, az időpontot, a munkatársat, az üzlet és az űrlap nevét teheted a szövegbe.

Emlékeztető: ha a vendég a megadott órával az időpont előtt még nem töltötte ki, egyszer emlékeztetjük.

Szóljon nekünk, ha nincs kitöltve: ha a vendég a megadott órával (6, 12, 24, 48 vagy 72) az időpont előtt sem töltötte ki az űrlapot, szólunk nektek. A jelzés a harangba és a telefonos értesítésbe érkezik, a vendég nevével, telefonszámával, az időponttal és az űrlap nevével, így felhívhatjátok. Bekapcsolhatod, hogy e-mailben is menjen az üzlet e-mail-címére. A naptárban az időpont piros Űrlap hiányzik jelzést kap, amíg a vendég ki nem tölti. Időpontonként egyszer szólunk, a lemondott időpontokra nem. Ha az űrlap később megy ki, mint a jelzés ideje, a jelzés a kiküldés után 2 órával jön, hogy a vendégnek legyen ideje kitölteni. A munkatársak a saját értesítési beállításaikban (Kitöltetlen űrlap) ki is kapcsolhatják.

A link érvényessége: legalább 14 napig, és legalább az időpont utáni napig. Ha újraküldöd, a lejárt link is újra érvényes lesz.

Küldés a már lefoglalt időpontokra is (csak a Foglaláskor szabálynál): mentéskor azonnal kimegy minden illeszkedő jövőbeli időpont vendégének. Új szabálynál hasznos, amikor már vannak foglalások.

Egy foglalás, egy levél

Ha a vendég egyszerre több szolgáltatást foglal, vagy több szabály is illik a foglalásra, erről az űrlapról akkor is csak egy levelet kap.

Vázlat űrlap

Vázlat vagy archivált űrlap szabálya nem küld semmit. Az űrlap kártyáján ezt egy sárga sáv jelzi.

Mikor használd

Egészségügyi kérdőív minden arckezelés előtt: Csak ezeknél: Arckezelések kategória. Foglaláskor. Mindenkinek. Egyszer. Emlékeztető 24 órával előtte.

Gyantázás nyilatkozat az első alkalomra: Gyantázás kategória, Foglaláskor, Akinél ez az első ilyen szolgáltatás, Egyszer.

Negyedévente frissülő anamnézis: Kezelések kategória, Foglaláskor, Mindenkinek, Egyszer, Érvényesség 3 hónap. A vendég nem tölti ki minden alkalommal, de három hónapnál régebbi adatokkal sem kezeled.

Elégedettségi kérdőív: Minden szolgáltatás, Időpont után 24 órával, Visszatérő vendégnek, Minden alkalommal.

Tippek

• A jobb oldali összefoglaló mondatot olvasd el mentés előtt: ha az nem az, amit szeretnél, a beállítás sem az.
• Egy kategória kiválasztása jobb, mint a szolgáltatások egyenkénti pipálása: az új szolgáltatás is magától bekerül.
• A 30 napos kitöltési arányt az űrlap kártyáján látod.

Kapcsolódó cikkek

• Áttekintés
• Kiküldés és link
• Foglalási kérdések