Meeting létrehozása

A meeting-létrehozás a Meetingek-oldal + Új meeting gombbal. Egy űrlap, sok mező.

Fontos tudnivalók a kezeléshez

Meghívók: létrehozáskor minden meghívott egyetlen meghívót kap e-mailben, válaszgombokkal. Ha a "meghívó küldése" ki van kapcsolva, senki nem kap e-mailt. Résztvevőt utólag meghívó nélkül is felvehetsz.
Szerkesztés: a megbeszélés adatai és a résztvevők a létrehozás után is módosíthatók. Ha az időpont változik, eldöntheted, kapjanak-e értesítést a résztvevők, és a 24 órás emlékeztető az új időpont előtt újra kimegy. A szöveges mezők és a terem ki is üríthetők.
Terem: a rendszer a termet létrehozáskor és áthelyezéskor is ellenőrzi más megbeszélések és időpontok ellen, ütközésnél üzenetet kapsz.
Időpontok: a meghívóban, az emlékeztetőben és az alkalmazásban minden idő az üzlet időzónája szerint jelenik meg.
Válaszok: a résztvevő a meghívóból válaszol. Kézzel akkor írd át (Elfogadta, Bizonytalan, Elutasította), ha szóban szólt. A résztvevő szerepe (Kötelező vagy Opcionális) utólag is átírható.
Jegyzet és lezárás: a megbeszélés jegyzete elmenthető, e-mailben kiküldhető a résztvevőknek, és a megbeszélés lezárható. Üres jegyzet nem küldhető ki. A lezárt megbeszélés a Korábbi fülre kerül.
Lemondott megbeszélés: nem módosítható, a naptárból eltűnik, és a meghívottak a meghívó linkjéről már nem tudnak rá válaszolni.

A Bookinda Business alkalmazásban mindez a megbeszélés adatlapján érhető el: a résztvevő sorára koppintva a válasza és a szerepe, alul a "Jegyzet írása és lezárás" és a "Megbeszélés lemondása".

Új meeting űrlap

Alapadatok

Cím (pl. "Heti standup", "Konzultáció Annával")
Típus (STAFF_MEETING / CLIENT_MEETING / stb.)
Leírás (opcionális, részletek)

Időpont

Kezdés (dátum + óra)
Befejezés (dátum + óra)
Time zone (alapból tenant-szintű)

Helyszín

Type: IN_PERSON / ONLINE / HYBRID
Address (IN_PERSON / HYBRID): cím
Online platform (ONLINE / HYBRID): pl. "Zoom"
Online link: pl. zoom.us/j/123
Online instructions: pl. "Tisztelt vendég, szombat 14:00-kor csatlakozz"

Résztvevők

+ Add staff: tenant-belső
+ Add customer: vendég-rekord
+ Add external: csak email-cím
Role: ORGANIZER / REQUIRED / OPTIONAL

Fizetés (optional, csak CLIENT_MEETING / CONSULTATION)

Price + Currency
A vendég a checkout-on fizet

Notes (opcionális)

Belső meeting-jegyzet.

Lépések

+ Új meeting gomb
Mezők kitöltése
Mentés → meeting létrehozva
Auto-email a résztvevőknek (RSVP-link-kel)

Ismétlődő meetingek

A "Recurrence"-szabály a meeting-szerkesztőn:

Heti (pl. minden hétfő)
Kétheti
Havi (pl. minden hónap első csütörtök)
Egyedi (cron-szerű)

A rendszer generál ismétlődő meetingeket a szabály alapján. Mindegyik külön meeting-rekord (módosítható egyenként).

Sorozat-szerkesztés

Ha egy meghatározott meeting-et módosítasz, kérdez:

Csak ezt az alkalmat (egyetlen meeting módosítva)
Az egész sorozatot (innentől minden meeting)

Cancel és Complete

Cancel

Cancel meeting gomb
Indok-mező (opcionális)
Notify participants toggle (auto-email a résztvevőknek)
Status: CANCELLED

Complete

Complete meeting gomb (a meeting-időpont után)
Notes (kötelező, post-meeting jegyzet)
Status: COMPLETED

Duplikálás

Egy meglévő meeting-et duplikálhatsz új-időpontra:

Duplicate gomb
Új-időpont kiválasztás
Résztvevők és konfig megmarad
Mentés → új meeting

Hasznos: ismétlődő-szabály nélkül is gyakran-ismételt meetingek.

Module-toggle

A salon szinten a Meetings modul be / kikapcsolható:

Bővítmények → Megbeszélések modul → ON / OFF
OFF: a Meetings menüpont eltűnik

Mikor használd

Szcenárió 1, ad-hoc team-meeting "Hétfő reggel 9:00 standup". + Új meeting → STAFF_MEETING → minden staff. Mentés. Auto-email a csapatnak.

Szcenárió 2, vendég-konzultáció Vendég kéri online konzultációt. + Új meeting → CONSULTATION → ONLINE → Zoom-link. Vendég-résztvevő. Mentés.

Szcenárió 3, ismétlődő képzés Havi képzés. + Új meeting → TRAINING → Recurrence: havi 1. csütörtök. Mentés. Rendszer 12 hónapra generálja.

Szcenárió 4, meeting-lemondás Csapat-meeting holnap. Esemény szól közbe → Cancel meeting → indok: "Vis-major" → Notify participants ON. Auto-email.

Szcenárió 5, post-meeting jegyzet Konzultáció lezajlott. Complete meeting → notes: "Vendég 3 hónap múlva foglal Trend-festést". A vendég-profilon is rögzítve.

Tippek

Az ORGANIZER szerep automatikus, te vagy a létrehozó.
A REQUIRED vs OPTIONAL elkülönítés a meeting-prioritásban segít.
A duplikálás gyors, ne csinálj 5 hasonló meeting-et kézzel.
A recurrence-sorozat módosítás óvatos, mert az egész sorozatot érintheti.
A Cancel notify-ja kötelező-szépségű, ne hagyj résztvevőket meeting-vel ami nincs.
A Complete-jegyzet auditolható, részletes legyen.

Létrehozás és kezelés