Munkarend áttekintés

A Munkarend modul átfogó lehetőséget biztosít a csapatod munkaidejének, műszakjainak és elérhetőségének kezeléséhez. Közvetlenül szinkronizálódik a fő naptárral a pontos foglalási elérhetőség biztosítása érdekében.

Főbb funkciók

Heti rácsnézet

Vizuális beosztási rács, amely megmutatja az összes munkatársat és műszakjaikat az adott héten. Egyetlen pillantással láthatod, ki mikor dolgozik.

Heti óra követés

• Aktuális órák megjelenítése minden munkatárs neve alatt
• Elvárt órák összehasonlításra (pl. „32,5ó / 40ó")
• Túlóra jelvények az elvárt órák túllépésekor
• Különböző elvárt órák támogatása munkatársanként

Műszak kezelés

• Műszakok létrehozása és szerkesztése kezdő/záró időponttal
• Szünetek hozzáadása (fizetett vagy fizetetlen)
• Gyors sablonok gyakori műszakmintákhoz
• Ismétlődő műszakok (hetente, kéthetente)
• Húzd és ejtsd műszakok másolásához napok között

Szabadság típusok

Különböző távolléti típusok követése:

• Szabadnap
• Szabadság
• Betegszabadság
• Fizetés nélküli szabadság
• Képzés

Exportálási lehetőségek

Exportáld a beosztást CSV-ként, Excel-ként, vagy küldd el közvetlenül emailben.

Munkarend elérése

Navigálj a Beállítások > Munkatársak és jogosultságok > Beosztás fülre a munkarend oldal eléréséhez.

Oldal áttekintés

A munkarend oldal megjelenít:

• Heti navigáció - Navigálás a hetek között
• Munkatárs rács - Összes csapattag napi műszakjaival
• Heti órák - Aktuális vs elvárt órák minden név alatt
• Túlóra jelzők - Narancssárga jelvények az elvárt órákat túllépő munkatársaknál
• Napi összesítők - Munkatársak száma és összóraszám naponta

Gyors műveletek

A munkarend oldalról:

• Műszak hozzáadása: új műszak létrehozása egy munkatársnak.
• Többszörös kijelölés: több cella kijelölése tömeges műveletekhez.
• Exportálás: beosztás letöltése vagy elküldése e-mailben.

A Bookinda Business alkalmazásban

A beosztást telefonról is elkészítheted: Menü → Csapat → Beosztás fül. A heti rácson egy napra koppintva veszel fel vagy módosítasz műszakot. A Beosztás eszközei lapon találod a gyorsítókat:

• Ismétlődő beosztás beállítása: heti vagy kétheti rend, hetekre előre. Kétheti rendnél az A hét és a B hét váltja egymást.
• Hét másolása másik munkatársról: egy kolléga e heti műszakjait veszi át.
• Beosztás az üzlet alap nyitvatartása szerint: a nyitvatartást írja be a hét napjaira.
• Hét ürítése: kiüríti a hetet. A jóváhagyott szabadság megmarad, azt nem törli.
• Minden jövőbeli beosztás törlése: az ismétlődő rend és a heti minta is törlődik.
• Beosztás küldése e-mailben a csapatnak: mindenki a saját heti beosztását kapja meg.
• Beosztás másolása kollégának: a kiválasztott munkatárs beosztása egy kollégára kerül, csak erre a hétre vagy ettől a héttől 12 hónapra. Ahol a forrás szabadnapos vagy szabadságon van, ott a kolléga szabadnapos lesz; a kolléga jóváhagyott szabadsága megmarad.
• Megosztás táblázatként: a hét CSV- vagy Excel-fájlként, vagy nyomtatáshoz PDF-ben, a telefon megosztó menüjével.
• Heti sablonok: a kiválasztott munkatárs hetére kész heti rendet írhatsz be (alap, reggeli, délutáni vagy hétvégi műszak). A mostani hetét saját sablonként is elmentheted, és később bármelyik hétre beírhatod. A távolléti napok (szabadság, betegség, képzés) megmaradnak. A saját sablonok az üzlet közös sablonjai: a weben és minden telefonon ugyanazok látszanak. A havi nézetben jelöld ki a napokat (a névre koppintva a teljes hónapot), és a Sablon gombbal ezekre a napokra írhatod a sablont.

Ha több helyszíned van, a Beosztás fülön egy sáv jelzi, hány beosztásütközés van a héten: hányszor van valaki ugyanarra az időre két helyszínre is beosztva. A sávra koppintva látod, kinél, melyik napon és melyik két helyszínen fedik egymást a műszakok, így az egyik beosztást módosíthatod.

A Havi nézet (a heti rács alatti gomb) a havi beosztás-rács telefonos változata:

• Egy napra koppintva szerkeszted. Több naphoz tartsd lenyomva az elsőt; a sor egy másik napját lenyomva a kettő közötti napok is kijelölődnek, a névre koppintva a teljes hónap. A Beállítás gombbal a kijelölt napokra munkaidőt írsz (extra óra jelöléssel), szabadnapot vagy szabadság-típust adsz, vagy törlöd a beírást, és a nap újra a heti mintát követi.
• Egy állapot-chipet (szabadnap, szabadság, szabad hétvége, ünnepnap, képzés, kért szabadnap, betegség, fizetés nélküli) kiválasztva festhetsz: minden nap, amelyre koppintasz, azonnal megkapja. A Radír a beírást törli.
• A naptárban nem foglalható munkatársaknak (például az adminisztrációnak) is van soruk, a foglalhatók alatt, halványan és Nem foglalható jelöléssel, ugyanúgy, mint a web havi rácsán. Az ő napjaikat ugyanígy szerkesztheted.
• A megosztás gomb a teljes hónapot küldi Excelben, PDF-ben vagy CSV-ben. Az Importálás Excelből beolvassa a havi beosztás munkafüzetét (jelszóval védettet is), javasolja, melyik sor melyik munkatársé, és beírja a kiválasztott hónapot.

Az ismétlődő beosztást és a gyorsítókat a tulajdonos, a vezető és az a munkatárs használhatja, akinek a szintjén be van kapcsolva a „Minden műszak kezelése” jog. Csak „Saját műszakok kezelése” joggal a saját sorodat szerkesztheted.

Példák, mikor használd

1. eset: heti beosztás-tervezés

Minden vasárnap a manager megnyitja a munkarendet, áthúzza a műszakokat minden munkatárs sorára a következő hétre, kiindulásként az előző hét mintáját másolja, kis változtatás, PDF-be exportál, kiposztolja a csapat WhatsApp-csoportjába. 15 perc az egész.

2. eset: utolsó pillanatos hiányzás

Egy stylist beteget jelent. A manager megtalálja az ütközést a mai rácson, megnézi, ki szabad, áthúzza az érintett foglalásokat egy kollégára, aki tud helyettesíteni, és vagy "Betegszabadság"-ra állítja az elesett műszakot, vagy teljesen törli. A naptár azonnal frissül.

3. eset: új junior beállítása

Junior érkezik jövő hónaptól. Felveszed a csapatba, majd a munkarend oldalon áthúzod a műszakokat az első hetére (H-P 09:00-15:00). Az első naptól kezdve megjelenik a rácson és foglalható.

4. eset: túlóra-követés

Anna három hete folyamatosan túlórázik. A narancssárga túlóra-jelvény mindig megjelenik a neve alatt. A manager megnyitja a beosztását, látja, hogy 47/40 órán van, eldönti, hogy a következő héten áthelyezi a műszakjait másokra, hogy 40 óránál maradjon.

5. eset: ütközések kiszűrése publikálás előtt

A manager elkészíti a jövő heti beosztást, futtat egy konfliktus-ellenőrzést (vagy csak ránéz a rácsra). Észreveszi, hogy két stylist szabadon van péntek délután, pedig a péntek általában forgalmas. Korrigál publikálás előtt, így nem lesz káoszos péntek.

Tippek

• Egy héttel előre tervezz, minimum: a csapatnak tervezni kell a magánéletét. Az utolsó pillanatos beosztás bizalmat erodál.
• Sablont használj rutinhetekre: egy "standard hét" sablon + kis szerkesztés gyorsabb, mint nulláról építeni.
• Kommunikáld a változást: a publikált beosztás módosítása értesítést kell, hogy küldjön. A Staff Portal app automatikusan mutatja a változást.
• Nézd át a heti órákat: alulhasznált munkatárs = pazarolt bér, túlhasznált = kiégés. Kövesd a heti óra-számokat.