Csapattag felvétele és szerkesztése

Új kolléga érkezésekor a csapattag-űrlap az első hely, ahova megyünk. Ugyanezt az űrlapot használjuk meglévő tag szerkesztésére is, csak a profiljából nyitva.

Az űrlap megnyitása

• Új tag: Csapat oldal → Csapattag hozzáadása gomb (jobb felső sarok).
• Meglévő szerkesztése: Csapat oldal → kattints a tagra → Szerkesztés a profil-fejlécen.

Az űrlap mezőről mezőre

Alap-azonosítás

• Keresztnév + Vezetéknév: kötelező. Ezt a nevet látja a vendég és a csapatod.
• Megjelenítendő név (opcionális): rövidebb vagy másképp formált név a naptárban (pl. becenév).
• E-mail: kötelező a belépéshez. Az új tag erre a címre kapja a meghívó e-mailt (lásd lent).
• Telefonszám: opcionális, csapaton belüli elérhetőséghez és HR-rekordhoz.
• Születési dátum: opcionális, HR / bérezés szempontjából hasznos.

Szerepkör és jogosultság

• Szerepkör: Tulajdonos / Vezető / Recepció / Munkatárs. Megadja az alap-jogosultságokat.
• Hozzáférési szint és egyéni jogosultságok: ezeket csak a tulajdonos állíthatja be, a Munkatársi hozzáférés oldalon. Ha vezetőként veszel fel valakit, az új tag az alapértelmezett szintet kapja.

Meghívó e-mail az új munkatársnak

Amikor felveszel egy új munkatársat, a mentés pillanatában automatikusan meghívó e-mailt kap a megadott címre. Nem kell jelszót kitalálnod és külön elküldened neki.

Az e-mailben ez áll:

• melyik üzlet vette fel a csapatába,
• mi a belépési e-mail-címe,
• egy Jelszó beállítása gomb, amellyel megadja a saját jelszavát, és már látja is a naptárát és az időpontjait.

A gomb 7 napig érvényes. Ha a kolléga lekési, a belépési oldalon az "Elfelejtett jelszó" linkkel kérhet újat.

Jó tudni:

• Ha az e-mailt nem sikerül elküldeni, a munkatárs ettől még létrejön. Ilyenkor a tulajdonos a Hozzáférések oldalon adhat neki jelszót, vagy a kolléga a belépési oldalon az "Elfelejtett jelszó" linkkel kér magának jelszó-beállító e-mailt.
• A táblázatból (CSV) tömegesen importált munkatársak nem kapnak meghívót.

Példa: felveszed Bellát a [email protected] címmel. Egy percen belül megérkezik hozzá az e-mail "Meghívó: (az üzleted neve) csapata a Bookindában" tárggyal. Rákattint a gombra, beállítja a jelszavát, és másnap reggel már a saját naptárát nézi.

Naptár-megjelenés

• Naptár-szín: az oszlop fejlécén és az időpont-kártyán látszik. Vizuálisan különböző színeket válassz munkatársanként.
• Naptárban megjelenjen: szerepeljen-e a tag a naptár szűrőben? Kapcsold ki nem-foglaló szerepekhez, mint admin vagy HR.
• Foglalható: a vendég foglalhat-e hozzá? Kapcsold ki olyan managerhez, aki nem végez szolgáltatást.

Cím (opcionális)

Bérezés / adózás szempontjából. A vendégek vagy más munkatársak nem látják.

Megjegyzések (belső)

Privát jegyzet a tagról, csak más managerek / tulajdonosok látják. Hasznos szerződés-lejáratra, tréningterv-re.

Meglévő tag szerkesztése

Nyisd meg a tag profilját, kattints a Szerkesztés gombra, módosíts bármit, mentsd. A változások azonnal látszanak az egész appban: naptár, vendég-foglalási oldal, riportok.

Ha szerepkört változtatsz, a jogosultságok a következő belépésnél frissülnek.

Példák, mikor használd

1. eset: junior stylist felvétele

Felveszel egy junior stylistot, Bellát. Beírod: Keresztnév "Bella", Vezetéknév "Tóth", E-mail "bella@cégednév.hu", Szerepkör Munkatárs. Választasz naptár-színt (világoskék). Foglalható: igen. Naptárban: igen. Mentés. Üdvözlő e-mailt kap, munkaidőt és szolgáltatásokat a következő lépésekben állítod be.

2. eset: nem-foglaló manager felvétele

Felveszel egy üzletvezetőt, aki operatívan vezet, de szolgáltatást nem végez. Szerepkör: Manager. Foglalható: nem. Naptárban: nem. Teljes manager-elérése van, de nem zsúfolja a naptárat.

3. eset: freelance stylist felvétele

Egy szabadúszó hetente 2 napot dolgozik. Szerepkör: Munkatárs. Munkaidőt arra a 2 napra állítod, jutalékot freelance-százalékra (gyakran magasabb, mint az alkalmazottnak).

4. eset: szerepkör frissítése

Anna Recepció volt, most managerré lép elő. Megnyitod a profilját, Szerepkör: Recepció → Manager, mentés. A jogosultságai automatikusan frissülnek. Következő belépésnél manager-nézetet lát.

Tippek

• Valódi e-mail címet használj: ne újrahasznosíts magán e-mailt (pl. valaki másnak már használt címét). Minden kolléga saját e-maillel legyen biztonsági szempontból.
• Ügyelj a naptár-színre: ne legyen két tagnak hasonló színe. Olvashatatlanná teszi a naptárt.
• Ne adj Manager / Tulajdonos szerepkört feleslegesen: több hozzáférés = több kockázat, ha a fiók kompromittálódik.
• Freelance lejáró szerződésnél archiválj: ne törölj, megőrződik a foglalási előzménye. Reaktiválhatod, ha visszajön.
• Kérdezz rá a meghívó e-mailre: ha a kolléga azt mondja, "nem kaptam meg", nézze meg a spam mappát, vagy kérjen újat a belépési oldalon az "Elfelejtett jelszó" linkkel.