Számlázz.hu auto-számla

Az auto-invoice automatikusan generál számlát a Számlázz.hu-ba minden fully-PAID eladásnál.

Mikor generálódik

Auto-mode (ON)

Eladás státusz PAID lesz
Bookinda azonnal POST-olja a Számlázz.hu-ba
Vendég email-cím esetén Számlázz.hu auto-küld email-t (sendEmail flag)
Sale-rekordra mentődik a Számlázz.hu-document-id

Manual-mode (OFF)

Nyisd meg az eladást (Értékesítés, majd az eladás sora), és a Számlázz.hu számla kártyán nyomd meg a "Számla kiállítása" gombot. Te döntesz, mikor.

Ha nem készült számla

Számlát a magyar számlatörvény szerint csak akkor lehet kiállítani, ha a vevőnek van neve és címe. Ha a vendég adatlapján ezek nincsenek kitöltve, az automatikus számlázás kihagyja az eladást, mert ott nyugta a helyes bizonylat. Ezt három helyen jelezzük.

1. A kasszában, még fizetés előtt. Ha a kiválasztott vendéggel a számla kimaradna, sárga sáv jelenik meg a fizetési oldalon, "Számlázási cím megadása" gombbal. Egy kattintás, beírod a címet, és a számla utána magától elkészül.

2. Harang-értesítés a tulajdonosnak. Ha az eladás mégis számla nélkül záródott, a tulajdonosok értesítést kapnak a Teendők fülön, az eladás számával és egy linkkel. Eladásonként egyszer szól. Betérő vendégnél, vagyis ha nincs vendég az eladáson, nem szól: ott a nyugta a helyes bizonylat.

3. Az eladás lapján. Nyisd meg az eladást: a Számlázz.hu számla kártyán ott a "Számla kiállítása" gomb. Ha a cím hiányzik, nem hibaüzenetet kapsz, hanem felnyílik a cím-bekérő ablak. Mentés után a számla azonnal elkészül, és a cím a vendég adatlapján is ott marad, így legközelebb már nem kér rá.

Ugyanez működik Billingoval és NAV Online Számlával is.

Több cég: melyik állítsa ki a számlát?

Ha az üzletedben több cég számláz (több számlázási profil), a számla kiállításakor mindig választhatsz, melyik cég nevére menjen. Alapból az eladás cége van kiválasztva: ezt a pénztárnál a munkatárshoz rendelt cég adja. Ha ez nem jó, a lenyíló listában átállíthatod.

Így működik mindhárom helyen:

a pénztárban, fizetés után a számla-ablakban;
a naptárból megnyitott eladásnál, a Számlázz.hu / Billingo gombra kattintva;
az eladás lapján (Értékesítés, majd az eladás sora), a „Kiállító cég” listában.

A kiállított számla PDF-je és sztornója mindig a kiállító cég fiókjával megy, akkor is, ha nem az alapértelmezett cég állította ki.

Példa: egy egészségügyi központban három cég számláz. A munkatárs az egyik céghez tartozik, de egy kezelést utólag a másik cég nevére kell számlázni. A naptárban megnyitja az eladást, a számla-ablakban átállítja a céget, és a számla azzal megy ki.

Online előleg: előlegszámla, majd végszámla

Ha a vendég a foglaláskor előleget fizet online (bankkártyával) vagy átutalással, és te jóváhagyod:

Részleges előleg (pl. 50%): a Számlázz.hu-ban előlegszámla készül a befizetett összegről, és a vendég e-mailben megkapja. A fizetési mód a valódi: átutalásnál átutalás, kártyánál bankkártya.
Amikor a vendég az üzletben kifizeti a maradékot, végszámla készül: rajta a teljes szolgáltatás, alatta egy negatív „Előleg beszámítása (előlegszámla sorszáma)" sor, a megjegyzésben pedig a beszámított előlegszámla sorszáma, összege és dátuma. A végszámla így csak a maradékról szól, és a Számlázz.hu össze is köti a két bizonylatot.
Teljes online fizetés (100%): nem előlegszámla készül, hanem rendes számla, pontosan úgy, mintha a pultnál fizetett volna.

A végszámla mindig ugyanabban a számlázóban készül, mint az előlegszámla, akkor is, ha közben átállsz egy másikra. Ha a kasszát éppen az előlegszámla kiállítása közben zárod le, a végszámla megvárja az előlegszámlát, és utána magától elkészül.

Idempotencia

Ha egy eladásra már van számla, nem készül duplikátum. A meglévőt adja vissza.

Fizetési mód mapping

Bookinda	Számlázz.hu
Cash	Cash
Card	CreditCard
Online card	CreditCard
Barion	CreditCard
Bank transfer	BankTransfer
PayPal	PayPal
Other	Cash

Vendég-adatok (inline)

Számlázz.hu nem használ persistent partner-rendszert (ellentétben a Billingo-val). Minden számlán a vendég-adatok inline szinkronizálódnak:

Vendég-név
Email + telefon
Számlázási cím
Cégadat (cégnév + adószám, ha van)
sendEmail flag: ha be van kapcsolva, Számlázz.hu auto-küld email-t

Walk-in vendég

Vendég-rekord nélkül: Számlázz.hu "Magánszemély" inline.

Cégadat utólagos hozzáadása

Az új számlán a vendég-profilon kitöltött cégadat jelenik meg. A meglévő számla nem írható át.

Email-küldés

Az inline sendEmail flag-en keresztül:

TRUE: Számlázz.hu automatikusan küldi az email-t a vendégnek
FALSE: nincs auto-email (manuálisan elküldheted Számlázz.hu-felületen)

A Bookinda az email-cím alapján beállítja: van email = TRUE, nincs = FALSE.

Konfigurálható mezők

Számla-típus

A Számlázz.hu defaultja: Számla (nincs külön proforma / draft toggle a Bookinda-ban).

Borravaló (tip)

Külön sortétel 0% áfával. (Csak ha a tip mezőt aktívan kezeled.)

Currency és language per-számla

Általában a tenant-szintű default. Manuálisan a Számlázz.hu-felületen átállíthatod a számlát mielőtt elküldenéd a vendégnek.

Mikor használd

Szcenárió 1, klasszikus auto-invoice Vendég fizet, eladás PAID. 1-2 másodperc múlva számla a Számlázz.hu-ban + email a vendégnek.

Szcenárió 2, részleges fizetés Vendég 50%-ot fizetett. Auto-invoice NEM megy. Manuálisan a teljes ár után.

Szcenárió 3, vendég cégadattal Vendég-profilon "Cégnév: ABC Kft., Adószám: 12345678-1-23". Bookinda inline szinkronizálja Számlázz.hu-ba. Számla cégadattal.

Szcenárió 4, walk-in Új sétáló vendég. POS-ban "Magánszemély" → Számlázz.hu inline magánszemélyként.

Szcenárió 5, multi-currency EUR-ban fizető turista. Számla EUR-ban. Vendég látja a saját pénznemében.

Tippek

Az auto-invoice csak fully-PAID-re megy.
A vendég-adat inline szinkronizálódik, nincs persistent partner mint Billingo-ban.
A sendEmail flag automatikus, ha a vendégnek van email-je.
A Számlázz.hu kétféle email-küldést támogat: auto (Bookinda + sendEmail flag) vagy manuális (Számlázz.hu felületen).
A multi-currency számlát a Számlázz.hu-felületen módosíthatod, ha pl. egy konkrét vendéghez EUR kell, de a default HUF.
A cégadat utólagos hozzáadása új számlát igényel (nem írhatod át a meglévőt).

Auto-számla és konfiguráció