Kezeld az űrlapokat a Bookinda Business alkalmazásban
A telefonodon is megnézheted a kitöltéseket, küldhetsz és szerkeszthetsz űrlapokat, valamint beállíthatod a kiküldési szabályokat. A holnapi időpontokhoz hiányzó űrlapokról emlékeztetőt küldhetsz, előtte pedig láthatod a címzetteket és az SMS költségét.
Kezeld az űrlapokat a Bookinda Business alkalmazásban
Az űrlapokat a telefonodon is kezelheted: megnézheted a kitöltéseket, küldhetsz és szerkeszthetsz űrlapokat, beállíthatod a kiküldési szabályokat, és kezelheted a foglalási kérdéseket. Így mindezekhez nem kell számítógéphez ülnöd.
Hol találod?
A Bookinda Business alkalmazásban nyisd meg a Menü › Űrlapok menüpontot. Három fület találsz:
- Kitöltések: az új, a kitöltésre váró és a már kitöltött űrlapok.
- Űrlapok: az űrlapjaid listája, a 30 napos kitöltési aránnyal és a hozzájuk tartozó szabályokkal.
- Kérdések: a foglalási kérdések (ez a fül az Űrlapok bővítmény nélkül is működik).
A webes felületen ugyanezeket az adatokat a Katalógus › Űrlapok és kérdések oldalon találod.
Kitöltések
Felül egy sárga kártya jelzi, ha valamelyik holnapi vendég még nem töltötte ki az űrlapját. Az Emlékeztetem őket gombra koppintva először láthatod, ki kap emlékeztetőt, e-mailben vagy SMS-ben, mennyibe kerül az SMS, és ki marad ki a küldésből, milyen okból (például nincs sem e-mail-címe, sem telefonszáma). Az e-mail-cím nélküli vendég SMS-t kap, ha van telefonszáma.
Egy kitöltésre váró űrlap sorára koppintva az alábbi lehetőségeket találod:
- Kitöltés itt, a telefonon: átadod a telefont, a vendég kitölti és aláírja az űrlapot.
- Újraküldés e-mailben vagy SMS-ben (az SMS árát küldés előtt látod).
- Link másolása és Link megosztása: ha a link lejárt, automatikusan új lejárati időt kap.
- Kérés törlése (tulajdonos és vezető számára).
Egy kitöltött űrlap sorára koppintva a válaszokat és az aláírást látod. A weboldalad kapcsolatfelvételi űrlapjai vendéghez rendelés nélkül, „Ismeretlen vendég” néven érkeznek ide.
Ki látja a kitöltéseket?
A kitöltött űrlapok egészségügyi adatokat is tartalmazhatnak, ezért alapértelmezés szerint a tulajdonos, a vezető és a recepció látja őket. Egy munkatárs csak akkor fér hozzájuk, ha a Csapat menüben, a hozzáférései között megkapja a Kitöltések megtekintése jogosultságot. Aki nem fér hozzá a kitöltésekhez, az is küldhet űrlapot, és a naptárban láthatja, hogy kitöltötték-e, de a válaszokat nem nézheti meg.
Az űrlap adatlapja és szerkesztése
Az űrlapra koppintva megtalálod az Aktív kapcsolót, a gyorsgombokat (Mezők, Előnézet, Küldés, Beállítások), az utolsó 30 nap adatait és a kiküldési szabályokat a hozzájuk tartozó kapcsolókkal. Törlés előtt az adatlap felsorolja, mi vész el (kitöltések, aláírások, szabályok, élő linkek), és az archiválást ajánlja helyette.
A Mezők képernyőn minden mezőt a saját adatlapján szerkeszthetsz. A sorrendet a Sorrend gombbal, a fel és le nyilak segítségével állíthatod, és az oldaltörést is áthelyezheted. A legkisebb és legnagyobb hosszra megadott érték törölhető. A lenyíló szöveget egyszerűen formázhatod (félkövér, lista, link); a webes felületen összetettebb formázással elkészített szöveg változatlan marad, amíg nem módosítod. A megjelenítő elemek között a Kép is megtalálható: kiválaszthatsz egy képet a telefonodról (legfeljebb 10 MB), és rövid leírást adhatsz hozzá. A kép csak megjelenik az űrlapon, a vendég nem válaszol rá.
Az űrlap adatlapján a Statisztika sor kérdésenként mutatja meg a vendégek válaszait. A CSV gombbal a szűrt kitöltéseket táblázatként megoszthatod vagy elmentheted a telefonodról. Ugyanígy letöltheted azoknak a vendégeknek a listáját is, akik egy adott választ jelöltek meg. Az adatokról bővebben: Áttekintés.
Fotó, fájl és rajz mező
Ezekbe a mezőkbe a vendég fotót vagy PDF-et tölthet fel, illetve az ujjával rajzolhat. A feltöltött fájl védett helyre kerül, csak a vállalkozás munkatársai látják. Részletek: Mező-típusok.
Kiküldési szabály beállítása a telefonon
Az öt lépést (hol, mikor, kinek, milyen gyakran, hogyan) egy képernyőn találod. Felül egy összefoglaló mondat követi a beállításaidat. Az SMS árát és az egyenlegedet a küldési csatornánál látod. Az e-mail és az SMS szövegét változók használatával írhatod meg. Ha egy „Időpont előtt” szabálynál valaki a megadott időn belülre foglal, a foglalás után azonnal megkapja az űrlapot. Részletek: Kiküldési szabályok.
Foglalási kérdések
A Kérdések fülön a teljes szabályszerkesztő elérhető. Beállíthatod, mely szolgáltatásoknál és kategóriáknál jelenjenek meg a kérdések, megadhatsz követő kérdéseket, figyelmeztetést és elutasítást, valamint használhatod a kötelező tétel és „a vendég választ” lehetőségeket. Az azonos kérdéseket egy koppintással összevonhatod.
Egy időpont űrlapjai és fájljai
Az időpont adatlapján az Űrlap, fájl vagy fotó művelet egy képernyőn mutatja az időponthoz tartozó űrlapokat (kitöltve, kitöltésre vár, még nincs elküldve) és a vendégnek küldött fájlokat. Innen másik aktív űrlapot is csatolhatsz, kitöltetheted a telefonon, elküldheted vagy újraküldheted. Fájlt is küldhetsz a vendégnek e-mailben: azonnal, a lezárás után később, vagy csak kézzel. Sikertelen küldés esetén az okát is látod.
Példa
Három holnapi vendégnek szeretnél emlékeztetőt küldeni a masszázs előtti kérdőív kitöltésére. Reggel megnyitod az Űrlapok fület, és az Emlékeztetem őket gombra koppintasz. Látod, hogy kettő e-mailt, egy SMS-t kap. Egy negyedik vendégnek nincs elérhetősége, ezért vele a helyszínen tölteted ki az űrlapot.