Online konzultációk macera nélkül: a videóhívás link automatikusan elkészül a foglaláshoz.
Ma már egy szolgáltatásnak nem feltétlenül kell személyesen történnie. Egyre több vállalkozás dolgozik online konzultációkkal, videóhívásos tanácsadással vagy távoli előzetes felméréssel: orvosi konzultáció, bőrgyógyászati kontroll, kozmetikai állapotfelmérés, coaching, dietetika, jogi tanácsadás, pénzügyi konzultáció, online oktatás vagy korrepetálás.
A vendég vagy ügyfél foglal egy időpontot, te pedig videóhíváson keresztül tartod meg a találkozót. Egyszerűnek hangzik, de a gyakorlatban sokszor pont a körítés okozza a legtöbb bosszúságot:
- Linket kell generálni.
- El kell küldeni a vendégnek.
- Be kell másolni a visszaigazolásba.
- Emlékeztetni kell rá.
- Figyelni kell, hogy jó link menjen ki.
- És persze remélni kell, hogy a hívás időpontjában mindenki megtalálja, hova kell csatlakozni.
A Bookinda online meeting funkciója ezt a folyamatot automatizálja.
Beállítod, hogy egy szolgáltatás online meetingként működik, és amikor valaki időpontot foglal rá, a videóhívás link automatikusan elkészül.
Egy online szolgáltatásnak nem kell külön adminisztrációt jelentenie
Sok szolgáltató azért nem használja ki igazán az online konzultációkban rejlő lehetőséget, mert a folyamat túl sok kézi lépésből áll.
Ha minden foglalás után külön meg kell nyitni a Zoomot, Meetet vagy Teamset, létre kell hozni a meetinget, ki kell másolni a linket, majd külön el kell küldeni az ügyfélnek, az egy idő után könnyen hibalehetőséggé válik. Egy rossz link, egy elfelejtett meghívó vagy egy későn kiküldött emlékeztető már elég ahhoz, hogy az ügyfélélmény gyengébb legyen.
Pedig az online konzultációnak pont az lenne a lényege, hogy kényelmes, gyors és gördülékeny legyen. A Bookinda online meeting funkciója ezt teszi a foglalási folyamat természetes részévé.
Mit csinál pontosan az online meeting funkció?
Bármely szolgáltatásodat megjelölheted online meeting szolgáltatásként. Amikor egy vendég vagy ügyfél ilyen szolgáltatásra foglal, a Bookinda automatikusan létrehozza a videóhívás linket a választott szolgáltatón keresztül, majd hozzárendeli azt a foglaláshoz.
Ez azt jelenti, hogy:
- nem kell kézzel meetinget létrehoznod,
- nem kell linket másolgatnod,
- nem kell külön meghívót küldened,
- nem kell attól tartanod, hogy rossz link kerül ki,
- és nem kell utólag keresgélned, melyik hívás melyik foglaláshoz tartozik.
A link bekerül a foglalás visszaigazolásába, és a hívás előtt az emlékeztetőben is megjelenhet. Így te is, az ügyfél is pontosan tudjátok, hova kell csatlakozni.
Három népszerű platform, egy egyszerű működés
A Bookinda jelenleg három nagy online meeting szolgáltatóval tud dolgozni. A logika mindhárom esetben ugyanaz: te kiválasztod, melyik szolgáltatót szeretnéd használni, a Bookinda pedig a foglaláshoz automatikusan létrehozza a megfelelő videóhívás linket.
| Szolgáltató | Mihez kell hozzáférés | Ideális, ha |
|---|---|---|
| Google Meet | Csatlakoztatott Google naptár | Google Workspace vagy Gmail naptárat használsz |
| Microsoft Teams | Csatlakoztatott Microsoft 365 / Outlook naptár és Teams licenc | Microsoft 365 a céges rendszered |
| Zoom | Zoom Server-to-Server OAuth hitelesítők | Zoomot használsz a hívásokhoz |
Google Meet
A Google Meet a legegyszerűbb megoldás, ha már Google naptárat vagy Gmail fiókot használsz. Ha a Google naptárad össze van kötve a Bookindával, a rendszer a foglaláshoz tartozó naptáreseménybe automatikusan Google Meet linket helyez el.
Ez különösen hasznos, ha már most is Google Workspace-ben vagy Gmail naptárban szervezed a napodat. Nem kell külön Meet linket létrehozni, a foglalás és a naptáresemény együtt kezeli a videóhívást.
Microsoft Teams
Ha céges környezetben Microsoft 365-öt használsz, a Teams lehet a legjobb választás. Ehhez a Microsoft 365 vagy Outlook naptáradat kell összekötni, és szükséges, hogy a fiókodhoz Teams licenc is tartozzon. A Bookinda a foglaláshoz Teams meetinget hoz létre, amely bekerül a kapcsolódó naptáreseménybe.
Ez ideális lehet cégeknek, tanácsadóknak, egészségügyi szolgáltatóknak, oktatóknak vagy olyan vállalkozásoknak, ahol a Microsoft rendszer már eleve része a napi működésnek.
Fontos tudni, hogy friss Microsoft fiókoknál a Teams szolgáltatás teljes aktiválása néha nem azonnali. Ilyenkor a Microsoft oldalán néhány óra is kellhet, mire minden funkció elérhetővé válik.
Zoom
A Zoom akkor jó választás, ha már most is Zoomon tartod az online konzultációkat, órákat vagy tanácsadásokat. A Zoom integrációhoz egy Server-to-Server OAuth alkalmazást kell létrehoznod a Zoom fiókodban. A Bookindában az Account ID, Client ID és Client Secret adatok megadásával tudod összekötni a fiókodat.
Fontos, hogy a Zoom alkalmazásnak legyen meeting létrehozási jogosultsága, és aktív állapotban legyen. A titkos kulcsot a Bookinda titkosítva tárolja, és biztonsági okból később nem jeleníti meg újra a felületen.
Hogyan működik a gyakorlatban?
A folyamat nagyon egyszerű. Először kiválasztod, melyik online meeting szolgáltatót szeretnéd használni (Google Meet, Microsoft Teams vagy Zoom). Ezután a szolgáltatás szerkesztőjében bekapcsolod az online meeting jelölést azoknál a szolgáltatásoknál, amelyeket videóhíváson keresztül is megtartasz.
Amikor egy ügyfél ilyen szolgáltatásra foglal, a Bookinda automatikusan elvégzi a háttérmunkát:
- létrehozza a videóhívás linket,
- hozzárendeli a foglaláshoz,
- elhelyezi a visszaigazolásban,
- elküldi az emlékeztetőben,
- és elérhetővé teszi az admin felületen is.
Neked nem kell külön rendszerek között ugrálnod.
Mikor különösen hasznos?
Az online meeting funkció minden olyan szolgáltatásnál hasznos, ahol a találkozó nem igényel feltétlenül személyes jelenlétet.
Orvosi és egészségügyi konzultációk
Bizonyos kontrollok, előzetes egyeztetések, tájékoztatók vagy utánkövetések online is kényelmesen megtarthatók. Például:
- bőrgyógyászati előkonzultáció,
- kontroll beszélgetés,
- lelet vagy eredmény átbeszélése,
- életmód tanácsadás,
- egészségügyi konzultáció előtti tájékoztatás.
Ilyenkor különösen fontos, hogy az ügyfél időben megkapja a linket, és ne az időpont előtt pár perccel kelljen keresgélnie.
Kozmetika, esztétika és szépségipar
Sok kezelés előtt hasznos lehet egy rövid online előzetes felmérés. Például:
- bőrprobléma átbeszélése,
- kezelési terv előkészítése,
- új vendég konzultációja,
- alakformáló kezelés előtti tájékoztatás,
- otthoni rutin vagy utóápolás átbeszélése.
Ez nemcsak kényelmesebb a vendégnek, hanem időt is spórolhat a helyszíni konzultációnál.
Coaching, tanácsadás és mentálhigiéné
Coaching, életvezetési tanácsadás, mentálhigiénés konzultáció vagy üzleti tanácsadás esetén az online forma sokszor teljesen természetes. A Bookinda segítségével a foglalás, a visszaigazolás és a meeting link egy folyamatban kezelhető, így nem külön kell időpontot egyeztetni, linket küldeni és emlékeztetőt írni.
Dietetika, sport és életmód
Dietetikusok, személyi edzők, életmód tanácsadók és online edzők számára is hasznos lehet. Például:
- étrendi konzultáció,
- edzésterv átbeszélése,
- állapotfelmérés,
- heti vagy havi kontroll,
- életmódprogram utánkövetése.
A vendég lefoglalja az időpontot, a rendszer pedig gondoskodik arról, hogy a videóhívás linkje időben megérkezzen.
Jogi, pénzügyi és üzleti tanácsadás
Ügyvédek, könyvelők, pénzügyi tanácsadók és üzleti konzultánsok esetén gyakori, hogy az első egyeztetés online történik. Ilyenkor a professzionális ügyfélélmény része, hogy a meghívó automatikusan, rendezett formában érkezik meg. Nem egy utólag küldött linkről van szó, hanem egy teljes foglalási folyamatról.
Oktatás és korrepetálás
Online órák, nyelvórák, korrepetálás vagy szakmai képzések esetén a videóhívás link automatikus generálása rengeteg ismétlődő adminisztrációt vesz le a válladról. A tanuló foglal, visszaigazolást kap, majd az óra előtt emlékeztetőt is kap a csatlakozási linkkel. Ez különösen hasznos rendszeres óráknál vagy több tanuló kezelése esetén.
Személyes és online időpontok egyszerre
Nem kell választanod a személyes és az online működés között. Ugyanaz a vállalkozás, ugyanaz a szakember és ugyanaz a naptár kezelhet személyes és online időpontokat is.
Például lehet, hogy egy kozmetikai kezelés személyes szolgáltatás, de az előzetes konzultáció online meeting. Lehet, hogy egy dietetikai kontroll online történik, de az állapotfelmérés személyes. Lehet, hogy egy tanácsadó bizonyos ügyfelekkel irodában találkozik, másokkal videóhíváson.
A Bookinda ezt szolgáltatásonként kezeli. Te döntöd el, melyik szolgáltatás kapjon automatikus videóhívás linket.
Link generálása kézzel is
Előfordulhat, hogy egy adott foglaláshoz utólag szeretnél videóhívás linket generálni, vagy valamiért új linkre van szükség. Ilyenkor a foglalásnál egy gombbal kézzel is létrehozhatod a meeting linket.
A rendszer visszajelzést ad, ha a link elkészült. Ha valami hiányzik, például nincs összekötve a naptár, nincs Teams licenc, vagy a Zoom hitelesítők nem megfelelőek, a Bookinda érthető üzenetben jelzi, mit kell javítani. Így nem technikai hibakódból kell kitalálnod, mi a gond.
Emlékeztető a hívás előtt
Egy online időpont akkor működik jól, ha az ügyfél nem felejti el, és könnyen megtalálja a csatlakozási linket. Ezért a Bookinda a hívás előtt emlékeztetőt is tud küldeni a meeting linkkel együtt.
Ez csökkentheti a késéseket, az elfelejtett időpontokat és az utolsó pillanatos üzeneteket, amikor az ügyfél azt írja: „Hol találom a linket?”
A cél egyszerű: amikor eljön az időpont, mindkét félnek minden információ kéznél legyen.
Hogyan kapcsolhatod be?
Az online meeting funkció beállítása néhány lépésből áll.
- Nyisd meg a beállítást. A Bookinda admin felületén a Bővítmények menü, majd az Online meeting beállítás.
- Válaszd ki a szolgáltatót. Google Meet, Microsoft Teams vagy Zoom.
- Add meg a hozzáférést. Google Meet és Microsoft Teams esetén a megfelelő naptárkapcsolatra lesz szükség. Zoom esetén a Zoom fiókodban létrehozott Server-to-Server OAuth hitelesítőket kell megadnod. A Bookinda felülete szolgáltatónként külön útmutatót mutat, így pontosan látod, mit kell beállítani.
- Jelöld meg a szolgáltatásaidat. Nyisd meg azokat a szolgáltatásokat, amelyeket online szeretnél megtartani, és kapcsold be náluk az online meeting jelölést.
Innentől minden új foglalás automatikusan megkapja a videóhívás linket.
Adatvédelem és hozzáférések
A videóhívás linkek mindig a te saját Google, Microsoft vagy Zoom fiókodon keresztül jönnek létre. Ez azt jelenti, hogy a hívások a te szolgáltatói fiókod szabályai, előfizetése és jogosultságai szerint működnek. A Bookinda nem egy külön, ismeretlen meeting rendszert erőltet rád, hanem a már ismert szolgáltatóidat kapcsolja be a foglalási folyamatba.
Az érzékeny hitelesítő adatokat, például a Zoom titkos kulcsot, titkosítva tároljuk. Biztonsági okból ezek később nem jelennek meg újra a felületen. A funkció használatához természetesen szükséges, hogy az adott szolgáltatónál érvényes hozzáféréssel rendelkezz. Microsoft Teams esetén például Teams licenc szükséges.
Miért jó ez üzletileg?
Az online meeting funkció nem csak kényelmi fejlesztés. Segít abban, hogy többféle szolgáltatást tudj értékesíteni, rugalmasabban tudd kiszolgálni az ügyfeleidet, és kevesebb adminisztrációval működj.
- Online konzultációval elérhetsz olyan ügyfeleket is, akik messzebb vannak, elfoglaltak, vagy nem tudnak személyesen elmenni hozzád.
- Előzetes online felméréssel jobban felkészülhetsz a személyes találkozóra.
- Utókövető online kontrollal növelheted a vendégélményt és a szakmai bizalmat.
- Tanácsadással, oktatással vagy konzultációval pedig akár teljesen új szolgáltatási bevételi lábat is építhetsz.
És mindez nem igényel külön adminisztrációs rendszert: a foglalás, a naptár, az emlékeztető és a videóhívás link egy folyamatban működik.
Egy kapcsoló, és a videóhívás a foglalás része lesz
Az online meeting funkcióval nem kell külön linkeket létrehoznod, meghívókat küldened vagy az utolsó pillanatban meetinget keresgélned. Megjelölöd a szolgáltatást online meetingként, kiválasztod a szolgáltatót, és a Bookinda automatikusan elkészíti a videóhívás linket minden új foglaláshoz.
Te a szolgáltatásodra koncentrálsz. A Bookinda pedig gondoskodik róla, hogy az ügyfél időben megkapja a megfelelő linket, a megfelelő helyen, a megfelelő foglaláshoz kapcsolva.
Az online meeting funkció mostantól elérhető a Bookinda Bővítmények között. Kapcsold be, jelöld meg az online szolgáltatásaidat, és tedd gördülékenyebbé a videóhívásos időpontokat.