A digitális vendégkártya arra szolgál, hogy több alkalomból álló kezelések, kúrák és programok során egy helyen lehessen követni a méréseket, kezelési paramétereket, gépbeállításokat, megjegyzéseket és előtte-utána fotókat. Egy jól felépített digitális kezelési lapból néhány másodperc alatt kiderülhet, hogy mi történt az előző alkalommal, milyen értékről indult a vendég, hogyan változtak a mérései, és milyen beállításokat rögzített a kezelő. A Bookinda Vendégkártya modulja az adatokat alkalomról alkalomra rögzíti, összehasonlítja, grafikonon is megmutathatja, és az előző kezelés kiválasztott értékeit a következő alkalomhoz is át lehet venni.
Mi az a digitális vendégkártya?
A hagyományos vendégkártyán általában minden kezeléshez kerül egy új sor. Lézeres szőrtelenítésnél szerepelhet rajta a kezelt terület és a használt gépbeállítás. Alakformálásnál testsúly és testkörfogatok. Arckezelésnél a bőr állapota, az alkalmazott készítmények és a kezelésre adott reakció.
A digitális vendégkártya ugyanezt az elvet követi, azzal a különbséggel, hogy az adatokat nem elszigetelt bejegyzésekként, hanem egymással összefüggő kezelési történetként kezeli.
Ha például egy vendég 78 kilogrammal kezdett egy programot, később pedig 71,4 kilogrammot mértek, a rendszernek nemcsak mindkét adat áll rendelkezésére, hanem a változást is meg tudja mutatni. Ugyanez működhet centiméterekkel, kezelési paraméterekkel vagy más számszerű értékekkel.
A cél tehát nem pusztán az, hogy a papír helyett képernyőre kerüljön ugyanaz az információ. A digitális kezelési lap valódi előnye az összehasonlíthatóság és a visszakereshetőség.
Vendégkártya, vendégjegyzet vagy konzultációs űrlap?
Ezt a három dolgot érdemes különválasztani.
A vendégjegyzet akkor jó, amikor néhány szabad szöveges információt szeretnél megjegyezni. Például: „A vendég a 6.32-es árnyalatot szereti”, vagy „Legközelebb kevésbé erős masszázst kér”.
A konzultációs vagy beleegyező űrlap más feladatot lát el. Ezt jellemzően a vendég tölti ki egy adott időpontban, például kezelés előtt. Ide tartozhat az anamnézis, a konzultációs kérdőív vagy egy beleegyező nyilatkozat.
A Vendégkártya ezzel szemben folyamatos kezelési dokumentáció. A kezelő alkalomról alkalomra új adatokat rögzít rajta.
Ezért egy jól felépített szalonkezelő rendszerben a három funkció nem egymás helyett, hanem egymás mellett hasznos.
- Űrlap: mit tudunk a kezelés megkezdése előtt?
- Vendégjegyzet: mit szeretnénk megjegyezni a vendégről?
- Vendégkártya: mi történt az egyes kezelési alkalmak során, és hogyan változott az állapot?
Mikor érdemes digitális kezelési lapot használni?
A legegyszerűbb kérdés: fontos lesz a következő alkalomnál tudni, hogy mi történt az előzőn?
Ha igen, érdemes strukturált vendégkártyát vezetni. Ha nem, gyakran egy egyszerű vendégjegyzet is elegendő.
Lézeres szőrtelenítés és IPL
Egy lézeres vagy IPL kezeléssorozatnál rögzíthető például a kezelt terület, a bőrtípus, a használt kezelőfej, az alkalmazott gépbeállítások, a hűtés módja, a bőrreakció és a kezelő megjegyzése.
A következő alkalommal így a kezelő vissza tudja nézni, hogyan zajlott az előző kezelés. Ez különösen akkor hasznos, ha nem mindig ugyanaz a munkatárs kezeli a vendéget.
A kezelési lap természetesen nem helyettesíti az adott készülék használati előírásait, a kezelési protokollt vagy a kezelő szakmai döntését. A dokumentáció abban segít, hogy a korábbi alkalmak adatai következetesen rendelkezésre álljanak.
Alakformálás és testkezelések
Alakformáló kúráknál a digitális vendégkártya egyik legnagyobb előnye a mérhető változás követése.
Egy többalkalmas program végén így nem különböző papírokból és telefonon tárolt képekből kell összeállítani az eredményt. A kiinduló és az aktuális értékek egy kezelési történetben szerepelnek.
- testsúly
- derék-, csípő-, comb-, fenék- vagy felkarkörfogat
- testösszetételi mérés
- kezelt terület és gépbeállítás
- előtte-utána fotó
Diéta, életmódprogram és táplálkozási tanácsadás
Itt jellemzően számszerű adatokból áll össze a fejlődés.
Ha ugyanazt az értéket minden konzultáció során rögzítitek, idővel trend rajzolható belőle.
- testsúly és BMI
- testzsírszázalék, izomtömeg vagy izomszázalék
- viszcerális zsírérték
- napi kalóriacél vagy más rendszeresen követett mérőszám
Arckezelési kúrák
Egy többalkalmas arckezelési programnál követhető a bőrállapot, az alkalmazott kezelés, a használt készítmények, a kezelés intenzitása, a bőrreakció, az otthoni ápolási javaslat és az előtte-utána fotó.
Ez azért is hasznos, mert hónapokkal később nem kell emlékezetből rekonstruálni, hogy melyik alkalommal milyen terméket vagy protokollt használtatok.
Szolárium
Digitális vendégkártyán rögzíthető a használt gép, a percszám, a beállítás, a bőrtípus, a tapasztalt bőrreakció és az előző alkalommal rögzített megjegyzés.
Masszázs és fizioterápiás jellegű szolgáltatások
A szolgáltatás jellegétől függően dokumentálható a kezelt terület, az alkalmazott technika, a nyomáserősség, a vendég által jelzett fájdalomszint vagy komfortérzet, valamint a következő alkalomra vonatkozó megjegyzések.
Mikor felesleges külön Vendégkártyát vezetni?
Nem minden szolgáltatás igényel strukturált kezelési történetet.
Egy egyszerű hajvágásnál például gyakran nincs olyan mérőszám vagy kezelési paraméter, amelyet alkalomról alkalomra össze kellene hasonlítani. Körmös szolgáltatásnál szintén lehet, hogy csak egy színt, formát vagy használt anyagot szeretnél megjegyezni. Erre elegendő lehet egy egyszerű vendégjegyzet.
Más a helyzet például egy összetettebb hajszínkezelésnél, ahol a használt receptúrák dokumentálása rendszeresen fontos lehet.
A jó szabály tehát nem az, hogy minden vendéghez legyen minél több adat, hanem az, hogy csak azt dokumentáld strukturáltan, amit később valóban használni fogsz.
Mit tartalmazzon egy digitális kezelési lap?
Nincs univerzális kezelési lap, amely minden szolgáltatáshoz megfelelő. Egy alakformáló stúdiónak teljesen más információkra van szüksége, mint egy lézeres szőrtelenítéssel vagy arckezelésekkel foglalkozó szalonnak. Ezért a Bookinda Vendégkártyája sablonokból épül fel.
A sablonban kétféle adat különíthető el. A kúrára vonatkozó adatok azok, amelyeket nem szükséges minden alkalommal újra rögzíteni: ilyen lehet a vendég magassága, egy kiinduló állapot, a program célja, bőrtípus vagy más, a teljes kúrára vonatkozó adat.
Az alkalomhoz tartozó adatok ezzel szemben minden kezelésnél változhatnak: testsúly, testkörfogat, gépbeállítás, kezelt terület, alkalmazott készítmény, bőrreakció, fájdalomskála, kezelési megjegyzés vagy fotó.
Ez a felosztás azért fontos, mert így nem kell ugyanazt az információt minden kezelésnél újra és újra rögzíteni.
Milyen adatmezőket lehet használni?
A Bookinda Vendégkártyában a kezelési lap a saját szolgáltatásodhoz alakítható.
- Számmező mértékegységgel: kilogramm, centiméter, perc vagy gépbeállítás.
- Testmérési mező: több testrész mérési értékei egyetlen strukturált blokkban.
- Választómező: kezelt terület, bőrtípus, kezelőfej, hűtési mód vagy alkalmazott készítmény.
- Skála: például egy 0-10 közötti fájdalomérték vagy saját, többfokozatú állapotértékelés.
- Fotóhelyek: előre meghatározható, hogy minden alkalommal milyen irányból készüljenek képek.
- Szöveges mező: hosszabb kezelési megjegyzés vagy otthoni ápolási javaslat.
Miért fontos, hogy a fotók ugyanabból a szögből készüljenek?
Az előtte-utána dokumentáció egyik gyakori problémája, hogy az első és az utolsó fotó nem összehasonlítható. Más szögből készült, más távolságból, más testhelyzetben, vagy egyszerűen nem találjátok meg ugyanazt a képet.
A digitális vendégkártyában előre definiálhatók fotóhelyek, például elöl, oldal, hátul vagy a kezelt terület közelről. Így minden alkalom ugyanabba a struktúrába kerül.
A Bookindában ugyanaz a fotóhely két különböző alkalomból össze is hasonlítható, így könnyebb megfigyelni a vizuális változást.
Fontos ugyanakkor, hogy az előtte-utána fotók személyes adatot tartalmazhatnak, ezért azok kezelésénél és különösen publikálásánál megfelelő jogosultságokra és hozzájárulásra lehet szükség.
Hogyan működik a Vendégkártya a Bookindában?
A napi munka során a kezelő jellemzően az adott időpontot nyitja meg. Ha a szolgáltatáshoz Vendégkártya-sablon van rendelve, az időpontnál megjelenik a Vendégkártya lehetőség.
A Bookinda automatikusan összekapcsolja az alkalmat a vendéggel, a dátummal, a szolgáltatással és a kezelést végző munkatárssal. A kezelőnek így elsősorban azokat az adatokat kell megadnia, amelyek valóban az adott alkalom során keletkeztek.
Mit jelent az „Előző alkalom átvétele”?
Nem minden adatot érdemes nulláról újra kitölteni. Egyes mezőknél beállítható, hogy a rendszer a legutóbbi alkalom értékét felajánlja vagy átvegye. Ez különösen praktikus olyan adatoknál, amelyek rendszerint csak kis mértékben változnak.
Például ha egy korábbi kezelésnél rögzítettétek a használt kezelőfejet, a kezelt területet és bizonyos gépbeállításokat, a következő alkalommal ezek kiinduló értékként visszahozhatók. A kezelő ezután csak azt módosítja, ami ténylegesen változott.
Ez jelentősen csökkentheti a felesleges újragépelést.
Hogyan követhető a változás?
A digitális vendégkártya egyik fontos előnye, hogy az egymást követő számszerű értékeket össze lehet hasonlítani.
Tegyük fel, hogy egy alakformáló kúra elején 94 centiméteres derekat rögzítettetek. Öt kezeléssel később 87 centimétert mértek. A különbség így 7 centiméter.
Ugyanez megtehető testsúllyal, több különböző testkörfogattal vagy más rendszeresen mért értékekkel. A Bookindában megadható az is, hogy egy mérőszámnál melyik változási irányt szeretnéd kiemelni.
Háromféle nézet ugyanahhoz a kezelési történethez
Egy napi kezelés előtt más információra van szüksége a kezelőnek, mint amikor a kúra végén szeretnétek áttekinteni az eredményt. Ezért ugyanazok az adatok többféle nézetben jelenhetnek meg.
A kártyanézetben minden kezelés külön kártyán szerepel. Itt láthatók a legfontosabb, kiemelt mérőszámok, valamint az előző mért értékhez képesti változás. Ez elsősorban gyors napi áttekintéshez hasznos.
A táblázatos kezelési lap hasonlít leginkább a hagyományos papír vendégkártyához. Egy sor egy kezelési alkalom, egy oszlop pedig egy adott adat vagy mérőszám. Az egész kezeléssorozat egy helyen áttekinthető, és a nézet nyomtatható is.
A grafikonon akkor jeleníthető meg a változás, ha ugyanazt az értéket több alkalmon keresztül mértétek. Ez különösen hasznos testsúly, testkörfogat vagy más folyamatosan mért adat esetén. A különböző mértékegységeket a rendszer külön diagramokon kezelheti, így például a kilogramm és a centiméter nem kerül félrevezető módon ugyanarra a skálára.
Konkrét példa: 8 alkalmas alakformáló kúra
Egy vendég nyolc alkalmas programot kezd. Az első találkozásnál rögzítitek a kiinduló adatokat: 78 kg testsúly, 94 cm derék, 108 cm csípő, 63 cm comb, valamint elkészülnek a kiinduló fotók.
Minden következő kezelésnél bekerülnek az aktuális mérések és a kezeléshez kapcsolódó adatok.
Az ötödik alkalom után már nem kell a vendégnek azt mondani, hogy „szerintünk szépen halad”. Meg lehet mutatni a tényleges számokat és az engedélyezett előtte-utána képeket.
Ez nem garantálja, hogy egy vendég folytatni fogja a kúrát, de sokkal könnyebbé teszi a ténylegesen rögzített eredmények érthető bemutatását.
- 78 kg testsúlyról 74,8 kg testsúlyra
- 94 cm derékbőségről 89 cm derékbőségre
- 5 alkalom teljesítve a 8-ból
Konkrét példa: ugyanazt a vendéget több munkatárs kezeli
Ez tipikus helyzet nagyobb szalonban. Az első három alkalmat Anna végzi, a negyediket azonban szabadság miatt egy másik kolléga.
A második kezelőnek nem kell Annát felhívnia vagy egy papírkartont keresnie. Megnyitja az aktuális időpontot és visszanézi a korábbi alkalmak dokumentációját.
Ha bizonyos mezők átvehetőként vannak beállítva, az előző alkalom értékei kiindulópontként be is tölthetők. Így a kezelési előzmény nem egyetlen munkatárs emlékezetéhez kötődik.
Konkrét példa: arckezelési kúra
Egy hatalkalmas bőrkezelési program során minden alkalommal rögzíthető a bőr aktuális állapota, a kezelés típusa, az alkalmazott készítmény, az intenzitás, az észlelt reakció és az otthoni ápolási javaslat.
Az első és későbbi alkalmaknál készített fotók azonos fotóhelyhez rendelhetők. A következő kezelés előtt így könnyebben áttekinthető, hogy mi történt korábban és milyen változásokat dokumentáltatok.
Meg lehet osztani a haladást a vendéggel?
Igen. A Bookinda Vendégkártyából privát haladás-riport készíthető. Fontos azonban, hogy ez nem automatikusan a teljes kezelési lap.
A sablonban külön megadható, mely mezők kerülhetnek a vendégnek küldött riportba. Például megosztható lehet a testsúly, a testkörfogatok és bizonyos eredményfotók, miközben a belső kezelési jegyzetek vagy gépbeállítások csak a munkatársak számára maradnak elérhetők.
Alapértelmezés szerint a mezőket külön engedélyezni kell a megosztáshoz. A riport egy privát linken nyitható meg, amely lejárhat és visszavonható.
Előtte-utána képek használata közösségi médiában
Az eredményfotók erős marketingeszközök lehetnek, ugyanakkor a vendéget ábrázoló fotó személyes adat lehet. Ezért a belső kezelési dokumentáció és a közösségi médiában történő felhasználás nem ugyanaz az adatkezelési cél.
A Bookinda Vendégkártyában külön hozzájárulás rögzíthető a marketingcélú felhasználáshoz.
A rendszer az azonosíthatóság csökkentésében is segíthet, például a kép megfelelő részének levágásával, de önmagában az arc vagy a név eltávolítása nem minden esetben jelenti azt, hogy a személy biztosan nem azonosítható. Tetoválás, különleges testi jegy vagy más körülmény alapján is felismerhető lehet valaki.
Ezért publikálás előtt mindig ellenőrizni kell, hogy az adott kép felhasználása megfelel-e a kapott hozzájárulásnak és a szalon saját adatkezelési folyamatának.
Ki férhet hozzá a kezelési lapokhoz?
A digitális vendégkártya olyan adatokat is tartalmazhat, amelyekhez nem szükséges minden munkatársnak ugyanolyan jogosultság.
A Bookindában munkatársanként szabályozható többek között a Vendégkártyák megtekintése, új alkalmak rögzítése, más munkatársak bejegyzéseinek módosítása, sablonok kezelése, megosztás és törlés.
Az olyan sablonok, amelyek különösen érzékeny információt tartalmaznak, érzékenyként is megjelölhetők, és hozzáférésük tovább korlátozható.
Adatvédelmi szempontból általános alapelv, hogy csak olyan adatot érdemes rögzíteni és olyan munkatársnak hozzáférést biztosítani, amelyre az adott szolgáltatás és feladat ellátásához ténylegesen szükség van.
Hogyan érdemes bevezetni a digitális Vendégkártyát?
A legjobb kezelési lap nem az, amelyikben harminc mező van. Hanem az, amelyiket a munkatársak valóban kitöltik.
Érdemes ezért egyetlen szolgáltatással kezdeni. Válassz egy kész sablont, és először csak néhány valóban fontos adatot rögzíts. Ha például alakformálással foglalkozol, kezdhetsz testsúllyal, derékkörfogattal, csípőkörfogattal és fotókkal. Lézeres kezelésnél kezdd azokkal a kezelési paraméterekkel, amelyekre a következő alkalom előtt ténylegesen szükséged van.
Ha a csapat már megszokta a folyamatot, további mezők, kötelezően kitöltendő adatok és vendégnek küldhető riportok is hozzáadhatók.
A sablon később is módosítható, ezért nem szükséges az első napon tökéletes kezelési lapot készíteni.
Digitális kezelési lap papír helyett
Egy papír vendégkártya képes megőrizni azt, amit ráírtatok. Egy digitális vendégkártya azonban ennél többre használható.
Visszakereshetővé teszi a korábbi alkalmakat, összehasonlíthatóvá teszi a méréseket, megmutathatja a változást, rendszerezi a fotókat, és segít abban, hogy több munkatárs is ugyanabból a kezelési előzményből dolgozzon.
Ez különösen hasznos lehet lézeres szőrtelenítéssel, IPL-kezeléssel, alakformálással, testkezeléssel, arckezelési kúrákkal, életmódprogramokkal és más többalkalmas szolgáltatásokkal foglalkozó vállalkozások számára.
A Bookinda Vendégkártyát a vendég adatlapján, a Vendégkártya fül alatt találod. A kezelési lap sablonokat a Beállítások, Vendégkártya menüpontban állíthatod össze.
Gyakori kérdések
Mi a digitális vendégkártya?
A digitális vendégkártya több alkalomból álló kezelések dokumentálására használható elektronikus kezelési lap. Rögzíthetők rajta mérések, kezelési paraméterek, gépbeállítások, megjegyzések és fotók, az egymást követő alkalmak adatai pedig összehasonlíthatók.
Mi a különbség a Vendégkártya és a konzultációs űrlap között?
A konzultációs űrlapot jellemzően a vendég tölti ki egy adott alkalommal, például a kezelés előtt. A Vendégkártyát a kezelő vezeti folyamatosan, és minden kezelési alkalom új bejegyzéssel egészítheti ki.
Mire használható egy lézeres szőrtelenítés kezelési lapja?
Rögzíthető rajta például a kezelt terület, bőrtípus, alkalmazott kezelőfej, gépbeállítás, hűtési mód, bőrreakció és kezelési megjegyzés. Így a következő alkalom előtt visszanézhető a korábbi dokumentáció.
Alakformálásnál lehet centimétereket követni?
Igen. Testrészenként rögzíthetők például derék-, csípő-, comb-, fenék- vagy felkarkörfogatok, és a változás több alkalmon keresztül is követhető.
Lehet előtte-utána fotókat tárolni?
Igen. A sablonban fotóhelyek hozhatók létre, így az egyes alkalmak képei azonos struktúrában tárolhatók és összehasonlíthatók.
Át tudom nevezni később a kezelési lap egyik mezőjét?
Igen. A sablon módosítható, és a korábban rögzített adatok a mező belső azonosítójához kapcsolódnak.
Mi történik, ha törlök egy mezőt a sablonból?
A korábbi alkalmaknál már rögzített értékek nem vesznek el, hanem a régi dokumentáció részeként továbbra is megmaradhatnak.
Ki láthatja a Vendégkártyát?
A hozzáférés munkatársi jogosultságokkal szabályozható. Külön beállítható például a megtekintés, új alkalom rögzítése, szerkesztés, sablonkezelés és az érzékenynek jelölt kártyákhoz való hozzáférés.
Ha riportot küldök a vendégnek, látni fogja a gépbeállításokat is?
Nem automatikusan. Te állítod be, mely mezők jelenhetnek meg a vendég számára készített riportban. A belső kezelési adatok így a szalonon belül tarthatók.
Utólag is felvihető egy korábban megkezdett kúra?
Igen. A korábbi alkalmak adatai utólag is rögzíthetők, így egy már folyamatban lévő papíralapú dokumentáció digitális vezetése is megkezdhető.
Használható mobilról vagy tabletről?
Igen. A Vendégkártyát úgy alakítottuk ki, hogy a kezelési adatok mobilról vagy tabletről is rögzíthetők legyenek, akár közvetlenül a kezelőgép mellett.
Minden Bookinda csomag tartalmazza a Vendégkártyát?
Igen. A Vendégkártya modul jelenleg minden Bookinda csomagban elérhető.