Kezeld a csapatodat egy helyen

A Csapat oldalon kezelheted a vállalkozásod munkatársait: új kollégát vehetsz fel, beállíthatod a munkaidejét, a szolgáltatásait, a hozzáférését és a jutalékát. Így egy helyen találod a csapat kezeléséhez szükséges beállításokat. Ez a cikk az oldal felépítését mutatja be, a további cikkek pedig részletesen bemutatják az egyes beállításokat.

A Csapat oldal megnyitása

Nyisd meg a Beállítások → Munkatársak és jogosultságok oldalt. A listában minden csapattag profilképe, neve, szerepköre és állapota megjelenik.

Mit látsz a listában?

Minden sorban:

• Profil fotó vagy monogram.
• Név és szerepkör (Tulajdonos, Vezető, Recepció, Munkatárs).
• E-mail (ha be van állítva a belépéshez).
• Státusz: Aktív vagy Inaktív.
• Gyorsgombok: szerkesztés, archiválás, profil megtekintése.

Gyors műveletek az oldal tetején

• Csapattag hozzáadása: megnyitja az új csapattag adatlapját.
• Keresés: név alapján kereshetsz.
• Szűrés szerepkör szerint: például csak a Recepció vagy a Stylist szerepkörű munkatársakat jelenítheted meg.
• Szűrés státusz szerint: elrejtheted az archivált csapattagokat.

Bármelyik csapattag sorára kattintva megnyílik a profilja. Itt az Alapadatok, Munkaidő, Szolgáltatások, Attribútumok, Fotók, Jutalékok és Bérezés füleket találod.

Saját sorrend beállítása

A sor bal szélén lévő fogantyúval húzd a csapattagokat a kívánt sorrendbe. Ez a sorrend a vállalkozásod egészére érvényes, és mindenhol megjelenik, ahol munkatársak vannak felsorolva: a Munkatársak listában, a Beosztás modulban, a naptár munkatársszűrőjében és a munkatárs kiválasztására szolgáló legördülő listákban.

A Rendezés menü (A-Z, legújabb elöl stb.) csak ideiglenesen változtatja meg a megjelenítést. Az oldal újratöltésekor visszatér a saját sorrended. Ha más rendezés mellett húzol át egy sort, a lista automatikusan visszavált a saját sorrendre.

Milyen szerepkörök vannak?

A Bookindának négy beépített szerepköre van, eltérő jogosultságokkal:

• OWNER (Tulajdonos): teljes hozzáférést kap, beleértve a számlázást és a vállalkozás egészére vonatkozó beállításokat.
• MANAGER (Vezető): teljes hozzáférést kap a napi működéshez, de a vállalkozás egészére vonatkozó beállításokat nem módosíthatja.
• RECEPCIÓ: időpontokat foglalhat, fizetéseket és vendégadatokat kezelhet, de a riportokhoz csak korlátozottan fér hozzá.
• MUNKATÁRS: csak a saját időpontjait látja és kezeli, mások foglalásaihoz alapértelmezetten nem fér hozzá.

A szerepkörökhöz egyéni jogosultságokat is beállíthatsz (lásd a Munkatársi hozzáférés kategóriát). A hozzáférési szinteket, az egyéni jogosultságokat és a PIN-kódokat csak a tulajdonos állíthatja be. A vezető látja őket, de nem módosíthatja.

Mi történik archiváláskor?

Ha egy munkatárs távozik, archiváld. Az archiválás azonnal érvénybe lép:

• A hozzáférése rögtön megszűnik. Sem jelszóval, sem PIN-kóddal nem tud bejelentkezni. Ha éppen be van jelentkezve, a hozzáférése akkor is megszűnik. Ha több vállalkozásnál dolgozik, a többihez változatlanul be tud lépni, csak a te vállalkozásod tűnik el a listájáról.
• Eltűnik a naptárból és az online foglalásból, a jövőbeli beosztása pedig törlődik.
• A jövőbeli időpontjait egy kollégának kell átadnod. Ha vannak ilyen időpontjai, archiválás előtt kiválasztod, ki vegye át őket. Az összes időpontot egyetlen kolléga kapja meg.
• A múltbeli időpontjai, eladásai és riportjai megmaradnak, és felszabadul egy naptár a keretedből.
• Az archivált munkatársat bármikor visszaállíthatod: újra megjelenik a csapatban, és ismét be tud lépni.

A véletlen kizárást két szabály akadályozza meg:

• Saját magát senki nem archiválhatja.
• Tulajdonost csak tulajdonos archiválhat, és az utolsó tulajdonos nem archiválható.

A Bookinda Business alkalmazásban

A csapatot telefonról is kezelheted: Menü → Beállítások → Munkatársak és jogosultságok (vagy Menü → Csapat, a Ma fülön a Csapattagok és hozzáférések sor).

• Új munkatárs: megadod a nevét és az e-mail-címét, és már foglalható is. Mentés után meghívó e-mailt kap.
• A munkatársra koppintva szerkesztheted az adatait vagy archiválhatod. Az archivált csapattagokat a lista alján találod, és onnan állíthatod vissza őket.
• A szerkesztőben ugyanazokat az adatokat és beállításokat találod, mint a webes felületen: fotó, 21 naptárszín, munkakör gyors javaslatokkal (Recepciós, Manager, Asszisztens, Gyakornok), Munkatárs azonosító külső rendszerekhez, lakcím az ország listából történő kiválasztásával, szolgáltatások az árukkal és időtartamukkal (Összes kijelölése gombbal), helyszínek (egy helyszín esetén is), foglalhatóság, értesítések, nyelv, hozzáférési szint, bér (font és euró esetén a tört összegek is megadhatók), valamint számlázási profilok (több is bejelölhető, mint a webes felületen).
• Attribútumok (Pro csomagtól): a naptárral rendelkező munkatársaknál a csoportok választható opcióit gombokra koppintva jelölheted be. Ezeket a munkatárs adataival együtt mented. Új munkatársnál a felvétel után állíthatod be őket.
• Jutalék (Pro csomagtól): a profil kiválasztása alatt látod a szolgáltatásokra és termékekre vonatkozó jutalék mértékét, valamint a kivételek és sávok számát. A Próbáld ki részben kiszámolhatod, mennyi jutalék járna egy szolgáltatás vagy termék eladása után. A Profil szerkesztése és a Profilok kezelése gombbal a megfelelő jutalékbeállításokat nyithatod meg.
• Ha elfogytak a naptárhelyeid, és egy naptár nélküli munkatársat foglalhatóvá teszel, a szerkesztő mentés előtt jelzi a további hely árát és azt, hogy most vagy a következő számlán számítjuk fel.
• Új munkatárs felvétele után a Beosztás beállítása gombbal közvetlenül az ismétlődő beosztásához léphetsz.
• A Sorrend módban nyilakkal állíthatod be a munkatársak sorrendjét. Ez határozza meg a naptár oszlopainak sorrendjét is. A sorrendet akkor módosíthatod, ha az egyedi sorrend szerinti megjelenítést használod, keresés és szűrés nélkül.
• A lista tetején név vagy e-mail-cím alapján kereshetsz. A szűrőgombbal szűrhetsz (állapot: aktív, archivált vagy mind; típus: foglalható vagy naptár nélküli; foglalkoztatás: alkalmazott, bérlő vagy egyéb; több helyszín esetén helyszín szerint), és rendezhetsz (egyedi sorrend, név A-Z vagy Z-A, felvétel ideje), ugyanúgy, mint a webes felületen.
• A megosztás gombbal a látható listát CSV-táblázatként oszthatod meg. A táblázat ugyanazokat az oszlopokat tartalmazza, mint a webes export: név, e-mail, telefon, munkakör, foglalkoztatás, több helyszín esetén pedig helyszín.
• A Csapat importálása sorral több munkatársat vehetsz fel egyszerre CSV-fájlból. Megosztod magaddal a sablont, kitöltöd, majd a felvétel előtt ellenőrizheted, melyik sor van rendben, és melyikkel van gond. Az így felvett munkatársak nem kapnak meghívó e-mailt. Ezt utólag, egyenként küldheted el nekik a Hozzáférések oldalon.
• A munkatárs szerkesztőjében az Előzmény sor megmutatja, ki és mikor módosította a munkatárs naptárát vagy jogosultságát. Ezt a tulajdonos és a vezető látja.
• A munkatárs profilján kiválaszthatod, melyik időszak statisztikáit szeretnéd látni: ez a hét, ez a hónap, az utolsó 30 nap vagy az utolsó 90 nap.
• A Hozzáférések és PIN sorban találod a hozzáférési szinteket és a PIN-kódos váltás beállításait. Ezeket csak a tulajdonos szerkesztheti.

Az adatokat a tulajdonos és a csapatkezelési jogosultsággal rendelkező munkatárs szerkesztheti. E jogosultság nélkül a lista csak megtekinthető, a bér és a lakcím pedig nem látható.

Mikor használd? Példák

1. eset: első beállítás

Most regisztráltál. Felveszed magad Tulajdonosnak, az üzlettársadat Vezetőnek, a recepciósodat Recepciónak, és 3 fodrászt Munkatársnak. Mindegyikük kap meghívó e-mailt. Az egész 10 percet vesz igénybe.

2. eset: új kolorista felvétele telefonról

A fodrászatban vagy, a számítógéped pedig otthon. A Bookinda Business alkalmazásban felveszed az új koloristát, bejelölöd az általa végzett festési szolgáltatásokat (az árak és az időtartamok látszanak a listában), az attribútumainál kiválasztod a „Senior kolorista” opciót, és hozzárendeled a 40%-os jutalékprofilját. A Próbáld ki részben megnézed, mennyi jutalék járna egy 30 000 forintos festés után. Mentés után a Beosztás beállítása gombbal megadod a heti munkaidejét.

3. eset: új kolorista felvétele

Új kolorista érkezik. Felveszed Munkatárs szerepkörrel, beállítod a munkaidejét (hétfőtől péntekig 10-19), hozzárendeled az általa végzett Festés szolgáltatásokat, és 40%-ra állítod a jutalékát. Holnap már be tud lépni az üdvözlő e-mail segítségével.

4. eset: recepciós cseréje

A recepciós távozik. Archiválod az adatlapját, nem törlöd, így a múltbeli foglalásai továbbra is hozzá maradnak kötve. Az új recepcióst Recepció szerepkörrel veszed fel, és azonnal elkezdhet időpontokat foglalni.

5. eset: munkatárs előléptetése vezetővé

Egy tapasztalt fodrász vezetővé lép elő. A szerepkörét Munkatársról Vezetőre állítod. Azonnal hozzáfér a riportokhoz, a naptárbeállításokhoz és a többi vezetői eszközhöz.

Tippek

• Valódi fotót tölts fel: a profilkép segít eligazodni a naptárban, különösen 5 vagy több munkatárs esetén.
• Válassz jól elkülönülő színeket: minden csapattag kap naptárszínt. Válassz egymástól jól megkülönböztethető színeket, hogy az oszlopok könnyen elkülönüljenek.
• Ne törölj, archiválj: ha valaki távozik, archiváld, ne töröld. A múltbeli foglalások a riportokban továbbra is a nevéhez kapcsolódnak.
• A meghívó e-mail előtt állíts be mindent: add meg a munkaidőt, a szolgáltatásokat és a szerepkört, hogy az új kollégát már egy használatra kész fiók fogadja.