Félbehagyott foglalások

A vendég megnyitja a foglalóoldalt, kiválasztja a kezelést, esetleg a napot is, aztán valami közbejön: megszólal a telefon, lemerül a mobil, elbizonytalanodik az időpontban. A foglalás félbemarad.

Ez nem ritka. Ezekből a félbehagyott foglalásokból nagyon sok visszahozható, mert a vendég nem meggondolta magát, csak félbeszakadt.

Hol találod?

Marketing → Félbehagyott foglalások

Ha van kit visszahívni, a Vezérlőpultra is kikerül egy kártya a legutóbbi néhány esettel és az elmaradt bevétel becslésével.

Mit mutat az oldal?

Felül három kártya:

• Elmaradt bevétel: a félbehagyott foglalásokban kiválasztott kezelések listaára, azoknál, akiket meg tudsz keresni (megadták az e-mail címüket vagy a telefonszámukat). Alatta az E-mail a még nem keresetteknek gombbal egy lépésben mindenkinek elküldheted a visszacsábító e-mailt, akit még nem kerestél meg.
• Visszahoztad: akik a megkeresés után mégis foglaltak, és mennyi bevétel lett belőlük.
• Hol akadnak el?: a foglalás hat lépése (szolgáltatás, munkatárs, időpont, adatok, megerősítés, fizetés), mindegyiknél hányan álltak meg. Egy lépésre kattintva a lista csak azokat mutatja, akik ott akadtak el. Ez mutatja meg a foglalód gyenge pontját.

A lista soraiban látod, ki volt, mit szeretett volna, melyik időpontra, és egy kis sávon, hanyadik lépésnél akadt el (például 2/6). A neve alatt egy mondat mondja meg, mikor akadt el, és meddig folytathatja még a foglalást, például „18 órája akadt el · még 13 napig folytatható”. Ha már csak egy-két nap van hátra, ez narancssárgán jelenik meg: őket érdemes elsőként megkeresni. Akit már megkerestél, annál a „Megkeresve” dátum látszik.

A folytató link 14 napig él

A foglalási munkamenet fél óra után lejár, de a levélben küldött folytató link ennél tovább, 14 napig feléleszti: a vendég pontosan ott folytatja, ahol abbahagyta, nem kell mindent újra kiválasztania. Ezért az oldal a 14 napon belül kezdett foglalásokat mutatja alapból, nem csak a legutóbbi félórát.

A 14 napnál régebbi eseteknél a link már nem él. Ilyenkor a telefonos megkeresés marad: a Hívólista (CSV) gombbal letöltöd a nevet, telefonszámot és azt, mit szeretett volna.

A visszacsábító levél három változata

Egy vendégnek a sora végén lévő E-mail gombbal írhatsz. Többeknek egyszerre: jelöld ki a sorokat, és az alul megjelenő sávon kattints a Visszacsábító e-mail gombra. Jobbról megnyílik a küldő panel, ahol három mód közül választhatsz, és az Így kapja meg részben rögtön látod, mit kap a vendég:

1. Emlékeztető - „Tartjuk neked a helyet" levél a folytató linkkel. Tárgyilagos, nem árenged.
2. Kedvezménnyel - ugyanaz a levél, de egy beváltható promó kóddal. Csak olyan kódot ajánl fel, ami online foglalásnál is érvényes, különben a vendég a linkre kattintva nem tudna élni vele. Aki leiratkozott a marketing üzenetekről, ezt a változatot nem kapja meg.
3. Szabad időpontokkal - a levélben élő, kattintható időpontok jelennek meg ugyanarra a kezelésre. A vendégnek egy koppintás, és foglalt.

Mindhárom változathoz írhatsz egy saját mondatot a levél elejére, például hogy félreteszed neki a szerdai időpontot.

Automatikus visszahívás

Kézzel sem kell figyelned: az Automatizmusok között van egy „Elhagyott foglalás emlékeztető" nevű automatizmus, ami alapból egy órával a félbehagyás után küld levelet. Ott állíthatod:

• a küldés idejét (1 óra, 24 óra, 3 nap: több lépcső is lehet),
• a levél szövegét,
• és hogy járjon-e hozzá kedvezmény.

A kézi küldés és az automatikus nem üti egymást: ha te már megkerested a vendéget (e-mailt küldtél neki, vagy megjelölted a Megkerestem gombbal), az automatikus emlékeztető arra a foglalásra már nem megy ki.

Megkerestem: ha telefonon már beszéltetek

Sokszor gyorsabb felhívni a vendéget, mint e-mailt írni. Ilyenkor a hívás után jelöld meg a foglalást: az alkalmazásban a Megkerestem, kész gombbal (a sor műveletei között), a weben a sor ... menüjében a Megkerestem (telefonon) ponttal. Ettől három dolog történik:

• a soron megjelenik, hogy ki kereste meg telefonon és mikor, így a kollégád nem hívja fel másodszor,
• a foglalás kikerül a „Még nem kerestük" szűrőből,
• az automatikus emlékeztető erre a foglalásra nem küld több e-mailt.

Ha tévedésből jelölted meg, ugyanott visszavonhatod (a weben: Megkerestem jelölés visszavonása), és az automata újra számol vele.

Példa: Petra délelőtt felhívja Dórát, aki félbehagyta a gél lakk foglalását, és megbeszélik a keddi időpontot. Petra megnyomja a Megkerestem gombot, így Dóra este nem kap még egy „fejezd be a foglalásod" e-mailt.

A Bookinda Business alkalmazásban

A telefonos alkalmazásban a Menü → Marketing → Félbehagyott foglalások alatt ugyanezt a listát látod, ugyanazokkal a számokkal. Amiben más:

• Van Ma nézet is (az üzlet ideje szerint), mellette 7, 14, 30 és 90 nap.
• A Hívás és az E-mail gomb közvetlenül a kártyán van: két koppintás, és megkerested a vendéget.
• Küldés előtt az előnézet pontosan azt az e-mailt mutatja, amit a vendég kap, a saját mondatoddal együtt (az e-mail elejére kerül).
• Az E-mail a még nem keresetteknek gomb egyszerre mindenkinek küld, akit még senki nem keresett meg és e-mailben elérhető. Küldés előtt az alkalmazás megkérdezi, hány vendég kap most e-mailt.
• A Kijelölés gombbal sorokat jelölhetsz ki: az E-mail csak nekik küld (egyszerre legfeljebb 300 vendégnek), az E-mail kampányba pedig a kijelölt vendégekkel nyit egy új e-mail kampányt.
• A fejléc letöltés ikonja a Hívólista (CSV): ugyanaz a fájl, mint a weben, a beállított szűrőkkel, és megoszthatod.
• Az automatikus emlékeztető innen egy koppintással be- és kikapcsolható, lépésenként is: ha csak a 3 napos lépést szünetelteted, a többi megy tovább.

Kézi megkeresésre az alkalmazásból e-mailt küldhetsz vagy telefonálhatsz, SMS-t nem.

Mikor NEM megy ki e-mail?

A rendszer nem enged olyan üzenetet küldeni, aminek nincs értelme, és megmondja, miért:

• a vendég közben kifizette a foglalást (ilyenkor nem félbehagyott foglalás, le is kerül a listáról),
• a foglalást már elengedted,
• a folytató link lejárt (14 napnál régebbi): őt már csak telefonon éred el,
• a vendég leiratkozott az ilyen üzenetekről: nála csak a Hívás gomb marad,
• kedvezményes e-mailnél a promó kód nem létezik, lejárt, vagy online nem váltható be.

Ha az üzlet teszt üzemmódban van, a küldés után azt írjuk ki, hogy az e-mail nem ment ki, és a vendég nem számít megkeresettnek.

További akciók

• Átadás kampánynak - a kijelölt vendégek átkerülnek az e-mail kampány varázslóba, ha nagyobb üzenetet szeretnél nekik írni.
• Hívás - a telefonszám melletti gombbal egy koppintással hívható a vendég.
• Folytató link másolása - a sor végén a három pöttyös menüben, ha inkább üzenetben (SMS, Messenger, WhatsApp) küldenéd el.
• Elengedem - szintén a három pöttyös menüben: lekerül a listáról, és nem kap több automatikus levelet.

Jó tudni

• Aki csak megnyitotta a foglalóoldalt, és semmit nem választott ki, nem kerül a listára. Csak az számít félbehagyott foglalásnak, aki már választott kezelést, vagy megadta az e-mail címét.
• A Vendégek oldalon az „Érdeklődő" szűrő azokat mutatja, akik megadták az e-mail címüket, de még sosem foglaltak végig. A félbehagyott foglalásaik a vendég adatlapján is ott vannak.
• Ha a vendég közben mégis foglalt, a sor magától eltűnik a listáról.
• Ha a legtöbben ugyanannál a lépésnél esnek ki, érdemes megnézni azt a lépést a foglalódban: sok esetben egy kötelező mező vagy egy hiányzó szabad időpont az ok.