Vegyél fel feladatot határidővel, felelősökkel, képes leírással és segédlettel, és kövesd, ki látta és ki végzett vele.

Feladatok

A Feladatok modulban a csapat belső teendőit kezeled egy helyen: rendelés leadása, beszállító visszahívása, havi leltár. Minden feladatnak lehet határideje, felelőse, címkéje és teendőlistája, és látod, ki mit csinált vele.

Hol találod

A bal oldali menüben, az Üzlet csoportban, a Feladatok pont alatt. A modul a Bővítmények közül kapcsolható be (fizetős kiegészítő).

Az oldal tetején négy számláló mutatja, hány aktív feladat van, mennyi ma esedékes, mennyi lejárt, és mennyi van kész.

Tábla és lista

Tábla: a feladatok oszlopokban állnak. Alapból három oszlop van: Teendő, Folyamatban, Ellenőrzésre. A kártyát egérrel húzd át a másik oszlopba.
Lista: ugyanezek a feladatok oszloponként csoportosítva, a pipával helyben lezárhatod őket. A pipa csak annak látszik, aki a feladatot lezárhatja (lásd lent).

A számlálók és a "ma esedékes", "lejárt" jelzések az üzleted időzónája szerinti napot használják, így mindenki ugyanazt látja, bárhonnan nézi.

A kártyán látod a témakört, a határidőt, és felelősönként azt, hogy ki látta (szem) és ki végzett (pipa) vele, például „4 / 5 kész”. A Kiemelt feladat az oszlop tetején marad, a Frissítve jelzés pedig azt mutatja, hogy a tartalma érdemben megváltozott.

A tábla fölött a témakörök gombjaival egy koppintással szűrsz. Témakört a Témakörök kezelése alatt hozol létre (például Sales, Lézer, Arckezelés).

A lezárt feladatok a Lezárt feladatok részben vannak, lenyitva bármikor újranyithatod őket.

Új feladat

A jobb felső Új feladat gomb teljes ablakot nyit, így a hosszabb leírás is kényelmesen elfér. Semmi nem jön létre, amíg meg nem nyomod a Feladat mentése gombot. Gyors, egysoros feladatot egy oszlop alján a Feladat hozzáadása sorral vehetsz fel. Új feladatot a tulajdonos és a vezető vehet fel, a gyors hozzáadás sora is csak nekik látszik.

Az új feladat ablakában:

Részletes leírás: formázható (félkövér, címsor, lista, link), és képet is tehetsz bele gombbal, behúzással vagy beillesztéssel.
Felelősök: koppints a névre, vagy a Mindenki gombbal egyszerre mindenkit kijelölsz.
Mikor számít késznek? Ezt látja a munkatárs a „Kész vagyok” gomb fölött, például: minden számla feltöltve.
Segédlet: videó link (például Loom vagy Google Drive) és feltölthető hangjegyzet, ami elmagyarázza a tennivalót.
Megbeszélések: időpont, résztvevők és egy beillesztett link, például Google Meet.
Kiemelt feladat, témakör, határidő, ellenőrzőlista.
Értesítés a felelősöknek: mentéskor megy, vagy a Most nem választással később küldöd el.

A megnyitott feladat

A kártyára kattintva a feladat teljes ablakban nyílik meg. Balra a leírás, a segédlet, az ellenőrzőlista, a megbeszélések és a csatolmányok, jobbra a Csapat visszajelzés, a részletek és a hozzászólások.

Csapat visszajelzés: felelősönként látod, hogy még nem látta, látta, vagy késznek jelölte, időponttal együtt. Aki megnyitja a feladatot, annál magától Látta jelenik meg.
Emlékeztető annak, aki még nem végzett: egy kattintással újra értesíted azokat, akik még nem jelölték késznek.
Frissítés jelzése: ha a feladat érdemben megváltozott, ezzel törlöd a Látta és Kész jelzéseket, és a csapat újra átnézi. Elírás javításához nem kell: a sima szerkesztés nem törli a jelzéseket.
Lezárás, ha mindenki kész: bekapcsolva a feladat magától lezárul, amint minden felelős késznek jelölte. Kikapcsolva te zárod le a Feladat lezárása gombbal.
A csillaggal kiemeled a feladatot, a hivatkozás-másolóval pedig megosztod a linkjét.

A munkatárs nézete

A felelős a megnyitott feladat alján saját sávot lát: fölötte a Mikor számít késznek? szabály, alatta a Kész vagyok gomb. Ha meggondolja magát, a Mégsem vagyok kész gombbal visszavonhatja. Telefonon ugyanez a sáv a képernyő alján marad.

Mit állíthatsz még be egy feladaton

Oszlop: hová tartozik a táblán
Prioritás: alacsony, normál vagy magas
Határidő: a lejárt és a mai határidő színesen kiemelve látszik
Csatolmány: kép, PDF vagy dokumentum, legfeljebb 10 MB

Ismétlődő feladatok

A rendszeresen visszatérő teendőket (heti rendelés, havi leltár, napi kasszazárás) nem kell minden alkalommal újra felvenned. Ha egy feladatot ismétlődőre állítasz, a megadott napokon reggel magától új példány jön létre belőle, a mostani felelősökkel és teendőlistával, aznapi határidővel, és a felelősök értesítést kapnak róla.

Gyakoriság: naponta, hetente (kiválasztod, mely napokon) vagy havonta (a hónap egy napján, 1 és 28 között).
Meddig: megadhatsz végdátumot, vagy hagyhatod vég nélkül. A végdátum napján még létrejön az aznapi példány.
Hol állítod be: a Bookinda Business alkalmazásban, a megnyitott feladat Csapat fülén, az Ismétlődés sorban. A webes felületen az ismétlődő feladatokat Ismétlődő jelvény jelöli.
Egy példány törlése vagy lezárása nem állítja le a sorozatot. Ha a keddi példányt törlöd, a jövő heti ugyanúgy létrejön. Leállítani az ismétlés kikapcsolásával lehet: a meglévő példányok megmaradnak, új már nem készül.
Az ismétlődés a feladat tartalmát abban a pillanatban rögzíti, amikor a szabályt elmented. Ha később átírod valamelyik példányt, az a jövőbeli példányokra nem hat. Ha a sorozat tartalmán szeretnél változtatni, mentsd el újra az ismétlődést.
A napokat az üzleted időzónája szerint számoljuk, és kikapcsolt Feladatok modulnál nem készül új példány.

Példa: a "Heti rendelés leadása" feladatot hetente hétfőre állítod. Minden hétfő reggel megjelenik egy új példány a recepciós nevével és az aznapi határidővel, neked pedig nem kell rá gondolnod.

Értesítés

Ha az E-mail kapcsoló be van kapcsolva, a felelős e-mailt kap, amikor kiosztod neki a feladatot, amikor frissítést jelzel vagy újraküldöd az értesítést, a létrehozó pedig akkor, amikor a feladat elkészül. Kikapcsolt E-mail kapcsolónál az elkészülésről sem megy e-mail. A harangban is megjelenik: Teendők, azon belül a Feladatok fül.

Ha a Most nem választással vetted fel a feladatot, a később hozzáadott felelős sem kap azonnal értesítést: majd akkor, amikor elküldöd.

A Naptár fölötti sávban a közelgő határidős feladataid is látszanak.

Ki mit lát és mit csinálhat

A tulajdonos és a vezető minden feladatot lát, felvehet, szerkeszthet, lezárhat és törölhet, és ők jelezhetnek frissítést vagy küldhetnek értesítést.
A munkatárs azokat a feladatokat látja, amelyeknek felelőse, amelyeket ő hozott létre, vagy amelyeket kísérőként követ. Késznek jelölheti a saját részét, pipálhatja az ellenőrzőlistát, és hozzászólhat.

Néhány szabály pontosan:

Lezárás és újranyitás: a feladatot a tulajdonos, a vezető és a feladat létrehozója zárhatja le vagy nyithatja újra. A felelős csak a saját részét jelöli késznek a Kész vagyok gombbal, a teljes feladatot nem zárja le. A lezáró pipa és az újranyitás gombja ezért csak a jogosultaknak látszik.
Kísérők: azt, hogy ki kövesse a feladatot, a tulajdonos, a vezető és a létrehozó állíthatja be. A kísérő látja a feladatot és a hozzászólásokat, de neki nem kell visszajeleznie, és hozzászólni sem tud.
Csatolmány: fájlt a tulajdonos, a vezető, a létrehozó és a felelős tölthet fel. Törölni a tulajdonos, a vezető és az tudja, aki feltöltötte.
Hozzászólás törlése: mindenki a sajátját törölheti, a tulajdonos és a vezető bárkiét.
Felelősnek, kísérőnek és megbeszélés-résztvevőnek csak a saját csapatod tagja adható meg.

A Bookinda Business alkalmazásban

A feladatokat telefonról is teljes egészében kezelheted: Menü → Feladatok. (A csempe akkor látszik, ha a Feladatok modul be van kapcsolva.)

A lista tetején ugyanazokat a számlálókat látod, mint a weben, alatta szűrhetsz témakörre, felelősre, határidőre.
A Lista / Tábla kapcsolóval válthatsz nézetet. A Tábla az oszlopokat egymás mellett mutatja, oldalra görgetve. Egy kártyát a nyilával vagy hosszan nyomva teszel át másik oszlopba. Az app üzletenként megjegyzi, melyik nézetet választottad.
A Tábla nézetben az oszlop fejlécének + gombja és az oszlop alján a Feladat hozzáadása sor egy címmezőt nyit: írd be a címet, és a Hozzáadás gombbal a feladat azonnal létrejön ebben az oszlopban, a mező pedig nyitva marad a következőnek. A Részletes szerkesztő a teljes szerkesztőt nyitja ugyanebben az oszlopban. Ezt is csak a tulajdonos és a vezető látja.
A Naptár fölött, a rács felett látod azokat a nyitott feladatokat, amelyeknek a határideje a látható időszakra esik: nap nézetben arra a napra, a 3 napos, heti és havi nézetben a teljes látható időszakra, ilyenkor a cím előtt a határidő napjával. Koppintásra megnyílik a feladat.
A feladatra koppintva három fület találsz: Feladat (leírás, segédlet, teendőlista, megbeszélések, csatolmányok), Csapat (ki látta, ki végzett, felelősök, kísérők, határidő, fontosság, oszlop, témakörök, ismétlődés) és Hozzászólás.
A felelős itt is a Kész vagyok gombbal jelez vissza.
A Műveletek lapon áthelyezed a feladatot másik oszlopba, állítod a fontosságát, kiemeled, lezárod, újranyitod vagy törlöd. Ismétlődő feladatnál a törlés csak azt az egy példányt törli.
Új feladatot a tulajdonos és a vezető vehet fel. A leírás a telefonon egyszerű szöveg félkövér, lista és link jelöléssel, és a Kép beszúrása gombbal fotót is tehetsz bele a kamerából vagy a galériából: a kép oda kerül, ahol a kurzor áll. A weben beszúrt képek a helyükön maradnak, és az X-szel levehetők. Ha a weben gazdagabb formázást (címsor, dőlt, idézet) adtál, az csak abban a bekezdésben egyszerűsödik, amelyet a telefonon átírsz.
Csatolmánynak fotót és fájlt tölthetsz fel, segédletnek pedig meglévő hangfájlt is választhatsz.
A témaköröket és az oszlopokat a lista tetején, a címke ikonnal kezeled.

Hozzászólások és tevékenység

A megnyitott feladat jobb oldalán két fül van. A Hozzászólások alatt a csapat megbeszéli a feladatot (a @név kiemelve jelenik meg). Az Aktivitás alatt látod, ki hozta létre, ki helyezte át, kinek osztották ki, ki jelezte késznek, és ki zárta le.

Mikor használd

Csapatnak szóló tájékoztatás: „Új nyári akciós csomagunk”, képpel és hangjegyzettel, a szabály: „Megjegyeztem az ajánlat tartalmát.” Látod, ki olvasta el.
Rendelés: „Rendeljünk gél lakkot” pénteki határidővel, felelős a recepció.
Havi leltár: a leltár-sablont csatolmányként teszed a feladathoz, az ellenőrzőlistán pipálod a polcokat.

Feladatok: a csapat teendői táblán, határidővel és felelőssel