Leltározás

Leltározáskor megszámolod a polcon lévő termékeket, majd a tényleges mennyiséghez igazítod a rendszerben nyilvántartott készletet. Több száz terméket is leltározhatsz telefonon vagy tableten. Minden beírt szám azonnal mentődik, így nyugodtan félbehagyhatod a munkát, és akár másnap is folytathatod.

Hol találod

A Raktár oldal Leltár fülén látod a korábbi leltárakat, és innen indíthatsz újat.

1. Leltár indítása

Az "Új leltár" gombra kattintva kiválaszthatod, mit szeretnél megszámolni:

• Teljes készlet: minden aktív, készleten nyilvántartott termék.
• Egy kategória: kisebb, könnyebben végigszámolható termékcsoport. Sok termék esetén ezt érdemes választanod.
• Kijelölt termékek: csak azokat a termékeket számolod meg, amelyeket most kiválasztasz. Részleges leltárhoz hasznos, például ha csak néhány polcot ellenőriznél.

Indításkor a rendszer rögzíti az aktuális készletet. Ez lesz az összehasonlítás alapja.

2. Számolás

Minden termék külön sorban jelenik meg. A neve alatt látod a rendszerben nyilvántartott mennyiséget, jobbra pedig beírhatod, mennyit számoltál. A beírt szám alatt megjelenik az eltérés.

Amit érdemes tudni:

• Minden beírt szám azonnal mentődik. Nem kell külön mentened, és az adatok akkor sem vesznek el, ha lemerül a telefonod.
• Bármikor félbehagyhatod. A leltár Folyamatban állapotban marad, és később ott folytathatod, ahol abbahagytad. Akár másik eszközön is: ha tableten kezdted, telefonon folytathatod.
• Szűrők: Számolatlan (ez az alapértelmezett, és ahogy haladsz, egyre kevesebb terméket mutat), Eltéréses, Mind.
• Kereső: név és cikkszám alapján is kereshetsz.
• Készlet elrejtése: akkor használd, ha nem szeretnéd, hogy a számolást végző munkatárs lássa a rendszerben nyilvántartott mennyiséget. Így a várt érték átvétele helyett a ténylegesen megszámolt darabszámra kell támaszkodnia.

A folyamatban lévő leltárt az Elvetés gombbal törölheted. Ilyenkor a beírt darabszámok nem módosítják a készletet. Az elvetett leltár később már nem folytatható.

3. Lezárás

Lezárás előtt összegzést kapsz arról, hány terméket számoltál meg, hány maradt ki, és melyeknél van eltérés. A rendszer a legnagyobb eltéréseket is felsorolja.

Ha maradtak számolatlan termékek, eldöntheted, mi történjen velük:

• Maradjon a mostani készlet (ez az alapértelmezett): a készletük nem változik, ezek a termékek kimaradnak a leltárból.
• Legyen nulla: minden meg nem számolt termék készlete nullára áll. Csak akkor válaszd, ha valóban végigellenőrizted a teljes leltározott készletet.

Lezáráskor a készlet a megszámolt mennyiséghez igazodik, és minden eltérésről készletmozgás keletkezik. A készletmozgásnál az is szerepel, ki zárta le a leltárt. A lezárás nem vonható vissza.

Ki számolhat, zárhat le és vethet el leltárt

Számolni bárki tud, aki eléri a Raktár oldalt. Lezárni és elvetni csak tulajdonos vagy vezető tud, mert a lezárás módosítja a nyilvántartott készletet.

Gyakorlati tanácsok

• Kategóriánként számolj. Négyszáz terméket egyben végigszámolni fárasztó, és fáradtan könnyebb hibázni. A kategóriánként indított leltárak pontosabb eredményt adnak.
• Eladás közben is számolhatsz. Ha egy termék megszámolása után eladás, bevételezés vagy selejtezés történik, a rendszer lezáráskor ezekkel a készletmozgásokkal korrigálja a megszámolt mennyiséget. A számolás előtti változásokat a polcon lévő mennyiség már tükrözi, ezért a leltár alatt nem kell leállítanod az eladást. A rendszer akkor is csak a számolás utáni mozgásokat veszi figyelembe, ha a leltár sokáig nyitva marad. Ettől függetlenül egy nyugodtabb időszakban, például zárás után vagy nyitás előtt egyszerűbb számolni.
• A nagy eltéréseket ellenőrizd kétszer. Lezárás előtt érdemes újra megszámolni azokat a termékeket, amelyeknél a legnagyobb eltérést látod. Egy elgépelt szám ugyanúgy eltérésnek látszik, mint egy valódi hiány.
• Ketten gyorsabban haladtok. Két munkatárs ugyanabban a leltárban párhuzamosan számolhat két külön kategóriát, mindketten a saját eszközükről.

Mi történik az eltérésekkel

Minden eltérésről Korrekció típusú készletmozgás keletkezik, amely a Készletmozgások fülön visszakereshető. Így utólag is láthatod, mikor, mennyivel és melyik leltár miatt változott a készlet.