GPS-ellenőrzés, biztosítsd, hogy az üzletben blokkolnak

A blokkoló óra alapból elhiszi, ahol a kolléga azt mondja, hogy van. De ha ezt nem akarod elhinni vakon (és bizonyos üzletek nem akarják), bekapcsolhatod a GPS-ellenőrzést. Beblokkoláskor a rendszer megnézi a telefon helyét, és csak akkor jelöli a bejegyzést "hitelesítettnek", ha az az üzlet közelében van.

Hogyan működik

1. A kolléga megnyomja a Beblokkolás gombot.
2. A telefon (vagy a böngésző) lekéri a GPS-koordinátákat.
3. A rendszer összehasonlítja az üzlet koordinátáival.
4. Ha 100 méteren belül (alapértelmezés, állítható) → bejegyzés státusz: Hitelesített (zöld jelvény).
5. Ha kívül → státusz: Nem hitelesített (jelvény nélkül vagy piros).

A nem hitelesített bejegyzéseket nem törli a rendszer, csak megjelöli. A vezető eldönti, mit csinál velük.

Mikor érdemes bekapcsolni

Kapcsold be, ha

• Több helyszínen dolgozó csapat van: érdemes tudni, hogy melyik telephelyen blokkolt be a kolléga.
• Olyan üzlet, ahol a bizalom kérdéses: új csapat, fluctuating tagok, vagy ha gyanúd van, hogy valaki otthonról blokkol.
• Munkáltatói audit-helyszín: ha munkaügy kéri a fizikai jelenlét bizonyítékát.

Hagyhatod ki, ha

• Kis, megbízható csapat: 3 fős salon, ahol mindenki ismeri egymást, fölösleges friction.
• Helyszín-bizonytalanság miatt nem működik: ha a salon egy bevásárlóközpont mélyén van, GPS-jel gyakran nem érkezik.

Beállítás

Beállítások → Munkaidő nyilvántartás → Beállítások fül → GPS-ellenőrzés:

• Bekapcsolás: be / ki.
• Sugár (méter): alap 100 m, állítható 50-500 m között.
• Engedélyezés-szint: figyelmeztetés (csak megjelöli) vagy blokkolás (nem engedi a beblokkolást).
• Telephely koordinátái: Beállítások → Üzleti profil → Helyszínek alatt állítsd be az üzlet pontos helyét (Google Maps-ből másold be).

Példák, mikor használd

1. eset: új belépő ellenőrzése

Új csapat, még nem épült bizalom. Bekapcsolod a GPS-t. 3 hónap próbaidő alatt minden bejegyzés ellenőrzött. Ha minden zöld, leveszed a megfigyelést.

2. eset: home office gyanúja

Egy stylist a havi órája szerint hihetetlenül magas. Megnézed a GPS-státuszt: 5 nap "Nem hitelesített", mind reggel 7-kor blokkolt. Kiderül, hogy otthonról blokkol és csak később megy be. Kíméletes, de határozott beszélgetés.

3. eset: több telephelyes salon

Két telephelyed van, kollégák átjárnak. A GPS megmondja, melyik üzletben blokkolt be a kolléga, így a bérezés is helyes telephelyet köt hozzá.

4. eset: vendég-panasz időzítése

A vendég azt mondja, "Anna nem volt itt, amikor kellett volna." A manager megnézi: Anna beblokkolt 09:00-kor az üzletben (zöld jelvény, GPS-igazolt). A vendéget tévedés érte vagy más kolléga fogadta.

5. eset: GPS hiba

A bevásárlóközpontban lévő üzletben a GPS-jel gyakran nem érkezik. A bejegyzések 80%-a "Nem hitelesített". Áttelefonáljuk: 200 méteres sugarat állítunk be, és megegyezünk, hogy figyelmeztetés-szint legyen, ne blokk. Kompromisszum.

Amit a rendszer a távolságon túl is figyel

A távolságot mindig a szerver számolja abból a helyből, amit a telefon küld. Ha a helyszínen be van kapcsolva az ellenőrzés, a belépésnél ezeket is megnézi:

• Ál-helyadat: a telefon jelzi, ha a helyet egy helyadat-szimuláló alkalmazás adta.
• Régi mérés: a telefon nem friss helyzetet küldött, hanem egy pár percnél régebbit.
• Pontatlan mérés: a mérés pontatlanabb, mint a megengedett távolság (de legalább 100 méter).
• Hiányos adat: a belépés a mérés részletei vagy a telefon azonosítója nélkül érkezett, például régi alkalmazás-verzióból.
• Új vagy közös telefon: a munkatárs olyan telefonról lép be, amiről eddig nem, vagy amiről más is belép.
• Böngészőből, helyadat nélkül: a böngészős belépést nem tiltjuk, de helyadat nélkül megjelöljük.

Hogy ilyenkor mi történik, azt a helyszín szabálya dönti el:

• Távolról nem engedjük belépni: távoli, ál-, régi vagy pontatlan helyadattal a belépés nem sikerül, és a munkatárs megtudja, miért. Öt sikertelen kísérlet után 10 percet várnia kell.
• Beengedjük, csak megjelöljük: a belépés sikerül, de a bejegyzés jelzést kap.

Új vagy közös telefon miatt soha nem utasítunk el belépést, azt csak megjelöljük. Senki nem marad kizárva: a vezető a Jelenlét, Ma fülön a Beléptetés gombbal bárkit beléptethet.

Jelzett bejegyzések és elfogadás

A Bookinda Business alkalmazásban a Csapat, Jelenlét, Munkaidő-lap, Időszak nézetben a jelzett bejegyzésen piros Ellenőrizendő címke áll, alatta az, hogy mit jelzett a rendszer. Az állapot-szűrő Megjelölt értéke csak ezeket mutatja.

1. Koppints a bejegyzésre: látod a jelzéseket, a szerver által számolt távolságot és a telefon nevét.
2. Ha rendben van (például a munkatárs új telefont kapott, vagy kint dolgozott a vendégnél), írd be röviden az okot, és koppints az Elfogadom gombra. Az indoklás kötelező.
3. Ha az idő nem stimmel, az Idők javítása gombbal javíthatod a bejegyzést.

Az elfogadást rögzítjük (ki, mikor, miért), a jelzés pedig látható marad a bejegyzésen. Az elfogadott új telefont a rendszer ezután a munkatárs sajátjaként kezeli. A vezető a saját jelzett bejegyzését nem fogadhatja el, azt a tulajdonos vagy egy másik vezető teszi meg.

A lista alján az Elutasított belépési kísérletek is látszanak: ki, mikor és miért nem tudott belépni.

A weben ugyanez a Munkaidő nyilvántartás oldalon érhető el: a bejegyzések listájában a jelzett soron ott az Ellenőrizendő címke, rákattintva nyílik meg a részletek ablaka az Elfogadom gombbal, az elutasított kísérletek pedig a Csapat Áttekintés fül alján vannak.

A munkatárs a saját bejegyzésén látja, ha jelzést kapott, és azt is, hogy mi volt az.

Adatvédelem

• Csak beblokkolás-/kiblokkoláskor: a rendszer nem követi folyamatosan a kollégát.
• Csak a vezető látja: a stylistok egymás GPS-státuszát nem látják.
• Csak jelenlét-igazoláshoz: a koordinátákat más célra nem használjuk.
• Mit tárolunk a belépésről: a helyet, a mérés pontosságát és korát, a szerver által számolt távolságot, valamint a telefon alkalmazás-telepítésének azonosítóját és nevét. Az elutasított kísérleteknél ugyanezt.
• GDPR-megfelelőség: a kolléga előre tájékoztatva van, hogy GPS-ellenőrzés van. Munkaszerződésbe érdemes bekerülni.

Tippek

• Hagyd a 100 méter alapot először: ha hibák jönnek, állíts felfelé. Ne állíts induláskor 500-ra, az értelmét veszti az ellenőrzés.
• A telephely-koordinátát Google Maps-ből vedd: keresd meg a saját üzleted a Google Maps-en, jobb klikk a pin-re, "Mi van itt?", másold a koordinátákat.
• Mobil vs web pontosság: a mobil app GPS-pontosabb, mint a böngésző. Ösztönözd a mobil app használatát.
• Tájékoztasd a csapatot: a GPS-ellenőrzés bekapcsolása nem titokban történik. A bizalom-szempont fontosabb, mint a meglepetés-elem.
• Ne legyen büntető: ha valakinek 1-2 nem hitelesített bejegyzése van, az lehet GPS-hiba. Csak rendszeres mintánál beszélj.