Munkaidő-nyilvántartás és előzmények, az audit-szintű napló

A blokkoló óra napi szinten ad gyors választ ("ki van bent"), de hetente, havonta, évente is be kell néznie valakinek. A Munkaidő-nyilvántartás (Timesheet) az a hely, ahol az egész történet látszik: bérezésnek, túlóra-számolásnak, panaszoknak, audit-eknek mind erre kell támaszkodnia.

Hova nézz

Munkaidő-követés oldal → Munkaidő-nyilvántartás vagy Előzmények fül.

Mit látsz

A Timesheet egy táblázat. Minden sor egy bejegyzés:

• Munkatárs: kinek a műszakja.
• Nap: dátum.
• Beblokkolás: pontos időpont (és GPS-állapot, ha aktív).
• Kiblokkolás: pontos időpont.
• Szünetek: típus szerint listázva (fizetett / nem fizetett).
• Összes óra: bruttó (kiblokkolás minus beblokkolás).
• Fizetett óra: az effektív munkaidő (mínusz nem fizetett szünet).
• Túlóra: ami az elvárt felett van.
• Megjegyzések: pl. "manuálisan javítva".

Szűrők

A táblázat szűkíthető:

• Munkatárs: egy konkrét kolléga.
• Időszak: hét, hónap, egyéni dátum-tartomány.
• Túlóra: csak túlórás napok.
• Manuális módosítás: csak amikor a vezető utólag javított.
• Nem hitelesített: csak GPS-en kívüli bejegyzések.

Manuális javítás

A vezető utólag módosíthat egy bejegyzést:

1. Kattints a sorra → szerkesztés panel nyílik.
2. Módosítsd a beblokkolás vagy kiblokkolás időt.
3. Kötelező megjegyzés: pl. "Anna elfelejtett kiblokkolni, csapat megerősítette".
4. Mentsd. A módosítás audit-naplózva van (ki, mikor, mit írt át).

A munkatárs nem tudja a saját bejegyzéseit szerkeszteni, csak a vezető. Ezt nem véletlen: a manipuláció elkerülése.

A javítás szabályai:

• Indok nélkül nem menthető. A rendszer a megjegyzést tényleg megköveteli, üresen nem fogadja el.
• A kilépésnek a belépés után kell lennie. Fordított időket nem lehet menteni.
• Az eredeti idők nem vesznek el. A javításkor az eredeti belépési és kilépési időt a bejegyzés megjegyzésébe mentjük, az indokod pedig külön mezőben marad. Így később is látszik, mi volt eredetileg, és miért írtad át.
• "Javítva" jelölést csak az kap, aminek tényleg változott az ideje. Ha csak megjegyzést írsz hozzá, a bejegyzés nem számít javítottnak.
• A még nyitott bejegyzés nyitva marad. Ha valaki még bent van, és csak a belépési idejét javítod, ettől nem lesz kiléptetve.

Hogyan számol a munkaidő-lap

• Túlóra: naponta a 8 óra fölötti munkaidő.
• Fizetett szünet nem vonódik le a munkaidőből, a nem fizetett igen.
• A nyitott nap kimarad az összesítőből. Ha valaki még nem lépett ki, az a nap addig nem számít bele a heti vagy havi összegbe, amíg le nem zárul. Így nem torzítja a számokat egy félbemaradt bejegyzés.
• Késés és korai távozás: a Bookinda Business alkalmazás Munkaidő-lapján, ha a munkatársnak van aznapra beosztása, a nap sorában azt is látod, hány perccel érkezett később vagy ment el korábban a beosztásához képest.

A Bookinda Business alkalmazásban

Csapat → Jelenlét → Munkaidő-lap. Felül két nézet közül választasz:

• Heti lap: egy munkatárs egy hete, napi sorokkal és összesítővel.
• Időszak: minden bejegyzés egy szabadon választott időszakban (legfeljebb egy év). A két dátumra koppintva állítod be az elejét és a végét, a szűrő gombbal munkatársra, helyszínre és állapotra szűrhetsz (Lezárt, Folyamatban, Javított, Automatikusan lezárt, Megjelölt). Felül látod a bejegyzések számát, a ledolgozott időt és a szüneteket.

A napok mindig az üzlet ideje szerint értendők. Egy bejegyzésre koppintva a tulajdonos vagy a vezető javíthatja, a Megosztás gomb pedig a listát táblázatként adja tovább. A munkatárs a saját bejegyzéseit látja, javítani nem tudja.

Exportálás

A táblázat lefelé is exportálható:

• CSV: bérezésnek, könyvelésnek.
• Excel: ha kollégának küldöd havi összesítőhöz.
• PDF: nyomtatáshoz, audit-hoz.

A bérezési modul automatikusan olvassa ezt az adatot, így nem kell külön exportálni.

Példák, mikor használd

1. eset: havi bérezés-összesítő

Hó vége. A tulaj megnyitja a Timesheetet, kiválasztja az előző hónapot. Látja minden kolléga teljes munkaóráját, túlóráját. Egy CSV-be exportálja, átküldi a könyvelőnek. Másodperces folyamat.

2. eset: vendégpanasz beváltása

A vendég azt állítja, "Anna 18:00-kor adott le foglalásra, és tévesen pluszt számolt fel." A manager megnézi: Anna 18:15-kor blokkolt ki. A foglalási idő ütközik. Anna túlórát visszafizetett, a manager mind a két dolgot tisztázza.

3. eset: gyakornok ráfutási teljesítmény

Új belépő próbaideje 3 hónap. A manager havonta megnyitja a Timesheetet, csak a junior-ra szűr. Látja: 1. hó 28 óra/hét, 2. hó 32 óra/hét, 3. hó 36 óra/hét. Tisztán látszik, hogy ráfut a 40 órára.

4. eset: bizonyítás auditnak

Munkaügy ellenőriz, kéri a 2026 januári-márciusi adatokat. A manager megnyitja a Timesheetet, szűri 3 hónapra, PDF-be exportálja, átadja. Az audit elégedett, hogy minden napra van bizonyíték.

5. eset: GPS-anomália felderítése

A manager észreveszi, hogy egy stylist gyakran blokkol "Nem hitelesített" jelvénnyel. Megnyitja a Timesheetet, GPS-szűrőt használ. Látja, hogy ugyanaz a kolléga rendszeresen az utcán blokkol. Beszélgetés következik.

Tippek

• Havi rutin: minden hónap első 3 napjában fuss át a Timesheeten. Hibák, manuális javítások, túlórák. 30 perc, megéri.
• Manuális javítás megjegyzés: mindig pontosan. "Anna elfelejtett blokkolni" jobb, mint a "javítva". A jövőd-énje hálás lesz.
• Ne piszkáld napi szinten: a Timesheet hetente, havonta nyitják meg, nem 5 percenként. A real-time-ot a Csapat státusz adja.
• Bérezés-integráció ellenőrzése: ha bevezeted a Bérezés modult, ellenőrizd, hogy ugyanazokat az órákat látja, mint a Timesheet. Ne legyen szakadás.
• Helyezd el a politikádat: ha a kolléga látja, hogy minden javítás megjegyzésezve van, kevesebbet vitatkozik a számokkal.