Önálló vállalkozó munkatársak saját NAV technikai felhasználóval, saját nyugtasorszámmal és saját könyvelővel

Több vállalkozó egy üzletben

Sok üzletben önálló vállalkozók dolgoznak egy helyszín alatt: mindegyiküknek saját adószáma van, és a saját nevében bizonylatol. A NAV szempontjából ilyenkor több különálló adóalanyról van szó, nem egyről.

A Bookinda ezt végig tudja vinni: minden vállalkozónak saját számlázási profilja, saját NAV technikai felhasználója, saját nyugtasorszáma és saját napi adatszolgáltatása van.

Mikor van erre szükség

Akkor, ha a munkatárs nem alkalmazott, hanem a saját vállalkozásában dolgozik, és a vendég pénze az ő bevétele. Ha mindenki ugyanannak a cégnek dolgozik, akkor nem kell több profil: egy is elég, akkor is, ha több telephelyed van.

Beállítás lépésről lépésre

Vedd fel a vállalkozókat. Beállítások, Számlázás és nyugta, Új vállalkozó gomb. Négy rövid lépés: a cégadatok (név, adószám, cím), a számlázó (NAV Online Számla a Bookindán keresztül, Billingo vagy Számlázz.hu), mit kap a vendég fizetéskor, és kik dolgoznak a nevében. Az első vállalkozó az alapértelmezett: akit senkihez nem rendelsz, az ide tartozik.
Fejezd be az adatlapon. A létrehozás után a vállalkozó adatlapja nyílik. Ott adod meg a NAV technikai felhasználót (a Számlázó és a NAV eNyugta részen). Mindegyik vállalkozó a saját NAV Felhasználókezelőjében hozza létre a technikai felhasználót.
Jelentsd be a nyugtakiállító szoftvert mindegyiküknél. A NAV ezt adószámonként külön kéri: az adatlap NAV eNyugta részén a 3. lépés.
Állítsd be az áfa-státuszt. Az adatlap Számla és ÁFA részén: alanyi adómentes, áfakörbe tartozik, vagy az üzlet beállítása szerint. Ez dönti el a nyugta áfa-kategóriáját.
Rendeld hozzá a munkatársakat. Az adatlap Munkatársak részén. Ha egy munkatárs csak egy vállalkozóhoz tartozik, a pénztár magától azt választja, kérdés nélkül. Ugyanez a munkatárs szerkesztőjében is látszik. Ha valakit nem rendelsz vállalkozóhoz, automatikusan az alapértelmezett vállalkozóhoz tartozik: az automatikus bizonylatkiállítás és az online előlegfizetés az ő nevében történik. A pénztárban viszont neked kell kiválasztanod, melyik vállalkozó állítja ki a bizonylatot. A „Számlát kiállítja” mező ilyenkor kezdetben üres, és amíg nem választasz vállalkozót, nem folytathatod a fizetést. Ez a mező akkor is üresen jelenik meg, ha utólag, az eladás lapjáról állítasz ki számlát. Ha szeretnéd, hogy a pénztárban mindig kézzel kelljen kiválasztani, melyik vállalkozó állítja ki a bizonylatot, az alapértelmezett vállalkozó Munkatársak részén kapcsold be „A pénztárban mindig ki kell választani, melyik cég állítja ki a bizonylatot” kapcsolót. Ekkor a mező kezdetben üres, akkor is, ha a munkatárs egy vállalkozóhoz van rendelve. Bármelyik vállalkozót kiválaszthatod, a munkatárshoz rendelt vállalkozót pedig megjelöljük a listában. Ha nem szeretnéd, hogy az ő eladásairól automatikus bizonylat menjen (például mert nincs számlázója), az alapértelmezett vállalkozó Munkatársak részén kapcsold ki az „Akit senkihez nem rendeltél, annak az eladásairól is ő állítson ki bizonylatot” kapcsolót. Ilyenkor kézzel továbbra is kiállíthatsz számlát az eladás lapján.

A Számlázás és nyugta oldal több vállalkozónál egy táblázat: soronként látod, milyen bizonylatot kap a vendég, ki állítja ki, hova érkezik az online előleg, és kik dolgoznak a nevében. Ha valamelyiknél hiányzik a beállítás, a sor figyelmeztet, és Befejezés gombot kap.

Sorszámozás

Minden adóalany saját sorszámtartományt kap, saját előtaggal. Az előtag a vállalkozó nevéből képződik, például NY-KISSANNAEV, és az üzleten belül garantáltan egyedi. Ez nem szépészeti kérdés: két azonos előtag ütköző nyugtaszámokat adna.

Egy eladás, egy adóalany

Egy bizonylat csak egy adóalany nevére szólhat. Ha egy kosárba két különböző vállalkozó munkatársának tétele kerül, a pénztár nem engedi lezárni a fizetést, és megmutatja, kiknek a tétele ütközik. Ilyenkor az eladást vállalkozónként külön kell lezárni.

A gyakorlatban ez ritkán zavaró: ha a vendég két vállalkozónál is járt, két külön fizetés készül, ahogy adójogilag helyes.

Számlázás ugyanígy

A NAV Online Számla összekötés is vállalkozónként külön működik: mindegyik a saját adatlapján, a saját technikai felhasználójával, saját adószámával és saját számlaszám-előtagjával számláz. Az előtagnak is egyedinek kell lennie: ha olyat adsz meg, amit már használ egy másik vállalkozó, a mentés szól, és javasol szabadot. Minden vállalkozónak más számlázója is lehet (például az egyik NAV Online Számla, a másik Számlázz.hu).

A pénztár a kiállítót a munkatárs beállításából ismeri fel, tehát az online előlegszámla is a helyes vállalkozó nevére készül.

Egy helyen: a vállalkozó adatlapja

Minden vállalkozónak egy adatlapja van, bal oldalt menüvel: Cégadatok, Mit kap a vendég?, Számlázó, NAV eNyugta, Számla és ÁFA, Könyvelő, Munkatársak, Online fizetés. Egy Mentés gomb ment mindent. A számlázót a Számlázó váltása gombbal cserélheted ugyanannál a vállalkozónál; a már kiállított számlák maradnak, nem kell új vállalkozót felvenni.

Fizetési átjáró vállalkozónként

A vállalkozóhoz saját fizetési átjáró is köthető: Beállítások, Fizetések fogadása, Vállalkozónkénti átjárók. A lista soronként mutatja, kinek az előlege hova érkezik; a Saját átjáró gombbal választhatsz a havidíj nélküli Bookinda Pay és a saját szerződéses átjáró (Barion, SimplePay, Teya vagy saját Stripe) között. Akinek nincs saját átjárója, annak az üzlet átjárója fogad. Részletek: Fizetési átjárók.

A könyvelő havi összesítője

A NAV felé a napi adatszolgáltatás automatikusan megy. Ettől függetlenül a könyvelő is kaphat saját példányt:

Vállalkozónként külön könyvelői e-mail cím adható meg (az adatlap Könyvelő részén), hiszen több vállalkozónak több könyvelője lehet.
Egy kapcsoló, a Havi összesítő kapcsolja a nyugták és a számlák havi levelét is.
A nyugtákról minden hónap 3. napján megy az előző havi összesítő: a bizonylatok száma, a bruttó végösszeg, az áfa-kategóriánkénti és a napi bontás, valamint az, hogy a NAV felé minden nap rendben lezárult-e. Mellékelve a tételes lista CSV fájlban, ami Excelben megnyitható.
A számlákról (ha a NAV Online Számla a számlázó) minden hónap 1-jén megy az előző havi e-mail: a számlák száma, a nettó, az áfa és a bruttó végösszeg, fizetési mód szerinti bontás és a tételes lista (számlaszám, kelt, vevő, fizetési mód, bruttó). A lista CSV fájlban is csatolva van, a számlák PDF-jei pedig egy letöltő linken, ZIP-ben érhetők el. A link csak annak a vállalkozónak a számláit tartalmazza, akinek a könyvelője megkapta. Billingónál és Számlázz.hu-nál a számlákat a saját rendszerük küldi.
Az Előző havi összesítő küldése most gombbal bármikor elküldhető, a havi ütemezéstől függetlenül.

Miért a hónap 3. napja? Mert a hónap utolsó napját a rendszer a következő hónap első napján zárja le és küldi be, és aznap még futnak az újrapróbálások. A 3-ai küldés így már a végleges állapotot mutatja.

Mibe kerül

A csomagod egy vállalkozót tartalmaz. Minden további 1500 Ft/hó, a Profi csomagtól elérhető. Ha a keret betelt, az Új vállalkozó ablak a létrehozás előtt megmutatja az árat és felajánlja a bővítést; a díj a következő számlázási időszaktól ismétlődik, és a számládon külön soron szerepel.

Több vállalkozó egy üzletben, és a könyvelő havi összesítője